【不採用通知の文例集】自社イメージを守るマナーと書き方

【不採用通知の文例集】自社イメージを守るマナーと書き方

記事更新日: 2021/07/28

執筆: 宮林有紀

不採用通知を送る際の重要ポイントは、自社イメージの悪化を防ぐ対策をすること。

受け取って嬉しいものではないので、伝え方を間違えると応募者にマイナスイメージを与えます。自社の悪い噂が広がらないよう、誠実さが伝わる文章でお知らせしましょう。

今回は、不採用通知の基本マナー・書き方・応募者への配慮の仕方、メール・文書それぞれの文例、不採用通知を取り消したい時の対処法について解説します。

採用担当の方は自分自身の信用を損なわないためにも、不採用通知で失敗したくないですよね。コピペしてすぐに使える状況別テンプレートを紹介するので、ぜひ役立ててください。

不採用通知のキホン

不採用通知とは、書類選考や面接で不合格だった人に結果をお知らせするメール・文書のこと。決して嬉しいものではないので、受け取った人はもちろん送る側にとってもストレスになる存在です。

悪い印象を持たれがちな不採用通知ですが、実は自社イメージを大幅にアップさせるきっかけにもなります。

有名なのは、大手食品メーカー「カゴメ」の神対応エピソードです。

カゴメでは、新卒採用試験を受けた応募者全員(不採用になった人も含む)に自社商品を送っていて、不採用だった人には人事部からのお礼の手紙が同封されています。その対応がSNS等で話題になり、イメージアップに一役買いました。

参考:https://twitter.com/fujiko0812/status/1382159376543215620
参考:カゴメの新卒採用受けたら「お礼の品」が届いた ネットで話題の「贈り物」、10年以上続ける理由

対応の仕方によって、自社イメージが良くも悪くもなるのが不採用通知です。受け取った人が重い気分にならないよう、上手な伝え方を知っておきましょう。

まずは、不採用通知の基礎知識から説明します。

1. 不採用のお知らせは基本的にメールでOK

不採用のお知らせをする手段は、メール、文書の郵送、電話などがありますが、基本的にはメールでOKです。

最も手間がかからず、双方が気まずい思いをしにくいのがメールでお知らせするメリットです。

メール送信する際の注意点

メールで不採用だと伝える際には、応募者がメールを見逃さないための工夫をする必要があります。

求職中の応募者は企業やエージェントとたくさんメール交換をしているので、メールボックスの中で埋もれてしまう恐れがあるからです。

そのため、ひと目見ただけで選考結果のお知らせだと気づける件名にしましょう。

具体的には、【選考結果のご連絡】【二次選考結果のご通知】と内容を明確に示し、以下のように社名も記載します。

件名:【一次選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇


また、必須ではありませんが、本文の冒頭部分に差出人の会社名と担当社名を入れると、読んだ人が内容を理解しやすいです。

宛名は「貴殿」ではなく個人名を使い、省略はしません。そうしないと、テンプレートをそのまま使用したと思われて、「手抜き」「事務的」といったマイナスイメージを与える恐れがあるからです。

印象を良くするためには、用件を伝えるだけでなく細かな部分まで配慮することが大切です。

2. 返却書類がある場合は郵送で送る

不採用通知を郵送で送るのは、返却書類がある場合です。提出された履歴書やエントリーシート、作品集などを送り返す際に不採用通知を同封します。

メールで不採用のお知らせをした場合でも、返却書類と一緒に不採用通知を同封する必要があるので忘れないようにしましょう。

郵送する際の注意点

郵送する際には、重要なお知らせだと知らせるために封筒に社名と部署名を記載しますが、「不採用通知在中」と書くのはNG。プライバシーが守られる「親展」が最適です。

送付状はあってもなくてもどちらでも構いませんが、不採用通知だけだと冷たい印象を与える場合は、感謝の言葉を盛り込んだ送付状を同封するのがおすすめです。

3. トラブルになりそうな時は電話とメールを併用する

採用結果を知らせる手段として電話もありますが、合格者への連絡で用いられることがほとんどです。

不採用のお知らせで電話を使うのは、メールだとトラブルに発展する危険がある場合です。

通知するのが予定より遅くなった、面接時にトラブルがあって謝罪すべきことがある、そんな事情がある時には電話を併用しましょう。

注意点は、電話だけだと発言内容が記録に残らないこと。電話だけで済ませずに、必ずメールや文書でもお知らせしてください。

4. お知らせするタイミングはできる限り早く!

