記事更新日: 2025/03/27
取引先から電子契約を提案され、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、電子契約のメリットや電子契約を求められた場合の対応方法、そして導入を拒否する場合の注意点を詳しく解説します。
電子契約を導入すべきか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
このページの目次
電子契約とは、紙と印鑑の代わりに、電子署名やタイムスタンプなどの技術を用いて、インターネット上で契約を締結する方法です。PDFなどの電子ファイルに電子署名やタイムスタンプを付与することで、契約の成立を証明します。
電子契約は、電子署名法や民法などの法律で認められており、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。ただし、一部の契約（不動産登記など）は、依然として書面での締結が義務付けられています。
（データ参照：2023年9月 デジタル庁 第2回 電子委任状法施行状況検討会 資料より）
デジタル庁による調査では、56.3％の企業が電子契約システムを導入しているとの結果が確認できます。
調査対象となった455社のうち半数超が導入しているとの結果から、普及率の高さがうかがえるでしょう。
また、56.3％は「自社主導の契約の場合に相手方に用いることを求める」場合に限定した数字です。
「他者主導の契約の際に利用する電子契約システム」は数値に含まれていないため、利用したことがある企業はさらに多いと考えられるでしょう。
電子契約システムの普及率は年々高まっており、電子契約を求められる機会は増えていくことが予想されます。
電子契約を受け入れる際は、いくつかの点に注意して慎重に進めましょう。
ここでは、具体的な手順と注意点をご紹介します。
電子契約を求められたとき、まずは法令上で当該契約関連文書の電子化が認められているか確認します。
電子契約に対応している契約関連文書は少しずつ増えていますが、一部例外があるので注意が必要です。
電子化のために当事者の承諾が必要なケースもあるので、契約書の種類をチェックしておきましょう。
また、法令上は問題がないケースでも、社内ルールに反反している恐れもあるので、担当部署に確認したうえで電子契約を進めるようにしましょう。
また、電子契約では業務の流れや情報の管理方法が大きく変わるため、社内ルールの見直しを検討してください。
契約がいつまで存続するか期間の確認が必要です。
電子契約は暗号化されたうえで保管されますが、技術が発展することで解読されるリスクが高まり安全性が低下します。
そのため電子契約に用いられる電子証明書には有効期限があり、経過後は署名した本人であることや改ざんされていないことが証明できません。
電子証明書の有効期間は最長で5年とされ、多くの電子署名サービスでは有効期限を1〜3年に設定しています。
最新の暗号技術によって新たなタイムスタンプ（保管タイムスタンプ）を付与することで、有効期限のあとであっても有効性を維持できます。
1〜3年以上の契約期間が必要な契約関連文書に電子署名をおこなう場合は、長期署名の導入を検討してください。
ただし、長期契約に用いる保管タイムスタンプの有効期限は10年です。
保管タイムスタンプは繰り返し付与することで期限は延長できるため、長期にわたって継続する契約の際には利用を検討してください。
電子契約システムは立会人型と当事者型があり、それぞれ必要な準備や利用の流れが異なります。
それぞれの特徴やメリット・デメリットは以下の通りです。
| 立会人型 |
|
| 当事者型 |
|
立会人型はメールアドレスで本人確認をおこなうため、電子契約システムを利用していなくても利用できます。
一方の当事者型は取引先と同じ電子契約システムの導入が求められます。
求められた電子契約が立会人型と当事者型のどちらなのか確認したうえで、手続きを進めましょう。
契約書の文言が電子契約に対応しているか確認します。
基本的な内容は紙の契約書と同じで問題ありませんが、一部の文言は電子契約に対応するものへ変更が必要です。
契約書の文言に書面や記名・押印など書面特有の表現がある場合は、取引先と相談して訂正しましょう。
紙の契約書から電子契約に変更した箇所を取引先と共有すると、スムーズに確認できます。
電子契約には、なりすましや情報漏洩、改ざんなどのセキュリティリスクがあります。
重要な電子契約をおこなう場合は、証拠力が高い当事者型の電子契約システムであれば安全です。
確実性の高い本人確認によって、なりすましリスクの低減や法的紛争の予防につながります。
また、利用する電子契約サービスによってセキュリティレベルが異なるため、あらかじめチェックしておきましょう。
セキュリティ関連の各種認証・認定を取得している電子契約サービスなら、より安全に利用できます。
認証局の電子署名や認定スタンプ、二重認証によるログインなどのセキュリティ機能を備えているかも、あわせて確認してください。
電子契約の導入を検討している取引先から、電子契約への移行を提案された場合、さまざまな理由から拒否したいケースもあるでしょう。
しかし、安易に拒否してしまうと、取引関係に悪影響を及ぼす可能性があります。
そこで、トラブルにならない断り方と、電子契約を導入せずに契約を継続する方法について解説します。
電子契約を拒否する場合、以下のような点に注意して、丁寧な説明を心がけることが大切です。
この度は、電子契約のご提案、誠にありがとうございます。
弊社では、現在、社内システムとの連携や、セキュリティ面での懸念から、電子契約の導入が難しい状況です。
しかしながら、貴社との取引を今後も継続していくうえで、より効率的な業務遂行を目指したいと考えております。
つきましては、従来どおり紙の契約書で進めさせていただきたく、ご協力をお願いいたします。
今後とも、変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
取引先との信頼関係を損なわずに、電子契約を導入せず契約を継続するには、以下の方法が考えられます。
原本となる紙の契約書を1通作成し、自社と取引先が合意のうえ押印したあと、現本は自社に、取引先は原本のコピーをPDF化し、電子データとして保管する方法です。
この方法なら、取引先の要望に応えながら、自社で保管する分はこれまでの紙の契約書で締結できます。
