テレワークにおける勤怠管理ツールおすすめ5選!事例も交えて解説!

テレワークにおける勤怠管理ツールおすすめ5選!事例も交えて解説!

記事更新日: 2020/10/14

執筆: 編集部

現在、自粛や休業要請などの影響で業務をテレワークに切り替えている企業は非常に多いですよね。

いきなりテレワークになったことで、社員への対応に頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。

特に勤怠管理に関しては、オンライン上で把握することが非常に難しいため、どのように管理するのがベストなのか全く分からないという方もいるはず。

そんなテレワークの状況下こそ便利なのが勤怠管理ツールです。

勤怠管理ツールを使えば、勤務時間管理だけでなくタスク管理や給与支払い管理まで一元化して管理することも出来ます。

この記事では、テレワークにおけるおすすめの勤怠管理ツール5選を中心に、ツールを利用するメリットや実際の成功事例などについて具体的に解説していきます。

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テレワークにおける勤怠管理の問題点

勤務時間の把握がしにくい

テレワークにおける勤怠管理の問題点としては、勤務時間の把握が非常に難しいということが挙げられます。

会社内の同じオフィスで働いていれば、誰が何時まで働いていたのか簡単に把握することができますが、テレワークの状況下ではそう簡単にはいきません。

誰かが監視している訳ではないため、どれだけ働いていたのかを目で確認することは不可能です。

在宅で働いている間に誰かがひとり監視カメラ役として、業務を監視するということも出来ますが、社員からすると心理的な圧迫感を感じてしまうことになりかねません。

逆に従業員に全てを任せっきりにしてしまうと、勤務時間の不正や怠慢な業務に繋がったりすることも懸念されます。

勤務時間の管理を「どのような方法で行うのか」に関しては、非常にリアルな課題点であり多くの会社で様々な対策が取られています。

業務の評価基準が曖昧になりがち

勤務する時間管理ももちろん大変ですが、それ以上にどのような業務を行ったのかという評価基準が曖昧になってしまいがちです。

会社であれば普段からコミュニケーションを取っていて、対面で話し合うことも可能であるため、業務に対する評価体制も分かりやすいもの。

一方でテレワークの場合は、なかなかコミュニケーションを取ることが難しいため、評価するための基準が目では見えにくいというデメリットがあります。

また評価基準の設け方に関しては、職種によっても難易度に差が出てしまいます。

例えばエンジニアなどの技術職は成果物の進捗などで、営業であればアプローチした件数や成約件数などの数値で管理することができるため、それほど難しくはならないでしょう。

しかしバックオフィス系(人事・財務)の業種に就いている人の場合は、何を基準に業務評価をしたら良いのかが曖昧であるため、正当な評価を下すことが難しいです。

何を以って誰をどのように評価するのか、基準が曖昧になってしまうのもテレワークで勤怠管理を行う際の大きな問題点の1つと言えるでしょう。

テレワークの勤怠管理を行う方法は?

