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記事更新日: 2024/01/19
営業の足がかりとして大変重要な「アポ取り」。
見込み客との関係を深め、成約にこぎつけたり、新たなクライアントになってもらったりするために不可欠なプロセスです。
ただ、実際にはアポの取り方がわからないとか、上手くいかず苦手意識をもつ方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アポ取りに成功する7つのコツ、例文、失敗事例とその解決法について解説するので、ぜひ参考にしてください。
このページの目次
アポイント（アポ）とは、自社製品やサービスを売り込むために見込み客との面談や商談、プレゼンの約束を取ることを意味します。
まず、そのアポを取ることの重要性や難しさについて解説しましょう。
アポは、営業のきっかけとなる第一歩です。
上手くいけば成約に結びつけたり、長期間取引ができる貴重なクライアントを発掘できたりするので非常に重要です。
具体的な手法は、「電話」「メール」「Web」と大きく3つに分類できます。
それぞれのアポ取りの流れについては、次章で詳しく解説します。
アポを取ることの目的は、主に以下の2つです。
飛び込みでいきなり訪問してもまったくニーズがなく的外れなケースが少なくありません。
しかも相手の仕事の邪魔になったり、営業マンにとっても時間と交通費を無駄にし、準備に余分な手間がかかったりする可能性もあるでしょう。
その点、事前にアポを取れば、ニーズのある相手に対してスムーズに商談やプレゼンに進めるので、さまざまな無駄が省けて営業効率が高まります。
アポは、見込み客の会社や自宅を訪問するばかりではありません。
展示場の見学や内覧会、商品説明会や体験セミナーなどを申し込んでもらうパターンもあり得ます。
これらの場合、会場や説明スタッフおよび案内役、サンプルなどの手配、体験の流れの策定といった事前準備が必要でしょう。
そのために、電話やメールでアポを取り付けたり、予約サイトを使って相手にアポを入れてもらったりして事前に参加人数を見積もるのです。
続いて、アポ取りの種類とそれぞれの流れについて具体的に解説しましょう。
電話を使ったアポ取りはもっともオーソドックスで、一般的に「テレアポ」と呼ばれています。
見込み客と直接話ができたり、反応をダイレクトに確かめることができたりする点がメリットです。
しかし、興味がないとか、電話をかけるタイミングが悪いといった理由で断られやすいデメリットもあるでしょう。
流れとしては、見込み客のリストやアンケート回答書を使って電話をかけていきます。
相手が自社製品やサービスに興味をもってくれれば、具体的な日時、場所を決めます。
メールは、新商品やキャンペーン、セミナーなどについての告知や紹介文を見込み客に送ります。
対象となる相手全員に対し、一斉に送信できるため、手間と時間が大幅に削減できる利点があります。
その反面、メールの開封が遅れると意味をなさなくなったり、そもそも開封すらしてもらえない恐れもあるでしょう。
流れとしては、ターゲットの業種や規模、地域、性別、年齢など、属性や特徴に応じた文面をメールで送信します。
返信があれば、電話をかけたり、予約日時に訪問したり、説明会やセミナーにおける座席、サンプルの準備などに移ります。
自社サイトにお問い合わせや予約フォームを設置して、興味をもった閲覧者や担当者に自らアポを入れてもらいます。
SNSや動画サイト、ブログなど広範囲でターゲットを獲得できる点がメリットです。
無理に誘わないため、相手との関係を良好に保てるケースが多いのも利点でしょう。
一方で、上記のコンテンツに気づいて関心をもってもらえなければアプローチできない点は、デメリットです。
流れとしては、予約が入った相手に確認の電話やメールをし、予約日時に訪問したり、説明会準備を行ったりします。
続いて、成功するアポの取り方について7つに分けて解説します。
ターゲットが興味を持ちそうな内容をあらかじめ用意しておきます。
そのためには、事前に相手先のコーポレートサイトなどをチェックしてビジネスモデルや主力商品、営業エリア、市場動向などを調べます。
そこから解決したいであろう課題を探るのもよいでしょう。
その上で、
といった情報を提供できればアポ取りにつながる可能性が高まります。
アポ取りにつなげるためには、その前段階で詳細をあえて伝えすぎないことも重要です。
目的や内容を簡潔にする方が、相手が興味をそそられやすくなるからです。
詳しく述べすぎると、相手がすべて聞いた気になり満足してしまう可能性があります。
したがって、最初は商品やサービスについて要点を伝えるにとどめる方が得策でしょう。
とくに電話でのアポ取りは、まともに話を聞いてもらえなかったり、担当者に居留守を使われたりすることが珍しくありません。
それらを回避するには、相手にとってのメリットをしっかりと考え、訴求ポイントをつくことが大切です。
これらについてスムーズに伝えることができれば、その先の商談に進める可能性が高まるでしょう。
アポが取れたときのために、面談や説明会などの候補日や時間帯を複数伝えられるように準備しておきます。
候補が複数あれば、受け入れ態勢の充実や営業体制のクオリティの高さもアピールできるので、信頼や安心にもつながるでしょう。
営業目的ですから、相手の都合や意見を尊重するのは大前提です。
しかし、上記のように日程を決めるなど、ここ一番というタイミングではこちらが主導権を握るように意識してください。
例えば、「いつがご都合よろしいですか？」ではなく、「〇月〇日の△時はいかがでしょうか？」のように、こちらで具体的な日時を提案します。
