タイムカードの保存期間と保管方法を解説!期間が3年間から5年間へ

タイムカードの保存期間と保管方法を解説!期間が3年間から5年間へ

記事更新日: 2020/09/30

執筆: 編集部

タイムカードは法改正によって3年から5年に保存期間が変わりました。

また、タイムカード保存期間が延長となり起算日が明確された事で、タイムカードを劣化・紛失させない保管方法が重要になります。

タイムカードの保存義務を怠ると重大なトラブルを招きます。

本記事では、タイムカード法律に基づいた保存期間と起算日の計算方法から正しい保管方法を解説します。

法改正を期にタイムカードから勤怠管理システムへの変更も検討してみましょう。

タイムカードは重要な賃金台帳・出勤簿

タイムカードは労働基準法が定める「その他の労働関係に関する重要な書類」です。

労働基準法では、従業員の労働に関する書類の保存を義務付けています。

その中でも、特に重要な書類として「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つがあり、この3つを法定三帳簿といいます。

タイムカードは、法定三帳簿である「賃金台帳」に記載された内容を証明する書類であり、「出勤簿」に位置づけされています。

(参考:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために 」

法定三帳簿

  労働者名簿 賃金台帳 出勤簿
保存期間 3年間 3年間
※源泉招集簿を兼ねる場合は、法定申告期限から7年間
3年間
法改正後の保存期間 5年間 5年間 5年間
起算日 労働者の死亡
退職
解雇の日
最後に記入をした日 労働者の最後の出勤日

 

法改正されたタイムカードの保存期間とは

労働基準法におけるタイムカードの保存期間(2020年9月現在)

保存期間 法的位置づけ
3年間保存 2020年3月31日までのタイムカードは3年保存でも違法ではない
5年間保存
※今後「5年保存義務」へ移行予定
2020年4月1日以降のタイムカードは5年保存を原則とする
7年間保存 賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合はタイムカードも7年間保存が必要

(参考:厚生労働省リーフレット「未払賃金が請求できる期間などが延長されます」

労働基準法は、令和2年4月1日に改正施行されました。

これまでの労働基準法では、法定三帳簿等の重要書類の保存期間は、3年間となっていましたが、新たに改正された労働基準法では、保存期間を5年間としています。

ただし、現時点(2020年9月現在)では、経過措置の段階であり、当分の間は3年間を保存期間としています。

この法改正では、賃金請求権の消滅時効も5年間となりました。

このため、退職金請求権や賃金請求権は5年間あるため、タイムカード等の労働・勤怠に関する重要書類は、5年間保存しておくことが望ましいでしょう。

また、労働関係に関する重要書類は、労働基準法に定められたものですが、源泉徴収簿は、税法によっても規定されている書類です

もし、賃金台帳が源泉徴収簿と兼ねている場合は、税法に従いタイムカードも7年間の保存が必要になります。

タイムカード保存期間の起算日とは?

(出典:200401リーフレット(改正法)(厚生労働省)を加工して作成)

では、いつから5年間(当分の間は3年間)と計算するのでしょうか?

法改正によってタイムカード保存期間の起算日は「最後に記入をした日」と明記しています。

タイムカードの最後の記入日とは「タイムカードを使用して賃金の計算し支払が完了した日」です。

法改正前は「最後の出勤日」「最後に使用した日」など曖昧な点がありました。

労働基準法施行規則(令和5年4月1日施行)では、起算日が明確化されています。

もし、タイムカード等を記録した賃金の支払期日が、タイムカードの最後の記録した日より遅い場合は、その賃金の支払期日を起算日とすることとなっています。

改正労働基準法施行規則(令和5年4月1日施行)

第五十六条 法第百九条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりとする。

一 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日

二 賃金台帳については、最後の記入をした日

三 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日

四 災害補償に関する書類については、災害補償を終わつた日

五 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

2 前項の規定にかかわらず、賃金台帳又は賃金その他労働関係に関する重要な書類を保存すべき期間の計算については、当該記録に係る賃金の支払期日が同項第二号又は第五号に掲げる日より遅い場合には、当該支払期日を起算日とする。

2020年9月現在は経過措置の段階ですが、いずれは施行されるものです。(2023年4月1日施行予定)

タイムカードの保存期間は、現時点から新しく明確化された起算日に従っていくのが望ましいでしょう。

タイムカードの保存義務を怠るとどうなる?

