テレワークにおける勤怠管理システムの選び方とメリットを徹底解説!

テレワークにおける勤怠管理システムの選び方とメリットを徹底解説!

記事更新日: 2021/06/11

執筆: 編集部

テレワーク導入が進む中、その勤怠管理方法に課題を感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、社員の勤怠管理や承認申請、タスク管理など様々な業務を遠隔からでも一元管理できるため、テレワーク対策の一つとして注目されています。

ただし、とにかく種類が多く、何を基準に選ぶべきなのか、自社に合ったシステムはどれなのか判断しづらいのが現状です。

この記事では、テレワーク下での従業員の勤怠管理の現状と課題を説明した上で、システムの選び方のポイント、利用するメリットや導入事例、おすすめの勤怠管理システムなどをご紹介していきます。

このページの目次

テレワークでの勤怠管理の課題とは?

HR領域の調査研究機関であるHR総研が、緊急事態宣言解除後の2020年5月から6月に行ったアンケートによれば、テレワーク導入後に直面した課題として、以下のような結果が出ています。


出典元:HR総研公式HP「テレワークの実態に関するアンケート結果報告(1)」

社内コミュニケーションや人材育成に関しての課題感を始め、最も多かったのが「労働実態を把握しにくい」という勤怠管理に関しての課題感であることが判ります。

具体的には、管理者側・従業員側それぞれで下記のような課題感を持っていることが調査から判ってきました。

管理側の課題

遠隔勤務によって、従業員の労働実態の把握は自己申告に基づいてしか判断できず、虚偽や不正があっても実態を把握しにくいという問題があります。

従業員側の課題

営業職など結果が数値化されやすい職種であれば、公正な評価を受けているという実感を持る一方、オフィスワークやクリエイティブ系の職種など結果が数値化されにくい職種の場合は、評価基準に疑問を持つケースも多いようです。

このような双方の課題を解決するためのツールとして勤怠管理システムは多くの企業で導入されてきています。

次の章からは、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットや選ぶ際のポイントについて詳しく解説していきます!

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を記録・管理するシステムのことを言います。

これまでは、タイムカード・メール・電話を使って勤怠報告をし、上長は都度別の書類に内容を転記して管理、もしくはエクセル・スプレッドシートなどを利用して従業員が手入力するといった管理方法が取られていました。

しかし、これらの方法ですと、誤入力や虚偽の申告ができてしまうなどの課題を抱えていました

その解決策として登場したのが、様々なデバイスを利用し打刻・記録することで、正確な勤怠データをシステム上で管理することができる勤怠管理システムです。

勤怠管理システムは、これまで主流であった従業員側の自己申告という形での勤怠データ収集のやり方を一新し、より正確なデータを労力をかけずに収集することができます。

また、システム上で管理されたデータは、別のシステムやツールと連携することで、より多くの業務に有効活用することができるようになりました。

勤怠管理システムの主な機能

上の図のように勤怠管理システムには、勤怠管理をより正確に、より効率化するための、多くの機能が搭載されています。

特に代表的な機能が赤字の機能で、これらは、是非システムを選ぶ際に搭載されているか注目してほしい機能です。

打刻機能は当然ながら、テレワーク時に非常に役立つ申請承認機能、労務管理の上でかかせないアラート機能、シフト管理を効率的に行えるシフト機能の4機能は要チェックです。

起業ログが行った調査で、これら機能が搭載されていなかったが故に結果的に別のシステムに乗り換えている例がよくあります。

自社の勤務状況と照らし合わせて必要な機能を選んでいくと良いでしょう。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠状況を正確に把握できる(法令遵守)

