営業効率化の方法13選!業務時短のアイデアやツール・成功のポイント

営業効率化の方法13選!業務時短のアイデアやツール・成功のポイント

記事更新日: 2022/12/02

執筆: 桜木恵理子

多くの会社が、営業を効率化して高い成果を出したいと考えているはず。

営業を効率化できればコストを削減して利益も生み出せるため、具体的な施策を押さえておくことは必須です

今回の記事では、営業効率化の具体的な方法や成功ポイントなどについて詳しく解説します!

営業効率化が必要な3つの理由

企業にとって営業効率化が必要な理由は主に3つです。

  • 売上が上がる
  • 営業担当者の働き方を改善できる
  • 顧客満足度の改善につながる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

売上が上がる

何よりも「売り上げを改善できる」という点が営業効率化を必要とする大きな理由です

営業の目的は、当然ですが1件でも多くの契約を獲得して売り上げを伸ばすことにあります。

営業で売り上げを伸ばすには、基本的には「単価を上げる」「契約数を増やす」の2通りしかありません。

営業効率化によって余計な手間を削減し、客先アプローチに時間を費やせれば、契約数増加の可能性は上がるでしょう。

営業担当者の働き方を改善できる

営業担当者の使命は「1件でも多くの契約を獲得する」というものです。

数値的な責任を負わされるため、目標を達成できなければ残業などによって追加でアプローチせざるを得ません。

もちろん目標達成は大切ですが、営業担当者に過度な負担がのしかかることは避けるべきです

営業効率化を推進し、事務作業などにかかる時間を削減できれば、客先アプローチに必要な業務にのみ集中できます。

重要な業務に集中して営業戦略立案や提案作業などに時間を割けば、成果をあげられる可能性も高まるでしょう。

顧客満足度の改善につながる

営業効率化は、自社だけでなく顧客満足度の改善にもつながります

営業効率化によって事務作業などにかかる時間を削減できれば、顧客対応に時間を割けるようになります。

顧客対応に時間を割くことで、疑問や悩みを丁寧にヒアリングし、解消するための提案作業などに活用できるでしょう。

顧客からしても、自分たちの声に時間をかけて向き合ってくれる企業のほうが信頼できるため、満足度を高められるのです。

営業効率化のためにやるべきこと3ステップ

営業効率化のためには、以下の3ステップで取り組むことが重要です。

ステップ1:現状の業務を洗い出す
ステップ2:業務の無駄を把握する
ステップ3:業務に優先順位をつける

 

ステップ1. 現状の業務を洗い出す

まずは現状の業務を洗い出しましょう。

営業効率化のためには、自社で抱えている業務を可視化して具体的なボトルネックを把握することが重要です

課題点がわかれば、自社が取るべき対策の方針も定まります。

例えば「飛び込み営業の会社」であれば以下のように業務を洗い出せるでしょう。

  • 飛び込み先企業のリストアップ
  • リストの精査(アプローチ済み企業の除外など)
  • 従業員への飛び込みエリアの割り振り
  • 営業をかけるスケジュール決め
  • 飛び込み営業の進捗報告

企業によっても異なりますが、上記のような業務を担当することが多いでしょう。

ステップ2. 業務の無駄を把握する

現状の業務を洗い出したら、無駄な部分がないかを探しましょう。

営業効率化においては、無駄な業務を把握するフェーズがかなり重要です。

現段階で無駄な業務を把握できなければ、自社が具体的に「どの部分を改善すれば効率化できるか」という判断を下せません。

例えば、飛び込み営業の例でいえば、以下のような内容が「業務の無駄」と認定できる可能性があります。

  • 営業結果を紙に記入する
  • 契約書にハンコを押すために帰社しなければいけない
  • 習慣的に毎日会社へ帰社させる(直行直帰を認めない)
  • 資料のやり取りにFAXを使っている

