記事更新日: 2024/05/24
テレワークを導入している企業は、総務省が実施した令和4年通信利用動向調査によると、50％を超えています。
その一方で、勤怠管理に課題を感じ、テレワークの導入を実行できない企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、テレワークの勤怠管理にぴったりな勤怠管理システムを紹介しています。
テレワークの勤怠管理を検討したい方、見直したい方もぜひ参考にしてください。
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HR領域の調査研究機関であるHR総研が、緊急事態宣言解除後の2020年5月から6月に行ったアンケートによれば、テレワーク導入後に直面した課題として、以下のような結果が出ています。
出典元:HR総研公式HP「テレワークの実態に関するアンケート結果報告（1）」
社内コミュニケーションや人材育成に関しての課題感を始め、最も多かったのが「労働実態を把握しにくい」という勤怠管理に関しての課題感であることが判ります。
具体的には、管理者側・従業員側それぞれで下記のような課題感を持っていることが調査から判ってきました。
遠隔勤務によって、従業員の労働実態の把握は自己申告に基づいてしか判断できず、虚偽や不正があっても実態を把握しにくいという問題があります。
営業職など結果が数値化されやすい職種であれば、公正な評価を受けているという実感を持てる一方、オフィスワークやクリエイティブ系の職種など結果が数値化されにくい職種の場合は、評価基準に疑問を持つケースも多いようです。
テレワークで勤怠管理を行う3つの方法をご紹介します。
それぞれにメリット・デメリットがあるので、自社に合った方法で勤怠管理を行いましょう。
まず、始業と終業のときに直属の上司へメールやチャットで始業と終業の連絡を入れる方法があります。
メールやチャットでの勤怠管理は既存のツールを利用して行えるため、システムに慣れていない企業やシステム導入のコストを抑えたい企業に適しています。
しかし、気軽に取り入れられる一方で、勤怠連絡の確認を1日に2回、毎日欠かさずしなくてはならないため、報告を受ける上司の負担が大きくなってしまうのがデメリットです。
さらに、出勤表へ転記する必要性やメールやチャットに不具合があった場合に正しい記録を残せないなどの問題があります。
一時的に発生するテレワーク業務の勤怠管理をする場合にはおすすめです。
「ログ」とはパソコンの使用履歴のことをいいます。
具体的には、パソコンの使用を開始・終了した時刻のほかにも、メールを送受信した履歴やインターネットのアクセス履歴などを確認できるので、パソコン上で誰がどんな作業をしていたのかがわかります。
ログはパソコンに自動で記録されるので、PCログを確認すれば何時から仕事を始め、何時に仕事を終えてパソコンの電源を落としたのか確認でき、客観的により正確な管理が可能です。
しかし、すべての業務をパソコンで行うとは限りませんし、パソコンをシャットダウンしたあとに急ぎの電話が入ったり、シャットダウンを忘れたまま仕事を終えてしまうことも考えられます。
さらに、従業員のパソコンから個別にログを収集するのはとても手間がかかるので、ある程度大きな企業では、ログを自動で取得できるツールを活用することをおすすめします。
勤怠管理システムはオフィスにいなくてもパソコンやスマートフォンから打刻ができるだけでなく、休暇の申請や承認、取得など、勤怠管理に関するあらゆる業務をシステム化でき、給与システムとも連携することが可能です。
また、システムを導入すれば、打刻忘れなどのエラー通知や打刻忘れ防止通知などのアラート機能を利用できます。
しかし、自社に合った勤怠管理システムを導入しないと、業務がややこしくなってしまう恐れがあります。また、管理者や従業員が使いやすい機能であることも大切です。
勤怠管理システムについては主な機能や選び方のポイント、おすすめの勤怠管理システム、導入事例を詳しく紹介していきます。
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を記録・管理するシステムのことを言います。
これまでは、タイムカード・メール・電話を使って勤怠報告をし、上長は都度別の書類に内容を転記して管理、もしくはエクセル・スプレッドシートなどを利用して従業員が手入力するといった管理方法が取られていました。
しかし、これらの方法ですと、誤入力や虚偽の申告ができてしまうなどの課題を抱えていました。
その解決策として登場したのが、様々なデバイスを利用し打刻・記録することで、正確な勤怠データをシステム上で管理することができる勤怠管理システムです。
勤怠管理システムは、これまで主流であった従業員側の自己申告という形での勤怠データ収集のやり方を一新し、より正確なデータを労力をかけずに収集することができます。
また、システム上で管理されたデータは、別のシステムやツールと連携することで、より多くの業務に有効活用することができるようになりました。
上の図のように勤怠管理システムには、勤怠管理をより正確に、より効率化するための、多くの機能が搭載されています。
特に代表的な機能が赤字の機能で、これらは、是非システムを選ぶ際に搭載されているか注目してほしい機能です。
打刻機能は当然ながら、テレワーク時に非常に役立つ申請承認機能、労務管理の上でかかせないアラート機能、シフト管理を効率的に行えるシフト機能の4機能は要チェックです。