テレワークの勤怠管理を行う方法は企業ごとに大きく異なります。

これまでテレワークをやった経験がなく、最近急に始めた会社の場合は勤怠管理システムの導入自体が試行錯誤の段階であるはず。

ここでは一般的に行われているテレワークの勤怠管理方法を3つご紹介しています。

まだ社内でも最善の方法を模索中の担当者の方は、ぜひとも参考にしてみてください。

始業・終業時にメール/電話で管理

テレワークの導入自体に慣れておらず、対応に困っている企業に多いのがメール/電話で勤怠管理する方法です。

メール/電話は特に何も用意していなくても、すぐに導入できる方法であるため、テレワークを迫られた企業に1番多い手法になります。

始業・終業時にメール/電話で労務管理者に連絡を入れることによって、簡単に業務を管理することが可能になります。

ただ毎回メール/電話などで確認しなければならないため、管理する側の業務が煩雑になり工数が増えてしまうというデメリットも。

導入しやすいですが、若干面倒なコミュニケーションコストが生まれてしまうことを考慮する必要があるでしょう。

EXCEL/スプレッドシートを利用して管理

Excelやスプレッドシートなどで管理する場合は、社員が自らシートに勤務時間や業務内容を入力することになります。

先ほどのメールや電話での管理よりも、同じシートにログインすれば簡単に情報を共有することができるため管理がしやすいです。

ただ社員にある程度の勤怠管理を任せることになるため、社員自身が責任を持って勤怠管理を行わない場合は、虚偽の時刻を申請する可能性も高くなります。

毎日しっかり打刻しているかチェックする必要があるため、若干面倒な作業を行わなければならないことを覚えておきましょう。

勤怠管理ツールを導入して管理

1番スマートな方法は、勤怠管理ツールを導入して管理する方法です。

勤怠管理ツールは勤怠管理のためだけに作られているため「勤務時間」「給与支払い」「タスク管理」などをまとめて行うことができます。

これまでバラバラに管理していた「勤務時間」を、一元化して管理することができるため、正確にそれぞれの数値を把握できるのも大きな魅力の1つ。

勤怠管理ツールを導入することで、労務にかかるコストを圧倒的に最適化できるため、非常におすすめです。

テレワーク勤怠管理ツールを選ぶ上での注意点

労務担当者の方の中には「すぐにでも勤怠管理ツールを導入したい!」と考えている方も多いかもしれません。

しかし勤怠管理ツールは慎重に選ばないと、逆に勤怠管理の効率が悪くなってしまう可能性も。

テレワークのために導入した勤怠管理ツールが、望んでいたものではなかった場合、無駄なコストと時間をかけてしまうことになりかねません。

では具体的に勤怠管理ツールを選ぶ上で、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。

作業状況が把握出来るものであるか

まず最初に作業状況が把握できる機能がついているかどうかチェックしましょう。

先述したように、テレワークの際にデメリットとなるのが作業状況や勤務態度、進捗などが把握しにくいという点。

その問題点を改善するために勤怠管理ツールの中には、業務の内容などを把握しやすいように作業状況が把握できるシステムが搭載されているツールも存在します。

この機能は「プレゼンス機能」と呼ばれており、在席しているのかどうか、GPSでどこにいるのかなどを把握することができるものまで種類も様々です。

作業状況が把握できるのは勤怠管理ツールの最大の魅力であるため必ず確認しましょう。

給与システムとの連携機能はあるか

勤怠管理ツールの中でも有無が分かれるのが給与システムとの連携機能。

労働時間の記録に加えて、給与計算や有給を取得する場合の残り日数など、他の人事ツールと連携することもできます。

社員の賃金台帳やExcelやCSV形式で、エクスポートしてくれる機能を持った給与システムが付帯していることもあります。

会計や人事システムとの連携機能があると、より作業を効率化できるため非常におすすめです。

各種申請・承認機能はあるか

通常、社員からの休暇申請や残業申請、休日出勤申請などは紙面ベースで行うことが多いですよね。

しかしテレワークを導入していると、なかなか紙面で申請等のやりとりをするのは少し面倒なことが多いです。

勤怠管理ツールの中には、このような各種申請・承認機能がついている場合、全ての処理をオンラインで行うことが出来ます。

有給取得などもオンラインで行えるようになれば、よりスムーズにやりとりすることができるためおすすめです。

テレワークにおけるおすすめ勤怠管理ツール5選!

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ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、数ある勤怠管理ツールの中でも最も利用されているツールの1つです。

特徴としては様々な勤怠管理状況に対応しており、雇用保険に合わせて保険書類を自動化したり、管理業務を減らしたりすることが可能です。

打刻もICカード、モバイルGPS、PC・タブレットなど幅広く対応しており、どんなケースにおいても勤怠管理を行えることも最大の特徴と言えるでしょう。

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jinjer勤怠

jinier勤怠はクラウド型の勤怠管理システムで、人材業界でも有名なベンチャー企業の『ネオキャリア』が運営しているサービスです。

報酬や福利厚生などの人事管理はもちろんのこと、従業員のコンディション管理オプションまで豊富に機能を用意している優れもの。

豊富な機能の中から、予算感や必要性に応じて柔軟に料金を選択することができて、簡単な勤怠管理だけなら月額300円から導入することもできます。

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マネーフォワードクラウド勤怠

家計簿アプリで有名なマネーフォワードは、勤怠管理ツールもリリースしています。

勤怠管理の他にも「会計」「給与」「社会保険」などのサービスも運営しているため、他サービスと合わせて使えば管理が圧倒的に楽になります。

長年サービスを運用しているだけあって、見やすいUI/UXを意識しているため、直感的な操作を行うことも可能。

法改正による自動バージョンアップ機能もあるため、1台で管理しやすいというのもマネーフォワードクラウド勤怠の強みです。

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KING OF TIME

 

