ビジネスコミュニケーションは必要?目的やメリット、スキルUP方法

ビジネスコミュニケーションは必要?目的やメリット、スキルUP方法

記事更新日: 2020/07/21

執筆: 編集部

ビジネスコミュニケーションは、職場の人間関係や取引先との関係を良好にするために必要です。

仕事のスキルとは直接関係しませんが、誰とでもコミュニケーションできる人ほど評価は高くなるでしょう。

本記事では、ビジネスコミュニケーションの概要や目的に加え、メリットやビジネスコミュニケーションスキルが高い人の特徴を紹介します。

スキル不足を感じている人には鍛え方のポイントも紹介するので、併せて確認してください。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスでの評価や成果はコミュニケーション能力に左右される部分が少なくありません。

しかしそもそも「ビジネスコミュニケーション」とはどのようなものを指すのでしょうか。

ビジネスコミュニケーションの概要や目的、ビジネスコミュニケーションに欠かせない要素を紹介します。

仕事を円滑にするためのコミュニケーション

ビジネスコミュニケーションとは、仕事を円滑に進めていくために必要なコミュニケーションです。

日常生活でも、人付き合いを円滑に行う上で適切なコミュニケーションは欠かせません。ビジネスの場合はこれに「仕事」が絡むため、より慎重に行う必要があります。

次のようなシーンでビジネスコミュニケーションの重要性は痛感されるでしょう。

  • 接客販売
  • 取引先との折衝・交渉
  • 部下への教育
  • 上司への報告など

ビジネスコミュニケーションとは、ある意味仕事の「潤滑油」です。あらゆるビジネスシーンにおいて対人関係を円滑にし、ビジネス上の関係を良好に保ちます。

ジネスコミュニケーションの目的

ビジネスのあらゆる場所で必要とされるビジネスコミュニケーションですが、とくに重視されるのが社内でのビジネスコミュニケーションです。

社員同士がお互いに適切なビジネスコミュニケーションを図ることができれば、企業の健全な経営に役立ちます。

社内のビジネスコミュニケーションの目的は、主に次のようなものが考えられるでしょう。

  • 企業のビジョンや目標を社員同士で共有する
  • 仕事の状況や進捗を共有する
  • 社員同士が親交を深め、協働意識を強める
  • 誰もが長く働きやすい環境を作る

「働き方改革」が推進される昨今、多様な働き方が認められ社員の流動性が高まっています。社員同士のつながりは希薄になりがちで、お互いの意思疎通は難しい状態です。

すべての社員が会社の利益のために同じ方向を向いて働いていくには、適切なビジネスコミュニケーションは欠かせないといえるでしょう。

ビジネスコミュニケーションの種類

コミュニケーションには二つのタイプがあります。ビジネスでコミュニケーションをとるときは、両者をうまく組み合わせて使いましょう。

コミュニケーションの種類について考察します。

1. 言語コミュニケーション

まず一つ目は言葉を使ったコミュニケーションです。

ビジネスコミュニケーションでは「言葉の分かりやすさ」「正確さ」、そしてときに「親しみやすさ」が重視されます。

堅苦しいばかりの言葉遣いをしていては、円滑なコミュニケーションは図れません。場の雰囲気にあわせて臨機応変に言葉を選ぶのがベターです。

また、言葉でコミュニケーションをとるときは自分の意志を正確にきちんと伝える必要があります。語尾を濁した曖昧な主張は、ビジネストラブルの原因となりかねません。

言い切り系を使い、たとえ話などを交えながら相手の理解を得ることが大切です。

加えて、自分ばかり意見を主張するのは避けましょう。ビジネスコミュニケーションでは相手の主張に耳を傾けることが特に必要です。

相手の言葉をきちんと受け止めることも、言語コミュニケーションには欠かせません。

2. 非言語コミュニケーション

合図や仕草などを使ったコミュニケーションは「ノンバーバル・コミュニケーション」ともいわれます。

会話の雰囲気作りに有益で、ときにリラックスした雰囲気を演出したり真剣に聞いていることをアピールできたりなどします。

ただしあまりに大げさな仕草や合図などは、ビジネスコミュニケーションには不向きです。「相手の目を見て頷く」「軽いあいづちを返す」など状況を見て判断しましょう。

コミュニケーションスキルの高い人ほど、非言語コミュニケーションが得意です。言語コミュニケーションスキルと併せて、こちらも普段から意識しておきましょう。

ビジネスコミュニケーションのメリット

ビジネスコミュニケーションを適切に取ることで、仕事場さまざまなメリットが生まれます。ビジネスコミュニケーションによるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