タイムカードの保存義務は、労働基準法に規定された義務です。

保存義務を怠ると法律違反になります。

労働基準法では、労働関係に関する重要書類の保存義務に違反した場合、30万円以下の罰金に処することとなっています。

労働基準法

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。

一 …(中略)…第百六条から第百九条までの規定に違反した者

また、タイムカードは、企業と従業員の間でトラブルが起こった場合、従業員の就業時間を証明する重要な証拠書類となります。

賃金債権の請求や未払い請求、残業代請求等、賃金に関する請求があった場合に、会社側は未払いがないことを証明しなければなりません。

従業員からの訴えに対して、正当な労働時間を立証できなければ、会社側が不利な立場に追い込まれます。

そういう意味でも、賃金債権の消滅時効である5年間は保存しておくのが望ましいでしょう。

上記の理由から、タイムカードの保存をおろそかにせず、規定期間内は紛失しないように保管することが重要です。

おすすめのタイムカード保管方法

タイムカードを保存する時は劣化と紛失の対策が必須です。

では、タイムカードの保管方法にはどのような方法があるのでしょうか。

1. 年月ごとにまとめて保管する

タイムカードの保管方法には、2つの方法でまとめるのが一般的です。

  • 年月ごとにまとめる方法
  • 従業員ごとにまとめる方法

監査では「年月ごと」の提出を求められます。

よって、監査にスムーズに対応できる「年月ごとにまとめる方法」をおすすめします。

提出しやすくしておくと、余計な出し入れが少なく紛失対策にもなります。

2. タイムカード専用BOXに入れて保管する

タイムカードの原本は、劣化する危険があります。

年月ごとにタイムカード専用のBOXに入れての保管が最適です。

BOXに入れて保管することで光を防ぎ、インク文字の劣化や退色を防ぐことが出来ます。

長期間タイムカードをクリップや輪ゴムでまとめるのはNGです。

クリップの錆や輪ゴムの劣化により、タイムカード原本の破損に繋がります。

ただ、どうしても紙ベースでの保管は場所をとってしまうものです。

保存期間が3年から5年に延長されたことで、保管量も増えていきます。

BOXでのタイムカード保管は長期間の場所確保も必要です。

タイムカードの電子データを保存すべき理由

タイムカードを3点の理由から電子データでも保存する事をおすすめします。

理由1. 証拠データが残せる

タイムカードの電子データを残しておけば、紛失や劣化が起こってもタイムカードが存在した証拠が残ります。

対策をして保管していてもタイムカード紙原本は、紛失や劣化が生じることもあります。

2重の紛失・劣化対策としてタイムカードの電子データを必ず保存しておきましょう。

理由2. 改ざんを防止できる

電子データ化は改ざん防止策としても重要です。

長期間保存になると、担当者の変更など諸々の事情でタイムカードの状態を把握出来なくなる可能性があります。

タイムカードの改ざんに気付けない可能性もあります。

BOXに保存する前にタイムカードの電子データをとり、保存期間が始まったら起算日以降に改ざんなどの変更の証拠を残せるようにしましょう。

理由3. 管理が楽になる

保存中のタイムカードは、不必要な出し入れをしない事が劣化と紛失対策に有効です。

タイムカードの電子データは検索可能なデータベースにしておく事をおすすめします。

確認だけならデータ検索で済ませることができ管理が楽になります。

タイムカード廃止と勤怠管理システムのメリット

タイムカードを使用している企業はたくさんありますが、タイムカードでの勤怠記録は法律で定められている義務ではありません。

あくまでもタイムカードは勤怠管理するための選択肢の一つです。

タイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入するという方法もあります。

では、勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1:勤怠時間の正確な管理と不正防止

会社も従業員自身もリアルタイムに勤怠状況が把握できるのがメリットです。

勤怠管理システムは従業員自身の責任で打刻を行うため正確な勤怠管理に繋がります。

また、タイムカードのように打刻場所や集計日を固定しなくても、クラウドやGPSなど場所や端末を選ばすに使用できるものもあります。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻後も集計後も保存期間中もデータ管理によって誰が操作したかが把握でき、不正防止にも有用です。