PC/タブレット/スマホ/ICカード/指紋認証/QRコードなど様々なデバイスを通して正確に打刻することで、データの整合性が上がります。

また、データを一括出力し集計したり、残業や有給取得状況の正確な把握に役立てることができ、法令遵守に基づいた従業員管理が可能になります。

不正防止

うちの社員に限ってと思いたい気持ちはやまやまですが、手入力で行う作業では、不正が起こりえることは常に考えなければなりません。

労働時間を多く申告するのみならず、サービス残業や休日出勤を隠蔽する行為など、企業として避けなければならないリスクを削減する意味でも、勤怠管理システムは有効です。

コストと労働時間を削減

勤怠データをシステム上で管理すれば、そのデータを元に集計や他システムとの連携をすることで業務効率が上がり、その分労働時間が削減できます。

また、タイムカードなどを使用しないためペーパーレス化でき、諸経費も削減されるでしょう。

人件費・諸経費といったコストと労働時間の削減が実現できることもメリットの一つです。

他システムとの連携で業務効率アップ

給与計算、ワークフロー、労務管理など他のシステムと連携が取れる勤怠管理システムであれば、勤怠データをワンストップで他の業務に活用することができ業務効率は格段に上がります

勤怠管理システムを選ぶ上での注意点

多様な働き方に対応しているか

テレワークと一言で言っても、在宅型なのか、サテライトオフィスなどを利用した施設利用型なのか、またはモバイルワークなのか、その勤務体系は様々です。

また、働き方によって導入しておくべき打刻方法も変わります。

自社の勤務体系と、従業員がどのような場所で勤怠報告するのかを事前に確認して選ぶ必要があります。

コストと機能

勤怠管理システムには、無料プラン、有料プランなど様々なプランが用意されています。

無料プランだと使える機能が限定されていますが、多くの機能は求めておらず正確に打刻ができればいい、そこまでお金をかけられないといった企業には、無料プランでも十分使える場合があります。

コストと機能を良く確認した上で、自社が求めているシステムを選びましょう。

サポート体制はあるか

システムの使い方がわからなくなり誰かに聞きたいけれと、担当者もいないし、ちょっと周りに聞くこともできないテレワークの場合、システム側のサポートがあれば自力で解決でき非常に便利です。

電話/メール/チャット/FAQ/マニュアルなどサポート体制もシステムによって用意されているものが異なります。

社員数が多い企業などでは、できるだけ手厚いサポート体制がある方が良いでしょう。

無料トライアルがあるか

種類の豊富な勤怠管理システムは、どのシステムを選べばいいのか、業務フローや勤務形態など様々な情報を元に精査しなければなりません。

無料トライアル期間を設けているシステムも多く、無料トライアル期間は、有料プランの全ての機能を試してみることができるものがほとんどです。

トライアル期間だけ把握した上で、いくつかのシステムを試してみることが最も賢い選び方だと思います。

無料で使える勤怠管理システムに実際どんなものがあるのか、詳細を確認したい方は、是非以下の記事もチェックしてみて下さい。

 

テレワークにおけるおすすめ勤怠管理システム5選!

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1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。

主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・QRコード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の8種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

サービス/外食/レジャー
(会社規模50人以下)

導入前まではタイムカードでしたがジョブカンを導入してからは管理が非常に楽になり、またSlackとの連携も可能な為休暇の申請から全て出来るのがありがたいです。

 

サービス/外食/レジャー(会社規模501-1000人)

どこでも勤務入力ができるため、場所を選ばず効率的に使えます。ハード機器を設置する必要もなく費用も抑えられるので、導入しやすいと感じました。
ただ、 アプリがないので、毎度ログインする必要があるのが不便です。ホーム画面にURLをブックマークしても、別の画面が表示されることが多々あります。


※起業ログ独自アンケートより

ジョブカン勤怠管理がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の4種類。主要システムと比べると少ないです。

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

 

 

実際に使った人の評判・口コミ

職業指導員
(会社規模51-100人以下)

承認フローが複雑な有給休暇申請、残業申請、休日出勤申請など、一つのシステムで完結出来るため、かなり時間短縮する事が出来ると感じます。

 

小売/流通/商社(会社規模1001人-)

36協定の順守状況を知らせる機能は良いのですが、その内容が新入社員などにはわかりづらいようで、何かアドバイス機能などがあればよいと思いました。


※起業ログ独自アンケートより

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

 

 

3. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の11種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

メーカー/製造
(会社規模501-1000名)

