英語対応の勤怠管理システムは導入すべき?非対応ではなぜダメなのか

英語対応の勤怠管理システムは導入すべき?非対応ではなぜダメなのか

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 浜田みか

グローバル化が進み、国内でも外国人労働者を雇用している企業はずいぶんと増えてきました。

その反面、勤怠管理において、日本語がわからない外国人労働者との間でトラブルが生じるケースも出てきています。

こうした課題が解決可能なのが、英語対応できる勤怠管理システムです。

今回は、英語対応の勤怠管理システムがなぜ必要なのか、システムの特徴から導入したほうがいい企業、おすすめの勤怠管理システムまでご紹介します。

英語対応の勤怠管理システムはなぜ必要か?

働き方改革によって複雑化している勤怠管理。さらに、グローバル化が重なり、外国人労働者の勤怠管理についても併せて考える時代になってきています。

ここでは、なぜ英語対応の勤怠管理システムが必要なのか。勤怠管理システムの特徴や導入すべき企業の一例と併せてご紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤務状態を把握するためのシステムです。出退勤をはじめ、有給休暇の取得、残業申請なども含みます。

これらを一元管理するためのシステムが、勤怠管理システムです。

英語対応の勤怠管理システムが必要な理由

英語対応の勤怠管理システムが必要な理由は、グローバル化が進み、従業員が日本人ばかりではなくなってきたからです。

たとえば、海外からの研修生や、在日の外国人労働者などの中には、日本語の読み書きが難しいという人も少なくありません。

そんな従業員に対して、勤怠に関する諸業務が日本語でしか対応不能であれば、外国人労働者との間にトラブルも発生しやすくなります。

特に、外国人は日本人にくらべて労働時間や労働報酬に対してシビアな面を持ち合わせています。勤怠管理に対して不信感があれば、トラブルの原因になりがちです。

そのため、英語対応の勤怠管理システムの導入が必要といえるのです。

また、国内企業だけでなく、海外進出をしている企業にとっても現地の従業員の勤怠管理は避けて通ることができません。

従業員の多国籍化が進んでいる現状では、日本語のみしか対応できない勤怠管理システムの利用は実情に則していないと言わざるをえないのです。

従業員が多国籍化している企業で英語非対応の勤怠管理システムを使い続けることは、操作方法が理解できない、勤怠管理のシステムを理解できないといった問題も生じます。

このほかにも、海外で活躍する従業員の勤怠管理には、時差の問題もかかわってきます。

英語対応の勤怠管理システムでは、言語的問題以外にも時差問題も解決してくれます。

英語対応の勤怠管理システムを導入したほうがいい企業とは

英語対応の勤怠管理システムを導入したほうがいい企業とは、外国人労働者を雇用しているところや海外での利用が見込まれる企業です。

英語対応の勤怠管理システムには、次のような機能があります。それらが外国人労働者や海外での利用に適しているのです。

  • 日本語と英語の複数言語での表記
  • クラウドによるデータ管理
  • 時差対策
  • 不法就労の防止 など


国内で外国人労働者を雇用する場合、不法就労にならないよう必要書類の管理はもちろん、在留期限の把握も必要です。

英語対応の勤怠管理システムには、こうした外国人労働者の雇用に関連する諸業務についてもカバーできる機能が備わっています。

海外進出をしている企業や海外出張が頻繁にある企業では、現地時間での就労把握も必要です。

時差が考慮されていない勤怠管理システムでは、すべての打刻時間が日本時間での管理となってしまい、正確な時間を把握しにくくなります。

また、オンプレミスのように自社内サーバーに構築された勤怠管理システムでしか、勤怠情報を入力できないとなれば、データ管理も煩雑になりかねません。

海外からでも簡単に勤務状況をデータ化するには、やはりクラウド管理できるものが便利です。

海外出張のように一時的な現地滞留以外にも、海外支社などで勤務する現地労働者の勤怠情報を一括管理することも、クラウドであれば簡単にできます。

これらのことから、外国人労働者の雇用がある企業、あるいは海外での利用が見込まれる企業では、英語対応の勤怠管理システム導入は必要です。

英語対応の勤怠管理システムを選ぶポイント

では、実際に英語対応の勤怠管理システムを選ぶとき、どのような点に留意するのがいいのでしょうか。

言語切り替えが簡単にできるもの

日本語と英語をワンタッチ、あるいは少ない動作で言語切り替えできるものを選びましょう。

切り替えが簡単なものがいいのは、日本人労働者と外国人労働者が同じシステムを使いやすくなるからです。

日本人・外国人で勤怠管理システムを用意するのは、コストがかかるうえ、管理業務そのものが非効率になりかねません。

言語切り替えができるものでも操作に手間取るものを選ぶと、外国人労働者が理解しにくく誤処理を招く原因にもなります。

クラウド管理できるもの

海外出張の場合、現地時間での勤務状況の把握が必要です。

現地に支社や支店がない場合、パソコンやモバイル機器などを使って勤怠管理システムにアクセスできるようにせねばなりません。その際に有用なのが、クラウドタイプの勤怠管理システムです。

