【人事評価システムとは】主な機能や導入で得られる効果・選び方のポイントを解説!

【人事評価システムとは】主な機能や導入で得られる効果・選び方のポイントを解説!

記事更新日: 2024/06/10

執筆: 編集部

人事評価システムは、単なる人事評価業務の効率化ツールではありません。

人事評価システムを導入すれば、評価の公平性を保ち、マネジメントの質を向上できます。

この記事では、人事評価に課題を感じてる企業や人事担当の方にむけて、人事評価システムのメリットや選び方のポイント、導入の手順を解説します。

人事評価システムの導入を積極的に検討し、組織の成長を促進させましょう。

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人事評価システムとは?

人事評価システムとは、人事評価に関する業務を自動化できるシステムです。

人事評価は、人材育成、社員のモチベーション向上、組織の活性化に欠かせません。

しかし、これまでの紙ベースやExcelによる評価は、膨大な作業量や評価結果の偏り、データ分析の難しさなど、多くの課題を抱えていました。

そうしたなか、企業のニーズに合わせたさまざまなタイプの人事評価システムが登場し、業務の効率化だけでなく、評価の公平性を担保できるなどの理由から、企業の規模や業種を問わず導入が進んでいます。

人事評価システムの種類

人事評価システムは、大きく分けて3種類あります。

それぞれの特徴とメリット・デメリットを比較し、自社に適したシステムを選びましょう。

クラウド型

クラウド型はインターネット上のサーバーで利用できるシステムです。

インターネット環境があれば場所や時間を選ばず、出張やテレワークなどにも対応可能です。

サーバーやソフトウェアの管理や保守は不要なため、導入費用やランニングコストが比較的安価ですが、機能を自社に合うようにカスタマイズしたい場合には不向きです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でサーバーやソフトウェアを構築して管理・運用します。

カスタマイズ性が高く、セキュリティ対策や自社に合ったシステムを構築したい場合におすすめです。

ただし、初期費用が高く、導入・運用に手間がかかります。

パッケージ型

パッケージ型は、既製のソフトウェアを購入し、パソコンにソフトをインストールして使用します。

月額費用やサーバー費用は不要で、インターネット環境がなくてもシステムを使用できます。

しかし、クラウド型と同じくカスタマイズ性が低いほか、ソフトをインストールしたパソコンでしか使用できないため、部署間での情報共有に手間がかかります。

  クラウド型 オンプレミス型 パッケージ型
導入形態 インターネット経由 自社内にサーバーを設置 ソフトウェアを
インストール
サーバー 不要 自社で管理 不要
カスタマイズ性 低い 高い 低い
セキュリティ システム提供側で対策 自社で対策 ソフトウェアに依存
導入コスト 比較的安い 高い 比較的安い
最新機能 自動アップデート 自社でアップデート ベンダーに依存

 

人事評価システムの主な機能

人事評価システムのおもな機能は以下の4つです。

  • 従業員情報の管理
  • 目標・進捗管理
  • 人事評価機能
  • 他システムとの連携

従業員情報の管理

人事評価システムは、従業員の個人情報や経歴、スキルなど、従業員に関するあらゆる情報をシステム上で一元管理できます。

人事評価に関わる全員が、部署や場所を問わず、必要な情報にすぐにアクセス可能になります。

常に最新の情報を把握できれば、正確な人事評価の土台となり、配属先の検討やキャリアプランの策定に役立てられるでしょう。

目標・進捗管理

人事評価システムでは、従業員の目標や達成度、評価などを登録・管理できます。

目標の達成度を可視化できるため、社員のモチベーションアップや目標達成に向けたアドバイスがしやすくなります。

また、システム上で面談やフィードバックの内容を管理・分析でき、振り返りや次の目標設定に活用できます。

人事評価機能

人事評価システムにはさまざまな評価機能があり、自社の評価手段にあわせた評価が可能です。

評価者や人事担当者の負担が軽減されるだけでなく、評価基準を明確にできるため、評価の公平性を保てます

人事評価システムでおもに管理できる人事評価の種類は以下のとおりです。

MB評価 目標達成度に基づいて個人の貢献度を評価
360度評価 上司、同僚、部下など、多角的な視点から評価
コンピテンシー評価 職務遂行に必要な能力(コンピテンシー)を明確化し、評価

