記事更新日: 2021/03/17
人材の増員や人事異動などの理由でオフィスが窮屈になり、時に仕事がやりづらくなってしまうことがあります。そういう場合、移転や分室で対応することが多いですが、移転や分室は多額なコストや労力・時間が必要です。
そのため、最近では移転や分室は行わず、現オフィスのレイアウトを変更するだけで対応する企業も増えてきています。
そこで今回は、移転や分室は行わずに現オフィスのレイアウトだけを変更したい場合の流れやポイントなどを詳しく解説していきます。
このページの目次
オフィスは仕事の業績を左右すると言っても過言ではないほど会社にとって重要な場所です。
そのため、会社の成長に合せてオフィスも変化させていかなければなりません。
冒頭でも記述したとおり、従業員の増員や人事異動などでオフィスが手狭になった時の対処法としては移転や分室が多いです。
しかしレイアウト変更は、移転や分室などと比べて圧倒的に低コストで実施できるうえ、社内全体のリフレッシュ効果や従業員一人一人のモチベーション、作業効率の向上にも、効果的です。
なお、オフィスのレイアウト変更は、おおよそ下記の流れで進めていきます。
レイアウト変更を行う場合は、おおむねこのような流れで進めていきます。
では、次にその流れの内容をさらに詳しく解説していきます。
などなど、レイアウト変更が必要だと考えるタイミングはその会社によって様々です。
また、レイアウトのパターンも複数あり、どのパターンが最適なのかも業種や業態など会社によって異なってきます。
そのため、必ず現オフィスにおいての課題点や目的を明確に洗い出すことから始めましょう。
改善すべき問題点からどういったオフィスにしたいかなど、様々な角度からじっくりと考え、コンセプトを決めイメージを明確にする必要があります。
レイアウト変更を実施するうえでは、変更目的等を明確にする作業がもっとも重要になってきますので、社内全体の意見を上手く取り入れながら慎重に進めていきましょう。
イメージやコンセプトが固まったら、次にどのようなデスクレイアウトにするかを決めていきます。
なお、デスクレイアウトには様々なパターンがあり、なかでも定番となっているのは
などと呼ばれているレイアウトで、こうしたレイアウトのパターンにはそれぞれ特徴があります。
そのため、業務内容や職種などに合わせて決める必要があります。
では、上記で挙げた定番レイアウト「島型対向式」「スクール式」「フリーアドレス式」「ブース形式」について、特徴をそれぞれご紹介します。
島型対向式レイアウトのイメージ
対向式レイアウトは、従業員同士がそれぞれ向かい合う形となるレイアウトとなっており、通称「島型」とも呼ばれています。
比較的狭いスペースでも有効活用することが可能で、向かい合って座るレイアウトとなっているためコミュニケーションが取りやすいといった特徴があります。
この対向式レイアウト（島型）は、一般的に多くの企業で取り入れられている定番のレイアウトです。
スクール式レイアウトのイメージ
スクール式レイアウトは、その名のとおり学校の教室のように同一方向にデスクを並べたレイアウトとなっており、正面に人がいない分、視線を気にすることなく集中して業務を進めることができるレイアウトです。
ただし、スクール式レイアウトはある程度の広いスペースが必要なのと、デスク下の配線処理がしにくいなどのデメリットもあります。
このスクール式レイアウトは、コールセンターなどで多く使われているレイアウトです。
ブース型式レイアウトのイメージ
ブース型レイアウトは、デスクそれぞれがパーテーションやパネルなどで仕切られた個室のようなレイアウトが特徴です。
周囲からの視線や話し声などが軽減されるため、集中しておこなうクリエイターやプログラマーなどには最適なレイアウトとなっています。
しかし、ブース型レイアウトは独立性が高い分、従業員同士のコミュニケーションが取りづらいといった部分もありますので、社内コミュニケーションを密に行なわなければならない業種には、あまり向かないレイアウトです。
フリーアドレス型式レイアウトのイメージ
フリーアドレス式レイアウトは、従業員の席を固定せず自由に座って業務をするといったレイアウトです。
フリーアドレス式は席が固定されていないため狭いスペースでも対応可能で、従業員とのコミュニケーションが取りやすいといったメリットがあります。
一方で、決まったデスクがないため収納も少なく、個人の荷物を管理するには棚やロッカーなど、別に収納スペースを用意する必要があります。
また、パソコンやプリンター、コピー機などOA機器などの配線も上手く隠すなど工夫も必要となります。
このフリーアドレス式レイアウトは、働き方改革の一環としてテレワークや在宅勤務が推進されていることなどによって、ここ最近増え出したレイアウトです。
しかし、「どこに誰がいるのかわからない」「他人との距離が近すぎて逆にストレスになる」「場所がコロコロ変わって、かえって落ち着かない」など、フリーアドレス式レイアウトはまだまだ課題も多く、レベルの高いレイアウトであると言えるでしょう。
このように、デスクレイアウトには様々なパターンがあります。
こうしたレイアウトを上手く組み合わせることで、同じ空間でも全く異なるオフィスに変更することができ、様々な業種や業務内容に適応してくれます。
今あるオフィスの課題点や問題点などを鑑みながら、どのレイアウトが最適なのかを良く検討してみましょう。
デスクや棚などを移動する単なる模様替えだけなら従業員だけでもできますが、増員などの理由でレイアウト変更を行う場合は業者に依頼しないとやはり厳しいです。
