Gmailは受信トレイの使いやすさが印象的なクラウドメールです。
無料でアカウントを作成できますが、ビジネス用のプランでも月額680円からと割安です。
メール機能以外にもカレンダー機能やビデオ会議機能など、便利な機能が満載です。
Gmailは受信トレイの使いやすさが印象的なクラウドメールです。
無料でアカウントを作成できますが、ビジネス用のプランでも月額680円からと割安です。
メール機能以外にもカレンダー機能やビデオ会議機能など、便利な機能が満載です。
2019年末頃～2023年4月現在も利用中
・一番安いプランの為、個人容量の制限があり容量不足が発生している。
・同一メールのやりとりが発生すると過去のメール内容が少し見づらい。
・返信時の入力画面が途中に入るので、スクロールをしてしまうとその入力画面がわかりづらくなる。
・返信時の文章を見るときも、毎回「…」マークを押さないと見えないところが手間に思う。
・返信時の返信ボタンが隠れてしまう。
初期費用として80万円
導入当時にGoogleとOffice365で比較した結果、Googleの方が料金面でも安く利用しやすかったので導入を決めた。
以前はクライアント型のメールソフトを利用しており、パソコン入替時のデータ移行等の手間がかかっていたことや、機器障害でデータを復旧できないことがあった。
2019年12月～2023年4月現在も利用中
・Gmailという世間に認知されているUIで使いやすかった。
・カレンダーやチャット等の機能も利用できた。
・Office365と比較して安く利用することができた。
・転送や不在設定等も個々に設定できる。
・社内ではパソコン/スマホ/タブレット等複数の機器を使用している人も多くおり、各機器で同期がすぐにとれる。
・以前はパソコン時のみメール等を利用していたが、スマホ等でも簡単に利用ができるため、移動や出張先でも社内のレスポンスがよくなった。
・テンプレート機能があるので、定型文書を作成しておくと時短になる。
一番安いプランについては、料金面や管理面含めて満足できる内容だと思う。
初期は管理者15名ほどのみで試験使用し、1年後に全職員への導入となった。
GoogleWorkspace Business Starterプラン（月額680円）×職員140名での利用。
2015年頃から全職員にGoogleアカウントを取得してもらい、GmailをはじめとしたGoogleのサービスを使用して、連絡・共有を行なっていた。
ユーザー管理ができることや独自ドメインが使用できることなどから、導入を決定した。
2018年6月～2023年3月現在も利用中
・Gmail以外のGoogleのサービス（主にドライブ、Meet、カレンダー、Chat、フォーム）を併用し、手軽にデータ共有やWeb会議、チャット連絡ができ、To Do管理もできるため使い易い。
・「ラベル」の機能によってメールを仕分けできる。
・メールにスターマーク（マークの種類、色が豊富）を付けられる。
・どの端末からでもアクセスでき、仕事の場所を選ばない。
・Google Workspaceでユーザー管理ができる（退職した職員のアカウントから必要なデータを取り出す等）。
・独自ドメインが使える。
・メーリングリストを作成できる。
・Google Workspace導入までは、GMOのfreemlを使用してメーリングリストを作成していたが、Google Workspaceでは、Google内で作成することができる（「グループ」機能）。
・メーリングリストを手軽に作成できる。
事業所内だけで完結する業務ばかりでなく各事業所の職員を集めて行うプロジェクトがあるため、メーリングリストを手軽に作成できることで離れた場所にいる職員同士のやりとりがスムーズにできた。そのため、拠点の多い企業には使いやすいと思うのでおすすめしたい。
2018年6月～2023年3月現在も利用中
・開封確認機能がない。
・添付ファイルのプレビューエラーが頻発する時がある。その際はダウンロードして開かなければならず、作業効率が落ちてしまう。
・Business Starterプラン（月額680円）では、ストレージの容量が少ないと感じた（30GB/ユーザー）。
・事業所全体のタスク管理をしたかったが、ToDoリストは共有できなかった。
・GoogleWorkspaceはセキュリティが強いと謳っているが、情報漏洩は防げない。例えば職員がスマホのスクリーンショット等で情報漏洩をしても、管理者にはわからない。
無料
ただ、有料プランにはさらに高度な機能が追加されるため、必要に応じて検討していく予定である。
多くの企業に導入されており、自社でもメール機能を使用してお客様に大容量の動画情報を送信したりするため必要と判断し、導入に至った。
2015年2月～2023年3月も利用中
・見やすいフォントや色合い、そして直感的なレイアウトで構成されており、使い方がシンプルでわかりやすかった。
・検索バーに単語やフレーズを入力するだけで、対象のメールを素早く見つけることができる。また、フィルタリング機能もあり、自動的にメールを整理することができた。
・無料で大容量のストレージがあるため、大量のメールを保存しておくことができ、メールボックスを整理する必要がない。
他の会社におすすめできる理由として、外部ツールとの連携がしやすく、大容量のメールを送受信できる点。
また、スパムメールのフィルタリングが優れているためセキュリティが高いと感じる点。
スタートアップ企業や中小企業、リモートワークを行っている企業、メールのセキュリティを重視する企業などにおすすめできると思う。
無料
2015年2月～2023年3月も利用中
・メールのスパムフィルターが強力すぎて、重要なメールがスパムとして誤判定されてしまうことがある。