応募者は選考結果によって今後の予定が決まるので、できる限り早い報告を待っています。だから、文書での通知を予定している場合でも、判定が出た時点でメールでお知らせしましょう。

ケースバイケースですが、面接や審査から3日~1週間以内に不採用のお知らせをするのが一般的です。

結果が出るまでに1週間以上かかる場合は、いつ頃に合否判定がでるかを伝えておくと応募者のストレスが幾分軽くなります。

5.  本人には不採用理由をストレートに伝えない

本人宛の不採用通知にはストレートに不採用理由を書く必要はありません。なぜなら、理由を明記すると応募者との間でトラブルが発生する可能性があるからです。それに、選考基準が外部に漏れる恐れもあります。

応募者から不採用理由を聞かれた時も同様です。企業は不採用理由を伝える法的義務はありません。基本的には「当社規定により回答いたしかねます」だけでOKです。

「不採用になった理由をどうしても知りたい!」と何度も聞かれたら、以下の例文のように失礼にならない言いまわしを心がけましょう。

 

不採用理由を聞かれた時の返答例

  • 「●●様の経歴やスキルは魅力的でしたが、弊社が求める人材像と見合っていなかった」
  • 「応募多数により選考基準が高くなり、相対的に評価してやむなく今回の結果となった」

 

6. 人材紹介会社を介している場合は業者に連絡する

求人への応募の際に人材紹介会社を介在している場合は、本人ではなくエージェントに不採用の報告をします。本人には仲介業者から知らせるルールです。

仲介業者は企業が求める人材を求職者の中から選び出すのが仕事です。そのため、不採用になった理由をエージェントに説明してください。これが、次回以降のミスマッチを防ぐための対策になります。

7. 採用までの過程を応募者に知らせる企業もある

Googleは『不採用を通知するときに、採用に関する意思決定がどのように行われたのかを応募者に説明すると、応募者はその体験を有意義なものとして活かすことができる』という考えで、面接中・面接後のコミュニケーションとしていいニュースもそうでないニュースも応募者に伝えています。

『不採用となった応募者の80%は友人にGoogleへの応募をすすめるだろうと回答しています』という結果が出ていることから、詳細を知らせる方針が企業のイメージアップにつながっていることが分かります。

Googleのように、情報を公開する選択肢を検討するのも良いでしょう。ただし、成功させるのは相当難しいので、不採用理由の告知については慎重に判断してください。

参考:Google re:Work - ガイド: 有意義な応募者体験を提供する採用プロセスを通して応募者に良い体験を提供することで

不採用通知の文例

ここからは、不採用通知の文例テンプレートを様々な状況別に紹介します。

書類選考後の不採用通知

文例1:メール

件名:【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当◇◇でございます。

この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

厳選なる選考の結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

せっかくご応募いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。

●●様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====

 

文例2:返却書類あり(書面)

20**年*月*日

●● ●●様

選考結果のご通知

 

拝啓

この度は数ある企業の中から弊社へご応募いただき誠にありがとうございます。

厳選なる選考の結果、誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝えいたします。ご期待に添えず大変恐縮でございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりした応募書類一式を同封いたしますのでご査収ください。

末尾ではございますが、●●様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

 

敬具

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====

 

面接後の不採用通知

文例1:メール

件名:【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当◇◇でございます。

この度は、数多くの企業の中から弊社へご応募いただき、誠にありがとうございました。

また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労いただき、重ねてお礼申し上げます。

面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討した結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿えない結果となりました。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、ご送付いただいた応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。

●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

 

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====

 

文例2:返却書類あり(書面)

20**年*月*日

●● ●●様

選考結果のご通知

拝啓

この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

●●様との面接を踏まえ、社内にて厳選な選考を行った結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えず大変恐縮でございますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりした応募書類を同封いたしますのでご査収ください。

末尾ではございますが、●●様のさらなるご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====

 

不採用通知の書き方と応募者への配慮

次は、不採用通知の基本構成と応募者に配慮する点について説明します。

不採用通知の基本構成

(1) 文書は「頭語&結語」が必要

不採用を文書で知らせる場合は、「頭語」からスタートします。「頭語」とは手紙の最初に書く言葉で、不採用通知の場合は『拝啓』で統一すればOK。

頭語は結語とセットになっているので、文末は『敬具』で締めくくります。

(2) 応募者名(フルネーム)と差出人

不採用通知に必ず書くべき内容は、応募者の名前(フルネーム)と差出人です。個人名を記載する際には、誤字脱字がないよう十分に注意しましょう。

差出人は会社名、担当者名、住所、電話番号等のを記載します。

(3) あいさつ文(応募者への謝意)

