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【働き方改革】HRテクノロジーが無駄な時間と紙をなくす【SmartHR】

記事更新日: 2019/07/18

執筆: 大野琳華

今年の4月から順次施行されることとなった「働き方改革関連法」。これにより時間外労働の上限が定められ、5日間の年次有給休暇の取得などが義務化されました。

限られた時間の中で、企業はどうすれば働きやすさと事業の成長を同時に実現できるのかをテーマにした「働き方改革」シリーズ。第2弾ではHRテクノロジーサービスを提供する株式会社SmartHR広報の、渡邊順子さんにお話を伺いました。

HRテクノロジー

テクノロジーの活用によって人材育成や採用活動、人事評価などの人事領域の業務の改善を可能にするクラウドツール。

労務手続きに紙はいらない

ーSmartHRとはどのようなサービスなのでしょうか？

雇用契約や入社手続き、年末調整など、煩雑な人事労務業務をクラウド上でカンタンに完結させるサービスです。入社手続きを例にあげると、従業員がスマートフォンやパソコンから直接、入社に必要な情報を入力できます。住所変更や氏名変更もSmartHR上から行えるため、常に最新の従業員情報が蓄積されるほか、ペーパーレスな環境を生み出せます。

また人事労務freeeさんやマネーフォワードクラウド給与さんなど様々なサービスと連携しており、1度従業員情報を入力すれば、API連携によって情報が同期されるので、各システムに何度も入力する必要がありません。

ーとても便利ですね！でもクラウド上で個人情報を共有するとなると、どうしてもセキュリティが心配なのですが…

個人情報保護の観点からいうと紙が危険な場合もあります。

例えば、マイナンバー等個人情報が記載された書類がデスクにそのまま置かれていたり、しっかり管理されていないと紛失してしまう可能性もあります。

SmartHRでは、マイナンバーなど機密性の高い情報は暗号化されますし、すべてクラウド上にデータとして保管されるため、紛失の可能性もありません。

今まで会社に提出していた人事労務にまつわる手書きの書類は、ウェブ上からSmartHRに入力するシンプルな方法で提出可能になるんです。

より価値のある仕事に集中するために

ーSmartHRなどのHRテクノロジーによって、どのように働き方を変えることができるのでしょうか？

これまでの人事労務の働き方は煩雑でアナログな方法しか選択肢がなかったために、書類作業に追われるのが当たり前だと諦めている方も少なくありません。作業を効率化して、働きやすい環境づくりや人事制度設計に時間をあてたくても、それを考える時間すらないのです。しかし、HRテクノロジーを活用すれば、アナログな業務を削減し、ヒトにしかできないクリエイティブな仕事に集中できるのです。

▲クラウドワークスの人事制度「ハタカク！」 SmartHRを導入したことで制度を作ることができた

また、人材不足が叫ばれる今、企業には多様な働き方や雇用形態を受け入れる体制づくりが必要になってきています。

そこで労務手続きや労務管理が大変になることは明確ですが、これらをおろそかになってしまうと従業員は安心して働くことはできません。しかし、HRテクノロジーなら簡単に手続きを済ませられ「保険証がなかなか届かない......」ということもなくなりますし、従業員にはマイページがあるので「ちゃんと手続きを進めてくれているのかな」といった不安もなくなると考えています。

教育いらず・間違い知らず

▲有名企業もSmartHRを導入

ーHRテクノロジーの導入を検討している起業家・経営者の方に伝えたいことはありますか？

「HRテクノロジー」と、はじめて耳にすると「最先端のテクノロジーなの？」「新しいサービスを入れるのは面倒」というイメージを持つ方もいるかもしれませんが、クラウド型のソフトウェアであるSmartHRの運用はカンタンです。労務未経験の方でも使っていただいている企業も多くあり、管理者であれば急な手続きにも対応できるはずです。

SmartHRのユーザー企業は、業種・企業規模問わず幅広いです。数万名規模の企業様にもお使いいただいていますが、起業してはじめて社員を雇用する場合には、10名までの無料プランが利用できますので、まずはお試し感覚で使ってみていただきたいですね。