BCP対策とは?運用の流れ、情報セキュリティ対策も解説!

BCP対策とは?運用の流れ、情報セキュリティ対策も解説!

記事更新日: 2022/04/26

執筆: 宮林有紀

BCP対策(事業継続計画)とは、自然災害や不祥事があった時の対応を企業で決めておくことです。

事前にマニュアルを作成しておけば、トラブルが起きても事業を継続させることができます

当記事では、BCP対策の基礎知識や具体的な計画立案方法について解説します。

簡単にBCP対策が行えるツールも紹介するので、ぜひ役立ててください。

このページの目次

BCP対策とは?

BCPは「Business Continuity Plan」の頭文字をとった言葉です。

直訳すると「事業継続計画」ですが、まずはBCP対策の具体的な内容と必要性を説明します。

BCP対策=事業継続計画対策

BCP対策とは、自然災害やテロ攻撃などがあった時の備えです。

あらかじめ計画を立てておけば、緊急事態になった時に落ち着いて対応できます。

たとえば大きな地震があった場合、従業員の安否確認、通勤できない社員のテレワーク移行、自社システムのチェックなどが必要です。

いざという時にどんな問題が発生して、どんな対応をするか決めることを「BCP対策」といいます。

BCPがなぜ必要なのか?

BCP対策が重要なのは、非常事態になると事業を継続させることがとても難しいからです。

従業員が半分しか出社できなかったら業務が半分しかこなせず、何日も同じ状態が続けば倒産の危機を迎えるでしょう。

仮に自社に被害がなくても、取引先がいつも通りに事業を行えないと影響を受けます。

いつ緊急事態になるかは、誰にも分かりません。

どんな状況でも事業を継続できるよう、起こりうるリスクを想定して対策まで考えておくことが大切です。

BCP対策と防災対策の違い

BCP対策と防災対策は似ている部分もありますが、厳密にいうと違いがあります。

次は、両者の違いを見ていきましょう。

BCP対策は、事後対策のもの

BCP対策は災害が起きた後にするべきことの計画です。

「地震が起きて社員が出社できない」と想定して、必要なものや対応を考えます。

防災対策は災害を防止すると共に、被災した時に被害が拡大しないための準備です。

「地震が起きても社員が通常通り働くためには何が必要か?」という視点で計画を立てます。

どちらも緊急時への備えですが、BCPは事後、防災は事前に注目しているのが違いです。

BCP対策では自社だけが対象ではない

BCP対策の対象になるのは自社だけではありません。

製造業者や卸売業者などの取引先もBCP対策の対象になります。

防災対策は基本的に自社のみが対象です。

地震が起きた時に、自社に起こるリスクだけを洗い出して防災計画を立てます。

防災対策よりも広範囲をカバーするのがBCP対策の特徴です。

BCP対策の目的は「事業継続」

BCP対策が自社以外まで視野に入れるのは、目的が「事業の継続」だからです。

災害や感染症拡大で非常事態になった時、自社は影響を受けなくても、取引先に問題があったら事業が継続できない恐れがあります。

これらの事業継続に関わるものはすべてBCP対策の対象です。

防災対策は、「自然災害による被害を予防する」「被害が生じた時はできる限り早く復旧する」を目的としています。

BCP対策をする場合は、事業再開だけでなく、無理のない資金調達をして事業を軌道に戻すところまで考えないといけません。

そのためには、予算や人材を集中的に投資する分野(商品)の決定、企業イメージが悪くならないための対策なども必要です。

BCP対策5つのメリット

BCP対策には「事業を継続できる」以外にも様々なメリットがあるので、詳しく説明します。

1. 緊急時にどうすればいいかを明確にできる

BCP対策のメリットは、緊急時の対応が明確になることです。

準備を整えておけば、被害に遭っても最速で対処でき、復旧までに無駄な時間がかかりません

なにも準備していなかった場合と比較すると、ダメージをかなり少なくできるでしょう。

2. 取引先からの信頼感が高まる

