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記事更新日: 2022/07/14
日程調整が社員の生産性を低下させていると感じる企業は、日程調整ツールの導入がおすすめです。
候補日のピックアップから参加者の予定確認・日程の決定までが自動化され、面倒なやり取りを省略できます。
日程調整にリソースを削られずに済めば、社員は余計なストレスを感じることなく自身の業務にまい進できるでしょう。
本記事では、日程調整ツールのおすすめや選び方、メリット・デメリットを紹介します。
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このページの目次
日程調整ツールとは、面倒な日程調整を自動化するツールです。調整する側もされる側も、ツールを介してやり取りするだけなので、効率的な日程調整が可能です。
日程調整ツールを大きく分けると「予約受付型」と「候補提案型」の２種類があります。
予約受付型とは、カレンダーから相手に都合のよい日時を選んでもらうタイプです。予定のある日は自動で候補日から外されるため、ダブルブッキングの心配はありません。
一方候補提案型とは、自分の都合のよい日のみをピックアップし、相手に選んでもらうタイプです。スケジュールを相手と共有したくない場合や、候補日が少ない場合などに適しています。
ツールによっては無料プランもありますが、機能や回数が制限されることがほとんどです。業務効率向上を図るなら、必要な機能をフル装備した有料プランを選択肢に入れましょう。
日程調整ツールにおすすめなのは、次のようなシーンです。
プライベートから重要な商談まで、日程調整ツールは多くの約束・会合をカバーします。
商談やミーティングを行うときは、明確かつミスのない日程調整が必須です。
ここからは、ダブルブッキングや勘違いを防げる、ビジネスユースにぴったりな日程調整ツールを紹介します。
画像出典元：「日程調整アポ」公式HP
株式会社RECEPTIONISTが提供する、法人向けの日程調整ツールです。
手間を取られがちな「候補日の提案」「日程のすり合わせ」はもちろん、日程が決まった後のフォローアップまで自動化できます。また連携可能なツールの豊富さも、このツールの大きな魅力です。
例えばSlack、Chatwork、MicrosoftTeams、Google Chatに通知されるなど、相手とのやり取りの負担が軽減されます。
一方Zoom、MicrosoftTeams、Google meet、webexと連携すれば会議URLの自動発行が可能となり、会議・会合の実施もスムーズです。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：要問い合わせ
画像出典元：「TimeRex」公式HP
ミクステンド株式会社が提供する、候補提案型の日程調整ツールです。
1対1や少人数の日程調整ではカレンダーを共有して調整できる一方、大人数の日程調整は「投票式」で行えます。
ムダなやり取りを極力排除する機能が整っており、日程の決定までがスムーズです。またZoom・Microsoft Teams・Google Meetとの連携が可能なほか、
Google Analyticsとも連携できます。Google Analyticsを使って日程調整ページのPVやコンバージョン数を計測することで、業務効率化に向けての改善を行いやすくなるでしょう。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：ベーシック：750円/ライセンス（年払い・税別）
画像出典元：「eeasy」公式HP
株式会社E4が運用する日程調整ツールです。
URL発行型のため、相手はページにアクセスするだけで日程調整を行えます。アカウント作成の手間がないのは、相手の負担軽減につながるでしょう。
日程調整方法は「予約受付ページ」からが基本ですが、カスタマイズも可能です。1対1はもちろん3人以上の日程調整にも対応でき、会議から研修まであらゆるニーズに対応できます。
また、業界では唯一「特許」を多数取得しているのもeeasyならではのポイント。「仲介型の日程調整」「予定の優先度を考慮した日程調整」など、独自の機能が満載です。
▶初期費用：なし
▶月額利用料：（月間の調整回数が6回以上のユーザー数）× 850円/月（税別）
画像出典元：「aipo」公式HP
TOWN株式会社が提供する「予約受付型」の日程調整ツールです。
日程調整を行う際は、URLを発行して相手に送るだけ。調整される側がカレンダー上で都合のよい日をピックアップすれば、調整は完了します。また、使いやすさに配慮されたUIが搭載されている点も見逃せない特徴です。
シンプルなボタン・機能配置で、PC操作に不慣れな人も直感的に操作できます。幅広い年代・属性の人とも日程調整しやすく、気軽に使いやすいツールといえるでしょう。
| ミニマム | ベーシック | プレミアム | |
| 月額料金（税抜） | 350円／1ユーザー | 450円／1ユーザー | 700円／1ユーザー |
| 容量 | ユーザー数×1GB | ユーザー数×2GB | ユーザー数×4GB |
5ユーザーから利用可能で、機能はプランにより異なります。
自動課金なしで14日間無料お試しすることができるため、導入前に必要な機能や操作性を確かめることができます。
画像出典元：「アイテマス」公式HP
Googleカレンダーと連携させて使う日程調整アプリです。
完全無料型で気軽に使える上、「候補提案型」「予約型」の両方を実装しています。
