担当者必見!オフィス移転を安い費用で行うための重要ポイントとは?

担当者必見!オフィス移転を安い費用で行うための重要ポイントとは?

記事更新日: 2019/03/28

執筆: 高浪健司

オフィス移転は、内装工事や引越しなど非常に多くの費用が必要となるため、費用面に関して移転担当者も悩むことが多いです。

ではオフィス移転を少しでも安い費用で行うにはどのようにしたら良いのでしょうか?

今回は、オフィス移転をできるだけ安い費用で済ませるポイントを解説していきます。

オフィス移転で必要となる費用とは

オフィス移転が決定すれば、移転に向けて現オフィスの解約予告から新オフィスの物件探し、契約、レイアウト作成など、非常に多くのタスクを実行していく必要があります。

その中で、オフィス移転に必要な予算をしっかり組んでおかなければなりません

しかし、予算を組むといっても実際にオフィス移転でどの程度費用がかかるものなのかなど、おおよその移転費用相場を知っていないと適正な予算を組むことはできません。

そこで、まずオフィス移転の際に費用がかかるものを一例として挙げますので、予算を組む際の参考にしてください。

1. 現オフィスの原状回復工事費

オフィス移転が決定し、現在使用しているオフィスを退去する場合は、入居時の状態に戻す「原状回復工事」を施行する必要があります。

この原状回復工事に関しては原則として、工事を施行する業者の選定から手配・依頼を一貫して借主が行ない、工事費用もすべて借主の負担となります

なお原状回復工事費用は一般的に1坪に対して約3~5万円ですが、大型ビルなど物件によっては1坪に対して約5~10万円の工事費が必要なケースもあります。

このように、原状回復工事は物件によっても工事費用が異なるため、費用がどの程度かかるのか各自しっかり確認する必要があります。

※敷金を支払っている場合、原状回復工事費は敷金の中から相殺されます。

2. 新オフィスの賃貸契約費

一般住居でもそうですが、賃貸物件を契約する場合、敷金や礼金、それに前家賃などの預託金が必要となります。なおオフィス契約(事業用)の場合は一般住居と違って預託金も割高となり、敷金は賃料の約3~12ヶ月分、礼金は賃料の約1~2ヶ月分というケースが多いです。

3. オフィスの内装に関する工事費

新オフィスの内装に関する費用については、まず新オフィスの内装レイアウトのプランニング費用に1坪あたり約3万円

次に電気設備や防災設備、空調設備など内装工事費用で1坪あたり約10~40万円、加えて電話、通信ネットワークなどの配線工事費用に1坪あたり約5~15万円。

さらに社員のデスクやイス、書棚などの什器購入費用に1人あたり5~10万円。など、内装に関する費用については意外と大きな予算が必要となります。

4. 引越し・廃棄処分費

引越し作業員1人に対して2~5万円程度が一般的な引越し費用の目安です。あとは荷物の量だったり、運び入れる際に特殊な道具が必要だったりなど、作業の難易度によって料金も上がっていきます。

また、古いデスクなどの什器を廃棄するための廃棄処分費も必要で、目安としては2トン車1台分で約8万円前後、4トン車1台分で約12~15万円前後です。

5. その他

オフィス移転を行うと住所が変わるため、まずは取引先への移転案内状や名刺、封筒やパンフレット(会社案内)などの印刷費がかかります。

また、それに加えて公的機関等に提出する移転届出書類代書費も必要です。ちなみに、印刷費の目安は1人に対して約2万円、移転届出書類代書費は約10~20万円です。

このように、オフィス移転では多くの費用が必要となり、その額は数百万~数千万円になるのが一般的です。しかし、会社としては少しでも安い費用でオフィス移転を実現したいと考えるのが殆どです。


このように、オフィス移転ではさまざまな費用が必要になるため、見積もりの際には費用項目で漏れがないようにすることが重要です。

見積もりに使える費用項目・相場については、以下の記事でより詳しく解説しています。

 

では続いて、オフィス移転を少しでも安い費用に抑えるためのポイントをご紹介していきます。

オフィス移転を少しでも安い費用で実施するための3つの工夫

前述のとおり、オフィス移転は数百万~数千万円という多額のコストが発生するものです。そのため、少しでもコストを抑えたいという場合は工夫が必要です。

なお、オフィス移転をできるだけ安い費用で実施するための工夫としては、下記の事項が挙げられます。

1. 引越し作業の見直し

引越し業者に依頼すると、作業員1人に対して約2~5万円、さらに2トン車1台分で約8万円前後、4トン車1台分で約12~15万円前後の費用が必要となります。

しかし、引越し業者に依頼をせず、すべて自分達で行えば引越し費用もかかりませんので、引越しにかかるコストを大幅にカットすることが可能です。

また、引越し業者に依頼するとしても、運べる荷物は極力自分達で運び、業者のトラック台数を1台でも少なくすることでコストを抑えることができます。

いずれにせよ、引越し作業を業者にすべて丸投げするのではなく、社員全員が協力し合って行うことで、コストも安く抑えられるのです。

2. リサイクルを上手く利用する

オフィス移転の際は、デスクやイス、書棚など高い確率で不要なものが出てきます。不要になった什器等をすぐ廃棄してしまうのではなく、リサイクル業者に売るというのも一つの方法です。

