記事更新日: 2021/04/27
新型コロナウイルスの影響で急速に拡がりつつあるテレワーク。
テレワークには、欠かせないのがWeb会議です。
しかし、Web会議は対面での会議とは異なる点も多く、慣れないとうまくいかなかったり、失敗してしまうこともあります。
社内の会議であればまだしも、取引先とのWeb会議では失敗することができないと不安に思っている方もいるのではないでしょうか。
今回はWeb会議を行う上で最低限知っておきたいWeb会議の身だしなみやマナー、工夫点について解説します。
このページの目次
Web会議とは、インターネットを使ってWeb上で行う会議です。Web会議はオンライン会議とも呼ばれ、意味としては基本的に同じです。
単に音や映像を共有するだけでなく、画面の共有やファイルの送受信も可能です。ネットさえつながれば、パソコンだけでなくタブレット端末やスマートフォンでも参加できます。多くの場合、各社が提供するWeb会議ツールを使って行われます。
Web会議は場所にとらわれず遠隔地にいる相手とも簡単に会議ができるのが大きなメリットです。現在のように、テレワークが必要な場合でもWeb会議をうまく利用すれば実際に会っているように打ち合わせや商談を進めることが可能です。
Web会議と似た言葉として、テレビ会議があります。テレビ会議は専用の機器を会議室に設置し、専用回線を用いて接続することで行う会議です。専用の機器が必要であり、実施するための費用や手間がWeb会議に比べてあります。
専用の機器がある場所でしかできず、基本的には社内の会議室でしか行うことができません。手軽さや便利さという点でWeb会議とテレビ会議は大きな違いがあります。
Web会議は遠く離れた相手でも気軽に行えるのがメリットですが、注意点もいくつかあります。対面会議との違いも含めて、Web会議をするときに気をつけたい身だしなみや注意点について解説します。
目線や表情の話にもつながりますが、カメラの角度やカメラからの距離には注意が必要です。
例えばカメラが下にあると、相手を見下す形になってしまいますし、カメラが近すぎると顔がアップで大きくうつりすぎてしまったり、カメラが遠いと表情が見えなかったりします。事前にカメラテストを行っておき、角度や距離が適切であるか会議の前に必ず確認しておきましょう。
髭や寝癖などの身だしなみは注意しておかなければいけません。
在宅勤務で人に合わないので、出社する場合に比べてどうしても身だしなみは疎かにしがちです。
しかし、対面よりも情報量が少ない分、Web会議では身だしなみの印象がより重要です。通常の対面の会議と同様に、Web会議に参加する際は最低限の身だしなみを整えましょう。
在宅勤務だとスーツを着る機会も減り、ラフな格好で仕事に臨む人も多いでしょう。
しかし、Web会議をする時は服装にも気をつけなければいけません。スーツを着ろとまでは言いませんが、相手に好印象を与えるラフすぎない服装にしましょう。カメラに映るのは多くの場合上半身だけなので、最悪上半身だけ整える形でもかまいません。しかし、その際は下の服装が映らないようにカメラの位置や角度には注意しましょう。
Web会議中は、背筋を伸ばして座り、顔を少し前に出すことを意識しましょう。
背筋を伸ばすことで見た目も良くなり、相手に好印象を与えることができます。さらに、顔を少し前に出すことで画面に映る顔の割合が増え、相手の話に関心が持っていることが伝わります。
自宅からWeb会議を行う場合は、ついリラックスして少し背中も丸まってしまいがちですが、対面の会議と同じように背筋を伸ばして臨みましょう。背筋を伸ばすことは相手に良い印象を与えるだけでなく、自身の気持ちを仕事モードに切り替えるのに役立つでしょう。
背景もWeb会議では重要な要素です。対面の会議では多くの場合会議室で行われるので普段気にしたことはないでしょうが、テレワークで行われるWeb会議は多くの場合自宅で行われます。
