記事更新日: 2025/04/21
経理業務では、経費精算や請求書・領収書の管理など、多くのタスクを限られた時間の中で正確に行う必要があります。
経理システムを導入することで、入力や計算の自動化、データの一元管理が可能となり、業務を効率的に進められるようになります。
本記事では、経理システムと会計システムの違いや種類、クラウド型とインストール型の特徴、導入メリットと選定ポイントまでを詳しく解説します。
このページの目次
経理システムとは、企業が財務管理や会計処理といった経理業務を効率的に行うためのツールを指します。
経費精算や請求書・領収書の管理、入出金処理、伝票作成といった多様な業務をシステムを活用して自動化することが可能です。
手作業で行っていた処理をシステム化することで、業務時間の短縮に加え、計算・入力ミスといったヒューマンエラーの防止にも繋がります。
経理システムは、入出金管理、経費精算、請求書処理といった日常的なお金の流れついて記録・管理をすることに特化した機能が備わっています。
経理業務の一元管理が可能になりますが、その範囲を超えた会計業務全般までは対応していません。
一方で会計システムは、仕訳入力や総勘定元帳の作成、財務諸表の作成など、企業の経済活動全体における損益を記録するツールです。
つまり、会計業務という大きな枠組みの中に経理業務が含まれているイメージであり、会計システムには経理システムの機能が備わっています。
経理システムは、業務の効率化に役立ちますが、どの業務で使うかによって最適なシステムが異なります。
ここでは、経理システムの代表的な3つの種類と、それぞれの特徴について紹介します。
経費精算システムは、経費を精算する上で必要な入力・申請・承認を効率化するためのツールです。
経理担当者は、従業員から経費精算の申請がある度に、金額の確認と計算、領収書との照合、交通費の場合はルートの整合性を確認した上で承認作業をしなければなりません。
経費精算システムを導入すると、申請内容をデータ上で確認できるため、入力ミスや計算ミスを防止し、承認作業もスムーズに進められます。
請求書管理システムは、請求書の発行・受領・管理を電子データで一元化できるツールです。
紙の請求書の場合は、作成後に印刷、郵送、受け取り、物理的な保管が必要となり、手間やコストがかかります。
請求書管理システムを活用すれば、請求書の電子化により経費や人件費を削減でき、さらに必要な時に発行・受領した日時や企業名で簡単に検索が可能です。
債権管理システムは、企業が未回収の売掛金や貸付金を管理し、確実に回収するためのサポートをしてくれるツールです。
例えば、企業が商品やサービスを提供した後、支払いが翌月末に行われる場合は、売上を売掛金として記録し、入金時に確認できるようにします。
入金後は、債権・債務の残高を正しく記録に残すために売掛金を消す作業が発生しますが、取引件数が多いほど煩雑になりやすいため注意が必要です。
債権管理システムを導入すれば、銀行口座と連携して入金状況を自動で把握し、消込作業を効率化できます。
これにより、正確で確実な債権回収が実現します。
経理システムは、インターネット経由で使う「クラウド型」と、パソコンにソフトをインストールして使う「インストール型」の2つのタイプがあります。
それぞれに特徴があり、具体的には以下のような違いがあります。
| 比較項目 | クラウド型 | インストール型 |
| 料金体系 | サブスクリプション （月額もしくは年額） |
買い切り （パッケージ型もしくはインストール購入） |
| ネット環境の依存 | インターネット接続が必要なため左右されやすい | 左右されにくい |
| セキュリティ | サービスによって異なる | 高い |
| カスタマイズ性 | 低い | 高い |
| バージョンアップ | 常に自動で最新版へアップデート | 手動で更新が必要 |
| 利用できるデバイス | パソコン・スマートフォン・タブレットでも利用可能 | 基本的にパソコンのみ |
| 利用台数の制限 | アカウント単位で複数デバイスからの利用可能 | 1台につき1ライセンスが必要 |
| ハードディスク容量の使用 | データはクラウド上に保存されるため使用容量は少ない | ソフトをパソコンにインストールするための使用容量が多い |
業務スタイルやセキュリティ方針、予算などの自社の状況に合わせてシステムタイプを選択することが大切です。
経理システムを導入することで得られる、主なメリットを4つ紹介します。
経理システムを導入すると、今まで手作業で行っていた経理業務を自動化できるようになり、業務効率の改善に繋がります。
紙の領収書をスマートフォンで撮影し、電子データとして申請・承認をしたり、請求書の発行などを自動化したりできるのです。
経理担当者の負担が軽減されれば、本来注力すべき財務分析や予算策定に時間を割けるようになり、企業の経営戦略にも役立ちます。
部署間や複数拠点での情報共有が求められる企業にとって、経理関連のデータを全て1つのシステム内で管理できる点は大きなメリットといえます。
データが一元化されることで、管理の手間が大幅に削減され、場所を問わず簡単に取引履歴を確認することが可能です。
承認フローや修正履歴もまとめて管理できるため、税務調査や監査の際にも役立ちます。
