オフィス増床|移転より得?計画ポイントとメリット・デメリット

オフィス増床|移転より得?計画ポイントとメリット・デメリット

記事更新日: 2019/09/09

執筆: 編集部

スタッフが増えてきて、作業スペースが狭くなった。事業や業務拡大で、スペースが足りなくなってきた。会社の業績が伸びてくると、こうしたオフィスにまつわる悩みが出てきます。

それを解消するには、オフィスを増床したり、移転したりしてスペースを確保することが必要です。

オフィスを増床するにしても、移転をするにしても、どちらにもメリット・デメリットがあります。さらに、いずれもコストがかかります。

そこで、本記事では増床パターンごとに、どんなメリット・デメリットがあるのか、オフィススペース増床計画で考えるべきポイントについて解説します。

増床を検討している方には、リフォーム施行業者をリストアップしています。選考の参考にしてみてください。

オフィス増床計画で考えるべきポイント3つ

ポイント1. 会社の状況

<増床のタイミング:採用枠増加などによる社員の増加・事業拡大などによる作業スペース不足が懸念される場合>

増床を考えるタイミングも、増床計画には大切な課題です。

たとえば、採用枠を増やすとき。その人数をオフィスに収容しても、十分に対応できる環境なのかを含めて考える必要があります。

採用したものの、スペースが足らず業務に支障が出るようなことがあってはならないからです。

また、事業拡大によって会議室や売り場面積を増やす場合にも、事業の状況を見て早い段階で大まかに計画を練っておきたいものです。

計画内容によっては事前に、書類や資金などの準備が必要になることもあるからです。

計画を練るときには、会社の状況を見つつ段階的に計画を詰めていくといいでしょう。

ポイント2. 周辺環境

<現フロアのテナント増床の可否、空きテナントの有無、新築できる空地の有無、携帯電話の電波状況、方角(西日がきつくて業務に支障が出るかなど)、交通の利便性>

増床計画で考えるべき周辺環境とは、増床の方法、増床に伴って現状から変わる業務環境のことです。

テナントとして入居している場合であれば、フロアを改装して増床することが可能なのか。それとも、新たにテナント契約をして、別室に入居するのか。今の場所から広いスペースのある別のビルに移転するのかなど、ひと口に増床といってもいくつも方法があります。

さらに、床面積を増やす以外にも、考えなければならないことがまだあります。

携帯電話の電波状況や交通の利便性なども考慮すべきです。

なかには、増床したものの方角が悪く、日差しが強すぎてパソコンの画面が見えづらくなった、空調の設定を強めに設定しておかないと室内温度が下がらないなどの弊害が出ることもあります。

増床後に業務に支障が出てから遅いのです。計画段階で、多角的にチェックすべきポイントを洗い出し、ピックアップしておきましょう。

ポイント3. コスト

<引っ越し費用(作業に伴う業務停止、運送コスト、原状回復コスト(入居前の状態に戻す)、入居費用)、社員の交通費、回線設置、セキュリティにかかるコスト>

どのような増床であっても、少なからずコストがかかります。

内訳の一部を挙げると、リフォームコスト、引っ越しが伴う場合にはそれに付随するコスト、セキュリティコストなどがあります。

これらのコストがどれくらいかかるかは、増床のパターンによって幅があります。

増床計画の初期段階では、増床パターンごとに予算も併せて決めておきましょう。

計画が具体的になるにつれて、増床の方向性が固まってきます。この間に、コストがどれくらいかかるのかを見積もるようにすれば、予算決めもスムーズにいくはずです。

増床パターン別メリット・デメリット

1. 現オフィスでの内部増床

増床で最も負担が少ないのは、現在使っているオフィス内での増床です。

これは、現オフィス内をパーティションで区切るなどして、スペースを確保するパターンです。

メリット

  • リフォームにかかる費用が安く済む
  • オフィスの場所が変わらない
  • 業務を中断しなくてよい

オフィスの場所が変わらずに内装が変わるだけですので、必要な備品を新たに揃えるだけで対応できます。業務と並行して増床できるため、リフォームのために業務を中断したり、休む必要がありません。

デメリット

  • 総床面積が変わらないため、人員増や売り場拡張に対応できない

現在のオフィス内に増床するため、総床面積はそのままです。そのため人員が大幅に増えたり、売り場を広げたりして総床面積を増やさなければならない場合には使えないプランです。

2. 同一ビル内での内部増床

オフィス内増床に次いで、会社や社員の負担が少ないパターンです。

現オフィスがある同じビルのなかで、別テナントを借りて増床する方法です。フロアの壁を撤去して、同じフロアで増床するパターンも含みます。

メリット

  • テナント入居費用が抑えられる
  • テナント入居がスムーズ
  • 勤務地が変わらない
  • 人員増や売り場拡張に対応できる
  • 必要なスペースが確保しやすい
  • レイアウトの変更もできる