特に意識していないと、背景に生活感のあるものが映り込んでしまうこともあるでしょう。Web会議を行う前にカメラチェックをしておき、必要であれば片付けをしたり、壁を背景にできる場所に移動したりすると良いでしょう。
また、最近ではWeb会議ツールが背景を自由に設定できるようにしてくれるサービスも提供している場合も増えてきているので、事前に設定しておくのも良いでしょう。
Web会議をする時の目線も重要です。対面であれば自然に相手の顔を見て話すことができるでしょうが、Web会議では意識的に目線を合わせるようにしないといけません。
つい画面を見てしまいますが、パソコンのカメラや外付けのカメラをしっかり見る、ということを意識しましょう。
また、Web会議中にメールが届いたり、チャットツールの通知がくることもあるでしょう。
無意識でも通知を確認してしまうと、目線が動いたりしてしまい、相手にもその様子は伝わってしまいます。
相手に見えないからと言って油断せずに、通知はあらかじめ切っておき、しっかり相手にも会議に集中していることが伝わるように目線は十分意識しておきましょう。
カメラを通して顔を映すと対面で会う場合よりも、顔が暗く映る場合があります。相手に明るい印象を与えるため、部屋の照明を明るくしたり、パソコンの近くに部屋の照明とは別に照明を置くのも良いでしょう。
また、Web会議では対面の会議に比べれば表情や感情が伝わりにくい傾向があります。対面の会議以上に表情明るく、豊かにすることを意識すると相手に好印象が与えられるでしょう。
Web会議を行う際は静かな環境で行うことが大切です。
自宅やカフェなどで行う場合隣の部屋の音や周りの話し声が会議中に入り込んでしまう場合があります。
できるだけ静かな環境を選んで行うか、どうしても難しい場合はヘッドセットを使うなどできるだけ外部の音が聞こえないように工夫しましょう。
Web会議ではパソコンなどのマイクを通して声を相手に伝えます。
インターネット環境やマイクの性能にもよりますが、対面の会議に比べれば聞こえにくかったり、音が少し遅れて聞こえてきたりすることもあります。
そんな場合でも相手に聞こえやすいように、対面の会議以上にゆっくり、はっきり話すよう意識しましょう。
Web会議では相づちにも注意が必要です。
対面の会議では、声を出しながら相づちを打つことも多いでしょう。相手の話を聞いていることが伝わるため、対面の会議では相づちは重要です。
しかし、Web会議では、相づちが相手の話を遮ってしまう場合があります。
というのも、Web会議ではインターネットの通信環境にもよってタイムラグがあり、若干遅れて聞こえてくる場合があります。その時に相づちと相手の話すタイミングが重なってしまい、邪魔になってしまうのです。
相づちを打つこと自体は相手に好印象を与えるために重要なことですが、Web会議では声は出さずに、うなずくなど映像として見て伝わるように相づちを打つと良いでしょう。
web会議を行うときは自分が発言する時以外ミュートにする、ということを習慣にしたほうが良いでしょう。
会議への参加人数が多くなるほど、たとえ発言をしていなくても参加者の環境音が重なって、メインの発言者の声が遠くなりがちになります。
また、誰かが不用意に大きな音を立ててしまうと参加者を驚かせてしまうだけではなく、発言者の言葉を強制的に遮断することにも繋がります。
会議のスムーズな進行に協力するためにもミュート機能は使いこなすべきと言えます。
もちろん、携帯電話に電話がかかってきた場合も席をはずすか、ミュートで会話が入らないようにすることを心がけましょう。
Web会議でやっておきたい最低限の工夫についてご紹介しました。
Web会議をうまく活用できれば、テレワークの成功にもつながります。
会議中の相手にどう見えるか、相手がどう感じるかを意識しながら、まずは最低限の意識すべき項目に注意すると、相手に好印象を与え、円滑に会議を進めることができるでしょう。
画像出典元：写真AC、O-DAN
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