ターゲットは、属性にしたがって分類のうえリスト化するようにします。
その方が、時期やタイミングに合わせた優先順位がつけやすいからです。
アポ取りができたら、その情報を営業に送ります。
また、実際に商談が済み、成約できれば顧客リストに移します。
しかし失敗した場合は、その理由や今後の可能性の大小に応じ、見込みありなら再度ターゲットリストに入れ直すのがよいでしょう。
アポ取りをしてから商談に持ち込むのもよいのですが、直接コンタクトを取らないインサイドセールスで話を詰めていく方法もあります。
場合によってはその方が喜ばれることもあるでしょう。
というのもコロナ禍をきっかけにビデオ会議システムを使うなどリモートでの商談が急速に普及したからです。
近年では、契約すらもオンラインで済ませる例が珍しくありません。
その方が相手の負担を軽減でき、スピーディーな成約も叶うので、双方にとってメリットが多くなると期待できるのです。
ここからは、アポ取りでよくある失敗事例とその解決方法について紹介しましょう。
アポ取りの段階で専門用語を連発すると、相手は嫌悪感を覚えたり、理解が追いつかなかったりして、そのまま断られてしまう可能性があります。
そのため、誰にでもわかる平易な言葉で簡潔に説明するように心がけましょう。
話をしているうちに、つい、あれもこれもと言いたいことばかり主張してしまうのも要注意です。
話にまとまりがないと、相手はこちらが何を言いたいのか理解できず、アポ取りをする前に拒絶されてしまうリスクが高まるからです。
このような事態に陥らないためには、以下の項目を意識しましょう
事前にスクリプト（台本）を作成し、それにそって話を進めるのも有効です。
そもそもアポ取りの相手が、こちらの商品やサービスをまったく必要としていないミスマッチ状態に陥っているケースもあります。
この場合、相手にとっては非常に迷惑ですし、こちらにとっても時間とコストの無駄でしょう。
そうならないためには、あらかじめ見込み客を属性や興味関心にそって管理したり、購買行動を深く分析したりして、適切にターゲットを絞り込むことが重要です。
最後にアポ取りを成功させる例文を紹介しましょう。
今回は「新規顧客へのアポ取りメール」「電話アポ取りでの切り返し」の2つパターンを紹介します。
株式会社〇〇
〇〇様
突然のご連絡を失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度、弊社では〇〇業界のお客様に向けて「〇〇」という新製品を発売いたしました。
僭越ながら、当サービスにより貴社の「〇〇」という課題を大幅に改善できるものと考えております。
つきましては、「〇〇」について詳しくご説明にお伺いしたく、お時間を頂けましたら幸いです。
差し支えなければ、下記の中からご都合のよろしい日時を、当メールにてご返信いただけますでしょうか。
4月6日（火）13:00 〜16:00
4月7日（水）10:00 〜16:00
4月9日（金）11:00 〜 17:00
ご説明は30分程度を予定しております。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
電話の場合、断られそうになったり、はぐらかされそうになったりしてアポ取りまで進めないことが珍しくありません。
そこで、諦めずに切り返す際のトーク例を3つご紹介しましょう。
お忙しいところ申し訳ありません。
3分だけお時間いただけますでしょうか。
聞いていただいて必要なければ、遠慮なくお断りください。
具体的な時間を提示したうえで、断ってくれて構わないという旨も伝えて、相手の抵抗感を和らげるのがポイントです。
（パターン1）
誠にありがとうございます。
では、明日の〇〇時頃に再度ご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
相手が忙しいなどの理由でそのまま話し続けることが難しい場合は、再度連絡することを提案してみます。
その際は、できる限り間を開けない方がよいでしょう。
（パターン2)
誠にありがとうございます。
もしご不明な点がございましたら、すぐにお答えいたしますが、いかがでしょうか。
話していて、少しでも関心がありそうなら不明点や疑問点、懸念している点がないか、すかさず尋ねるようにします。
そして、あらゆる問いかけに即答できるように準備をしておく必要があるでしょう。
たしかに最初はそのようにおっしゃるお客様が非常に多いです。
しかし、導入いただいた企業様は、平均で3ヶ月以内に20％、多い場合は35％のコストカットを達成しておられます。
ぜひ、直接お話に伺いたいのですが、いかがでしょうか。
相手の意見を否定しないで、相手にとっての最大のメリットを提示して反応をみます。
話を聞いてもらえるようなら、メリットの理由を詳しく話したり、直接訪問のアポ取りを試みましょう。
アポ取りは、営業のきっかけとなる大変重要なプロセスです。
具体的には、電話、メール、Webの３種類がありますが、とくに電話は苦戦するパターンが少なくありません。
しかし、難しいと決めつけてしまって、改善の余地が数多く存在することに気づいていないケースも考えられます。
記事内でご紹介した成功のコツや失敗事例の解決法、またテレアポで断られそうなときの切り返し例文を参考に、一からアポ取りのプロセスを見直してみてはいかがでしょうか。
今までとは異なる変化や結果が、きっとどこかに出てくると期待してよいでしょう。
画像出典元：Pixabay
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