上記のような業務は、ITツールなどの活用によって効率化できる余地があります。

ステップ3. 業務に優先順位をつける

無駄な業務を洗い出すことで、同時に「優先度の高い業務」も把握できます。

洗い出した「無駄な業務」「優先度の高い業務」を含めて、取り組むべき優先順位をつけましょう

優先度が高い業務はもちろん重要ですが、その中でも取り組むべき順序はあります。

例えば飛び込み営業の会社なら、状況によって異なりますが以下のように優先度をつけられるでしょう。

  1. 既存顧客へのアップセル・クロスセルの提案
  2. 新規契約者のフォロー
  3. 効果的な飛び込みルートの策定
  4. リストの精査

実際の業務はさらに複雑なため、一例としてご紹介しました。

営業効率化の方法13選

ここからは、具体的な営業効率化の方法を解説します。

営業効率化の方針としては、主に以下の4分類・13の方法が挙げられます

分類 方法
1. コア業務の時間短縮

1-1. インサイドセールスの導入
1-2. 書類作成の時間を短縮できる仕組みの導入
1-3. メールのテンプレ化
1-4. 営業準備に費やす流れのルール化

2. 顧客管理の精度を上げる

2-1. 確度が高い顧客から問い合わせが来る仕組みを整える
2-2. 顧客リストの内容を統一化する
2-3. 多方面の情報をもとに顧客リストを作成する

3. ツール導入

3-1. 名刺管理サービス
3-2. CRM
3-3.営業代行サービス

4. 社員教育

4-1. 自社で蓄積されたノウハウを共有する
4-2. 社員向けの研修を実施する
4-3. 営業日報などを活用して改善提案を行う


各分類と方法について詳しく解説していきます。

1. コア業務の時間短縮

コア業務の短縮については、主に以下の4つの方法が挙げられます。

  1. インサイドセールスの導入
  2. 書類作成の時間を短縮できる仕組みの導入
  3. メールのテンプレ化
  4. 営業準備に費やす流れのルール化

 

1-1. インサイドセールスの導入

「インサイドセールス」とは、Web会議ツールや電話などを使用して、非対面で顧客にアプローチする営業方法を指します。

テレアポのようなアポイント獲得だけでなく、オンライン上で契約まで締結することも増えています。

インサイドセールスでは自社から出ることなく営業できるため、従来のような移動時間が発生しません。

業務時間の大半を営業戦略策定や顧客の悩みを解消する思考時間などに充てられるため、高い成果を出すことが期待できます。

1-2. 書類作成の時間を短縮できる仕組みの導入

契約書を含めた書類作成も重要な業務であることに間違いはありません。

とはいえ、利益に直結するのは「営業行為そのもの」であるため、なるべく書類作成の時間を短縮しましょう

時間短縮の方法としては、以下が挙げられます。

  • 契約書や見積書にはテンプレート利用する
  • ロボット技術によって書類を自動でPDF化できる機械を導入する
  • 押印文化を廃止する
  • 手書きの日報や契約書などはすべてデジタルに移行する

自動化だけでなく、書類の手書き文化を廃止することによっても大幅な時間短縮につながります。

1-3. メールのテンプレ化

メールの文面作成は意外と手間のかかる作業です。

とくに契約件数が増えて客先とのやり取りが増えるほど、メール作成に費やす時間は膨らみます。

客先とのやり取りは重要ですが、できればメインの営業業務に時間を割きたいですよね。

各社のメールシステムには、テンプレートの定型文を設定できる機能が搭載されています。

セミナー参加へのお礼や商品説明など、ある程度変更の必要がない文章はテンプレ化しておき、メール作成の負担を減らしましょう。

1-4. 営業準備に費やす流れのルール化

顧客との商談に向けて、資料作成や事前の情報収集に時間を費やす人も多いでしょう。

情報収集などは商談の質を上げるために必要ですが、事前準備に時間をかけすぎることは避けましょう。

事前準備に時間を割きすぎると、別のクライアントへの対応や新規開拓が疎かになる原因となります。

適切に事前準備を行うには、「情報収集は◎時間まで」「資料作成は定時までに終わらせる」などのルールを定めましょう。

2. 顧客管理の精度を上げる

顧客管理の精度を上げる方法については、主に以下3つの方法が考えられます。

  1. 確度が高い顧客から問い合わせが来る仕組みを整える
  2. 顧客リストの内容を統一化する
  3. 多方面の情報をもとに顧客リストを作成する

 

2-1. 確度が高い顧客から問い合わせが来る仕組みを整える

効率的に見込み顧客へアプローチするためには、契約への確度を見極めることが重要です。

問い合わせをしてきても、顧客が「なんとなく聞きたいだけ」という場合、時間をかけても契約の可能性は低いでしょう。

一方で「製品資料を読み込んで質問もたくさんある」という顧客であれば、契約の可能性が十分あります。

営業としては、確度の高い顧客にアプローチして優先度の低い相手に時間を費やすことは避けたいですよね

確度が高い顧客からの問い合わせを増やすために、以下のような工夫を施すとよいでしょう。

  • 製品の説明資料を自由にダウンロードできるようにする
  • よくある質問事項を細かくサイト内にまとめておく
  • 料金体系を明示する
  • 過去の導入事例を詳細に掲載して使用時のイメージを湧きやすくする

2-2. 多方面の情報をもとに顧客リストを作成する

顧客リストには、営業活動で収集した情報を集約させます。

集約の際は、商談履歴などの営業担当者が収集した情報だけでなく、例として以下のデータも必要です。

  • 問い合わせの経緯
  • 商談までのテレアポ担当者とのやり取り
  • マーケティング部署による分析結果

多方面からの情報を活用することで、顧客へのアプローチ手段を考える材料も増え、成約の可能性も高まります

2-3. 決裁者にアプローチできる仕組みを整える

営業活動においては、どれだけ早く決裁者に辿り着けるかも重要です。

客先担当者が好反応でも、決裁者の承諾が取れなければ成約には結びつきません。

効率よく成約まで辿り着くために、決裁者にアプローチする仕組みを整えることが重要です。

決裁者へのアプローチ方法としては、例として以下が挙げられます。

  • 経営層が集まる交流会への参加
  • 知り合いからの紹介
  • 決裁者にアプローチできるサービスの活用

決裁者に直接アプローチできるサービスとして、ビジネスマッチングアプリがあります。

ビジネスマッチングアプリはアプリによって機能がさまざまなので、複数のアプリを比較して決めるのがおすすめです。

 

