【ベンチャー企業必見】初めてのオフィス移転を失敗しないための注意点

【ベンチャー企業必見】初めてのオフィス移転を失敗しないための注意点

記事更新日: 2019/12/18

執筆: 編集部

オフィス移転は、物件探し、オフィスデザイン、オフィス家具の選択、電気工事やITネットワーク環境の構築、以前のオフィスの原状回復工事、引っ越し作業といろいろなタスクがあります。そんなオフィス移転で失敗しないために、この記事では、ベンチャー企業がオフィス選びで意識すべきポイント、移転の際にやらなければならないこと、おすすめのオフィス移転業者などを紹介します。新オフィスで快適なスタートを切るための参考にしてください。

オフィスの形態を選ぶ

ベンチャー企業でもそれ以外の企業でも、オフィス移転を検討しているのであれば、どんなオフィスの形態がふさわしいか考えなければなりません。

選択肢としては、レンタルオフィス・コワーキングスペース・賃貸オフィスの3つです。

この3つのオフィス形態のそれぞれの特徴、費用などを説明します。比較検討し自社のニーズに調和したオフィス形態を選ぶ参考にしてください。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、デスク・チェア・キャビネットなどのオフィス家具、さらにネット回線などがあらかじめ整えられた貸事務所です。

備え付けの家具や設備の利用料金もレンタル料に含まれています。会議室なども、他社と共用で使う共用設備として備えられています。

コワーキングスペースは、他の企業の人も含めた複数名が、同じフロアを共有しますが、レンタルオフィスは、普通のオフィス(賃貸オフィス)と同じ個室です。

費用は、賃貸オフィスよりもリーズナブルなので、個人事業主やスタートアップ企業のオフィス、またサテライトオフィスとして利用されています。

レンタルオフィスの中には会社として法人登記可能なものもあります。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、カフェや図書館のようなオープンスペースで業務を行なうオフィス形態です。

コワーキングスペースには、空いているスペースを自由に使うフリーアドレスのタイプ、専用の固定席が持てるタイプがあります。

どちらかひとつだけというコワーキングスペースもあれば、フリーアドレスと専用の固定席がミックスされたコワーキングスペースもあります。

コスト面では、レンタルオフィス、コワーキングスペース、普通のオフィスの3つの中で最も安いです。

無料wi-fiやフリードリンク、会議室などのサービスが提供されており、解放的な空間で仕事ができます。また他の企業と共用で利用するので、新たな出会い、ビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。

法人登記や郵便物の受取ができないコワーキングスペースもあるので、移転を計画する前に、こうした点は事前確認できるでしょう。

賃貸オフィス

賃貸オフィスとは、ビルの一室などの部屋を借り、そこを自社の占有スペースとし、そこで業務を行うオフィス形態です。

賃貸オフィスはオフィスデザインが自由です。さらに自分たちのオフィスがあるということで、企業イメージがアップし、取引先から信頼を得られるというメリットもあります。

しかし、敷金・礼金、毎月の賃貸料、オフィス家具、OA機器、ネット環境などのインフラ整備にコストがかかります。

3つのオフィス形態を比較

レンタルオフィス・コワーキングスペース・普通のオフィスの3つをメリット・費用面などで比較してみました。

  メリット 月額費用の相場
レンタルオフィス

●業務に必要な設備がすでに揃っている
●一等地でもある程度コストを抑えて利用できる

30,000円~300,000円
※地域・提供されるサービスなどで価格差あり

コワーキング
スペース

●3つのオフィス形態の中で最も低コスト
●新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がある

フリースペース:5,000円~30,000円
固定席・個室:30,000円~50,000円
※地域により価格差あり

普通のオフィス

●オフィスの内装やレイアウトを自由にデザインできる
●クライアントからの信頼を得やすい

借りる部屋の大きさにもよるが、数十万円以上の賃貸料がかかる

 