状況・相手に合わせて、きめ細かい日程調整が可能です。また、共有形式はURL発行型のため、相手がアプリをダウンロードする必要はありません。
ZoomやGoogle MeetのURLも自動発行でき、日程調整から会議の実施まで一気通貫で行えます。なお時差にも対応済みのため、海外在住者と日程調整したいときも安心です。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
画像出典元：「Spir」公式HP
株式会社Spirが提供する日程調整ツールです。
複数のカレンダーと連携でき、予定のある日は候補日から自動的に除外されます。調整される側は、カレンダー上の都合のよい日をタップするだけでOK。
URL発行型のため、相手がアカウントを持っていなくても日程調整が完結します。選択できる日程調整の種類は、「予約型」「提案型」「投票型」の3つです。
1対1なら提案型、人数が多ければ投票型など、状況に合わせて使い分けられます。使いやすいUI・高いセキュリティを備えており、重要なビジネスシーンでも不安なく使用可能です。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料 ※税表示なし
チームプラン（1人当たり）：1,480円/月
画像出典元：「biskett」公式HP
株式会社キャスターが提供する日程調整ツールです。
日程調整の際は、調整する側がカレンダーのURLを発行し、相手に送るだけ。相手が都合のよい日を選択すると、カレンダーに自動で反映される仕組みです。また相手に送るカレンダーは、会議室の空き状況とも連動できます。
会議室予約の手間も省けるのは大きなメリットといえるでしょう。なお連携可能なツールは、SlackやGoogleカレンダーなどです。
日程調整完了後の通知やリマインド機能もあり、日程調整にまつわるさまざまな負担から解放されます。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料 ※ユーザー数3名まで
Basic：1,980円/月（税込）
画像出典元：「.waaq Link」公式HP
waaq株式会社が提供する日程調整ツールです。
日程調整方法として「予約型」「提案型」「投票型」の3種類を備えており、1対1から大人数の日程調整まで幅広く対応します。
日程調整フォームは細かくカスタマイズ可能で、社内はもちろん社外とのやり取りでも不安なく使えます。また本ツールは、ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsとの連携も可能です。
日程調整が完了すると自動的に会議URLが発行・共有され、調整する側・される側は個別にやり取りする必要がありません。シンプルなUIで使いやすく、ツールに慣れていない人もストレスなく操作できます。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料 ：要問い合わせ
ランチや飲み会など、日常シーンでも日程調整が必要になることは多々あります。
幹事や主催者になったとき「なかなか決まらない…！」とストレスを感じずに済むよう、気軽に使える日程調整ツールをインストールしておきましょう。
無料で使える調整ツールから、おすすめを6つ紹介します。
画像出典元：「調整さん」公式HP
ミクステンド株式会社が提供する、無料の日程調整ツールです。
PC・タブレット・スマホから使える手軽さが好評で、累計利用者は2,500万人を突破しています。ツールで日程調整を行う際は、イベント名を記入後、候補日程をカレンダーからピックアップするだけ。
最後に「出欠表をつくる」をクリックすれば、自動で調整用のURLが発行されます。メンバーのコメント機能も付いていて、個々の意向を確認しやすいのもうれしいポイントです。
アカウント不要で気軽に使えますが、カレンダーアプリと連携できない点には注意しましょう。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
画像出典元：「スケコン」公式HP
株式会社TIME MACHINEが提供する、AIによる自動日程調整ツールです。
日程調整を行う際は、調整する側が都合のよい日をピックアップして知らせる仕様です。このときGoogleカレンダー・Outlookカレンダーと連携しておけば、都合の悪い日は除外されます。
日程調整で発生しがちな、ダブルブッキングの心配はありません。またZoomやGoogle Meet・Microsoft Teamsとの連携により、会議室URLの自動生成・共有が可能です。
URLは候補日時と共に参加者全員に共有されるため、個別に連絡する手間が省けます。回数無制限で使える有料プランもあります。
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料（フリープラン）：無料
画像出典元：「調整丸」公式HP
株式会社ぐるなびが提供する日程調整ツール。
飲食店情報を集めた「ぐるなび」と連携しており、店舗の予約も可能です。ビジネスユースというよりは、食事会や飲み会の日程調整に最適といえるでしょう。
日程調整を行う際は、イベント名や候補日をピックアップして専用ページを作成します。
記入が終わればURLが発行されるため、参加者全員に共有すればOKです。また店舗選びに迷ったときは、投票機能で全体の意思確認ができます。
投票で1番人気になった店舗を選択すれば、後で不満が出ることもありません。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
画像出典元：「伝助」公式HP