テナントを新たに借りる際には、ビルオーナーによる入居審査があるのが一般的です。

ところが、現オフィスと同一ビル内で増床する場合、すでにビルオーナーとの信頼関係ができていることが多いものです。

そのため、本来であれば求められる入居審査もなく、比較的スムーズに入居が可能です。

しかも、すでにテナントを利用していることから、安い賃料でテナントが借りられることもよくあります。

デメリット

  • 空テナントがあることが前提
  • 入居費用が別途かかる
  • 住所変更の手続きが必要
  • 回線開通やセキュリティのコストが増える
  • 通信にかかる各種設定が必要
  • コミュニケーションが取りづらくなる

現オフィス内に増床するのとは違い、新たにテナントを借りることになるため、同ビル内に空テナントがあることが前提です。

さらに、新たにテナントを契約することになるため、割り引かれる可能性があるとはいえ、入居費用を用意せねばなりません。

フロアが異なる場合には、同じフロア内で作業をするのとは勝手が異なるため、コミュニケーションが滞ることもあります。

業務に支障が出ないように、社内ルールを見直したり、部署を改編するなどして対応する必要があるでしょう。

逆に、同じフロアで他のテナントと繋げて、同室化できる場合は、コミュニケーションが今までよりもとりやすい環境になるでしょう。

レイアウトがコミュニケーションの質に影響するからだと考えられます。

増床するときは、スペース確保に加えて、コミュニケーションの観点からもレイアウトを考えるようにしましょう。

3. 別物件での分室増床

同じビル内に空室がない場合は、別ビルで空室を探すことになります。

これは、オフィスの分室化ともいえます。移転とは異なるため、今後の事業展開や人事面も考慮して、物件を探す必要があります。

メリット

  • 必要な広さに合わせた物件が探せる
  • 事業や業務に合わせた立地を選べる
  • 人員増や売り場拡張に対応できる
  • オフィス内の雰囲気を一新できる
  • レイアウトを自在に変えられる

事業や業務に合わせた立地や広さを基準に、物件を選ぶことができます。

たとえば、営業部を新オフィスに移設するなら、交通の便が良いほうが社員も移動しやすく、機動性も高まるでしょう。

好みに合わせたレイアウトが施せるため、コミュニケーションや作業上の動線を考慮した配置もできます。

スムーズに動くことができれば、業務の効率化にも繋がるでしょう。また、新しい環境は、社員の気持ちも新たにしてくれ、モチベーションアップにもなるはずです。

デメリット

  • 物件と求めている条件が合致しないことがある
  • 入居費用が必要になる
  • 入居審査がある
  • 事業所が追加になるため、登記簿への住所登録が必要
  • 回線開通やセキュリティのコストが増える
  • 回線の各種設定が必要
  • オフィスが離れ離れになるため、コミュニケーションがとりづらくなる

必ずしも求めている条件と、物件が合致するとは限りません。

たとえば、床面積や立地はピッタリだが、賃料が条件と合わないということもあります。

予め地域ごとの相場を調査しておくと、いざ物件探しとなっても、スムーズに見つけることができるはずです。

新しく物件を借りるとなれば、入居審査を避けることはできないでしょう。

もしも現オフィスのビルオーナーが他にもビルを持っているようであれば、空室があるかを確認してみてもいいかもしれません。

すでに関係性ができていることから、入居審査も便宜的に済ませてもらえる可能性もあるからです。

同じビルで増床を図るよりも、やるべきことが増えてデメリットが多いように感じるかもしれません。

しかし、考えようによっては事業拠点が増え、カバーできる地域が増えたり、業務を専業化して効率性を高められたりなど、良いこともたくさんあります。

目先のデメリットばかりに目を向けず、分室化することで得られるメリットに目を向けたいものです。

4. オフィス移転による増床

どの増床も難しい場合には、現状よりも床面積の広いテナントに、オフィスをまるごと移すのも方法の一つです。

この場合、移転後の負担が最小限になるよう考慮して、物件を選ぶことが大切です。

メリット

  • 希望の立地や広さの物件が選べる
  • 今後の大幅な人員増にも即対応が可能
  • オフィス内のレイアウトをリセットできる
  • 社内ルールを刷新し、より効率的に業務を遂行することが可能になる

まるごとオフィスを別の場所に移すため、現在よりも良い条件の物件を探せるのが、最大のメリットです。

今後のことも見越して、広めのテナントを借りることもできますし、今よりも交通の便が良い場所を選ぶことも可能です。

新オフィスでは、一からレイアウトを考えられるため、現状の改善点を活かした造りにすることもできます。

それに伴って社内ルールを改定することも可能です。タイミングが、事業始めと近い状態になることから、これまでよりも働きやすい環境をつくりやすいといえます。

デメリット

  • 入居費用や引っ越しコストがかかる
  • 入居審査が必要
  • セキュリティ契約の変更が必要
  • 回線開通と各種設定が必要
  • 業務を一時中断する必要がある
  • 登記簿の住所変更手続きが必要