まずは指定された電子契約サービスの利用方法、アカウント作成、契約締結までの流れを確認しましょう。
そして自社のセキュリティポリシーや業務フローと照らし合わせ、問題がないか確認し必要に応じて、情報システム部門や法務部門に相談し、リスク評価を行いましょう。
利用が難しい場合は、代替案（自社で利用している電子契約サービスの提案、紙契約との併用など）を提示し、協議するのがよいでしょう。
併用の目的や運用方法を確認し、自社の業務フローに適合するか検討しましょう。
その際、紙契約と電子契約の法的効力や証拠力に違いがないか確認が重要です。
問題ない場合は契約管理方法、保管方法、契約更新や解約時の対応などを明確に決めましょう。
自社は電子契約を問題なく使えているが、相手が違うケースもあります。
その場合は電子契約の法的根拠となる法律（電子署名法、民法など）や判例。電子署名やタイムスタンプの仕組み、セキュリティ対策などを説明することで電子契約に対する安心感を与えましょう。
そして使う予定の電子契約サービスに関する情報、提供会社の信頼性や実績、第三者機関による認証や認定を受けていることを示し、契約を滞り無く進められるように丁寧な説明をしましょう。
電子契約でのトラブルを避けるため、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。
法令により、電子契約では対応できない契約や保存要件が満たせないケースがあります。
また、初めて電子契約を利用する場合は、一部の契約から少しずつ電子契約に変えていくことで、現場の混乱を最小限に抑えられます。
なお、電子契約システムの中には、紙で作成した契約書を取り込み一元で管理できる機能をもったものがあります。
電子契約と書面契約を一元で管理したいなら、このような電子契約システムの導入を検討してください。
電子契約システムでは、本人性を担保するためにメール認証をおこないます。
手続きに利用するメールアドレスは双方に開示されるので注意。
契約専用のメールアドレスを用意することで、いつも使用しているメールアドレスの公開を防げます。
ただし、電子契約に共有メールアドレスを使用するのはNGです。
想定しない社員が認証用のURLを開き、契約を締結してしまう可能性も考えられるため、第三者が使用できない企業の個人メールアドレスを、作成・利用しましょう。
ワンタイムパスワードやアクセスコード認証など2段階認証を取り入れることで、なりすましのリスクをさらに低くできます。
紙の契約から電子契約に変更する場合、以下のような文言の変更が必要です。
| 紙文書 | 電子契約 |
| 本書・書面 | 電磁的記録・本電子ファイル |
| 記名押印・署名捺印 | 電子署名・電磁的措置 |
| 原本の作成・保有本数 | 不要 |
| 契約日を記載 | なくても問題ない |
上記のような変更点をふまえたうえで、電子契約書のフォーマットを作成しておきましょう。
また、電子契約の場合、電子契約システム・サービスの提供元を記載することで契約の正しさを証明することにつながります。
取引先と異なる電子契約システムを利用しているケースでは、それぞれの名称を明記してください。
電子契約に関するよくある質問と回答をまとめました。
電子署名と電子印鑑は、どちらも電子的に契約の当事者を特定し、契約内容の真正性を証明するための手段ですが、技術的な仕組みや法的性質に違いがあります。
| 電子署名 | 電子印鑑 | |
| 仕組み | 電子署名は、署名者本人しか知りえない情報を用いて、電子文書が本人の意思に基づいて作成されたことを証明する技術です。暗号化技術が用いられ、電子文書の作成者と内容の同一性を担保します | 電子印鑑は、紙文書に押印する印鑑の電子的な代替手段です。多くの場合、電子文書に画像データとして印影を付与する形で使用されます。電子印鑑のみでは、紙の印鑑と同程度の証明力しか持ちません。 |
| 法的性質 | 電子署名法により、一定の要件を満たす電子署名は、書面における署名や押印と同等の法的効力があるとされています。電子署名法第3条では、電子署名が付与された電子文書は、その成立の真正性が推定されると定められています。 | 電子印鑑自体には、電子署名ほどの強い法的効力は認められていません。ただし、他の証拠と合わせて、契約の成立を証明する資料として用いられることがあります。 |
| イメージ | 実印と印鑑証明書のような関係に近く、より厳格な本人確認が行われる場合に用いられます。 | 認印のような位置づけで、簡易な契約や社内文書などで用いられることが多いです。 |
電子契約は、紙の契約書と比較して、改ざんや紛失のリスクが低いというメリットがありますが、電子データであるため、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。
取引先から電子契約の導入を求められても拒否することは可能です。
しかし、将来的には電子契約が主流になる可能性などを考慮する必要があります。
詳しくは、「電子契約は拒否もできる」の章をご参照ください。
電子契約を受け入れる際は、以下の点に注意が必要です。
詳しくは、「電子契約を受け入れる場合の手順」をご参照ください。
電子契約も正しい使い方をすれば、法的に有効性が認められています。
電子署名の効力について規定した「電子署名法第3条」でも、電子契約書に本人性が認められる電子署名があれば、印鑑を押した紙の契約書と同じように効力があるとしています。
電子契約への対応は、企業のデジタル化への適応力を示すものです。取引先からの電子契約の要望に柔軟に対応することで、信頼関係の構築やビジネスチャンスの拡大につながる可能性があります。
また自社で電子契約サービスを導入することで、契約締結までの時間を短縮し手続きの効率化を図ることができます。顧客の利便性を高め、顧客満足度の向上に繋げることができます。
ただ自社に合う電子契約サービスを導入は重要です。実際に各サービスの情報収集をしたり、無料トライアルを活用することでミスマッチを防ぐことができます。
なお特にこだわりが無い場合はGMOサインかクラウドサインがおすすめです。知名度があるため取引先にも安心して使ってもらえるでしょう。
画像出典元：O-DAN
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