ベンチャー企業が移転時に意識すべきポイント

ベンチャー企業がオフィス移転を計画するという事は、たいてい事業の拡大と結びついています。

そうした観点から移転先やレイアウトを考える点で、意識すべきポイントを3つ紹介します。

1. 採用効果

新卒採用や中途採用で就職活動をしている人は、仕事選びのポイントとして、オフィス環境を挙げます。

ですから通勤しやすい都心の一等地などにオフィスを構えれば、優秀な人材が集まる可能性が高まります。

さらにオフィスの雰囲気も大切です。いかにも「昭和的」な雰囲気の事務所では、就職先として選ばれる可能性も低くなります。

開放的なエントランス、自由にコミュニケーションが取れるフリースペースなど、デザインが魅力的なオフィスであれば、採用効果もアップするでしょう。

2. 会議室の有無

事業拡大の兆しがある中で、新しいプロジェクトを立ち上げる際などは、会議室で話し合う必要があります。

Web会議も浸透しているとはいえ、重要な議題は集まって話し合うというのは今でも有効なスタイルです。

レンタルオフィスでは、会議室は共用スペースとなっています。コワーキングスペースでは事前に予約すれば会議室を利用できます。普通のオフィスでは自分たちで会議スペースを作れます。

会議の頻度、集まる人数、Web会議との併用、レンタルする場合のコストなど、自社のニーズを考慮しながら新オフィスでの会議室の必要性、大きさ、レイアウトを決定するとよいでしょう。

集まりやすい場所を選ぶ、話しやすい雰囲気やデザインにする、なども重要なポイントになります。

3. 事業計画を踏まえる

現在の人数では十分なスペースのオフィスであっても、将来的には事業が拡大し、人数が増えることが予想される場合があります。

人が増えるごとにオフィスを変えるのは手間がかかり大変なので、数年先、社員は何人の予定なのか?を考えてオフィスを選ぶとオフィス移転の回数を減らせます。

ですから中長期的な事業計画を踏まえて、人数が増えても機能的に使える移転先を探すことも大切なポイントです。

移転を決める際にやらねばならないこと

オフィス移転前から移転後までの期間に、やらねばならないことを順番に説明します。

1. 移転目的を明確にする

「どんな目的のためにオフィスを移転するのか」その方針をしっかり固めておきましょう。

方針が不明瞭であれば、物件探しやオフィスレイアウト、家具選びなどで悩むことになり、せっかく移転したものの以前の方が使いやすかったという悲しい結果になるからです。

スペースがあればいいのか?取引先の企業が多い地域に行きたいのか?移転の理由は様々ですが、一番の目的を決めるとオフィス決めがやりやすくなります。

オフィス移転の目的とは?

オフィスを移転する理由としては次のようなものが挙げられます。

  • オフィス環境の改善
  • 業務効率化
  • 事業拡大
  • 企業のイメージアップ
  • 新たな拠点の設立
  • 従業員のワークスタイルに合わせる

こうした事柄が、移転の目的として挙げられます。オフィス移転計画をスムーズに進行するために、移転計画担当チームを立ち上げるのもおすすめです。

2. 解約予告時期を確認する

現オフィスのオーナーや管理会社に解約予告通知を前もってしなければなりません。

一般的には解約希望の6ヶ月前には通知しなければなりません。移転プロジェクトのスケジュールや新しいオフィスの契約にも関係するのでとても重要な段階です。

その際には、預託金(保証金や敷金のこと)の返還、退去時の取り決めや注意点を確認しておきましょう。

原状回復の条件とその費用の確認

賃貸のオフィスを退去する場合、通常損耗や経年劣化によって生じた汚れなどの修繕費用はオーナーが負担します。

しかし、それ以外のものは、原状回復、つまり入居時と同じ状態にして返さなければなりません。

「どこまで原状回復しなければならないのか」「原状回復するならば業者の指定はできるか」「費用の敷金や礼金から差し引かれるのか」など、オーナーや管理会社と話し合う必要があります。

注意ポイント

どこまで原状回復を行うかは、賃貸契約を結ぶ時に決められたものに従います。

不動産会社側が必要以上の原状回復を求めてくるケースもあるので、しっかりと契約書を確認して、負担しなくていい費用まで負担することがないようにしましょう。

3. 移転先のオフィスを選ぶ

オフィス移転の目的を達成できるような場所・環境を備えた物件を探します。

以下の点を意識すると物件が探しやすくなります。

  • 立地
  • 周辺物件の賃貸価格の相場
  • 敷金・礼金・保証金・毎月の賃貸料・共益費・更新手数料
  • 最寄駅からの所要時間
  • 銀行や役所、コンビニや飲食店など周辺施設の確認
  • 有効面積や室内の形状
  • 電気容量・電話回線・ネット回線
  • 空調設備
  • 駐車場や駐輪場の有無

 