また、現地を含めて情勢の変動によって、海外勤務でもリモートワークやテレワークに切り替わる可能性もあります。

これらを考慮すると、どこからでも勤怠情報を入力できるクラウド管理できるシステムを導入するほうが、すぐに状況に対応することが可能です。

時差対策がされているもの

海外出張のある企業では、日本国内での勤務と海外出張時の勤務をあわせて1ヵ月の勤務データを締めることがあります。

こうしたとき、時差対策のない勤怠管理システムでは海外出張時の勤務状況をいちいち現地時間に修正するという処理が発生します。

少数かつ数時間であればさほど手間にはなりませんが、人数や期間が増えるほど作業にかかる負担は大きくなります。時差対策された勤怠管理システムであれば、そうした手間を省けます。

英語対応の勤怠管理システムのメリット・デメリット

ここからは、英語対応の勤怠管理システムのメリットとデメリットについてご紹介します。

メリット

  • 大半の外国人労働者が理解できる
  • 時差対策によって海外でもそのまま利用できる
  • 海外進出時にシステムを移行する必要がない

最大のメリットは、英語は日本語よりもシェアが広く、たいていの外国人労働者が理解できる言語だという点です。

英語圏ではなくても、日本語よりも英語のほうが親しみがあるという外国人は多くいます。

日本語は、外国人にとって難しい言語の一つ。英語対応されているかどうかは、労働者の安心感にも繋がります。

何度か述べていますが、時差対策されている勤怠管理システムは、海外出張時や海外勤務時に現地時間での勤務状況を正確に管理できます。

勤怠情報は、支払われる給与にも影響を及ぼす大切なデータです。正確性を欠くような業務フローが挟まれることがあれば、従業員も不安です。

海外でもそのまま利用できるシステムならば、国内・海外場所を問わずに一元管理できます。

英語に非対応な勤怠管理システムを利用していると、事業が成長して海外進出を図る際に、勤怠管理システムそのものを英語に対応しているものに移行する必要性が出てきます。

そうなると、これまでの勤怠管理のやり方そのものから見直しを図ることになり、新たなコストが発生するだけでなく、業務負荷も高まりかねません。

しかし、英語に対応している勤怠管理システムを導入していれば、将来海外進出を図っても、現行の勤怠管理システムのまま事業を進めていけます

デメリット

  • システムの選択肢が限られる
  • 海外出張や外国人労働者雇用の頻度が低いなら移行の必要性が低い


英語対応できる勤怠管理システムは、日本語のみ対応している勤怠管理システムと比較すると、その数はかなり限られてしまいます。

さらに、時差対策や外国人労働者の雇用に関する書類管理なども併せてできるようなシステムであれば、その数はさらに少なくなります。

英語非対応の勤怠管理システムよりも、システム選択時の幅が限られてしまうのです。

また、企業によっても海外出張や外国人労働者雇用の頻度は異なります。その頻度が高ければ、英語対応の勤怠管理システムの必要性も高くなります。

一方、頻度が低ければ、個別でも対応可能となり、わざわざ英語対応の勤怠管理システムに移行する必要性は低くなります。

すでに勤怠管理システムを導入しており、新たに英語対応を検討している場合は、海外出張や外国人労働者雇用の頻度と照らし合わせて検討するのが賢明です。

反対に、まだ勤怠管理システムを導入しておらず、将来的に海外進出や外国人労働者の雇用を視野に入れている企業は、英語対応の勤怠管理システムを導入するのが賢い選択といえるでしょう。

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

勤怠管理システムはさまざまな事業者から提供されていますが、なかでも編集部厳選のおすすめシステムをピックアップしました!

自社に最適なものはどれなのか?比較検討してみてくださいね!

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
300,000円 400円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

英語対応の勤怠管理システムは、今後の自社の展開を考慮して検討したほうがいいといえます。

たとえば、海外との取引や外国人労働者の受け入れを始めた企業では、日本語のみの勤怠管理システムでは対応しきれない場面も出てきます。

自社のニーズに合わせて、導入を検討してみてください。


画像出典元:Pixabay、Pexels、Unsplash

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