メリット2:勤怠管理に関する作業の効率化

人事・労務担当者にとって、勤怠管理は雇用形態や労働契約などが従業員ごとで異なり、集計は慎重かつ時間がかかる業務です。

勤怠管理システムを導入すると、正確かつ効率的に事務作業にも繋がります。

他のシステム(給与計算ソフトや経理ソフトなど)と連携すれば、経理事務が自動化され集計・計算作業が効率的に行えます。

さらに、有給休暇や直帰など申請もデータ管理ができます。

申請書類が不要になり、人事・労務管理者も従業員も面倒がなくなります。

メリット3:法改正に対応

多くの勤怠管理システムは、労働基準法など勤怠管理に関する法改正に対応しています。

法改正に伴う自動アップデートや有料・無料対応は勤怠管理システムによって違いますので導入前に確認しましょう。

現時点(2020年9月現在)では、勤怠管理書類の5年保存義務化への移行期間であり、今後も法改正があるかもしれません。

従業員の勤怠管理は企業の義務です。

法令遵守の観点からも勤怠管理システムの導入をおすすめします。

メリット4:保管場所が不要

会社は様々な書類を保管するため、保管場所を確保するのも大変です。

紙のタイムカードでも、勤怠のデータでも保管期間は同じ5年間です。

勤怠管理システムを導入することで、保管場所を取ることなく膨大なデータを保管が可能になります。

また、過去の勤務状況を調べるためにタイムカードの箱をひっくり返す必要もありません。

場所も取らず、劣化もせず、法律に沿って保管できるのが、勤怠管理システムを導入するメリットです。

勤怠管理システム3選

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

ジョブカン勤怠管理は低コストで必要な機能が全て揃う優秀なシステム。

新規導入はもちろん、すでに導入している勤怠管理システムに課題を感じているオフィスに、ぜひ乗り換えを検討してもらいたいシステムです。

最大の魅力は、単体であれば200円/月で導入できるという安さです。

また、1,000人以上の会社でも利用可能な拡張性の高さを持ち合わせています。

ワークフローや経費計算などのジョブカンシリーズと連携することで、より使いやすく効果的に利用できます。

社外のMFクラウド給与やクラウド給与計算ソフト freeeなど主要な給与計算ソフトとも連携可能です。

様々な打刻方法に対応している機能性の高さや、使いやすいUIも人気の理由でしょう。

機能

  • あらゆる職場に対応できる柔軟な勤怠管理
  • スタッフのタスクを登録・管理
  • 時間外労働を集計し、超過の場合は自動アラート

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 設定なし 30日間

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』


画像出典元:「マネーフォワード勤怠」公式HP

特徴

マネーフォワード クラウド勤怠は、勤怠管理だけでなくあらゆる労務業務を一括管理できるシステムです。

24時間営業の職場・直行や直帰が多い職場・支店や店舗が複数ある職場など、様々な環境に対応可能。集計作業も簡単です。

クラウド型のため場所を選ばず利用でき、自動でバージョンアップしてくれる上に、複数の管理人で運用可能です。

操作する側のことを考え抜いたデザインなので、誰でも簡単に操作できるでしょう。

マネーフォワード クラウド給与と連携することで、勤怠集計から給与計算までの業務を大幅に効率化します。

機能

  • 労務業務の管理
  • 社内・社外メンバーのドキュメントに対する権限を管理
  • 働き方改革関連法にも自動アップデートで対応

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 100円〜 3,980円 1ヶ月間

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠の最大の魅力は、300円/月だけで全ての機能を利用できる費用対効果の高さです。

機能を追加しても追加料金はかかりません。機能面も価格面も間違いなく満足できます。

jinjerは勤怠以外にも、人事管理・経費管理・採用管理などのサービスを展開しており、連携することで人事業務の一元管理を可能とします。

PCやスマホ、タブレットはもちろん、チャットツール・Apple Watch・Google homeでも打刻ができます。5つの打刻方法は組合せることも可能です。

機能

  • 交通費や経費等の申請から承認まで、PCとスマホで対応可能
  • 社会保険の各種手続きをオンライン化することが可能
  • リアルタイムで情報の管理・分析できる機能を提供

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間
 

 

まとめ

タイムカードの保存期間は、法改正があり3年間からから5年間へ変更されました。

それにともない、賃金債権の消滅時効等や起算日等も改正されています。

タイムカードは、従業員と企業との勤務実態を証明する重要な書類です。

法律に規定された書類ですので、保存期間と保管方法は十分気を付けましょう。

法改正は常に行われており、再び保存期間に変更が生じることもあります。

勤怠管理システムを導入することで、細かい法律の改正にも順次対応でき、管理や保存も楽になります。

タイムカードの保存・保管から勤怠管理システムへの変更も検討してみてください。

画像出典元:Pixabay

最新の記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