収支報告書(収支計算書)の書き方-サンプル例|飲み会・部活・謝恩会

収支報告書(収支計算書)の書き方-サンプル例|飲み会・部活・謝恩会

記事更新日: 2020/05/14

執筆: TAK

「収支報告書を作らないといけないけど、何を記載すればいいかわからない」という方向けに、収支報告書の基礎知識から記載方法までを網羅的に解説した記事です。

飲み会や部活・謝恩会といったシーンでの書き方サンプルも紹介しているので参考にしてみてください。

収支報告書とは?

収支報告書とは「収入」と「支出」の報告書

そもそも「収支報告書」とはどのような報告書のことを言うのでしょうか?

収支とは、収入と支出の両方を含めた会計用語であり、収入と支出の内容を記載した報告書のことを収支報告書と呼ぶことが一般的です。

収入とは「お金の流入」を意味しており、支出とは「お金の流出」を意味しています。

サラリーマンを前提とした場合、毎月振り込まれる給料が「収入」に該当し、毎月の家賃・食費といった生活費や娯楽費が「支出」に該当することになります。

収支報告書が必要となる場面

それでは「収支報告書」はいつ必要となるのでしょうか?

法人の場合には法令で提出が求められますが、一般的には「決算書」と呼ばれて今回の「収支報告書」とは区別されることが多いので、今回は個人を前提に話を進めていきます。

法人の場合と異なり、収支報告書は個人事業主を除いて法令で求められることはありません。しかし、組織に所属しているサラリーマンや、部活動・サークルに所属している方が収支報告書の作成を求められるケースはあります。

なぜなら、所属している団体の活動を維持するために、収入と支出の内容を把握する必要があるからです。

飲み会がわかりやすい例ですが、特定のメンバーで構成された飲み会を想定した場合、メンバーが出し合った軍資金のようなお金が「収入」となり、毎回の飲み代が「支出」となります。

年齢が近い人同士の集まりであれば作成は不要かもしれませんが、お金の管理に厳しい上司がいる場合や、会社のイベント(飲み会や忘年会)ごとでは収支報告書が必要となるケースは多いです。

いつどこで収支報告書が求められるか決まっていない以上、基本をしっかりと理解して、いざという時に作成出来るようにしておきましょう。

収支報告書の記載項目

【記載項目その1】収入の内訳

では実際に、収支報告書には何を記載すればいいのかを紹介していきます。

まず最初に記載すべきは、収支報告書の構成要素の一つである「収入」の内訳です。

冒頭でもお伝えした通り、収入は「お金の流入」のことを指しますが、収支報告書ではどのような「活動」から収入が発生したかを明記する必要があります。

そのため、どのような名称で記載するべきかは所属している団体等によって異なります。

「収支報告書の書き方」の項目で具体的な内容を紹介しているので、そちらを参考にしてイメージを膨らませてみてください。

【記載項目その2】支出の内訳

次に記載すべきは、収支報告書の構成要素のもう一つである「支出」の内訳です。

支出は収入とは反対の概念になるので、「お金の流出」を意味しており、収支報告書ではどのような「活動」から支出が発生したかを明記することになります。

支出の内訳を記載する場合も、どのような名称で記載するべきかは所属している団体等の要求によって異なります。

いずれの場合も、どのような活動で収入・支出が発生したかを明記することがポイントとなります。

収支報告書を書くときに注意すること

【留意点その1】証拠資料を残しておく

収支報告書を記載する時の留意点の一つ目としては、証拠となる資料を残しておくことです。

一見、収支報告書と関係ないと思われがちですが、活動の結果生じた収支であることを証明するためには重要なことです。

例えば、今月の飲み会における収支報告書を作成して上司に提出した場合、「この飲み代って何だっけ?」と聞かれる可能性もあります。

極端な話、自分が疑われないようにするためにも、関連する資料(主にレシートや領収書)はノートに貼り付けるなどして保管しておいた方が良いでしょう。

そうすれば、上司に聞かれた場合でも、「このレシートです」と見せるだけで簡単に説明することも出来ますね。

【留意点その2】収支残高を確認する

もう一つの留意点をあげるとすれば、それは収支報告書に記載している収支残高を確認することです。

いくらの収入があり、いくらの支出があり、その結果いくら残っているのかを正確に記録することが大切ということです。

いくらレシートや領収書を適切に保管していたとしても、収支報告書自体の金額が間違いだらけだったら意味がないですよね。

留意点の一つ目が「客観性」であり、二つ目が「正確性」の話となるので、どちらか一方を重視すれば良いわけではなく、両方抑えておくべき大事な点だと理解しておいてください。

