見積書の書き方や注意点、無料テンプレートや見積書作成ソフトも紹介!

見積書の書き方や注意点、無料テンプレートや見積書作成ソフトも紹介!

記事更新日: 2020/06/26

執筆: 編集部

新しいクライアントとの商談が順調に進んだ時、相手側から「見積書が欲しい」と依頼された経験はありませんか?

今回は、商談成立のポイントにも繋がる「見積書」の概要から書き方、注意点、さらにはおすすめの無料テンプレートや見積書作成ソフトまでを紹介していきます。

これから見積書を準備したり作成する必要がある方は参考にしてみてください。

見積書の書き方

見積書は「受注獲得」のために重要な資料

見積書とは、受注側(請負側)から依頼者側(発注者側)に提出する書類で、商品の金額やサービス概要、工数などを記載するものです。

依頼者側は、そこに記載されている情報を元に、他社と比較し(相見積もり)どこに依頼するかを判断します。

【全体像】見積書に記載すべき項目

では実際に、見積書の書き方を見ていきましょう。

まず最初に、見積書に記載すべき項目の全体像をお伝えします。

「受注獲得」という見積書の目的が達成出来れば記載する内容自体は自由ですが、以下表の項目を見積書に含めることが一般的です。

見積書サンプルとあわせて、各項目の記載内容について紹介していきます。



【記載項目①】タイトル

「①」の部分には「見積書」とわかるような内容を記載します。

実務上は、「御見積書」や「お見積書」と記載することが比較的多いですが、社内ルールに応じて記載するようにしてください。

【記載項目②】発行日 / 見積書番号

「②」の部分には、見積書を発行した日付や見積書番号を記載します。

見積書を発行した日付は必ず記載した方が良いですが、見積書番号は任意で記載します。

見積書番号を記載することで、見積書を作成した会社側が管理しやすくなるため、会社によっては記載していることが多いです。

【記載項目③】宛て先の情報

「③」の部分には、依頼者であるクライアントの情報を記載します。

依頼者の会社名や担当者名、場合によっては部署などを間違えないように正確に記載するようにしましょう。

【記載項目④】差出人の情報

「④」の部分には、差出人である自社の情報を記載します。

「③」と同様に、自社の会社名や担当者名を記載するとともに、「連絡先」に関する情報も忘れずに記載するようにしましょう。

連絡先を記載することで、クライアント側が見積書に関する内容の問い合わせや質問を出来るようになるためです。

【記載項目⑤】見積金額(合計)

「⑤」の部分には、見積金額の合計額を記載します。

クライアントに対して提供する商品やサービスの合計額がいくらになるかを、一目でわかるようにしておくことが重要です。

【記載項目⑥】商品・サービスの詳細

「⑥」の部分には、商品やサービスの詳細な情報を記載します。

クライアントが必要とする情報が反映されていれば問題ありませんが、商品であれば「品目」や「数量」「単価」「合計額」を記載することが一般的です。

品目別の内容を記載したら、税抜金額と消費税の金額、そして最終的な合計額がいくらになるかわかるようにしておくことがポイントです。

【記載項目⑦】備考欄

「⑦」の部分には、見積書に関する補足情報を任意で記載します。

補足なので必ず記載する必要はありませんが、契約締結前の双方認識を一致させる観点からも、「これは伝えておきたい」という点は記載するようにしましょう。

具体的に書いた方が良い項目については、この後紹介していきます。

記載時に押さえておきたいポイント

見積書への記載項目は以上の通りですが、記載時に押さえておきたいポイントもあわせて紹介しておきます。

具体的には、「⑦の備考欄」に書くことが多いですが、書き方や記載する場所は会社によって変更してもらえれば良いかと思います。

納品日・見積書の有効期限

まずは、「期限」に関する記載です。

見積書の提出後に契約が成立した場合、クライアントに対していつ頃納品出来るかを示した「納品日」を記載、または何かしらの方法で伝達した方が良いでしょう。

また、見積書の有効期限もあわせて記載しておいた方が無難です。見積書を提出した後は、クライアント側が意思決定をしますが、極端な話一年後に返事をもらっても困りますよね。

「一か月以内であれば、見積書に記載している内容は有効」という趣旨の記載をするようにしましょう。

支払い方法(一括・分割・前払い)

次は、「金額」に関する記載です。

業種や取引慣例によっても異なりますが、見積書に記載している金額は「一括」で支払う必要があるのか、「分割」での支払いが可能なのかについて記載するようにしましょう。

特に、金額が大きくなる場合には、業務開始前に「前払い」が必要となることも多いので、確認の上記載するようにしてください。

他にも、提供する内容が無形のサービスである場合には、「業務完了時点はいつになるのか?」「テスト運用の有無」などを記載することもあります。

いずれの場合でも、クライアントと自社との「認識の不一致」によるトラブルを回避することが目的となるので、「自社が記載すべき項目は何か?」を考えるようにしてみてください。

見積書の注意点

【注意点①】見積書に法的拘束力はあるか?

ここでは、見積書に関する留意点を簡単に紹介しておきたいと思います。

まず、見積書の法的拘束力についてです。

「見積書」は「契約書」ではないので法的拘束力はありません。

しかし、受注は確定したものの契約書を締結しないような場合や、見積書が契約書を兼ねている場合には、実質的に法的拘束力を持つと考えられるので注意しましょう。

【注意点②】見積書は破棄できるか?

続いて、見積書を破棄することは出来るのかという点についてです。

契約に至らなかった場合には、クライアント側(発注側)も受注側も破棄しても問題ありませんが、「管理」の観点からは少なくとも電子保存しておいた方が良いでしょう。

【注意点③】請求金額が見積金額よりも高い場合は?