非常事態の対応が優れていると、他企業から「安心して取り引きできる企業だ」と思ってもらえます

災害の影響で事業がストップしたら、困るのは自社だけではありません。

取引先にも迷惑をかけることになるので、被害は最小限にとどめたいところ。

BCP対策を徹底すれば、取引先からの信頼獲得につながります。

3. 戦略を立てる時に役立つ

BCP対策を行うためには、事業全体の流れを再チェックする必要があります。

業務内容の細部まで確認しないと、リスクを見逃してしまうからです。

加えて、どの業務を最優先させるかを決めるステップは、自社にとって最も大切なものを見直す機会になります。

BCP対策を行う際の作業工程が、経営戦略を立てる際に役立つのがメリットです。

無駄な作業や重要度の低い分野は削減し、重要度の高い部分に注力して戦略を練り直せます。

4. 消費者からのイメージアップにつながる

災害があった時でも休みなく事業が行えると、消費者からのイメージアップにもつながります。

「異常事態への備えが万全な企業のほうが安心」と感じている消費者が多いので、BCP対策に力を入れておくと良いでしょう。

トラブル時に迅速に対応できれば、被災した地域の手助けをする余力ができることもメリットです。

困っている人や他企業のお手伝いをしたら、確実に自社の印象が良くなります。

5. 社員全員が安心感を得られる

緊急時の準備を整えておけば、社員が安心して働けます

異常事態が起きた時を想像した際に、具体的な対処法が分からないと不安ですよね。

「もし地震が起きても、すぐにテレワークに切り替えれば良い」と思えたら、地震のニュースを聞いても落ち着いて過ごせます。

これは、経営者にとっても同様です。

事業継続のためにするべきことが分かっていたほうが、余計なストレスに悩まされずに済むでしょう。

BCP対策の種類

ここからは、基礎知識としてBCP対策の種類を説明します。

どれもトラブルの原因になるものですが、「自社に起こる可能性が高いものは何か?」を考えてみましょう。

自然災害

自然災害は台風、地震、水害などがありますが、毎年大きな災害がいくつか発生しています。

どの企業も被害に遭う恐れがあるので、BCP対策が欠かせません。

自然災害の被害を受けると建物や設備が損傷したり、従業員の命が危険にさらされる恐れがあります。

ほかには、出社できない、連絡がとれない、といった理由で、従業員が業務を行えない状態になるかもしれません。

帰宅できず会社にとどまる時などは、食料確保や衛生・安全管理も必要です。

対策を講じる際には、自社の立地条件や建物の強度などを参考にして、被災する可能性の高い災害を優先しましょう。

具体的な対策は、従業員の安否や被害状況の確認方法、避難方法、人命救助方法、停電時の対処法などを決めることです。

内的要因

内的要因は、不祥事による役員退職、バイトテロ、異物混入、社員による情報漏洩などが挙げられます。

バイトテロとは、従業員が自社製品を使っていたずらした様子をSNSにアップして炎上する事件のことです。

内的要因でトラブルが起こると、自社のイメージダウンにつながります。

内的要因が原因で事業がストップする可能性は低くても、信用を失うのは痛手です。

以下のような準備をしておきましょう。

  • 謝罪文のテンプレート作成
  • プレスリリースや記者会見を行う手順書作成
  • 優先的に連絡すべき取引先のリスト作成

 

外的要因

外的要因とは、サイバー攻撃や取引先の倒産、テロなどのことです。

個人情報が流出したら自社の信用が一気に失われ、仕入れ先が倒産したら業務が行えません。

急いで何らかの対応をしないと、経営危機に陥る可能性があります。

情報が漏洩してしまった時を想定して、トラブルを発表・説明する担当者や対応手順を決めておきましょう。

ほかにも以下の対策が必要です。

  • サイバー攻撃:データを復旧させる方法の確保
  • 取引先の倒産:仕入れ先を二重化する
  • 取引先の倒産:代替の仕入れ先リスト作成
  • テロ:従業員の安否確認方法を決める

 