手作業で経理業務を行っていると、入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。
経理は数字の正確さが求められる業務のため、小さなミスが支払い金額の誤りや、重大なトラブルにつながる可能性もあります。
経理システムを導入することで、自動入力や自動計算といった機能が活用でき、人為的なミスを大幅に減らすことが可能です。
経理業務には、会計法や会社法といった税務関連の法律が関わっており、頻繁に行われる改正に常に対応していくことが求められます。
例えば、2023年10月に開始されたインボイス制度では、適格請求書の保存が仕入税額控除の要件となり、請求書の発行・保存に厳格な対応が求められるようになりました。
2022年1月に改訂された電子帳簿保存法では、帳簿や書類を電子データで保存する際に改ざん防止のためのタイムスタンプや検索機能など、一定の要件を満たす必要があります。
経理システムを導入しておけば、法改正に合わせてバージョンが自動的にアップデートされるため、企業のコンプライアンス強化としても有効です。
自社に合った経理システムを導入すれば、経理業務を大幅に効率化できます。
しかし、導入後に選定ミスに気付いた場合、他システムへの乗り換えには手間とコストがかかるため、慎重な選定が求められます。
そこで、失敗しない経理システムの選び方について詳しく解説します。
経理システムには様々な種類やタイプがあるため、企業規模や導入目的によって自社のニーズに適したシステムを選ぶことがポイントです。
例えば、中小企業であればシンプルで直感的な操作ができる点を重視し、大企業や複雑な経理業務が求められる場合には、高度な機能を備えたシステムを選ぶと良いでしょう。
また、経理システムにはクラウド型とインストール型があるため、使用する人数やテレワークの有無などを基準に検討することが必要です。
経理業務は様々な法律が関わっているため、法改正があった際にすぐアップデート対応してくれるシステムを選ぶことが重要です。
クラウド型の場合は、インターネットを通じて自動的にバージョンアップしてくれるものが多いですが、インストール型は特に注意が必要です。
経理システムが法改正に対応していないと、手作業で調整や修正が必要となり、業務の負担が増加してしまいます。
経理システムを導入する際は、他の業務システムと連携できるかを確認することが大切です。
例えば、販売システムや給与計算システム、会計システムなどと連携すれば、入力したデータをもとに経費精算や仕訳処理を自動化できます。
他システムと連携させることで、入力ミスの防止や作業時間の大幅な短縮が可能となり、企業全体の業務効率化に繋がります。
経理システムを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。
自社にマッチした経理システムを導入しても、使いこなすことができなければ費用対効果が期待できません。
導入前だけでなく導入後も相談に乗ってくれるか、問い合わせの方法や受付時間、サポート範囲などを予め確認しておきましょう。
経理システムの費用相場は、クラウド型とインストール型によって異なります。
それぞれの特徴を把握し、予算に見合ったシステムを導入しましょう。
クラウド型経理システムの費用相場は、月額1万円〜3万円程度が一般的です。
ただし、利用するオプションやプラン内容、機能の充実度によって価格は変動します。
基本的には月額料金で利用できるため、初期費用を抑えつつ、必要に応じて機能を追加できる柔軟性が魅力です。
インストール型の経理システムは、ほとんど販売されていないのが現状です。
経理業務が含まれた会計ソフトの場合は、5万円程度であり、高機能になるほど価格が上がります。
また、経理システムを自社サーバーやネットワーク環境で構築・運用するケースでは費用相場が150万円〜と高額になります。
小規模な企業や本格的な導入前に試してみたいという場合には、無料で使える経理システムを使ってみるという選択肢もあります。
多くのクラウド型経理システムでは、機能の一部が使える無料のプランや一定期間使える無料トライアルが用意されているので活用してみるのもおすすめです。
無料で使える経理システムを導入した場合、提供される機能に制限があり、全ての機能が使用できない場合があるため、自社に必要な機能がカバーされているかを確認することが大切です。
加えて、ユーザー数や接続端末数に制限があることが一般的であり、従業員が増えた場合に対応できるかどうかを考慮しなければなりません。
また、サポート体制が不十分で操作方法や設定方法に疑問があっても相談できないといったケースも考えられます。
さらに、最新の法改正に伴うアップデートの提供がない可能性なども考えられるため、予め利用前に確実に確認しておきましょう。
経理システムは、入出金管理、経費精算、請求書処理といった日々の経理業務を効率化させ、一元管理や人的ミスの防止などにも役立ちます。
どの業務を自動化させたいかによってシステムの種類を決め、自社の状況に合わせてクラウド型・インストール型を選択するようにしましょう。
本記事を参考に、煩雑になりやすい経理業務の生産性を向上させてください。
画像出典元：O-DAN