最後に、請求書の金額が見積書の金額よりも高い場合について紹介します。

実務上、相手との契約や意思疎通がスムーズに行われていれば、通常は起こりえない問題です。

なぜなら、先ほどお伝えしたように、見積書とは別に契約書が通常存在するからです。

一般的に、請求額は契約書の金額に従っている必要があるので、契約書の金額をまずはしっかりと確認するようにしましょう。

仮に見積書しか存在しなかった場合には、見積書の金額と実際の請求額に差異が生じた理由を合理的に説明する必要があります。

業務実施上、必要不可欠な追加費用が発生したなど、相手に納得してもらうためのコミュニケーションが必要です。

見積書の送付時に準備するもの

見積書送付のために必要な物

見積書を作成する方法としては、このあと紹介する「テンプレートを用いて作成する方法」と「見積書作成ソフトを用いて作成する方法」の2つがあります。

いずれの場合でも作成した見積書は「郵送」か「メール」でクライアントに送付することが一般的です。

(1)郵送の場合は、見積書・封筒・スタンプ・切手

「郵送」で見積書を送付する場合に必要となる物としては、印刷した見積書、封筒、見積書在中のスタンプ、切手などが挙げられます。

留意点としては、封筒は長形3号(120mm × 235mm)を用いることが一般的である点、郵送方法としては「メール便や宅急便以外」の方法を選択する点の2つです。

細かい話ですが、見積書は「信書」に該当するため、郵便法に抵触しないためにも普通郵便やレターパックなどを用いる必要があります。(※参考:日本郵便ホームページ

(2)メールの場合は、PDF化・パスワードの設定

「メール」で見積書を送付する場合に必要な物としては、基本的にPDF化とパスワードの設定のみとなります。

パスワードの設定は自社や相手側企業の状況により異なるので、社内で確認の上設定するようにしてください。

見積書のおすすめ無料テンプレート

見積書の無料エクセルテンプレート

見積書を作成する方法としては、「テンプレートを利用する方法」と「見積書作成ソフトを利用する方法」があると紹介しましたが、ここでは「テンプレートを利用する方法」を紹介していきます。

具体的には、見積書を無料で作成出来るエクセルテンプレートを紹介していきます。

「見積書をゼロから作成するのは大変」という方や、「見積書はエクセルで作成したい」という方は参考にしてみてください。

今回紹介するテンプレートは「MISOCA」が提供する見積書テンプレートです。

ここでは、見積書に必要な記載項目を備えたシンプルなテンプレートが数多く用意されている点が特徴的です。

シンプルなデザインに加えて、カラーバリエーションもあるので、自社カラーに合った見積書を選択してそのまま利用することも可能です。今すぐ無料で見積書を作成したい方は一度使ってみてはいかがでしょうか?

見積書作成ソフトのメリット

見積書作成ソフトは「業務効率化」につながる

先ほどは「テンプレートの利用」でしたが、もう一つの作成方法である「見積書作成ソフト」を利用するメリットについても紹介しておきます。

見積書作成ソフトを利用するメリットは「業務の効率化」や「業務の簡略化」にあります。

見積書を月に何十件も発行処理するような会社では、見積書を作成するのに非常に時間を要することになります。

「さっきのエクセルで見積書を作成すればいいのでは?」と思う方もいるでしょうが、見積書の内容に従って契約をし、請求書を発行するといった一連の流れまでを想定した場合、エクセルだと一つ一つフォーマットを用意し、金額や内容を修正する手間が発生します。

対して見積書作成ソフトを利用した場合には、手間やミスに繋がる作業をなくし、より効率的に見積書を作成・発行することが可能となるのです。

次からは、オススメの見積書作成ソフトを3つ紹介していきます。

おすすめの見積書作成ソフト3選

MakeLeaps

画像出典元:「MakeLeaps 」公式HP

まず最初に紹介するのが「MakeLeaps」です。

このソフトでは、見積書だけでなく、納品書や請求書までクラウド上で作成出来るのが特徴的です。また、郵送業務までも代わりに担ってくれるため、今までのように封筒や切手を買いに行く必要もありません。

見積書や請求書は経理業務でも必要不可欠な資料となるので、オンラインで一元管理したい方にはオススメです。

 

BtoBプラットフォーム請求書

画像出典元:「BtoBプラットフォーム 請求書」公式HP

次に紹介するのが「BtoBプラットフォーム請求書」です。

このソフトは、業界や規模関係なく400,000社以上が利用しているプラットフォームサービスです。

具体的には、請求書業務をIT化することで、請求書を発行する側や請求書を受け取る側の業務効率化を図ることが出来ます。

発行側としては、請求書を発行する手間を省いたり、入金の消込作業と督促作業の管理を一元化することが可能となります。受け取り側としては、支払い通知の一元化や自動仕訳による月次決算の早期化などの効果があります。

 

マネーフォワードクラウド請求書

画像出典元:「マネーフォワードクラウド請求書」公式HP

最後に紹介するのが「マネーフォワードクラウド請求書」です。

このソフトは、請求書をクラウド上で作成出来るだけでなく、郵送代行や売掛金や入金の管理を連携させることが出来る点が特徴的なサービスです。

毎月必要となる請求書は、定期発行として自動で作成させることが可能な上に、会計ソフトと連携させることで人件費削減や経費削減にも繋がるといった効果が期待出来ます。

より自動化を進めたい方にはどれもオススメのサービスなので、自社の状況や環境に合ったサービスを見つけてください。

 

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、見積書の概要から具体的な書き方や記載時の留意点、さらにはオススメの無料テンプレートや作成ソフトまで幅広く紹介してきました。

見積書の作成は思った以上に時間と労力を要する作業ですので、今回の内容をキッカケにして、社内の作業の見直しや業務効率化に役立ててみてください。

画像出典元:Shutterstock

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