完全無料で使える日程調整ツールです。
日程調整を行う際は、日程調整をする側がカレンダーをクリックし、イベントページを作成します。
一方調整される側は自分の名前をクリックし、「◎」「○」「△」「×」を入れるだけ。
投票の多い日はハイライトで強調されるため、どの日がよいかは一目で分かるようになっています。また、参加者が回答を入れると、調整する側にメールやプッシュ通知が届く仕組みです。
調整する側はいちいちサイトにアクセスする必要がなく、効率的な日程調整が可能となります。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
画像出典元：「LINE」公式HP
コミュニケーションツール・LINEに標準搭載されている、日程調整のための機能です。
LINEユーザー同士なら、いつものトーク画面からメンバーの出欠確認・管理を行えます。
日程調整を行いたいときは、トークルームの「日程調整」を開き、イベント名や説明文・候補日程を入れるだけ。作成後は参加者を選択してメッセージを送れば、メンバーに通知が入ります。
トークのついでに日程確認もできるため、気軽に日程調整したい人に最適といえるでしょう。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
画像出典元：「トントン」公式HP
インストール不要のWeb型日程調整ツールです。
非常にシンプルなUIで、ややこしい操作は必要ありません。調整する側・される側が操作に迷いにくく、効率的な日程調整が可能です。
実際に日程調整を行う際は、調整を行う人が基本情報を入力し、候補日程・時間帯を選びます。登録すればURLが発行されるため、調整される人にメール等で共有すればOKです。
「日程調整のみ」に特化したツールのため、リマインド機能や連携機能はありません。ビジネスユースというよりは、少人数で集まるプライベート向きのツールです。
▶初期費用：無料
▶月額利用料：無料
自社に最適な日程調整ツールを導入するためには、比較のポイントを押させておくことが必要です。
日程調整ツールを選ぶとき、見るべきポイントを紹介します。
日程調整ツールによって、使える機能はさまざまです。自社の使い方に合うツールを選びましょう。
例えば、主な利用シーンが社内会議等の日程調整なら、コスト重視で機能を絞ってもよいでしょう。
一方、商取引に関わるような重要なシーンでの使用を想定している場合は、「予約型」「提案型」を選択できたり、しっかりとしたセキュリティを持っていたりするツールがおすすめです。
日程調整ツールは、連携できるツールの数や種類も重要なポイントです。
自社で使っているスケジュール管理ツール・カレンダーツールと連携できれば、予定がある日は候補日から自動的に削除されます。
スケジュールが決まるたびに日程調整ツールに書き込む必要がなく、常に最新のスケジュールを反映した日程調整を行えるでしょう。
日程調整ツールは、「日付を選ぶだけ」「○×を選ぶだけ」など、直感的に使えるUIがベストです。
日程調整をしたい全ての相手が、Web上でのやり取りになれているとは限りません。使いにくいUIだと、「面倒くさい」と放置されてしまうおそれがあります。
多機能なツールを選択するとしても、使いやすさを犠牲にしないことは重要です。
日程調整ツールの導入で考えておきたいのが、メリット・デメリットです。
デメリットよりもメリットの方が大きいと感じられるのであれば、高い導入効果が見込めるでしょう。
日程調整ツールのメリット・デメリットを紹介します。
業務中に相手と何往復もやり取りをするのは、調整する側・される側にとって大きな負担です。
ツール上で日程調整を終えられるのは、担当者の負担軽減につながります。
またツールによって日程調整を自動化すれば、ダブルブッキングや調整ミスも起こりません。
担当者が「調整し直し」「連絡し直し」のループにはまるのを防げるでしょう。
日程調整ツールの中には、カレンダーを参加予定者全員と共有できるものがあります。
イベント・会議実施までのフローを簡単に共有できるため、主催者は一人一人に流れを説明する手間がありません。
カレンダーに各々のスケジュールを書き込んでもらえば、チーム全員のスケジュールを把握することも容易です。
個別にミーティングしたいときも、カレンダーで簡単に相手の都合を確認できます。
日程調整ツールの機能をフル活用する場合は、無料プラン以外を選択する必要があります。
人力で日程調整を行う場合と比較して、コストがかかるでしょう。
とはいえ日程調整にムダな時間を使うと、社員はコア業務に集中する時間を失います。
労働生産性の低下が業績の悪化につながるおそれもあり、目先のコストにこだわるのは無意味かもしれません。
導入コストが気になる場合は、スモールスタートでツールを導入してみるのがおすすめです。
定期的に効果検証を繰り返し、徐々に適用範囲を広げてください。
日程調整ツールで日程調整を行えば、担当者は面倒なやり取りから解放されます。
メールや電話に煩わされることがなくなる分、本来の業務に集中しやすくなるでしょう。
またテレワークや多様な出勤形態を認めている企業は、会議スケジュールを組むだけでも一苦労となっているのではないでしょうか。
日程調整ツールを導入すれば、日にちの決定から会議のURL発行まで一気通貫で行えます。
業務効率の向上・社員の負担軽減を目指すなら、日程調整もツールで自動化するのがベストです。
このたび紹介したツールから、自社にマッチするものを見つけてくださいね。
画像出典元：O-dan
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