労働者名簿とは？書き方や注意点、保存期間や疑問をまとめて解説

記事更新日: 2021/12/09

執筆: 編集部

企業における労務管理を行う際には、人事に関する様々な書類を作成して保存しておかなければなりません。

中でも労働者名簿は会社の従業員を管理するために必要不可欠な書類であり、法律によって作成と保管が義務付けられている重要なもの。

しかし労務を担当されている方の中でも、労働者名簿の管理期間や書き方などをしっかり理解されている方は少ないですよね。

そこで今回は、「労働者名簿とは何か」「誰が作成する必要があるのか」など基礎的な知識から、労働者名簿の書き方、注意点、保存期間や実際に作成する際の疑問など全てを解説していきます。

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労働者名簿とは？

労働者名簿とは、労働者の氏名や採用した日など企業が雇用している従業員の情報を記した書類のことを指しています。

労働基準法の第107条では労働者を雇い入れる際に、従業員の名簿を整理する義務が定められており、労働基準監督署がチェックする対象でもあります。

労働者の名簿を管理することで、会社で適切な労務管理を行うことを目的・意義としています。

正しく労働者名簿を管理しているかどうかは、その会社の労務管理評価にも関わってくるため、しっかり管理しておくべきでしょう。

みなさんは法定三帳簿という単語を聞いたことがあるでしょうか。

法定三帳簿とは、

の3つの帳簿のことを指しており、適切に整理・管理がされていない場合、労働基準監督署から処罰の対象となります。

労働者の適切な労働管理のためにも、法定三帳簿をきちんと整備しておくことを心がけなければなりません。

「労働者名簿」は先述した通り、労働者の会社における情報を管理しておくための帳簿。

「賃金台帳」は労働者の賃金計算における基礎となる事項や、賃金の額などについて記入しておくための帳簿。

「出勤簿」はその名前の通り労働者が勤務した時間や日数を記録しておくための帳簿です。

近年は「働き方改革」という言葉が浸透してきた背景もあり、企業が労働者に対して責任を負わなければならない書類の管理も厳しくなってきています。

労働者名簿は必ず作成しておかねばならない帳簿の１つであるため、会社の担当者は必ず忘れずに記入しておくことを覚えておきましょう。

労働者名簿は基本的に労働者を雇っている企業であれば、全ての企業が作成しておかねばなりません。

労働基準法第107条では、労働者名簿の対象者を『各労働者』として定めており、定義としては「事業または事業所に使用され、賃金を支払われる者」であるとされています。

会社側は労働者全員の名簿を作成して保管しておく必要があり、きちんと整備しておかないと労基法違反になるケースも多いため、注意しましょう。

労働者名簿に関しては、基本的にその雇用形態を問わず作成する義務があるとされています。

自社で雇用している正社員は、当たり前ですが労働者名簿を作成する義務があります。

契約社員やアルバイト・インターンなどの自社で非正規雇用している労働者は、基本的に自社での労働者名簿を作成する必要があります。

また他社から派遣されてくる派遣社員に関しては、雇い主である元請けの派遣会社が労働者名簿を作成します。

労働者名簿には全ての労働者を管理しておく必要がありますが、日雇い労働者に限っては例外となります。

飲食やイベント業などで雇い入れられることの多い、日雇いの労働者に関しては労働者名簿を作成する義務はありません。

労基法第107条においても、「日々雇い入れられる労働者についてはその異動が激しく、名簿の作成意義を失うのみならず、実効を期し難いので、調整義務は課せられていない」と定義されています。

日雇い労働者は労働者名簿に記入する必要のない珍しい職種であるため、覚えておきましょう。

一般的に労働者名簿に記入しなければならない項目は、厚生労働省の様式19号を参考にすると9項目が必要です。

氏名	労働者の氏名を記載。
生年月日	労働者の生年月日を記載。
性別	労働者の性別を記載。
住所	従業員の連絡が取れる住所である必要があるため、現在の住所を記載。
業務の種類	経理事務・営業・技能工などだいたいの業務内容が分かるようにします。
履歴	社内での履歴を記載します。（昇進・異動など）
雇用年月日	実際に雇用が始まった日を記載。
退職年月日と事由	会社側で従業員を解雇した場合は、なぜ解雇したのかという理由まで記載。
死亡年月日と原因	従業員が在職中に死亡した場合、死亡理由を記載。労災に当たるかどうか調べるために必要。