 廃棄処分にすれば廃棄処理費用がかかってしまいますが、リサイクルで売却することができれば、処理費用を払うどころか逆にプラスになります。

このように、不要なものをすぐに廃棄処分するのではなく、どのように活かすかを考えることがコストを抑えるための重要なことなのです。

また、新オフィスに合せて什器を購入する場合もすべて新品で購入するのではなく、中古品を上手く取り入れることも、コストを抑えるの際に有効となります。

中古品でも今では非常に状態の良いものが多く販売されていますので、余程のこだわりがない場合は、中古品を取り入れることをオススメします。

3. オフィス移転を一貫して行える業者を選定

オフィス移転は、空調工事や電気工事、通信回線工事など、多分野にわたる工事が必要となります。そのため、それぞれ異なる業者に依頼するのではなく、トータル的にサポートしてもらえるオフィス移転業者を選ぶべきです。

トータルサポートしてもらえる業者に依頼することで、移転担当者の手間や経費を削減できる他、値引きなどある程度の融通が利く場合もあります。

いずれにせよ、オフィス移転では業者の選定が非常に重要なカギとなりますので、時間をかけてじっくり選定する。もしくは知人の紹介などコネを上手く使うことで、結果的に安い費用でオフィス移転が可能となります。

オフィス移転は時期によって費用が異なる!

年間を通してオフィス移転がもっとも集中する時期は、「1~3月」「9~12月」の2度あります。

理由は、4月から新体制でスタートさせたいと考える企業が多いのと、年内に移転を終わらせて1月から新オフィスでスタートを切りたいと考える企業が多いためです。

また、オフィス移転が集中する「1~3月」「9~12月」の繁忙期は、引越し業者への依頼も集中するため、料金も通常より割高に設定している業者がほとんどです。

逆に繁忙期以外の月では期間限定で通常よりも安い料金を設定していたり、割引サービスなども実施する業者も多いので、安い費用でお得に移転することが可能です。

少しでも安い費用でオフィス移転を実施したいという場合は、移転が集中する1~3月、9~12月を避けるよう調整しながら、移転プロジェクトを進めるべきなのです。

“安い”という理由だけで業者を決めてはいけない

オフィス移転は一般住居の引越しとは異なり、電気工事や設備工事、内装工事に引越し作業など、非常の複雑で様々なタスクが同時進行で行われます。

そのため、業者も手際よく迅速に作業が進められる対応力と、加えて依頼者からの要望に対しての柔軟性や即応性なども重要となってきます。

つまり、複数の業者から見積りを取った後、業者を選定する時は一番安い金額を提示した業者に決めるのではなく、その業者の信頼性や実績、所持する許認可などをチェックするようにしましょう

おすすめのオフィス移転業者「オフィスバスターズ」

オフィスバスターズ公式HP


ここでは、実績があって信頼できるおすすめのオフィス移転業者として「オフィスバスターズ」を紹介します。

オフィスバスターズの大きな特徴は、オフィス移転にまつわるすべてをワンストップでやってくれるという点です。

物件探しから旧オフィスの原状回復、内装工事、電気・通信工事などの取りまとめをすべて行ってくれます。

そのため複数の業者との打ち合わせや調整が発生して、オフィス移転がなかなか進まないといった失敗をしてしまうことがありません。

またオフィスバスターズは中古品を活用したお得な料金の提案に定評があります

パーテーションやオフィス家具、ビジネスフォン、複合機など中古品の品揃えは業界トップです。

お金をかけなくていいところは費用を削減し、重視したい部分にお金を割く、メリハリのあるオフィス設計ができます。

オフィス移転を費用を抑えつつ行いたい会社には、自信をもっておすすめできるのが「オフィスバスターズ」です。

詳しい料金プランなどは、以下の資料をダウンロードして確認してください。

 

 まとめ

今回は、オフィス移転をする際、できるだけ安い費用で行なうためのポイントを詳しく解説してきました。

オフィス移転にかかる費用としては一般的に、数百万円~数千万円と非常に多額の費用が必要とされます。そのなかで、いかにコストを低く抑えられるか、ということがオフィス移転担当者の課題であり、腕の見せ所でもあります。

実際、オフィス移転にかかる費用というのは工夫次第で安く抑えることができ、コストを抑えるうえでもっとも重要になるのが「社員全員の協力」です。

基本的に業者任せになってしまうと、当然その分コストも高くなりますので、専門業者でないと出来ない部分以外はすべて自分達でやるということが低コストへの近道です。

ぜひ、この記事を参考に1円でも安い費用でオフィス移転を実現できるよう、予算組を実施してみてください。

画像出典元:O-DAN

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