そこで、どのような業者を選べば良いのか？レイアウト変更に対応した業者をいくつかご紹介しますので、業者選びの参考にしてみてください。
画像出典元：「オフィスコム株式会社」公式HP
オフィスコムは、レイアウト変更はもちろん、オフィス移転や内装工事、電気・照明工事など、オフィスに関連したあらゆる案件をワンストップで対応する業者で、そのうえオフィス家具の製造、販売も自社で行っているのでトータル的に低コストで実現できます。
またオフィスコムは、これまで数多くの大手有名企業から官公庁、自治体、公的機関、医療機関との取引実績があるなか年間施行実績は2,400件と、非常に多くのオフィス空間を手掛けています。
そのため、しっかりとしたノウハウと経験を持っている業者なので、安心してすべてを任せることができます。
さらにオフィスコムでは、完成後のオフィスを分かりやすくイメージできる、3Dパースを無料で作成してもらえるので、より明確にレイアウトを決めていくことが可能です。
とにかくお洒落でカッコいいオフィスにしたい！という方には良いかもしれません。
画像出典元：「オフィスバスターズ」公式HP
オフィスバスターズは、オフィス家具・中古オフィス家具をはじめ、OA機器を販売する会社で、オフィス家具では国内大手メーカーである「オカムラ」「コクヨ」「イトーキ」「内田洋行」製を多数扱っているのが特徴です。
またオフィスバスターズでは、オフィス移転から物件探し、レイアウト作成に内装工事、通信設備工事などなど、オフィスに関する様々な要望にもトータル的にサポートしてくれます。
さらに、オフィスデザインに関して10坪未満の小規模オフィスから100坪以上の大規模オフィスまで年間対応件数2000件以上、累計では12,000件以上の実績を誇ります。
このように、オフィスバスターズにはオフィス関連に秀でたプロチームがしっかりと対応してくれるので、どのような要望にも迅速かつ的確にサポートしてくれます。
画像出典元：「株式会社ハンデックス」公式HP
オフィスハンズは、レイアウト変更はもちろんのこと、オフィス移転から内装、設計、施工、電気工事、原状回復工事などまで、オフィスに関連する様々な業務を一括して行ってくれる業者です。
このオフィスハンズは、東京をはじめ40箇所に拠点を構えているので全国に対応しています。
また、すべての行程を一括して自社で行うためコストが抑えられ、さらにはレイアウト変更などの経験やノウハウも豊富なため、社内の問題点や目的を明確にし、会社にとって的確な提案が受けられます。
なお、オフィスハンズではオフィス家具の廃棄処理や販売も行っているので、レイアウト変更工事の一貫としてすべてが対応可能です。
事業拡大や従業員の増員などでオフィスが手狭になる問題に対して、オフィス移転やレイアウト変更などで対応するのが一般的です。
しかし、オフィス移転・レイアウト変更、どちらの方法を行なうとしても、やはりコスト面は気になるところです。
なお、レイアウト変更の費用相場は、
など様々な費用を含め、坪あたり10万～30万円が平均相場です。
もちろんレイアウト内容など拘り方によってはこれ以上になる場合もありますが、おおむね数十万～数百万円の間で完了することが多いです。
一方でオフィス移転の場合は
など、非常に多くの事項にコストが必要で、少なくても数百万、多くて数千万円の費用がかかります。
このように、レイアウト変更とオフィス移転では、かかるコストや労力などに大きな違いがあります。
そのため、対応できるのであればレイアウト変更の方が、コスト的にも労力的にも少なくて済むのでオススメです。
レイアウト変更を行う上での注意点は、現オフィスレイアウトの問題点の洗い出し作業を疎かにしないということ。
これは非常に重要です。
レイアウト変更では限られたスペース内を無駄なく最大限に活用し、尚且つ業務の効率が上がるよう従業員の動線を考慮するなど、念密な計算が必要です。
また、従業員それぞれが働きやすくなるよう、環境もしっかり整えなくてはレイアウト変更を行う意味がありません。
なぜ変更する必要があるのかといった「目的」。
そして、どのようなオフィスにするかなどの「イメージ」と「コンセプト」。
これらを明確にしなければ、逆に働きづらい職場になったり、仕事の効率が下がってしまったりと、何らかの問題が生じてくる可能性が極めて高くなります。
そうした問題を発生させないためにも、事前の洗い出し作業は丁寧かつ確実に行うようにしてください。
会社が成長すれば事業も拡大していき、それに伴い従業員も増えていきます。従業員が増えればそれだけオフィスも窮屈になり作業効率も悪くなってしまいます。
そのため、会社は今回紹介してきたレイアウト変更などを行い、現オフィスで発生している問題を改善していかなければなりません。
レイアウト変更は、移転や分室などに比べて遥かに低コストで実施でき、尚且つ施工期間も1日～2日あれば（規模や内容による）完了する場合が殆どですので、大規模的な増員などでない限り、レイアウト変更で対応するのがベストです。
ただし、レイアウト変更は単に気分転換で行うものではなく、会社の将来をも左右する一大プロジェクトとなり、しっかり先を見据えたプランニングが何より重要になってきます。
そのため、ここで解説してきたレイアウト変更のポイントをおさえながら、従業員それぞれが快適に過ごせるような、オフィスづくりを目指してください。
画像出典元：O-DAN
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