起業ログが行った調査で、これら機能が搭載されていなかったが故に結果的に別のシステムに乗り換えている例がよくあります。
自社の勤務状況と照らし合わせて必要な機能を選んでいくと良いでしょう。
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テレワークと一言で言っても、在宅型なのか、サテライトオフィスなどを利用した施設利用型なのか、またはモバイルワークなのか、その勤務体系は様々です。
また、働き方によって導入しておくべき打刻方法も変わります。
自社の勤務体系と、従業員がどのような場所で勤怠報告するのかを事前に確認して選ぶ必要があります。
勤怠管理システムには、無料プラン、有料プランなど様々なプランが用意されています。
無料プランだと使える機能が限定されていますが、多くの機能は求めておらず正確に打刻ができればいい、そこまでお金をかけられないといった企業には、無料プランでも十分使える場合があります。
コストと機能を良く確認した上で、自社が求めているシステムを選びましょう。
システムの使い方がわからなくなり誰かに聞きたいけれと、担当者もいないし、ちょっと周りに聞くこともできないテレワークの場合、システム側のサポートがあれば自力で解決でき非常に便利です。
電話/メール/チャット/FAQ/マニュアルなどサポート体制もシステムによって用意されているものが異なります。
社員数が多い企業などでは、できるだけ手厚いサポート体制がある方が良いでしょう。
種類の豊富な勤怠管理システムは、どのシステムを選べばいいのか、業務フローや勤務形態など様々な情報を元に精査しなければなりません。
無料トライアル期間を設けているシステムも多く、無料トライアル期間は、有料プランの全ての機能を試してみることができるものがほとんどです。
トライアル期間だけ把握した上で、いくつかのシステムを試してみることが最も賢い選び方だと思います。
無料で使える勤怠管理システムに実際どんなものがあるのか、詳細を確認したい方は、是非以下の記事もチェックしてみて下さい。
画像出典元：「freee勤怠管理Plus」公式HP
「freee勤怠管理Plus」は、勤怠管理をペーパーレス化し、転記や集計などにかかる業務負荷を減らすことで管理を効率化できる勤怠管理システムです。
打刻時に位置情報を取得できるため、直行直帰やテレワークなど、多様な勤務形態に対応でき、シフト作成機能を搭載しているのも魅力です。
クラウド会計ツールで有名なfreee株式会社が提供するサービスで、運用実績も豊富なので安心して利用できます。
シンプルな画面遷移で使いやすさには定評があり、ITにはそれほど詳しくないという人でもすぐに使いこなせます。
ただし、生体認証打刻機はソフトウェアをインストールする都合上、freee社から購入する必要があります。
freee勤怠管理Plusの料金プランは1種類のみで、初期費用不要で利用できます。
1ユーザーごとに料金が加算される従量課金のシンプルな料金体系です。
| freee勤怠管理Plus | |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 （税表示なし） |
300円 |
| 追加オプション | なし |
| ユーザー数 | 1ユーザー |
画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP
最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。
主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。
10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。
10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。（無料お試しとは別物）
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 200円～ | 2,000円 | 30日間 |
マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です。
基本料金は、企業規模にあわせ、小規模事業者向けのスモールビジネス、中小企業向けのビジネスに分かれています。
また、IPO準備・中堅〜大企業向けは別途お問い合わせが必要です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円 | 基本料金：2,980円/月 +ユーザー数×300円 |
1ヶ月間 |
画像出典元「株式会社Wiz」公式HP
画像出典元「日本パーキング株式会社」公式HP
画像出典元：「株式会社ホリプロデジタルエンターテインメント」公式HP
画像出典元：「サンクスラボ株式会社」公式HP
画像出典元：「ランサーズエージェンシー株式会社」公式HP
おすすめの勤怠管理システムを知りたい方はこちら
テレワークにおいて、勤怠管理システムの導入は最早必要不可欠なことでしょう。
これまでみてきたように、勤怠管理システムには、それぞれ多種多様な特徴や料金プランがあります。
まずは、無料プランやトライアルを上手に活用し、いくつかのシステムに実際に触れてみることが大事です。
その上で、本当に適したシステムはどれかを精査していければ、導入は成功するでしょう。
画像出典元：Pixabay
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