 

他システムとの連携

人事評価システムは、給与計算システムや勤怠管理システムなど、ほかのシステムと連携することで、さらに多くのメリットを生み出せます

たとえば、人事評価システムと採用管理システムを連携すれば、採用内定者の情報を自動で同期でき、人材の配置を効率的に検討できます。

システム連携によって得られるデータを分析して、組織全体の人材課題を把握し、効果的な人材育成の施策・立案に役立てましょう。

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人事評価システム導入メリット4つ

では、有料の人事評価システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

4つのメリットについて説明します。

1. 人事評価作業の効率化

人事評価システムはこれらの作業を大幅に効率化でき、作業時間を軽減します。

  • 評価項目の設定作業
  • 目標や進捗の入力
  • 締切日前の提出催促
  • 従業員が記入した内容へのフィードバック
  • 評価内容の集計と分析
  • 評価内容を踏まえた賞与の計算

モバイル対応できるシステムを導入すると、外出時や出張先でも各自がスマホで進捗を記入したり内容を確認したりでき、非常に便利です。

2. 従業員のモチベーション向上

評価項目が不明確の場合、評価する側のスキルが不十分な場合、従業員が評価内容に不信感をもつことが多々あります。

「上司との相性が評価内容に影響しているのでは」と感じたことがある方も多いでしょう。

人事評価システムは、評価項目が明確に定められていて、評価する側のスキルが求められないので、不当な評価が生まれにくい環境が整います。

公正な人事評価が当たり前になれば、「頑張れば評価される」と思えるので業務へのモチベーションがあがり、結果的にチーム全体の雰囲気も良くなります。

3. 新しい評価制度を導入可能

多くの日本企業の評価制度は、「能力評価」「業績評価」「情意評価」が軸になっていて、これら3つを組み合わせる比率を変えることによって、自社に最適な制度を作っています。


しかし、近年、評価方法が非常に多様化しています。

例えばこんな評価制度をよく耳にするようになりました。


人事評価システムを導入すると、新しい評価制度を簡単に取り入れられます。

4. 育成方針を明確化

人事評価システムには「人の印象に左右されない機械的に評価されたデータ」が蓄積されます。

また、過去のプロジェクト履歴や研修受講履歴など、行動履歴も保存されていきます。

これらのデータを活用すれば、従業員の得意や不得意が可視化され、個人の育成方針を立てやすくなります。

個人だけではありません。それぞれのチームに足りないスキルや得意な分野も明らかになります。

これらのデータをそのチームの上司だけでなく全社で共有できるので、異動の際に効率的に人を配置可能です。

担当上司が変わっても情報が引き継がれることも大きなメリットですね。

人事評価システム導入の注意点

メリットの多い人事評価システムですが、コストと導入の面で課題があるため注意が必要です。

対策とともに見ていきましょう。

コストがかかる

人事評価システムの導入には、初期費用とランニングコストが発生します。

しかし、適切な人事評価システムの選定と運用によって、コスト以上の効果が期待できます。

コストを抑えるため、以下のように対策しましょう。

  • 導入の目的と課題を明確にする
  • 導入前後の人事評価にかかるコストを比較する
  • さまざまな人事評価システムを比較検討する
  • 必要な機能のみ導入する