新しくオフィスを構えるのと同じで、入居審査や入居に伴う費用が発生することは避けられません。

さらに、現在のオフィスにある備品などを移す必要性があるため、引っ越し費用がかかります。

入居時に内装を変えている場合には、室内の原状回復が必須となります。

分室化よりもコストが大きくかかることは、想定しておくべきポイントといえます。

また、オフィスを完全に他に移すことになるため、法人登記に掲載される住所の変更手続きが必要です。

移転での増床には、やるべきことがたくさんあるため、抜けや漏れが出ないようにチェックリストをつくり、進捗管理するようにしましょう。

5. 自社ビル建て替えによる増床

現オフィスが自社ビル内にある場合にのみ、とれる選択肢です。

これまでの増床パターンの中で、最も自由度が高いといえます。ただし、持ちビルで他の事業者にテナントを貸し出している場合には、オーナーの意向だけで建て替えをすぐにできるとは限りません。

ここでは、自社ビルでなおかつ他の事業者が入居していないことを前提に、メリットとデメリットを挙げています。

メリット

  • 要望を自由に反映させられる
  • レイアウトを刷新できる
  • 通勤に伴う負担が少ない
  • 最新の耐震設備を導入できる
  • セキュリティレベルを上げられる

自社ビルを建て替えるため、各フロアのレイアウトを新しくすることができます。

これに伴って、構造上の課題を解決することが可能です。たとえば、出入り口のセキュリティレベルを上げる、最新の耐震技術を導入して災害に対応できる構造にすることもできます。

場所が変わらないので、社員は従来の通勤定期がそのまま使え、買い換える必要もありません。

交通費を支給している場合には、交通費に変更がないため、会社の負担も以前と変わらないというメリットがあります。

デメリット

  • 建て替えに莫大なコストがかかる
  • 建て替え中、一時的にオフィスを用意する必要がある

ビルをまるまる建て替えるので、かかるコストはとても大きなものになります。

しかし、新たに建てるのと同じですから、新築のビルで勤務する気持ち良さがあります。

それだけでなく、以前は課題だった点が改善できるため、働きやすい環境になるはずです。

ただし、建て替え中はビル内に立ち入ることができなくなりますから、一時的に別にオフィスを構える必要性があります。建て替え費用には、こうした別途かかる費用も含めて計画と予算を考えなければなりません。

結論、増床と移転でお得なのは?

求める条件によって、増床が得になるパターンと、移転が得になるパターンが異なります。

どちらが必ず得になるとはいえませんが、コスト面の負担額だけで考えれば、増床のほうが得だといえます。実際には、負担するコストだけで決断することは不十分です。総合的に考えて判断を下すようにしましょう。

オフィス増床を依頼できるリフォーム業者5選

1. ILYA(株式会社イリア)

株式会社イリアは、国内外問わず活躍するインテリア設計もおこなうリフォーム業者です。オフィス移転に関しては、設計段階から移転まで対応してくれます。

コンサルティングによって増床計画で考えるべき点を整理してくれ、その後は専門スタッフが各種の作業や調整のサポートに入ってくれます。

初めての移転増床には、とても心強い味方になるでしょう。

2. 株式会社ミライズワークス

株式会社ミライズワークスは、オフィスや店舗の増床や移転に対応してくれる施行業者です。

新オフィスの物件選定から設計、内装工事まで一貫して請け負ってくれます。さらに、通信事業も受託しているため、セキュリティ面も安心して任せられます。

窓口が一本化されているので、問合せしやすいのも任せやすさに繋がっています。

3. 株式会社オフィスインテリア

株式会社オフィスインテリアは、オフィスや店舗の設計から施行まで一貫対応してくれます。

内装のリニューアルも請け負っているため、内部増床にも対応してもらえます。

スタッフ全員が現場経験者というプロばかり。増床や移転プロジェクトの全体管理も一括して任せることができます。

4. オフィスコム株式会社

オフィスコム株式会社は、自社に2級建築士を抱える施行業者です。

簡単・最速・最安・かっこいいの4つをコンセプトに、サービスを提供しています。

オフィスコムの強みは、内装工事からネットワークのインフラに加えて、オフィス家具の製造から配送まで一貫対応できること。ワンストップ体制で、増床や移転にも力を発揮してくれます。

5. ビルドサポート株式会社

ビルドサポート株式会社は、建築工事一式を対応してくれる建築施工会社です。

増床から建て替えまで対応できるため、自社ビルを持つ企業の増床計画で、方向性が定まっていない会社にぴったりの事業者でしょう。

WEBから年中無休で問合せができます。

まとめ

オフィスの増床には、5つの方法があります。

それぞれにかかるコストも違えば、必要となる事前準備も異なります。

自社にとってベストな方法を選ぶには、段階的に計画を立てて、それぞれに行動スケジュールを作っておくのがおすすめです。

こうしたひと手間で効率的に準備ができるようになり、タイミングがきたらすぐに動き出すことが可能になります。

画像出典元:PEXLES

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