BCP対策で大切とされている4つの項目

BCP対策は、トラブル発生から時間の経過ごとに内容を考えると計画を立てやすいです。

ここでは経済産業省が推奨している4つのフェーズを紹介します。

1. BCP発動フェーズ

最初のステップでの課題は、緊急事態になった時に被害を最小限に抑えることです。

トラブルの種類によって内容が変わりますが、二次災害の防止措置、従業員の参集、安否・被災状況の把握を行います。

地震を例にすると、迅速な避難、けが人の応急処置、被害状況の確認などです。

できるだけ早く顧客や取引先にも連絡し、状況説明をして今後について話し合いましょう。

この先の対応について最優先させるものを決めたり、計画の立て直しも必要です。

2. 業務再開フェーズ

人命や従業員の安全を確保したら、次は業務を再開させるステップです。

働ける従業員に連絡をとって指示を出し、業務を行う場所を用意します。

使えなくなった設備を新しいものに交換したり、代替機器の準備が必要なこともあるでしょう。

その際は、財務対策として運転資金の確保が必要です。

顧客や関連会社とは取引調整をして、完全復旧までのプランを立てます。

事業再開の準備と並行して、地域での貢献活動も視野に入れないといけません。

3. 業務回復フェーズ

業務の再開ができたら、次は通常時まで戻すステップです。

不足している人員を追加したり、足りない設備を補うための案を考えたりします。

過去と同じペースで業務が進んでいるかのチェックも行いましょう。

4. 全面復旧フェーズ

業務が完全に復旧したら、再発防止策を立てたり、今回の騒動による影響をまとめたりします。

完全に元通りにならない部分は、なんらかの方法で対処しておき、事業に支障をきたさないよう改善しましょう。

最後には実際に被害に遭った経験を振り返り、BCP対策の立て直しも行います。

BCP対策運用の流れ

次はBPC対策の運用方法について説明します。

優先順位を策定する

まず最初に自社が行っている事業のなかで何を優先させるかを決めます。

たとえば、利益がでている事業、長年受け継がれている事業、自社の看板商品に関する事業などが候補です。

事例を紹介すると、大草薬品株式会社(薬の製造)の場合、災害時に需要が高まる胃腸薬と便秘薬の製造を最優先させると決めています。

「会社を存続させるために必要な事業は何か?」を考慮して、優先順位をつけましょう。

その際には、最低限必要となる人的資源や物的資源まで考えておくことが大切です。

どんなスキルをもつ社員が何人いて、どんな設備があれば事業を存続できるのかまでシミュレーションしましょう。

※参考:神奈川県「業種別企業・団体の作成事例」

被害の規模・概要を分析する

次は被害を受けた場合の規模やトラブルの種類を分析します。

地震なら震度や建物の崩壊具合、システムへの影響などを、具体的に考えてみましょう。

被害を受けてから復旧までにかかる時間も要チェックです。

復旧が遅れそうな場合は、代替品の準備が必要となります。

損失がどのくらいに及ぶか想定する

被害を受けた時を想定して、損失額と復旧に必要なコストを計算しましょう。

日本政策金融公庫の「災害復旧貸付」などの、いざという時に利用できる制度を調べておくと役立ちます。

どうすれば継続できるか現状フローの代替案を作成する

コストの計算が済んだら、事業継続のための代替案を作成します。

大事なポイントは、大まかな枠組みや全体の流れを中心として考えることです。

細かいことはこの後に決めるので、まずはいろいろな代替案を出してみてください。

たとえば自社工場が使えない場合は、「代替工場を準備する」「他社の設備を借りる」「外注する」など方法は色々です。

医療機関の場合は、緊急時の指揮命令系統を決めるため、院長不在時にリーダーシップをとれる人材を何人かピックアップします。

そのなかから、ベストだと思える案を決めましょう。

考えた代替案を基に計画をする

最善だと思える代替案が決まったら、次は詳細な計画を立てるステップです。

具体的な対策を決める際には、この5点を基準にしましょう。

(1) 人材:従業員の数や能力

(2) 設備:施設や機材など

(3) 資金:予算や補助金

(4) チーム:リーダーやメンバーなどの体制

(5) 情報:IT関連

 