導入当初は皆が慣れず戸惑ったが、コロナ禍において在宅勤務となり、重宝しています。スマホから打刻可能なので在宅勤務時、出張時にはかなり便利です。
基本的には位置情報を取得して打刻という運用ですが、位置情報を取得するかしないかも選択出来るのがありがたいです。

 

医療(会社規模31-50人)

個人のスマホにアプリをダウンロードして使うのでセキュリティが心配です。


※起業ログ独自アンケートより

 

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

4.不正防止機能が多数あり!『スマレジ・タイムカード』


画像出典元:「スマレジ・タイムカード」公式HP

特徴

スマレジ・タイムカードは、精度の高い不正防止機能が特徴のクラウド型勤怠管理システムです。

無料プランであるスタンダードプランは、社員数月30名までであれば勤怠管理機能とサポートサービスを利用することができます。

パスコード入力の設定、写真撮影による本人確認、GPSによる位置情報の記録など、他にはない機能が搭載されています。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイル打刻・笑顔認証打刻の4種類。

打刻時に、あらかじめ設定しておいたパスコード入力を義務付けることも可能です。

写真撮影による本人確認やGPSによる位置情報の記録など勤怠管理における不正防止機能が優れています。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

PC/タブレット用打刻画面

注目機能

上限30人までのスタンダードプランは無料ですが、勤怠打刻機能のみ利用可能で、その他の機能が必要な場合はプレミアムプラン以上を選ぶ必要があります。

申請機能 アラート機能 シフト機能

プレミアムプラン以上

エンタープライズプランのみ

プレミアムプラン以上

 

運用のしやすさ

スマレジ・タイムカードは、人事労務freee、マネーフォワード クラウド給与、 弥生給与などの 外部サービスとの連携も可能で運用がしやすいです。

ただし、サポート体制はメールやHPのFAQやチャットのみのため、オンタイムでのサポートは期待できません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
メール/FAQ/チャット

 

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円~ 設定なし 60日間

 

  スタンダート プレミアム エンタープライズ
月額料金(税込) 0円 2,200円 6,600円
人数加算額
/人(税込)
110円 330円 660円
社員数上限 30人 10人 10人

無料プランであるスタンダードプランは、30人までは月額料金無料、31名以上は月額料金1,100円+110円/人が発生します。

60日間の無料トライアルが終わると、そのまま無料プランにはなりますが、勤怠管理のみ利用できる簡易的な内容になります

不正防止機能などのメリットを実感できた場合は、早めに有料プランに移行することをおすすめします。

実際に使った人の評判・口コミ

メーカー/製造
(会社規模501-1000人)

出張やテレワークどこにいても勤怠システムに入力することができ、タッチ一つで入力できるので、ややこしくなくどんな人でも使いやすく、なおかつ不正も起こらないようなシステムなので管理しやすいため勤怠管理まで人手が回っていない会社さんにおすすめです。

 

サービス/外食/レジャー(会社規模501-1000人)

GPSにて社員の居場所を管理することができ、そのことに対して、プライバシーの侵害だと不服を申し立てる社員が多くいました。また、うちの会社では、社用のスマートフォンを支給しているわけではなく、個人所有のスマートフォンを使用しているため、携帯電話料金などに不安を感じる社員も多かったです。


※起業ログ独自アンケートより

スマレジ・タイムカードがおすすめの企業

  • 飲食店などの店舗を運営している企業
  • 外回りや出張などが多い企業
  • 不正防止機能が必要だと感じている企業

 

5. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の6種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

IT/インターネット/通信
(会社規模1001名-)

勤怠の締日近くになるとアクセスが集中して、アプリが重たくなる事が多々ありました。ネットワークの影響もありますが、同サーバーの他システムは正常なことが多かったため、アプリが重たい印象でした。

 

マスコミ/デザイン/広告
(会社規模10人以下)


 

 

パソコンとスマホのアプリの連動ができ、出先やテレワーク中でも効率的に活用ができた。特に営業なので直行直帰の場合などのタイムカード打刻は便利だった。

 