4. 移転計画の立案

引っ越し先が決まったなら、新しいオフィスのレイアウトを考えます。

従業員の動線を考えた機能的なオフィスにすることも大切ですが、殺伐とした感じにならないように、会社のイメージアップにつながるような、美しくデザインされたオフィスにすることも大切です。

オフィス家具やOA機器などの選択

オフィスのデザインがある程度固まったなら、それに合わせたオフィス家具、OA機器などを選びます。

5. 工事の手配

レイアウトやオフィス家具、OA機器などが決まれば、内装業者やOA機器業者に見積もりをしてもらい、内容とコストが満足するものであれば発注します。

6. 移転のための手続き

移転のための各種手続きやあいさつなども忘れてはなりません。例としては以下のものが挙げられます。

  • 電話回線の移転手続き
  • インターネット関連の手続き
  • リース機器の手続き
  • 郵便物の転送依頼
  • 移転挨拶状
  • 取引先金融機関や会計事務所等への連絡
  • 社印・ゴム印・名刺・社員証・伝票・契約書・請求書などの住所変更
  • ホームページ上での告知

 

社内説明会を行う

オフィス移転前の各部署や従業員の準備事項、移転までのタイムスケジュール、移転当日の従業員の作業分担表等などの資料を作成します。

移転後の新オフィスの利用ルールなども作成できます。こうすることで従業員全員で目的を共有できれば、新オフィスでの仕事もさらに順調に行なえるでしょう。

7. 引っ越し作業

引っ越し業者の担当者と連絡を取り、事前に決めた作業分担表に基づき作業を進めます。

以前のオフィスから運ばれてきた荷物があれば、梱包を開封後、担当社員が中身を確認できます。

8. 関係官庁への届出

オフィス移転後、以下の関係官庁に届出が必要です。

9. 原状回復工事

契約内容に従い、前のオフィスの原状回復工事も行なわれるように手配します。

おすすめのオフィス移転業者

オフィス移転は、その計画段階から、実際の引っ越し、その後の手続きまで、たくさんのタスクがあります。

ベンチャー企業など従業員の数が限られている企業では、従業員のみでオフィス移転プロジェクトを完遂するのは難しいでしょう。そのような場合はオフィス移転業者に依頼できます。

おすすめのオフィス移転業者を3つ紹介します。

ベンチャープロパティ

ベンチャープロパティは、「トビタツ」というオフィス移転・退去の新しいサービスを提供しています。

通常は、解約通知後、解約予告期間の6ヶ月分の賃貸料を支払います。「トビタツ」を利用すれば、解約予告期間の6ヶ月を最短で0ヶ月、原状回復のための費用を最安の場合0円にできます。

スピードが命のベンチャー企業にとって、素早くそしてコストを抑えて、オフィス移転ができるこのサービスは魅力的です。

オフィスコム

オフィスコムは、2種類のオフィス移転サービスを提供しています。

搬出・輸送・搬入のいわゆる引っ越し作業のみを提供するサービスと、引っ越しサービスだけでなくオフィスのデザインや各種工事も含まれたオフィス移転のトータルサポートサービスです。

ベンチャー企業など、限られた予算の中でもこだわりのオフィスを作りたいという方は相談してみてください。

Office空間

Office空間では、物件探し、オフィスデザイン、内装工事、OA機器の設置、電話・LAN工事、引っ越し作業までの、オフィス移転に関係するすべての業務をワンストップで行なってくれます。

自社ショールームがあるのでオフィス家具、機器、レイアウトを実際に目で見ることができ、デザインのイメージを膨らませることができます。

各お客様ごとに専属チームが結成されるので、相談や問題がある時でもすぐに対応してくれるので安心です。

まとめ

ベンチャー企業がオフィス移転を検討しているなら、レンタルオフィス・コワーキングスペース・賃貸オフィスの3つの形態から、自社のニーズやコスト、業務形態に応じたオフィスを選べます。

ベンチャー企業やその他の企業でも、オフィス移転には、準備の段階から、実際の引っ越し、その後の届出手続きまで、たくさんの作業が必要です。

ですから、オフィス移転業者に依頼するという方法を選ぶことができます。

ベンチャー企業が成長し、次のオフィスをどこにするかというのも悩みの種になりますが、スタートアップしたばかりの企業にとっても最初のオフィス選びは悩むところです。

スタートアップ企業におすすめのオフィスについては、以下の記事で紹介していますのでぜひ参考にしてください。

画像出典元:pixabay

最新の記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