社内・社外のメリットをそれぞれ紹介します。

社内におけるビジネスコミュニケーションのメリット

  • 生産性の向上
  • 職場環境の向上

社内でビジネスコミュニケーションを積極的にとるメリットとして、まず「生産性の向上」が挙げられます。

社員同士のコミュニケーションがきちんと図られていれば、業務の進捗もスムーズになります。

分業が円滑に進むほか、情報の共有も容易です。無駄な業務は速やかに改善されやすく、これが会社全体の生産性の向上に直結します。

また、お互いに言いたいことを言える環境は社員にとって居心地のよいものです。困った時は相談しやすくなり、一人一人の負担が軽減されます。

ビジネスコミュニケーションが増えるほど、社員同士の関係性も密になるでしょう。

社外におけるビジネスコミュニケーションのメリット

  • 顧客満足度の向上
  • 会社のブランド力の向上

積極的にビジネスパートナーとコミュニケーションを図ることで、社外での評価も上がります。

まずビジネスコミュニケーションによって顧客との関係が円滑になれば、より深い意見交換ができるようになります。

このときの意見を商品のアイデアや制作に反映できれば、顧客の満足できるものを提供できるでしょう。

また、顧客満足度が上がっていけば、自然に会社の評価も高まります。個人の評価がそのまま会社の評価に直結し、企業の知名度やブランド力向上に役立つのです。

ビジネスコミュニケーションで気をつけたいポイント

ビジネスコミュニケーションの取り方はシチュエーションや相手によって大きく異なります。接客なら接客の、営業なら営業のビジネスコミュニケーションスキルが必要です。

ただしどんなビジネスコミュニケーションでも、忘れてはいけない「土台」があります。ビジネスコミュニケーションスキルを磨く前に、心に留めておきたいポイントをみてみましょう。

1. 信頼関係を保つ

ビジネスにおいて「信頼」は最も重要なものの一つです。ビジネスコミュニケーションをとるときは、些細な言葉や行動で相手の信頼を損ねないよう注意しましょう。

個人同士の付き合いとは違い、ビジネスの付き合いはシビアです。

「信頼するに足らない人物」とみなされれば、長い付き合いでもあっさり終わってしまうかもしれません。

ビジネスコミュニケーションを取るときは言葉一つ行動一つに相手の目が光っていると承知しておきましょう。

2. お互いのメリットを考えること

ビジネス上での付き合いは、自社や自分の利益ばかりを追求するのは避けましょう。いわゆる「Win-Win」の関係を目指すと、ビジネスコミュニケーションが取りやすくなります。

自分に有利な話ばかりを続けていると、そのときはうまくいっても相手に悪印象を残す恐れがあります。これは先を考えるとよいこととはいえません。ビジネスでは敵を作らないことが大切です。