※起業ログ独自アンケートより

jinjer勤怠がおすすめの企業

    • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
    • 従業員の予算と実績を管理したい企業
    • 医療機関

 

 

テレワークの勤怠管理ツール導入に成功した事例

社外でも打刻したい! 株式会社Wiz 

画像出典元「株式会社Wiz」公式HP

職種:IT系総合商社
従業員数:1001名以上
導入システム:ジョブカン勤怠管理
導入前の課題:
  • 会社でしか打刻ができない。
  • 1000人規模の源泉徴収票や給与明細を紙で配布。印刷費用や郵送費がかかっていた。
導入後:
  • 出社しなくても打刻ができるようになった。
  • 給与計算システムとの連携ができ、申請・承認ができるようになった。

 

残業時間集計丸2日が0分に!日本パーキング株式会社

画像出典元「日本パーキング株式会社」公式HP

職種:駐車場ブランド「NPC24H」運営会社
従業員数:120名以上
導入システム:KING OF TIME
導入前の課題:
  • 表計算ソフトを利用して従業員が入力した紙ベースの勤怠表を元に行う残業時間の集計に丸2日かかっていた。
  • 休暇申請を紙で出していた。
導入後:
  • 丸2日かかっていた残業時間集計が自動的に行えるようになった。
  • 従業員も管理者もリアルタイムで勤怠と休暇が把握できるようになり、従業員から要望としてあった「時間有休制度」を導入することに成功。

 

コロナ禍でも社内申請が2日短縮!株式会社ホリプロデジタルエンターテインメント


画像出典元:「株式会社ホリプロデジタルエンターテインメント」公式HP

職種:サービス業
従業員数:15名
導入システム:jinjer勤怠
導入前の課題:
  • オフィス出社が自粛となり物理的な紙ベースのやりとりがしにくい。
  • 申請から承認まで2-3営業日かかる。
  • エクセルの稟議書の記入方法が属人化していて確認工数がかかる。
導入後:
  • 社内申請承認がにほぼ時間がかからなくなった。
  • いきなり全てクラウド化ではなく、ワークフローデータは紙で回覧するなど、紙とクラウドのハイブリット運用している。

 

労務管理を考えるきっかけに。サンクスラボ株式会社

画像出典元:「サンクスラボ株式会社」公式HP

職種:IT事業、障がい者就労支援などの福祉事業
従業員数:301名以上
導入システム:マネーフォワードクラウド勤怠、給与
導入前の課題:
  • 国内外26拠点の多様な勤怠管理をタイムカードで郵送で集めエクセル管理していたため、担当スタッフの業務負荷が大きかった。
  • 社労士事務所に労務管理を外注した結果、データ確認がすぐにできない、社員の業務に対する意識も低下。
導入後:
  • 日々の勤務状況や有給休暇の取得日数などの情報を社内で一元管理できるようになり、業務負荷が軽減。
  • 従業員の労働時間が可視化・透明化されたことで、現場と本社が全体像を把握でき、「本来あるべき労務管理」ができるようになった。

 

フリーランスの業務管理に活躍!ランサーズエージェンシー株式会社

画像出典元:「ランサーズエージェンシー株式会社」公式HP

職種:インターネット広告、エンジニア系フリーランスと企業をマッチングする人材事業
従業員数:不明
導入システム:IEYASU
導入前の課題:
  • 社外で勤務するフリーランスの勤怠管理がPDFで押印による承認が必要、担当者の業務負荷が大きかった。
導入後:
  • どこで勤務していても、勤怠状況を把握でき、押印も不要でシステム上で承認ができるようになり、業務が非常に楽になった。

 

まとめ

テレワークにおいて、勤怠管理システムの導入は最早必要不可欠なことでしょう。

これまでみてきたように、勤怠管理システムには、それぞれ多種多様な特徴や料金プランがあります。

まずは、無料プランやトライアルを上手に活用し、いくつかのシステムに実際に触れてみることが大事です。

その上で、本当に適したシステムはどれかを精査していければ、導入は成功するでしょう。

画像出典元:Pixabay

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