人事評価システムとは?無料で管理する方法と有料システム利用を解説

人事評価システムとは?無料で管理する方法と有料システム利用を解説

記事更新日: 2020/10/15

執筆: 編集部

この記事では、無料で人事評価を管理する方法と有料の人事評価システムについて解説します。

Excelやスプレッドシートでの人事評価データ管理は、セキュリティ面や非効率な作業などデメリットが多くあります。

人事評価システムのメリットを理解し、有料の人事評価システムの導入を選びましょう。

無料トライアルがある人事評価システムも紹介します。

人事評価システムとは?

人事評価業務の全般をサポートするのが人事評価システムです。

人事評価システムの機能例としては以下があります。

  • 個人目標の決定と上長による承認
  • 個人目標の達成度合いの本人評価と上長による評価
  • 会社としてのコンピテンシー設定と評価
  • 目標の設定度合いや達成度合いの集計
  • 上長による評価結果の集計

人事評価データ管理の重要性

人事評価は会社と社員のモチベーションや方向性・成長に関わる重要なデータです。

さらに、人事評価は重要な個人情報です。

人事評価データは、流出や改ざんリスクから考えて、不特定多数が編集できるような状態で管理するべきではありません。

無料で人事評価を管理する方法

ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する

ExcelやGoogleスプレッドシートを活用すれば、無料で人事評価ができます。

人事評価の多くは上長などの評価者が部下を点数で評価するものです。

上司が人事評価する場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートに項目と点数さえ入力できるようにすれば運用できます。

テンプレートを利用するとより簡単です。

有料システムの無料期間を利用する

人事評価システムは、有料プランを契約する前に無料で試せるサービスもあります。

無料期間内にシステムの使い勝手などを確認できます。

なお、利用できる機能は有料会員と同等の場合もあれば、一部機能に限定されている場合もあります。

有料システムが無料で使用できるのは基本的に期間限定です。

人事評価システムを継続利用する場合は、有料に切り替えなければなりません。

フリーソフトをおすすめしない理由

人事評価システムにはフリーソフト(無料ソフト)もあります。

しかし、フリーソフトの人事評価システムの利用はおすすめできません。

理由は、サービス提供の不安定さとセキュリティ対策の脆弱性です。

  • 突然サービス終了する可能性がある
  • 法規制対応など新しい機能が提供されない可能性がある
  • セキュリティ対策に不安がある
  • サービス提供が不安定である

全てのフリーソフトでこれらの項目が該当するとは限りませんが、不安事項が多くあります。

フリーソフトを利用する場合は、会社の重要情報を預けるリスクを考えるべきです。

有料の人事評価システム導入メリット

人事評価作業の効率化

人事評価システムの自動化・効率化の機能を利用すると、以下の作業時間が軽減されます。

  • 評価状況の確認
  • 締切日が近いことのフォロー
  • 評価項目の設定作業
  • 評価内容の集計と分析
  • 評価内容を踏まえた賞与の計算

 

公正な人事評価に対する従業員のモチベーションの向上

人事評価システムは、評価する側も評価される側も、評価される観点や基準について共通の認識を持てるメリットがあります。

評価項目が不明確の場合、評価される側は評価する側に左右された人事評価が行われた印象を持ちます。

人事評価システムでの評価は、決められた項目に沿った機械的な評価が入る事で、評価する側からの印象で評価が左右される可能性を下げられます。

結果、公平な評価を受けやすくなり「頑張れば評価される」と社員のモチベーション向上に繋がります。

人材の育成と課題のデータが一元化出来る

人事評価システムの集計機能を活用することで人材育成や人材の課題を明確にできるメリットがあります。

人事評価システムには「人の印象に左右されない機械的に評価されたデータ」が蓄積されます。

データ分析による社員の得意や不得意が可視化され、育成方針を立てやすくなるのです。

さらに、システムへのデータ保存により人事評価の情報は社内で共有しやすくなります。

担当者が変わっても「どの人材をどのように育成すれば効率が良いか」「誰とだれを一緒に育成すれば良いか」などがデータから明確になり、継続的な人材育成が実現できます。

有料の人事評価システムのデメリットは費用だけ

有料の人事評価システムのデメリットは「費用」だけと考えましょう。

人事評価システムが有料には理由があります。

  • 最新の機能を利用するため
  • 安定した動作を提供してもらうため
  • 導入後のサポートを受けるため

費用が発生することはデメリットですが、サポート内容や利用できる機能を踏まえると必ずしもデメリットだとは言い切れません。

有料の人事評価システムを選ぶポイント

システム導入後のサポート体制

導入後のサポートが充実しているかどうかは、人事評価システムを使うにあたり重要です。

有料の人事評価システムのサポートとは以下のようなサービスを指します。

  • 画面の操作方法の指導
  • システムの設定変更
  • 入力間違いしたデータの修正

サポートの内容や体制はベンダーによって異なります。システム導入後のサポートがあるか確認しておきましょう。

セキュリティ対策

人事評価システムは、非常に機密性の高い個人情報を取り扱うものです。

社外に流出するのはもちろんのこと、社内で権限のない人が見るのも避けなければなりません。

最近は多くのベンダーで情報漏洩しないように、様々なセキュリティ対策が取られています。

公式情報と口コミの2つを確認し、セキュリティ対策が充実している人事評価システムを選択しましょう。

 

導入費用・運用費用が自社に合っているか

有料の人事評価システムを使う場合、導入費用や運用費用が自社に合っているか確認しましょう。

導入する人事評価システムの導入費用と運用費用は以下を指します。

導入費用 システムの購入費や設定費用
運用費用 システムの月額利用費など継続的にかかる費用

 

評価データ移動や他のシステムとの連携は可能か

人事評価システム導入の際は、既存のデータの取り込みや他のシステムとの連携を確認しましょう。

既存の評価データが取り込めない場合、情報を全て入力し直さなければなりません。

データの移行作業は手間がかかるため、可能な限り避けるべきです。

無料トライアルがある人事評価システム3選

1. HRBrain(HRブレイン)

画像出典元:「HRBrain」公式HP

HRBrainは、使いやすさと人事評価管理から人事制度構築やタレントマネジメントまで対応しているクラウド人材管理システムです。

トライアル期間は2週間で、全ての機能を試せます。

「Zoom」などのWeb会議による説明対応が可能です。

 

2. sai*reco(サイレコ)

画像出典元:「sai*reco」公式HP

「サイレコ」は、クラウド型人事管理システムです。

幅広い機能が充実しており、人事評価だけでなくワークフローや給与明細も対応しています。

無料トライアルがあります。

 

3. あしたのクラウド

画像出典元:「あしたのクラウド」公式HP

あしたのクラウドは、導入後のサポート体制が充実しています。

使いやすさや今の評価制度をそのまま再現できるカスタマイズの自由が特徴です。

あしたのクラウドを自社の希望に合わせてカスタマイズした無料デモが体験できます。

 

まとめ

無料で人事評価を管理する方法はありますが、会社として人事評価データ管理体制が脆弱で、人事評価の作業も非効率です。

人事評価システムの導入は、セキュリティ面でも、人材データの活用においても、無料で人事評価を管理するよりメリットが多くあります。

数値や印象に左右されない人事評価は、社員のモチベーション向上や今後の採用活動にも活用できます。

有償の人事評価システムの導入を検討しましょう。

画像出典元:Burst、Pixabay

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