 システムの導入・定着に手間がかかる

人事評価システムを導入する際には、人事評価システムの機能や特性を活かせるように、評価制度やフローの見直しが必要になります。

また、評価担当者や評価対象者の理解を得て、システムが使いこなされなければ、十分な効果は得られません。

システムの導入・定着を成功させるためには、以下の対策が効果的です。

  • 社員の意見を収集する
  • 導入の目的やメリットを説明する
  • 運用ルールを明確にする
  • 十分なトレーニングを実施する

人事評価システムを選ぶポイント

人事評価システム選びに失敗してしまうと、本来の効果を十分に発揮できず、導入コストが無駄になってしまう可能性があります。

チェックポイントは以下の5つです。

  • 目的に合った機能があるか
  • セキュリティは万全か
  • カスタマイズ性はあるか
  • システムの使いやすさ
  • データ分析機能

目的に合った機能があるか

人事評価システムを導入する目的を明確にし、目的に合った機能を備えたシステムを選べば、導入の効果がアップします。

たとえば、目標管理を重視する場合は、目標設定、進捗管理、フィードバックなどの機能が充実しているシステムを選ぶ必要があります。

人材管理全般を効率化したい場合は、他システムと連携が可能な人事評価システムを選ぶのがおすすめです。

人事評価システムを導入する目的を明確にすることが、適切な機能を選ぶ第一歩です。

セキュリティは万全か

人事評価システムには、個人情報や評価結果などの重要な情報が含まれているため、セキュリティ対策が万全なシステム選びが重要です。

とくに、インターネット上で情報を管理するクラウド型の人事評価システムの場合は、前もってどのように情報を管理するのか確認しましょう。

カスタマイズ性はあるか

カスタマイズ性が高いシステムであれば、自社のニーズに合ったシステムを構築できます。

将来的な評価制度の変更にも柔軟に対応できるか確認しておきましょう。

ただし、カスタマイズできる人事評価システムは、専門の知識やスキルが必要な場合もあるので、操作性とのバランスを考慮することが大切です。

システムの使いやすさ

人事評価システムは、人事担当者や評価担当者だけでなく、評価対象となる社員も使いやすいシステムを選びましょう。

使いにくいシステムでは評価業務が非効率になるだけでなく、社員の負担にもなります。

具体的な確認ポイントとしては、以下のようなものがあります。

  • 画面デザイン:シンプルで見やすいデザインになっているか
  • 操作方法:直感的に操作できるか、複雑な操作はないか
  • マニュアル:内容が充実しており、わかりやすく書かれているか
  • ヘルプ機能:充実しているか、すぐに必要な情報を見つけられるか

データ分析機能

人事評価システムには、評価結果を分析する機能が搭載されているものがあります。

評価データを分析することで、組織全体の人材課題が可視化され、効果的な人材育成に役立ちます。

分析結果は、具体的に次のような場面で活用できます。

  • 自社が現状抱えている課題の発見
  • 昇進や異動の判断材料
  • 公正かつ透明な評価の実施
  • 人材育成やマネジメントの見直し

 

人事評価システムの導入手順

人事評価システム導入のステップを詳しく説明します。

  1. 自社評価制度の見直し
  2. 導入目的・課題の整理
  3. 人事評価システムの選定
  4. 従業員への周知
  5. システムの導入

自社評価制度の見直し

まず、人事評価システムを導入する前に、土台となる自社の人事評価制度を見直しましょう。

人事評価システムの導入後に適切な人事評価が行えるかどうかイメージしながら、自社の評価制度の現状を整理し、可視化しておくと便利です。

現状の人事評価制度に問題があれば、人事評価システムを導入しても効果が十分に発揮できません。

導入目的・課題の整理

次に、整理した現状の評価制度にどのような課題があるか洗い出します。

とくに、人事担当者はシステムの導入が目的になりがちですが、どんな課題を解決したくて人事評価システムを導入するのか明確にしましょう。

システムの導入によって実現したい目的を定めることで、必要な機能を絞り込み、自社に合ったシステムが選べます。

人事評価システムの選定

自社の課題を解決できる機能を軸にして、人事評価システムを選定しましょう。

ただし、導入の工数やコストが想定よりも多く発生する可能性もあるため、課題との合致度や予算を考慮する必要があります。

各部門の人事評価担当者や、システム担当者などの意見も参考にするとよいでしょう。

従業員への周知

人事評価システムの導入には、従業員の理解と協力が欠かせません。

社員が不安にならないようにしっかりと説明して、納得してもらう必要があります。

人事評価システムの導入や運用ルールについての説明会を開催したり、マニュアルを配布するなど、事前の対策が大切です。

システムの導入

システムの導入には、データ移行、設定、テストなどが必要です。

また、運用には人事担当者だけでなく、情報システム部門の協力も必要なため、導入スケジュールは余裕をもって計画しましょう。

また、人事評価システムは、定期的に見直しすることで効果的な活用が可能になります。

上記のステップを参考に、慎重に計画と準備を進めましょう。

まとめ

人事評価システムの導入は費用はかかりますが、作業の効率性・セキュリティ・人材データの活用、どの側面においても無料で人事評価を管理するよりはるかに大きなメリットがあります。

従業員のモチベーションを保ち、離職率を低く抑える上でも、人事評価システムは有効です。

画像出典元:Burst、Pixabay

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