収支報告書の書き方・サンプル例

【ケース1】飲み会や忘年会

ここでは実際のケースに合わせた「収支報告書」の書き方を紹介していきます。

まずは、会社の飲み会や忘年会の場合を想定した場合、どのように記載すれば良いのでしょうか?

会社によって形式は異なるかと思いますが、一般的には翌日や数日以内に、幹部から上司宛てにメールで報告するケースが多いので、ここではメールでの記載方法を紹介します。

*****【メール記載方法の例】*****

○○部長

先日開催された飲み会(忘年会)の収支報告の件でご連絡です。

開催目的:○○年度社内忘年会

開催日時:○年○月○日○○時~○○時

開始場所:○○(場所名)

参加人数:○○人

■ 収入の部

・会費:1名当たり○○円 × 参加人数 = ○○円

・参加者全員から会費徴収したことを当日私が確認しております。

・詳細は添付名簿リストをご参照ください。

■ 支出の部

・飲み代:合計○○円

・詳細は添付領収書をご参照ください。

■ 残金

収入から支出を差し引いた結果、○○が残高となっており、次回のイベントに繰り越し予定です。残高は封筒に入れて管理しておりますので、内容確認の上ご承認のほどよろしくお願いします。

*****【以上】*****

 

【ケース2】謝恩会

次に、謝恩会のケースを見ていきましょう。

謝恩会の場合には、主に以下のような収支報告書で十分かと思います。


ポイントとしては、先ほどの留意点でも紹介した2点を意識することです。

上記に記載している項目は一例なので、必要に応じて適宜名称は変更してみてください。

その上で、収支いずれにおいても、その金額を証明する資料を添付することが大事になります。

この例で「名簿参照」「添付資料参照」としているように、収支報告書とは別の資料をまとめて添付しておけば問題ありません。

また、収支合計と残高が適切に計算されているかを確認しておきましょう。

【ケース3】部活

では次に、部活動のケースを見ていきます。

こちらも基本的な考え方は謝恩会の場合と全く同じです。一例をあげると以下のような収支報告書になります。


先ほどと異なる点は、収支の内訳項目だけです。

こちらも、実際の活動内容に応じてより具体的に記載してみてください。

また先ほどと同様に、「金額の証明となる資料を添付すること」、「収支合計と残高金額が正確に計算されていること」の2点をしっかりと確認するようにしてください。

収支報告書のおすすめテンプレート

無料でダウンロード出来るテンプレート

最後に、これから収支報告書を作らなければならないという方向けに、オススメのテンプレートを紹介しておきたいと思います。

先ほど紹介した収支報告書の書き方を参考にして作成して頂いても構わないですが、「既に出来ているテンプレートを無料で利用したい!」という方は、経理プラスで公開している無料テンプレートを利用してみてください。

ファイル内のタイトルは株式会社を想定したテンプレートとなっていますが、利用目的に応じて名称を変更してもらえれば、あとは収入と支出の内容と金額を入力するだけで、簡単に収支報告書が作成出来ます。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は「収支報告書」の基礎知識から収支報告書の作成方法や留意点など、幅広く紹介してきました。

実際に収支報告書の作成が必要となった場合に備えて、基本を抑えた説得力のある報告が出来るようにしてみてください。

画像出典元:Shutterstock

この記事を書いた人

TAK

フリーコンサルタント。公認会計士試験に合格後、大手監査法人のアドバイザリー部に就職し、IFRSやUSGAAP、連結納税、銀行監査などに携わる。その後、中国事業の代表として外資系コンサル会社に転職し、中小日系企業の中国新規進出や現地企業のM&Aサポート、コンプライアンス業務などを担当。帰国後は独立し、フリーのコンサルタントとして生活しつつ、ブログVectoriumを運営。

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