・広告やプロモーションメールなどの不要なメールが多く、スパムフィルターによって自動的に処理されないため、手動で削除する必要がある。
・他のメールサービスに比べて容量が少なく、定期的にメールボックスを整理する必要がある。
・アプリの使い勝手が悪く、メールの読み込みに時間がかかる。急いでいるときなどにそれが何度か続いているため、他のメールサービスを探すことにした。
0円
業務開始前、イベントが行われる日に、全員にその日の予算や達成事項などを一斉送信したり、上司から個人宛に仕事や面談についてのメッセージを送る目的で導入された。
最初は、個人で予算などが確認できるアプリを使っていたのだが、それだと誰が見て誰が見ていないのか判断がつかないため、返信ができるこのツールを使うようになった。
2019年3月~2023年4月現在も利用中
・アカウントが簡単に作れる。1つだけでなく、仕事用プライベート用と、必要な用途によって使い分けできる。
・前までは、仕事とプライベート用のメールアドレスが同じで、必要なメールを探して見るのが、大変でめんどくさい時があった。このツールにしてから、アカウントを使い分けできるようになったため、断然見やすくなった。
・写真やファイルの共有が、AppleIDを使っていた時よりも簡単に出来る。
・送信や受信時に特に料金がかからない。
・不具合が起きた場合、どこで確認したらいいのか分からない。
・インターネットなどで買い物した時や、開いたページなどの、関連する広告メールなどがよく入ってくるので、消すのが大変。
・間違えてアーカイブに入れてしまったメールが、どこに行ったのか全然分からなくて、未だに使い方が分からない。
・不要なメールを消す際、間違えてアーカイブに移行させてしまった。まだ内容を確認していないメールだったので、すぐに探したが、メールの項目にアーカイブというものがなく、結局どこに行ったのか分からずじまいになった。
・上記のような場合、カスタマーサポートなどを利用したいが、ヘルプなどを確認しても解決せず。
写真やファイルを送りたい時に共有ボタンを押すと、このツールがすぐに表示されるので使用しやすいと感じている。
共有事項や確認事項などを、一度に多くの人に送らなければいけないのであれば、オススメ。
送った側も送られた側も、特に料金が発生しないので、アカウントさえあれば誰でも気軽に使える。
Googleドライブを使っての勤怠管理や、社員への一斉メール等に対応するために、社員全てにGoogleアカウントが作成され、統一された背景がある。
2018年頃～2023年3月現在も利用中
・メールの送信時間指定ができる所が良い。
・具体的に、始業時間や終業時間に合わせて、メール連絡ができて便利。「お昼休みに合わせて一斉メール連絡をして欲しい」と頼まれることも多く、自分もお昼休みはしっかり取りたいので、この機能を使っている。終業時間に合わせても同じく、終業近い時間はバタバタしがちなので。
・セキュリティ認証が2段階で、面倒だと感じる反面、セキュリティ対策ができていて良い。
・アカウントの切り替えが簡単。社内個人アカウントと、部署アカウントを使い分けている。
・容量の大きなファイルも送れる所が良い。動画などの送信がスムーズです。
・メールでのExcel書類の受け渡しの際に、形式が変わってしまう。
・送信出来たかどうかが分かりづらい。そのため、いつも送信済み項目で送れたかどうかを確認している。
・使い方が悪いのかもしれないが、メール作成途中でアカウントを切り替えた場合に、作成途中メールが消えてしまう。
容量の大きいファイルも送れるので、会社で統一されるならとても良いのではと思う。
セキュリティも、2段階で自分の携帯を登録しておけば、社用のパソコンではあるものの、安心感があって良い。
無料
2019年頃〜2023年3月現在も利用中
・アカウントさえ作れば、無料で利用出来る。
・アカウントを共有すれば、複数名でも利用可能。
・職場では、メールのアカウントを複数名で共有している為、メールの内容を共有する事ができる。また、ドライブを共有フォルダとして利用する事ができて便利だった。
・メール機能の他に、PDFやスプレットシートなどの情報を、ドライブを使って共有できる。
・検索機能が高く、過去のメール履歴を簡単に追う事ができる。
・上記については、仕事を引き継いだ際などに、検索を利用して過去のやり取りや資料を簡単に呼び出し、参考にする事ができるのが、とても便利だった。
・返信の履歴が少し見づらい印象で、どこが最新のやりとりの履歴なのかがわかりにくく、不便だと感じた。
・上記の詳細について、ひとつの話題で複数回、相手と返信をし合った際に、何どもスクロールしたり、小さい文字で記載されているメールの日時を見たりして判断する必要があった。
おすすめする。
無料でアカウントを作成する事ができる為、手軽に初められるのが良い。
また、アカウントを共有すると、複数名でメール内容を見る事ができるので、手軽に社内で情報を共有する事ができる。
セキュリティ面では、アカウントさえ共有してしまえば誰でも使えてしまうため、注意が必要。
0円
2016年～2023年4月現在も利用中
・容量不足にすぐになってしまうため、ほぼ毎日メールの削除作業をしなければならないのが苦痛。
・検索機能が正確では無いため、振り返りたいメールがなかなか探せないことがある。
・お客様から「1年前と同じ仕様でお願いします」などと言われた際、振り返るためメール検索をかけるが、確実に検索ワードは合っていても引っかからないことがあった。結局、日付などから遡ったため、時間がかかってしまった。
・迷惑メールの振り分けが曖昧で、大切なメールが迷惑メール扱いになって困ることがある。
こまめにメールを消すことと、完全削除をすること。
データ添付をなるべく避けてデータ便を使用すること。