先述した「信頼関係」にも影響するため、ビジネスコミュニケーションをとるときはお互いにメリットのある結果を目指しましょう。

ビジネスコミュニケーションがうまい人の特徴

ビジネスコミュニケーションのスキルが高い人は、ビジネスでも高い評価を得られます。ビジネスコミュニケーションがうまい人にはどのような特徴があるのかみてみましょう。

また、自分のコミュニケーション能力に疑問がある人は、自分と照らし合わせて考えてみてください。

1. 愛想がよい

コミュニケーションスキルが高い人の側には、常に多くの人が集まります。それはその人がいつもニコニコしていて愛想がよく、近付きやすい雰囲気を醸し出しているためです。

誰にでも気さくに話しかけるため、上司から部下まで広く好感を持たれます。

2. 人に頼るのがうまい

困ったことがあっても、きちんと相談できるのがコミュニケーションスキルの高い人です。トラブルがあっても一人で抱え込まないので、大事になる前に手を打てます。

自分の非を認めることもできるので、周囲に頭を下げるのも厭いません。その姿を見て、周囲の人は「助けてあげたい」という気持ちになります。

3. 常にポジティブ

コミュニケーションスキルの高い人は、ネガティブな言葉を口にしません。常に前向きな態度なため、話していると相手まで気持ちが明るくなります。

ついネガティブな物言いをしてしまう人は、周囲からの印象も悪くなりがちです。「話していて楽しい」と思わせることが、人とのコミュニケーションでは必要といえます。

4. 表情豊か

相手の話に合わせて驚いたり笑ったり、反応が素晴らしいのもコミュニケーションスキルが高い人です。話している方も気分がよく、会話が止まることがありません。

5. 相手の目を見て話す

相手の目を真っ直ぐに見て話せる人は、信頼できる人という印象です。相手から警戒されにくく、本音のコミュニケーションが容易になります。

6. 目上の人の前でも堂々としている

コミュニケーションスキルのある人は目上の人の前でも卑屈に振る舞ったりはしません。

堂々と意見を述べ、ときには反論さえします。真摯な態度はビジネスシーンでは高く評価されますから、上司からの評判も悪くはありません。

7. 人の話を否定しない

コミュニケーションスキルのある人は、人の話を聞くのも上手です。

反論があっても最後まで黙って話しを聞きます。また、言い返すときも相手の主張を真っ向から否定したりはしません。相手の意見は意見として認め、その上で建設的な話し合いができます。

ビジネスコミュニケーションスキルを向上させるには

表情に気をつけたり考え方をポジティブにしたりすることで、コミュニケーション能力をアップさせることは可能です。

いろいろな人と接していれば振る舞い方も分かってきて、「コミュ力の高い人」といわれるようになるでしょう。

これはビジネスの場でも大いに役立つはずです。

また、ビジネスにおけるコミュニケーションをさらに充実させるなら、ビジネスの場ならではのちょっとしたコツを実践するのがおすすめです。

「伝える力」「きく力」に分けて、ビジネスコミュニケーション能力を鍛えるコツを紹介します。

伝える力を鍛える

まずは「伝える力」を鍛えるとき、覚えておきたい会話の構成方法を紹介します。

「PREP(プレップ)法」

ビジネスにおいて大切なのは、自分の意見を相手に明確に伝えることです。

このときおすすめなのが、「話をするときは結論から述べる」ということ。これは「PREP(プレップ)法」といわれるもので、プレゼンテーションなどでも多用される方法です。

P:Point→結論を述べる「私は××だと思います。」

R:Reason→理由を述べる「なぜなら、○○だからです。」

E:Example→事例・具体例を伝える「例えば、△のような結果や実績が出ています。」

P:Point→もう一度結論や要点を述べる「よって、私は××を提案します。」

このような構成で話すことで、自分の意図が明確かつ誤解なく相手に伝わります。

「SDS(エスディーエス)法」

言いたいことをじっくりと説明したいときは、「SDS法」を意識しましょう。これはテレビのニュース番組などで多用される方法です。

S:Summary→全体の概要を伝える「~についてお伝えします」

D:Details→詳細を説明する「まず○については~、次に△については~」

S;Summary→全体をまとめる「繰り返しになりますが、~は××です」

話法を変えて何度も同じことを伝えることで、話の内容を相手に強く印象付けます。ただし冗長になりがちなため、時間の余裕があるときなどに限った方がよいかもしれません。

「きく」力を鍛える

コミュニケーションは相手との会話のキャッチボールです。そのため「きく」力を鍛えることも非常に重要といえます。

ビジネスコミュニケーションでは二つの「きく」が必要といわれます。

1. 聴く

2. 訊く

「聴く」は相手の話に注意して耳を傾けることです。要点や言いたいことをしっかりと理解し、相手の意図を正確に読み取らねばなりません。

会話のキャッチボールの基本的な部分ですから、不明な部分があれば心に留めながら聴きましょう。

また「訊く」は相手に何かを確認したり尋ねたりすることです。

伝えられた内容について疑問があるときは、相手の意図を測りながら確認します。ビジネスでは、「分かったつもり」は厳禁です。分からないことは率直に尋ねることが大切です。

まとめ

ビジネスコミュニケーションは対人間のスキルです。適切なコミュニケーションが図れれば職場環境がよくなったり仕事での評価が上がったりとよい効果があります。

普段コミュニケーションが苦手な人は、「ビジネスだ」と割り切れば前向きになれるのではないでしょうか。

将来上の役職を目指すなら、ビジネスコミュニケーションのスキルは欠かせません。プレゼンテーションスキルや聞く・訊く力を鍛えて、対人スキルをアップさせましょう。

画像出典元:Pixabay、Unsplash

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