事務をアウトソーシング | 依頼可能業務・おすすめ業者・費用を紹介!

事務をアウトソーシング | 依頼可能業務・おすすめ業者・費用を紹介!

記事更新日: 2020/05/22

執筆: 編集部

企業内の様々な部門や部署で行われている事務仕事をアウトソーシングして、従業員の負担を軽くしてあげたいと考えている経営者や責任者の方もいるかと思います。

事前にどのような仕事をアウトソーシングできるのか、どれくらいコストがかかるのかを把握しておくことはとても重要です。

この記事ではアウトソーシングで頼める事務仕事の種類、おすすめのアウトソーシング業者を紹介します。

この記事を自社にふさわしいアウトソーシング業者を選ぶ参考にしてください。

アウトソーシングで依頼できる事務とは?

アウトソーシングとは簡単に説明すると、仕事を担ってくれる人やサービスを契約により外部から調達することです。

まずはどんな事務仕事をアウトソーシングできるのかいくつかの分野を紹介します。

1. 秘書

経営陣をサポートするのが秘書の仕事ですが、その事務仕事の一部もアウトソーシングできます。たとえば以下の業務です。

  • メール返信の代行
  • スケジュール管理
  • リマインド
  • 経費精算
  • 出張のための移動手段や宿泊先の手配
  • 会食のための場所の手配
  • 冠婚葬祭に関係する事務

 

2. 経理

経理の仕事には定型化された事務作業がたくさんあります。経理の事務仕事の中でアウトソーシングできるものには以下のものが含まれます。

  • 会計ソフトへの入力(記帳業務)
  • 請求書作成
  • 振込代行
  • 税金や保険金などの各種納付
  • 経費精算
  • 会計・経理ツールやクラウドサービスの導入サポート
  • 月決決算
  • 決算書作成
  • 年末調整申請書の確認

 

3. 人事

採用などに関わる人事の仕事は外部に依頼できないのではと考えがちですが、人事の仕事にもアウトソーシングできるものがあります。以下のその例です。

  • 社会保険手続き
  • 勤怠管理
  • スカウト代行
  • 面談調整
  • 一次面接官代行
  • 給与・賞与の計算
  • 入社・退社者の手続きサポート

 

4. 営業

フロントオフィスとして顧客と直に接する営業の分野でもアウトソーシングに依頼できる事務仕事があります。事務仕事から開放されれば、営業担当者は営業活動により集中できるようになるでしょう。

  • 顧客リストの管理
  • 見込み客の獲得や顧客満足度を高めるための情報収集
  • 営業用資料の作成
  • パワーポイントなどを用いた提案書や企画書の作成
  • 見積書・納品書の作成
  • データ入力

 

5. 総務

総務は他の部門や部署が行わないバックオフィス業務を仕事とします。企業によりその仕事内容には違いがありますが、備品管理、郵送物の管理、社内イベントの企画と運営、株主総会の運営などが含まれます。こうした仕事に関連した事務仕事もアウトソーシングできるでしょう。

  • 社員名簿や組織図の作成
  • 備品管理
  • 社内規定の草案の作成
  • 社内イベントの企画
  • 会議の議事録の作成

 

事務の仕事をアウトソーシングするメリット

企業内の様々な部門に存在する事務の仕事をアウトソーシングすれば企業としてどんなメリットが得られるのかを紹介します。

1. コアな業務に集中できる

事務仕事をアウトソーシングすることで、従業員は仕事の一部から開放され、その時間やエネルギーを企業にとって大切なコアな業務に集中して使うことができます。

さらに、時間やエネルギーが余れば、それを人材教育にも活かすことができます。

人材を教育する時間が取れないと悩んでいる場合は、この機会に事務の一部をアウトソーシングしてみるのはいかがでしょうか。

2. 質の高い仕事をしてもらえる

アウトソーシングサービスを提供している企業はそれぞれの分野のスペシャリストを揃えています。

そのため委託側の企業は質の高い仕事を期待できるでしょう。

これまで委託側の企業が数人でかなりの時間かけて行っていた事務を、アウトソーシングすれば1人の専門家により数時間で終わらせるということも可能です。

アウトソーシングサービスを提供している企業では、質の高い仕事だけでなく、効率的な仕事の方法やシステムの活用方法などを提案してくれるサービスを提供しているところがあります。

