記事更新日: 2020/05/22
企業内の様々な部門や部署で行われている事務仕事をアウトソーシングして、従業員の負担を軽くしてあげたいと考えている経営者や責任者の方もいるかと思います。
事前にどのような仕事をアウトソーシングできるのか、どれくらいコストがかかるのかを把握しておくことはとても重要です。
この記事ではアウトソーシングで頼める事務仕事の種類、おすすめのアウトソーシング業者を紹介します。
この記事を自社にふさわしいアウトソーシング業者を選ぶ参考にしてください。
このページの目次
アウトソーシングとは簡単に説明すると、仕事を担ってくれる人やサービスを契約により外部から調達することです。
まずはどんな事務仕事をアウトソーシングできるのかいくつかの分野を紹介します。
経営陣をサポートするのが秘書の仕事ですが、その事務仕事の一部もアウトソーシングできます。たとえば以下の業務です。
経理の仕事には定型化された事務作業がたくさんあります。経理の事務仕事の中でアウトソーシングできるものには以下のものが含まれます。
採用などに関わる人事の仕事は外部に依頼できないのではと考えがちですが、人事の仕事にもアウトソーシングできるものがあります。以下のその例です。
フロントオフィスとして顧客と直に接する営業の分野でもアウトソーシングに依頼できる事務仕事があります。事務仕事から開放されれば、営業担当者は営業活動により集中できるようになるでしょう。
総務は他の部門や部署が行わないバックオフィス業務を仕事とします。企業によりその仕事内容には違いがありますが、備品管理、郵送物の管理、社内イベントの企画と運営、株主総会の運営などが含まれます。こうした仕事に関連した事務仕事もアウトソーシングできるでしょう。
企業内の様々な部門に存在する事務の仕事をアウトソーシングすれば企業としてどんなメリットが得られるのかを紹介します。
事務仕事をアウトソーシングすることで、従業員は仕事の一部から開放され、その時間やエネルギーを企業にとって大切なコアな業務に集中して使うことができます。
さらに、時間やエネルギーが余れば、それを人材教育にも活かすことができます。
人材を教育する時間が取れないと悩んでいる場合は、この機会に事務の一部をアウトソーシングしてみるのはいかがでしょうか。
アウトソーシングサービスを提供している企業はそれぞれの分野のスペシャリストを揃えています。
そのため委託側の企業は質の高い仕事を期待できるでしょう。
これまで委託側の企業が数人でかなりの時間かけて行っていた事務を、アウトソーシングすれば1人の専門家により数時間で終わらせるということも可能です。
アウトソーシングサービスを提供している企業では、質の高い仕事だけでなく、効率的な仕事の方法やシステムの活用方法などを提案してくれるサービスを提供しているところがあります。
専門家の知識やノウハウを吸収し、自社の人材を成長させて業務効率化を図ることもできるでしょう。
アウトソーシングは自社で人を雇うわけではないので、社会保険料や厚生年金などの福利厚生のための費用は発生しません。
ですから事務のために人を雇う場合よりも人件費を削減できます。
事務の仕事をアウトソーシングすることにはいくつかのメリットがあります。しかしデメリットもあるので注意が必要です。
アウトソーシングした業務については社外の業者が扱うことになるので、社内にその業務の工程ややり方についてノウハウが蓄積されなくなります。
アウトソーシング業者に会社の資産状況や従業員の給与、家族構成などの情報を伝えなければならない場合があります。
業務上知り得た情報の守秘義務をきちんとしている業者を探すことができるでしょう。
自社のコア事業やそれに近い事業をアウトソーシングするなら自社の存在意義が失われる可能性があります。
アウトソーシングを依頼する前に、自社の業務を見つめ直しどの部分をアウトソーシングするか、しないのかをきちんと明確化する必要があります。
次におすすめのアウトソーシングを５つ紹介します。おすすめポイントや料金プランなどの取り上げますので、自社に合ったサービスを探す際の参考にしてください。
SUPPORT+iA(サポーティア）はオンラインで簡単手軽に業務の委託ができます。
「リモートワークのアシスタント」を雇うような感覚で利用できるアウトソーシング業者です。
比較的安価で依頼できるのでスタートアップ企業や中小企業におすすめのアウトソーシング業者です。
多段階の採用プロセスと各専門業務の複数テストに合格した人だけがスタッフとして働いているので仕事の品質が高いと評判なのが「i-STAFF」です。
委託側の企業はスピーディかつ確実な仕事を期待できます。
通常幅広い業務をアウトソーシングする場合、複数の業者に業務を依頼することがあります。そうなるとアウトソーシング業者間で業務を調整する必要があり、委託側の担当者の負担が大きくなります。
しかし、総合アウトソーシングに定評のある「NOC」に委託すれば、部署間をまたいだ業務組み合わせや、異なる業務同士の組み合わせにも対応でき、担当者の負担が軽減されます。
ニーズや運用業務内容によって異なるため、公式HPからお問い合わせが必要です。
オンライン上で委託側の企業の業務をサポート・代行してくれるのが「HELP YOU」です。
月額費用9万円から利用でき幅広い業務・事務に対応してくれる専門スキルを持ったアシスタントが対応してくれます。
小規模企業に特化したアウトソーシング業者が「スーパー秘書」です。
アウトソーシング導入前にコーディネーターが業務の切り出し部分からサポートし、整理されていない業務フローを見つけ出し、業務の整理を手伝ってくれます。
アウトソーシングできる事務作業の内容を紹介しました。企業はアウトソーシングを利用することでコアな業務に集中できます。それはスタートアップ企業や中小企業にも当てはまります。
加えておすすめのアウトソーシング業者を紹介しました。オンラインで事務作業を代行してくれる業者なども増えており、利用費用もそれほど高額ではないでの、少し手伝いが欲しいので助けて欲しいくらいの感覚で依頼することができます。
アウトソーシングは事務仕事のために人を新たに雇うよりもはるかにコストを抑えて利用することができます。
依頼する事務作業の範囲や時期をきちんと考えれば、それほどコストをかけずに、アウトソーシングの効果を得ることができるでしょう。
自社のコア業務に集中し生産性や競争力を向上させるために、この機会にアウトソーシングを検討するのはいかがでしょうか。
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