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記事更新日: 2023/02/08
日程調整の案内・リマインド・確定までを自動化できる
「waaqLink」は1回作業すればあとは待つだけで日程調整が完了します。
waaqLinkがさまざまなメールを自動送信してくれるため、日程調整にまつわる面倒なメールの送受信を減らせます。
GoogleやMicrosoftのカレンダーとの連携や、Google Meet・MicrosoftTeams・Zoom、さらにはSlackや顧客管理システムなどとも連携可能。
自社の作業効率化にくわえ、相手先からの予約確定もスムーズにしてくれるサービスです。
複数カレンダーの空き予定を考慮するなど３者間以上の日程調整ができ、営業アシスタントや秘書の方のアカウントでも調整が可能です。
英語対応やタイムゾーン設定について公式HPに明記されていないため、海外との調整では効率化できない部分もありそうです。
アドレス帳からのワンクリック登録や、カレンダーを連携させての候補日の自動抽出など、簡単に操作を進めることができます。
カレンダー、Web会議ツールとの連携だけでなく、Webhookを利用してCRMやATSなどとも連携可能です。
このページの目次
waaqLinkでは、出席者のメールアドレスを入力して相手を招待するだけで主催者の作業が完了します。
招待された相手が候補日から選んで確定ボタンを押すと、予定がカレンダーに自動で入力。
もし先に予定が埋まっていた場合には、waaqLinkが変更をうながすためダブルブッキングの回避も可能です。
日程調整のやり取りを大幅に減らすことができます。
調整が1ステップで完了
waaqLinkがさまざまなメールを自動送信してくれるため、日程調整にまつわる面倒なメールの送受信を減らせます。
最初の招待メールだけでなく、相手からの応答がない場合のリマインドメールも自動で送信される優れモノです。
またメール内には確定ボタンが自動で挿入されたり、Web会議のURLを自動送信したりと、調整における基本的な作業が自動化されています。
調整ルームではメッセージのやり取りもできるため、メールの見落としも予防可能です。
日程調整での細かい作業を劇的に減らし、効率化できるでしょう。
自動でメールを作成・送信
自社サイトにwaaqLinkへ遷移する予約受付ページを設置することで、商談や相談会の日程調整にも活用できます。
waaqLinkで共有されるカレンダーは、具体的な予定の内容を見せないほか、調整できる有効期限も設定可能です。
社外に無用な情報をもらす心配なく、効率的に日程を調整できます。
予約フォームとしても活用できる
waaqLinkはカレンダーやWeb会議ツールだけでなく、SlackやWebhookで通知・連携が可能です。
Webhookによって、顧客管理システムや営業支援システムにもwaaqLink上の商談日程を共有できます。
会議そのものだけでなく、会議の相手先の情報まで管理できることで、さらにリード管理がしやすくなるでしょう。
外部サービスとも連携しやすくなった
waaqLinkのサポート営業時間は、平日の10:00～17:00です。
ホームページに埋め込んで予約フォームとして活用する場合、夜間や土日・祝日のアクセスで問題が起きたとしても自社で対応する必要があります。
一般公開の前に、サポートの対応時間内で動作をしっかり確認するようにしましょう。
waaqLinkでURLの自動発行に対応しているWeb会議ツールはZoom、Google Meet、Microsoft Teamsです。
この3つ以外のオンライン商談ツールを導入している場合、会議のURLは別途送付する必要があります。
もちろん、オンライン商談ツール自体にもメリットはあるため継続して利用すべきですが、URLを発行して送付する作業が残ることは把握しておきましょう。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
waaqLinkの機能面での強みはメールの自動送信で、最初の日程調整への招待メールから自動化できる点です。
競合ツールでは日程調整ページのURL送信は人手でおこなう必要があるため、waaqLinkはできるだけ自動化して業務を効率化したい企業にうってつけです。
| waaqLink | TimeRex プレミアム |
eeasy 法人向けプラン |
|
| 月額費用 （税込） |
要問合せ | 1,375円/人 ＊年払い |
調整回数 5回まで：0円 6回以上：935円/人 |
| 強み | 自動化できる範囲が広い | シンプルな機能だけなら無料で利用できる | 予定の優先度を加味した調整が可能 |
これらの機能を利用できるプランで比較しています。
月間で100本程度のアポイントを設定しています。１本あたり10分程度日程出しやメール作成にかかります。waaqLinkを利用することで、この10分かかる日程調整が３分で終わるので、700分削減できることになります。日程調整をする際に、候補日だしの失敗による 日程のバッティング、通常メーラーに混じることによる調整漏れ、移動時間の考慮ミスなど多数失敗はありますが、これをwaaqでカレンダーとメールを見やすいUIで一元管理することで改善できそうです。
豊富な機能があり、今後のKINTOの事業にも利用できる可能性を感じ導入を決めました。 空き日程の反転方法でカレンダーの管理ができ、イベント後にアンケートフォームが自動で送信される機能もあり、ダウンロード・集計にも利用しました。お客様とのスムーズな予約調整ができたことで、”利用しやすいPOPUPカウンター”になったのではと考えております。お客様にとっても、管理側にとってもストレスなく利用できるサービスです。BtoBはもちろんBtoCの企業様にもオススメです！
＊「waaqLink」公式HP参照
・営業の人手不足に悩む企業
waaqLinkは日程調整のために拘束される時間を大幅に削減してくれるため、商談そのものにかける時間を増やすことができます。
少ない人員で多くの商談をこなしている企業にとって、大きな助けとなってくれるでしょう。
メールの返信に毎日数時間かけていると感じているなら、waaqLinkの導入を検討してみる価値があります。
・調整ミスが多発している企業
waaqLinkの機能は、ダブルブッキングやメールの見落としといった人的ミスを減らすことに役立ちます。
候補日の自動抽出や、waaqLink内でのメッセージのやり取りなどの機能は、調整ミスの予防に効果的です。
あとは初期設定や運用ルールを定めることで、調整ミスを無くす仕組みづくりを実現できるでしょう。
・海外との日程調整も効率化したい会社
waaqLink公式HPには、英語対応やタイムゾーン設定についての情報が掲載されていません。
現状では対応していないと予想されるので、海外との日程調整では招待メールの作成などは手動でおこなう必要があります。
waaqLinkは日程調整にまつわる面倒なメールの送受信を減らせるサービスです。
また、相手先からの予約確定がスムーズになる、つまり商談に到達しやすくしてくれる点も魅力。
作業効率化と商談数アップの両方を期待できるでしょう。
画像出典元：「waaqLink」公式HP
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waaqLink導入前は、架電してデモ予約の調整をしていました。ただ、電話が繋がらなかったり、メールを送っても返信がなかったりで、その後のコンバージョンに少し課題を感じていました。waaqLinkを導入し始めて、このデモ予約までのコンバージョンが2倍になったので驚きました。フォーム完了後にこれだけ自動でかつコンバージョンも上げてくれるのかって。人を介さなくていいので、この点はだいぶ貢献いただいています。