KING OF TIMEは勤怠管理ツールのみに絞ってサービスを運営しており、運営サポートも非常に充実しています。

圧倒的な導入実績を誇っており、メルカリや東京ガスなどの大手企業にも導入実績があるため、安心して利用することができます。

KING OF TIMEの最大の特徴は、他社の労務管理システムと連携することができるというポイント。

マネーフォワードやSmartHR、LINE WORKSなどの外部サービスとも連携することができるため、非常に柔軟に勤怠管理をカスタマイズすることも難しくありません。

すでに会計や人事管理に他社サービスを利用している場合は、勤怠管理だけKING OF TIMEの利用をおすすめします。

 

人事労務freee

フリーランスや法人の会計管理システムで非常に有名な「freee」の人事労務管理システムも給与計算から保険の手続きまで一元化して行うことが可能です。

すでに会計管理をfreeeで行っている場合は、導入に手間がかからないため簡単に労務管理を大幅に効率化することができます。

またSlackや他社勤怠管理ソフトのデータをCSVファイルで取り込んで記録することもできるため、サービス連携機能も充実しておりおすすめです。

 

 

テレワークの勤怠管理ツール導入に成功した事例

これまでテレワークの勤怠管理ツールを導入したことがない企業の担当者の方は、興味はあるものの、ツール導入して効果が出るのか不安ですよね。

しかし実際に勤怠管理ツールを導入して成功した企業が多数存在していることも事実。

ここでは実際に勤怠管理ツールを導入して成功した事例について、導入前の課題点〜導入後の改善ポイントなどに触れながら解説しています。

株式会社mercari

今や日本のみでなく米国でもシェアを伸ばし始めているCtoCサービス大手のメルカリ。

メルカリではコアタイムを12~16時に絞っているフレックスタイム制度を採用しており、自分のライフスタイルに合わせて柔軟に仕事をしています。

メルカリはKING OF TIMEを用いて管理しており、他社のAPIサービスを利用しながら柔軟に対応することができています。

外国人を含む1,650名超の社員を勤怠管理ツールを利用して管理しており、管理者はわずか2名と管理コストを圧倒的に下げることに成功しました。

これだけ大規模な企業でも勤怠管理ツールを使えば簡単に利用することができると証明できている例として挙げられるでしょう。

株式会社サンケイ会館

フジテレビや産経新聞などで有名なフジサンケイグループに属しており、都内を中心に飲食のケータリングサービスを行っているサンケイ会館。

これまで本社ではExcelによって自己申告、店舗では売り上げや仕入れと勤怠を一括で管理できるシステムを別々に行っていました。

しかし店舗管理での勤怠管理においてはリアルタイム性の欠如があり、本社はExcelだったので勤務時間が不正確なこともしばしば。

そこで複数勤務管理ツールの中からjinjer勤怠管理を選択することによって、本社も店舗も管理を統一することができるようになりました。

結果的に社員の勤務時間に対する意識も変容し、全体的な労働時間も少なくなっていきました。

ラクスル株式会社

印刷・広告などのシェアリングプラットフォーム『ラクスル』を運営しているラクスル株式会社。

ラクスルもジョブカン勤怠管理を導入したことによって、煩雑な業務フローを簡略化することができた企業の1つです。

勤怠管理ツールを導入する以前は、グループウェアシステムを使うことによって社内の勤怠管理を行っていました。

確かにグループウェアシステムは多彩な機能を揃えていますが、全社員が全てのシステムを利用する訳ではありません。

少しフローの訂正を行うだけでも、どの機能を使ったらいいか分からず、余分な工数がたくさんかかってしまってしまっていました。

しかし勤怠管理ツールを導入したことによってフローが簡略化されて、シフト管理にかける工数が3分の2程度に抑えることに成功。

勤怠管理ツールのおかけで余計な工数をかけずに勤怠管理をすることが出来ています。

まとめ

今回はテレワークにおすすめな勤怠管理ツールを5つほど紹介してきました。

勤怠管理ツールは、Excelやメール電話などで勤怠管理を行うよりも、遥かに勤怠管理にかかる工数を簡略化してくれます。

導入するだけで、何倍もの時間とコストを削減することも不可能ではありません。

しかし実際には急にテレワーク化が進んでしまったために、ツールを導入している企業はまだ少数。

勤怠管理ツールを検討している労務担当者の方は、本記事を参考に勤怠管理ツールを比較して自社に合ったツールを選択してみてください。

画像出典元:Pixabay

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