記事更新日: 2024/05/24
企業経営において、社員の就業管理を行うことは非常に重要なことです。
特に近年は長時間労働や過労死でなくなった社員の方も増えてきており、働き改革という言葉にも注目が集まっている状況。
就業管理を行い社員の業務や労働状況を正しく把握することによって、企業活動の要となる従業員が幸せに働けるような仕組みを作る必要があります。
ただ就業管理といっても内容や目的を理解していなかったり、便利なシステムを導入していなかったりする企業は多数ありますよね。
そこで今回は、就業管理は何のために行うのかといった目的や意味などの基礎的なことから、勤怠管理との違い、勤怠管理の方法やメリット、おすすめの就業管理システムまで詳細に紹介していきます。
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このページの目次
就業管理とは、従業員の出勤時間や退勤時間、欠勤状況や休暇取得状況などを把握することによって法令に対する会社の遵守状況について管理することを指しています。
就業管理を行うことは使用者に与えられた義務の１つでもあり、適正な賃金の支払いに繋がるだけではなく、過重労働の早期発見に勤めることができます。
就業管理を行う目的は社員の労働衛生を守ることに他なりません。
企業は従業員の労働時間や休日・休暇などのルールを細かく定めなければならず、労働者が健康に働ける環境を整える義務があります。
2019年4月から施行されることが決まっている「働き方改革法案」では、
などが定められることになりました。
中でも長時間労働の是正を目的とした残業規制に関しては就業管理に大きく影響を与えており、規定以上の労働時間を課した企業には罰則が科せられることに。
就業管理は社員の生産性をアップさせ、健康に働けるようにするために必要不可欠です。
近年の流れから考えても、就業管理を行うことは企業として本気で取り組むべき課題の１つであると言えるでしょう。
就業管理以外にも「勤怠管理」という言葉があり、何がどう違うのかよく分かっていない人も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、就業管理と勤怠管理に大きな違いはありません。
「就業」と「勤怠」という2つの単語の意味を辞書で調べると、下記のような意味が出てきます。
就業は文字通り「仕事に従事する」という意味合いがあり、勤怠は「仕事に励むことと怠けること」の両方の意味が含まれており、言葉のニュアンスは若干異なります。
しかし、どちらの単語も言い方が異なるだけであって、内容や目的に大きく違いは見受けられません。
「就業管理システム」と「勤怠管理システム」を検索してみると、ほぼ同じような管理システムが検索でヒットします。
つまり就業管理も勤怠管理も全くもって同義であり、2つの単語に違いは特にないと考えて問題ないでしょう。
勤怠管理と労務管理の違いを知りたい方はこちら
就業管理を行う方法にはどんなものがあるのでしょうか。
就業管理にあまり熱心に力を入れることができていない会社の労務担当者の方は、他社がどんな方法で就業管理を行っているか気になるはず。
実際に就業管理を行う方法は企業によって大きく異なります。
ここでは一般的に就業管理の手段として使われている3つの手法について紹介していきます。
日本の企業で１番ありがちなのが、タイムカードによる就業管理方法です。
タイムカードは古くから使われている勤怠管理手法の１つで、従業員が始業時と就業時に自分で打刻することによって勤怠時間を記録しています。
しかしタイムカードを使った勤怠管理は、以前より下記のような問題点があります。
まずタイムカードによる打刻の場合は、打刻する時間の不正がいくらでもできてしまいます。
実際には始業時間に遅刻しているにも関わらず「遅れそうだから代わりにタイムカード押しておいて」と同僚に頼んでおけば、出社時刻を不正に申告することも難しくありません。
また始業時間に打刻したつもりでいたら、全く打刻ができていなかったということも起こり得るため正確に管理しにくいという問題も。
管理も紙面ベースであることが多く、管理職の仕事が増えてしまうため、タイムカードによる就業管理はあまり合理的な方法であるとは言えなくなってきています。
EXCELには計算機能が付帯しているため、勤怠時間を計算したり、勤務状況を把握したりすることに長けています。
タイムカードでの打刻よりは、比較的に時間の管理がしやすく、インターネットで探せば無料のテンプレが簡単に手に入ります。