社内研修などでBCP対策を浸透させる

計画を立てたらBCP対策は終了ですが、社員に周知しないといざという時に役に立ちません。

BCP対策があることを知らせるだけでなく、避難訓練、マニュアル作成、研修、などの方法で浸透させる方法を考えましょう。

顧客や取引先、地域の人とも緊急時の対応について事前に相談できれば理想的です。

そして、定期的にBCP対策の見直しもし、常にその時々の状況に合わせた内容に更新しましょう。

BCP対策で情報セキュリティを守るには

BCPでは情報セキュリティへの対策に力を入れましょう。

ITに関するトラブルが発生すると、事業を継続できない危険が高まるからです。

次は、情報セキュリティを守る「IT-BCP」について説明します。

社外にバックアップを作成しておく

非常事態時にデータが完全に消えてしまわないよう、BCP対策として社外にバックアップを作成すると安心です。

自社製品の設計図や顧客情報が消失したら、事業を継続するのはかなり厳しくなります。

社外にバックアップをとっておけば、災害に遭って社内のデータが消えても情報を取り戻せるのです。

クラウドサービスを利用したり、遠隔地のデータセンターを利用する方法で、バックアップを行いましょう。

代替機の用意をしておく

IT機器や情報システムが急に使えなくなった時の対策として、代替機を用意しておきましょう。

自社サーバーが壊れても代替機の用意があれば、システムを最速で復旧できます。

同じOSやサーバーを利用すると同時に使えなくなるリスクがあるので、違うものを選ぶことをおすすめします。

リモートワークを活用する

会社以外の場所から自社データにアクセスできるようにしておくと、緊急時に出勤できなくても業務が行えます。

しかし、在宅勤務に慣れてないと手間取る恐れがあるので、日頃からリモートワークを取り入れる方法が良いでしょう。

すぐにリモートワークに切り替えることができれば、異常事態になっても素早く対処できます。

BCP対策に導入したいツール3選

BCP対策をする際には、システムを導入すると便利です。

ここでは役立つツールを3つ紹介します。

Biz安否確認/一斉通報

画像出典元:「Biz安否確認/一斉通報」公式HP

「Biz安否確認/一斉通報」は地震発生時に自動的に安否確認でき、集計まで自動で行えるツールです。

震度7の地震にも耐えるデータセンターで運用されているので、大地震が起こって連絡手段が断たれた時に大活躍するでしょう。

サービス開始から18年の歴史があり、大企業だけでなく中小企業での導入実績もあります。

月額料金11,000円(税込)のプランもあるので、導入ハードルの低さも魅力です。

公式HP:安否確認サービスならBiz安否確認/一斉通報 | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま

オンデマンドファイルバンク

画像出典元:「オンデマンドファイルバンク」公式HP

「オンデマンドファイルバンク」は、データのバックアップが簡単にできるクラウド型サービスです。

データの復元が24時間365日行えて、専用回線や付属機器の準備は必要ありません。

保存容量50GBまでなら月額5,500円(税込)で利用できます。

データは暗号化されて保管され、ウイルス対策も万全です。

公式HP:クラウドバックアップ 「オンデマンドファイルバンク(R)」 | さくら情報システム

CACHATTO

画像出典元:「CACHATTO」公式HP

「CACHATTO」は、様々な端末から様々な業務システムにアクセスできるシステムです。

1,500社以上の導入実績があり、端末に情報を残さないなど安全にリモートワークをするための機能が充実しています。

スマホやPCにアプリを入れるだけで使えるので、手軽に利用できるサービスです。

お得なシンプルコースから高性能コースまで多様なプラン展開で、予算や用途に合わせて選べます

公式HP:Cachatto

BCP対策をしていなかったら?3つのリスク

日々の業務に追われていると、BCP対策が後回しになりがちです。

忙しかったら、なかなか対策を立てる時間もとれないですよね。

もしBCP対策を行ってない場合に、どんなリスクがあるのか考えてみましょう。

1. 事業の再開に遅れが出る

非常事態への備えが何もなされてないと、事業の再開が遅れるのは間違いありません。

通常営業に戻るまでに時間がかかるほど損失が増え、倒産リスクが高まります

特に自転車操業のような財務状況の企業や、人手不足で困っている企業は危険度が高いです。

資金や人員に余裕がない企業こそ、十分に備えておかなければなりません

いつ被害に遭うか分からないので、できる限り早く非常時の対応を決めることをおすすめします。

2. 緊急時を境に顧客が離れていく

BCP対策をせずに事業再開が遅れると、顧客が離れていくことも問題のひとつです。

いつもは自社商品を愛用している消費者も、長く販売しなかったらライバル企業の商品を購入するでしょう。

運良く事業がストップしなくても、緊急時の対応が良かったライバル企業に顧客を奪われる可能性もあります。

緊急時のピンチをチャンスに変えるなら、ライバル企業以上にBCP対策を徹底しましょう。

トラブル発生時に素晴らしい対応ができれば、顧客離れを防げるだけでなく新規顧客の獲得にもつながります

3. 従業員が働きにくい会社になる

BCP対策をせず、地震後に連絡がとれなかったり、会社からの指示がなく何日も過ぎたりすると従業員は不安や不満を感じるでしょう。

何らかの災害が起こらなくても、BCP対策をしている企業に従業員が転職したくなるかもしれません。

十分な備えがある会社のほうが安心して働けるからです。

企業としてBCP対策を行うことには、いろいろなメリットがあります。

たとえば、在宅勤務を導入すれば、通常時は働き方改革を進めるために役立ち、緊急時にはBCP対策としての役割を果たします。

より働きやすい企業に成長していくためにも、BCP対策に力を入れましょう。

まとめ

BCP対策の重要ポイントは「優先順位づけ」です。

今後どんなトラブルが発生するか分からないので、非常時の対応を決めておきましょう。

すべての業務を完璧にカバーすることはできないかもしれませんが、事業を継続させるための軸となる分野に注力することが大切です。

BCP対策はすべての企業で必要なものなので、限られた予算や人的資源をうまく使い、息の長い企業に育てあげましょう。

画像出典元:O-DAN

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