専門家の知識やノウハウを吸収し、自社の人材を成長させて業務効率化を図ることもできるでしょう。

3. 人件費の削減

アウトソーシングは自社で人を雇うわけではないので、社会保険料や厚生年金などの福利厚生のための費用は発生しません。

ですから事務のために人を雇う場合よりも人件費を削減できます。

事務の仕事をアウトソーシングするデメリット

事務の仕事をアウトソーシングすることにはいくつかのメリットがあります。しかしデメリットもあるので注意が必要です。

自社にノウハウが蓄積されない

アウトソーシングした業務については社外の業者が扱うことになるので、社内にその業務の工程ややり方についてノウハウが蓄積されなくなります。

情報漏洩の危険

アウトソーシング業者に会社の資産状況や従業員の給与、家族構成などの情報を伝えなければならない場合があります。

業務上知り得た情報の守秘義務をきちんとしている業者を探すことができるでしょう。

自社の存在意義が失われる可能性がある

自社のコア事業やそれに近い事業をアウトソーシングするなら自社の存在意義が失われる可能性があります。

アウトソーシングを依頼する前に、自社の業務を見つめ直しどの部分をアウトソーシングするか、しないのかをきちんと明確化する必要があります。

おすすめのアウトソーシング業者5選

次におすすめのアウトソーシングを5つ紹介します。おすすめポイントや料金プランなどの取り上げますので、自社に合ったサービスを探す際の参考にしてください。

SUPPORT+iA

SUPPORT+iA(サポーティア)はオンラインで簡単手軽に業務の委託ができます。

「リモートワークのアシスタント」を雇うような感覚で利用できるアウトソーシング業者です。

SUPPORT+iAのおすすめポイント

  • オンラインで業務委託ができる
  • 秘書・経理・総務・人事・労務の様々な仕事を委託できる
  • 役所への届け出、手土産の買い出しなどオフラインの業務にも対応

 

SUPPORT+iAの料金プラン

比較的安価で依頼できるのでスタートアップ企業や中小企業におすすめのアウトソーシング業者です。

 

i-STAFF

多段階の採用プロセスと各専門業務の複数テストに合格した人だけがスタッフとして働いているので仕事の品質が高いと評判なのが「i-STAFF」です。

委託側の企業はスピーディかつ確実な仕事を期待できます。

i-STAFFのおすすめポイント

  • 女性を中心とした様々なスキルを持ったスタッフが在籍
  • 秘書業務だけでなく経理・人事・Web運用サポートなどの幅広い業務に対応
  • オンライン業務にも対応可能

 

i-STAFFの料金プラン

 

NOC

通常幅広い業務をアウトソーシングする場合、複数の業者に業務を依頼することがあります。そうなるとアウトソーシング業者間で業務を調整する必要があり、委託側の担当者の負担が大きくなります。

しかし、総合アウトソーシングに定評のある「NOC」に委託すれば、部署間をまたいだ業務組み合わせや、異なる業務同士の組み合わせにも対応でき、担当者の負担が軽減されます。

NOCのおすすめポイント

  • アウトソーシング導入前に綿密な事前調査を行い確実な運用成功を目指す
  • アウトソーシング導入後に作業を追加したい場合も柔軟に対応
  • 30年以上の歴史と実績に基づくスキルの高い人材の確保

 

NOCの料金プラン

ニーズや運用業務内容によって異なるため、公式HPからお問い合わせが必要です。

 

HELP YOU

オンライン上で委託側の企業の業務をサポート・代行してくれるのが「HELP YOU」です。

月額費用9万円から利用でき幅広い業務・事務に対応してくれる専門スキルを持ったアシスタントが対応してくれます。

HELP YOUのおすすめポイント

  • 経理・総務・人事・採用・営業サポート・ECサイト/メディア運用・カスターサポートなど幅広い業務に対応可能
  • 平均継続利用率98%という高い実績
  • 専用の窓口担当に依頼するだけなので無駄なやりとりは一切なし

 

HELP YOUの料金プラン

 

スーパー秘書

小規模企業に特化したアウトソーシング業者が「スーパー秘書」です。

アウトソーシング導入前にコーディネーターが業務の切り出し部分からサポートし、整理されていない業務フローを見つけ出し、業務の整理を手伝ってくれます。

スーパー秘書のおすすめポイント

  • オンラインで対応可能なあらゆるバックオフィス業務が依頼できる
  • 一般的な事務作業だけでなく、動画編集、Web更新、ライティングなどの専門分野も対応可能
  • 月々3万5,000円から利用可能

 

スーパー秘書の料金プラン

まとめ

アウトソーシングできる事務作業の内容を紹介しました。企業はアウトソーシングを利用することでコアな業務に集中できます。それはスタートアップ企業や中小企業にも当てはまります。

加えておすすめのアウトソーシング業者を紹介しました。オンラインで事務作業を代行してくれる業者なども増えており、利用費用もそれほど高額ではないでの、少し手伝いが欲しいので助けて欲しいくらいの感覚で依頼することができます。

アウトソーシングは事務仕事のために人を新たに雇うよりもはるかにコストを抑えて利用することができます。

依頼する事務作業の範囲や時期をきちんと考えれば、それほどコストをかけずに、アウトソーシングの効果を得ることができるでしょう。

自社のコア業務に集中し生産性や競争力を向上させるために、この機会にアウトソーシングを検討するのはいかがでしょうか。

画像出典元:pixabay

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