一方でEXCELで就業管理をするデメリットとしては、EXCELの計算式が間違っていた場合に残業時間分の未払いなどが発生してしまいます。
EXCELの計算エラーで残業時間の未払いなどが起こってしまうと、従業員からの信頼を損ねることにもつながりかねません。
最悪の場合には、未払い問題を訴えられて裁判沙汰になってしまうことも。
計算管理システムにおいてトラブルが起こさないためにも、EXCELでの管理は最適な方法であるとは言えないでしょう。
最もおすすめな方法として就業管理システムが挙げられます。
就業管理システムは、就業管理のためだけに作られているため、管理に必要な全ての機能が揃っており使いやすいです。
就業管理システムには、
の2種類が存在します。
導入コストも低く管理が簡単なのは、クラウドタイプの就業管理システムです。
クラウド型の就業管理システムは、専用機器の導入も必要なく従来よりも安価に運用コストを抑えることができます。
またクラウド型のサービスなので、面倒な承認システムも必要なく、いつでもどこでも簡単に入力できるのが大きな強みです。
オンプレミスタイプは自社内に設置したサーバー内で動作する、専用の就業管理システムです。
データをクラウド上に置かないため、自社内のクローズした環境の中で運用できて、情報の保守性が非常に高めることができると言うメリットも。
ただ導入やバックアップに非常に時間やコストがかかるため、基本的にはクラウド型を使う方をおすすめしています。
就業管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
就業管理システムを使えば、圧倒的に管理を簡単に行うことが可能になります。
就業管理だけを目的として作られているため、より見やすいUI/UXで高い操作性を実現。
これまで労務担当者の実際の声を元にサービス改善を行っているため、他のツールで使いづらいと感じていた部分にも手が届くような設計になっていることがほとんど。
全体的な就業業務を簡略化することができるのも、就業管理システムの大きなメリットです。
クラウド型の就業管理システムに限りますが、リアルタイムで管理することができるというのも大きなメリットです。
これまでEXCELやタイムカードなどの管理ソフトを利用している場合、従業員の就業状況をすぐに確認することができませんでした。
しかし就業管理システムなら、リアルタイムで従業員の就業管理状況を把握することができます。
昨今コロナの影響でテレワークを導入する企業が急増していることもあり、PCやスマホからいつでも打刻できる機能が備わっているシステムがほとんど。
常に就業管理システムを見て、従業員の労働時間などに異常がないか把握することができるため、問題の早期発見にも繋げられるというメリットがあります。
給与システムとも連携することができることは、就業管理システムを使う上での最大のメリットです。
就業管理システムの中には、給与管理から社員のモチベーション管理まで一貫して行ってくれるものもあり、社員の就業管理が一元化されているのが特徴的。
給与システムと連携することによって、残業時間に対して給与がどれくらい払われているのかを把握することも簡単になります。
全体的に管理できるようになるため非常におすすめです。
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就業管理システムを使う場合、導入費用や稼働費用がかかります。
例えば、クラウド型であれば初期費用約0〜50万円、オンプレミス型は初期費用約100〜200万円に加えて保守運用費用が必要です。
導入後も、自社の就業規則に合わせた設定や従業員へ使い方を周知をする必要があり、時間的なコストも発生するという点はデメリットといえます。
就業管理システムの導入は、売上に直結するものではありませんが、従業員の生産性を高めたり、人的ミスの防止などに繋がるので、導入目的を明確化した上で検討しましょう。
就業管理システムによっては、自社の就業規則に対応できない可能性があるという点には注意が必要です。
特にクラウド型の場合は、パッケージ化されたシステムであるため、自社に合った設定ができず、一部が手作業になってしまったといったケースもあります。
雇用形態・就業形態・会社独自の休暇など、予め自社の就業規則について洗い出し、システムが対応しているのかを導入前に確認しておきましょう。
就業管理システムを使う場合には、セキュリティ対策が必要です。
雇用形態や就業形態だけでなく、給与管理システムなど他のシステムとの連携があれば、更に膨大な情報を扱うこととなり、個人情報の流出には十分な対策が欠かせません。