不採用通知では時候の挨拶は不要です。でも、いきなり本題に入るのではなく、応募してくれたことへの感謝の意を伝えましょう。

謝意を表す言葉は非常に重要です。高圧的なイメージを与えないよう丁寧に感謝の気持ちを伝えます。

(4) 選考結果

あいさつ文の後に、本文として選考結果について記載します。大切なことは「不採用」という言葉を使わないこと。

直接的な言葉は配慮に欠けるので、『ご期待に添えず…』等の柔らかい言いまわしにしましょう。

(5) 提出書類の返却について

不採用の告知が済んだら、提出書類の扱いについてお知らせします。返却するのか、返却せずに破棄するのか、などを記載してください。

(6) 結びの言葉

最後は結びの言葉です。応募者の今後の幸せを祈っていることを伝えて締めくくります。手紙の場合は、それに加えて「敬具」も付け加えましょう。

不採用通知を取り消したい!

採用活動をしていると、様々な事情が重なって不採用通知を取り消したい状況になることもあるでしょう。

その場合は、不採用通知を取り消すことができますが、急な連絡を受けた応募者の心中は複雑です。そのため、一度断った非礼を詫びる気持ちで対応してください。

具体的には、まずメールで再選考のお知らせをして、その後に電話でフォローします。

不採用を取り消す文例:メール

件名:【再選考のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当◇◇でございます。

過日、弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。

実は以前応募していただいた職種に増員が必要となりました。

一度ご縁がなかったとお伝えしましたが、●●様のご都合がよろしければ、ぜひ再びお話させていただきたくご連絡いたしました。

すでに他社にてご活躍であれば大変失礼いたしました。

ご多忙の折大変恐縮ですが、もしお話の機会を設けていただけるのであれば、ご連絡いただきたく存じます。

 

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====


再選考のお知らせメールの重要ポイントは、こちらの誠意が伝わる内容にすること。そして、メール後の電話でも丁寧な言葉遣いを心がけ、応募者のスキルを必要としている旨を伝えましょう。

不採用を取り消す会話例:電話

株式会社〇〇〇〇の採用担当◇◇でございます。

先日は●●様に不採用という大変申し訳ないご連絡を差し上げましたが、実はご応募いただいた職種で増員が必要となりました。

もし今も就職活動をされているのであれば、再びお話をさせていただきたいと思いご連絡いたしました。

弊社では更なる事業拡大のために●●様のお力を必要としています。

ご検討いただけますでしょうか?


また、同じ職種ではなく、他のポジションで募集をかける際に不採用にした人に声をかけたい場合もあるかと思います。

その時には、過去にお断りしたことを詫びつつ、再度コンタクトを取りましょう。

不採用通知を出した人に再度声をかける時の文例:メール

件名:【××職募集のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当◇◇でございます。

前回は●●様に対して大変申し訳ないご連絡を差し上げましたが、その後いかがお過ごしでしょうか?

実は以前応募していただいた職種とは別のポジションで欠員が出ました。

もし●●様が今も就職活動をされているのでしたら、再度選考からとなりますが、ぜひ再びお話させていただきたいと思いご連絡を差し上げました。

一度こちらからお断りの連絡をしたにも関わらず、このようなご相談を差し上げ誠に申し訳ございません。

しかしながら、弊社ではさらなる組織強化のために●●様のスキルを必要としています。

参考までに、募集要項を記載いたします。

ーーーーーーーーーー

◆募集職種

・~~~

・~~~

◆勤務について

・雇用形態 正社員

・勤務地 本社 

・勤務時間 9:00~17:30(完全週休2日制)

・待遇 月給20万円以上

◆選考の流れ

【1】履歴書/職務経歴書による審査   

【2】一次面接

【3】二次面接

【4】内定

ーーーーーーーーーー

ご多忙の折大変恐縮ですが、もしお話の機会を設けていただけるのであれば、ご連絡いただきたく存じます。

株式会社〇〇〇〇
採用担当 ◇◇
住所:=====
TEL:=====
Mail:=====


別の職種やポジションの募集でコンタクトをとる際には、募集要項など受け取った人が知りたい情報を記載しましょう。

何も情報がないと検討のしようがないからです。詳細が分かったほうが返事が来る確率が高くなります。

まとめ

不採用通知を送る際には、応募者に悪いイメージを与えないための対策が必須です。

マイナスイメージが社会に広がると、次年度以降の求職者が集まらない恐れがあります。それに、他社に就職した応募者と将来取り引きを行うかもしれません。

大切なポイントは、「不採用にした人だからうちの会社とは関係ない」と思わないこと。採用担当の働き具合が社の未来に大きく関わっています。イメージアップにつながる接し方を心がけましょう

画像出典元:O-DAN

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