セキュリティ対策に伴うコストが発生するのはデメリットともいえますが、情報漏洩は事業の存続に直結する問題となるのでしっかり対策をしておきましょう。
就業管理システムの選び方について、3つのポイントを解説します。
就業管理システムが自社の就業形態に対応しているかは、導入前に調べておきましょう。
例えば、シフトやフレックスタイム制などの就業形態、アルバイト・パート・契約社員・正社員といった複数の雇用形態への対応可否は確認すべき項目です。
その他にも、会社独自の休暇制度を設定できるかなど、自社の就業規則をしっかり洗い出しておき、導入後のミスマッチを防ぐことが大切です。
就業管理システムの導入前後において、サポートが充実しているかは選定時のポイントといえます。
導入検討時に運用相談ができるかというのも大切ですが、導入後のシステム設定・運用中のトラブルなどの際にもサポートをしてくれるかという点は重要です。
サポート方法についても、メール・電話・オンライン・対面など、システムを提供する会社によって異なるため、自社に合った方法があるかを予め確認しておきましょう。
就業管理システムの機能や操作性が、自社のニーズとマッチしているかという点は確認しておいてください。
例えば、従業員の利便性や不正防止を考慮した上での最適な打刻方法、生産性を向上させるための外部システムとの連携可否などがあります。
機能面や操作性の確認不足によって、上手く活用できなかったといった問題がないように、導入後を見据えて自社に合ったシステムを選定しましょう。
おすすめの勤怠管理システムはこちら
この記事をここまで読み進めてきた方の中には、どの就業管理システムにしたら良いのかと考える方も多いですよね。
同じ就業管理システムといえど、それぞれ機能や特徴が異なるためどのシステムを導入するかによって大きく異なります。
ここでは実際におすすめの就業管理システムを厳選して3つほど紹介しました。
ジョブカン勤怠は、就業管理システムの中でも、もっとも高いシェアを誇っている勤怠管理サービスです。
実績のあるサービスなだけあって、UI/UX面での使いやすさや、サポート体制も非常に整っていることも特徴です。
導入実績は5万社以上で、誰でも簡単に利用することができる手軽さが、多数の会社に支持されている大きな要因の１つ。
30日間の無料体験キャンペーンも行っているため、興味があるなら一度手軽に試してみることもおすすめします。
jinier勤怠は人材業界でも有名なベンチャー企業である、株式会社ネオキャリアが運営しているサービス。
勤怠管理に対しては、法改正への対応や有休残業時間の管理、申請に対する承認作業など面倒がつきものですよね。
しかしjinjer勤怠なら労働時間の集計や各種申請業務、有休残業時間の管理まで一括して行うことが可能。
契約継続率も99.4%となっており、導入した企業の多くが勤怠管理システムとして高く満足しているという点でも信頼できるサービスです。
KING OF TIMEは14年もの歴史があり、有名大手からメガベンチャーまで多くの企業が勤怠管理システムとして採用しています。
KING OF TIMEの最大の特徴は、あくまでも勤怠管理システムのみに機能を絞っている点です。
他サービスでは、給与管理からメンタルヘルス管理まで様々な機能を充実させているサービスもありますが、機能が多すぎても逆に使いにくくなってことも。
その点KING OF TIMEは、シンプルに勤怠管理システムのみを提供し、その他の管理機能はfreeeやMFクラウド、LINE WORKSなどの他社サービスとの連携できるよう作られています。
また長年勤怠管理サービスを運営しているだけあって、他社にはない丁寧な導入サポートも特徴的で、公式ホームページでは使い方を分かりやすく動画で視聴することも可能。
なるべくシンプルで分かりやすいサービスを利用したいという方には、おすすめの勤怠管理システムであると言えるでしょう。
今回は就業管理とは何かを中心に、おすすめサービスなどについて具体的に解説してきました。
就業管理は基本的に勤怠管理と同じ意味で使われており、社員の労働状況を安全に保つためには必要不可欠です。
また近年は就業管理システムの導入が主流になってきており、業務の簡略化の面でも非常におすすめです。
まだExcelなどで就業管理している方は、ぜひとも就業管理システムを導入して、より管理しやすい仕組みを作るように工夫しましょう。
画像出典元：Pixabay
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