3. ツール導入

営業効率化ツールの分野としては、主に以下の3つが挙げられます。

  1. 名刺管理サービス
  2. CRMツール
  3. 営業代行サービス

 

3-1. 名刺管理サービス

名刺管理ツールを活用すると、交換した名刺データをスマホなどにデジタル化して保管することが可能になります。

営業担当者であれば、名刺交換の機会が増えるもの。

アプローチ数や契約数が増えると、名刺の枚数も増えて管理も大変になります。

とくに、先方から連絡が来た際に「どの企業の人だっけ?」と探す手間が発生すると面倒です。

名刺管理ツールを活用すれば、電話帳のように一覧で連絡先を確認できるので、ガサガサと名刺を探す必要もありません

名前順に整理する必要もないため、本来の営業業務に集中できます。

3-2. CRMツール

「CRM」とは顧客管理ツールを指します。

顧客との商談履歴などはアプローチの戦略策定などに役立つため、顧客データを正確に保管することは非常に重要です

CRMでは、自社に必要な項目にカスタマイズしながら顧客データを管理できます。

細かいタスク管理や問い合わせ対応など、顧客との関係構築に必要なデータを網羅できるため、営業効率化には欠かせません。

3-3. 営業代行サービス

営業では「新規開拓〜契約後のフォロー」まで自社で行うことが理想です。

とはいえ、既存顧客のフォローや製品改善などに注力していると、新規開拓が後回しになるケースも多いでしょう。

営業代行サービスでは、新規開拓までを自社に代わって担当してくれます。

営業に特化しているため、顧客へのアプローチにかけてはプロフェッショナルです。

安心して新規開拓を任せられるでしょう。

 

4. 社員教育

社員教育の方法としては以下の3つが挙げられます。

  1. 自社で蓄積されたノウハウを共有する
  2. 社員向けの研修を実施する
  3. 営業日報などを活用して改善提案を行う

 

4-1. 自社で蓄積されたノウハウを共有する

営業効率化のためには、過去に蓄積されたノウハウを現在へ共有することも重要です。

以下のような情報をマニュアル化して共有できれば、属人化を防いで全員の営業能力も底上げできます

  • パターン別の顧客へのアプローチ方法
  • 製品を魅力的に説明するコツ
  • トークの進め方の基本
  • 顧客管理データの活用方法

上記のような営業活動のノウハウを仕組化できる「SFA(営業支援)ツール」を利用することもおすすめです。

4-2. 社員向けの研修を実施する

営業担当者向けの研修も検討しましょう。

営業担当者向けの研修では、顧客と接する際の心構えや具体的な商談のコツまで、幅広く教育できます。

自社で研修を実施するのが難しければ、研修会社にアウトソーシングするのもよいでしょう。

4-3. 営業日報などを活用して改善提案を行う

営業効率を上げるには、会社としてツールや研修の導入などを実施することが不可欠です。

同時に営業担当者個人の行動も改善するサポートに取り組めるとよいでしょう。

例えば、日報で1日の行動を報告してもらえば、具体的な改善点やよかった点などを把握してアドバイスができます

あるいは、定期的な面談で悩みや疑問点をヒアリングし、なるべく個人の要望に応えられる体制を整えることも効果的です。

営業効率化を成功させるポイント

上記のような方法を駆使しつつ、より営業効率化の可能性を高めるには以下のポイントも押さえましょう。

▶︎目標を設定し共有する
▶︎必要に応じてアウトソーシングやツールも活用する
▶︎テレワークの導入も検討する

 
それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。

目標を設定し共有する

効率化のためには、営業活動における具体的な目標設定が必要です。

具体的な数値目標を設定することで、目標達成までに足りない部分が明確になり、必要な業務だけに取り組む状況を整備できます

必要な業務だけに取り組めれば、不要な行動を取らなくなるため効率的に仕事を進められますよね。

設定した目標は上司やグループ間で共有することも大切です。

第三者と共有することで、進捗確認の際に達成までの悩みなどを相談しやすくなります。

必要に応じてアウトソーシングやツールも活用する

上記で紹介したように、決裁者とのマッチングサービスやCRMなど、営業を効率化できるツールは多数存在します。

自社だけですべての営業行為をこなすことは無理があるため、必要に応じて活用しましょう。

確かに最初は導入費用などをネックに感じるかもしれません。

しかし費用が発生したとしても、しっかり活用して営業の成果を上げれば、トータルでは大きなプラスとなる可能性があります。

目先のコストだけでなく、ある程度の投資も必要であるということは押さえておきましょう。

テレワークの導入も検討する

商材にもよりますが、現在の営業はオンラインでも完結できるケースが多くなりました。

Web会議ツールを活用すればオフラインと変わらず商談できるため、活用する企業が増えています。

オンラインでも十分商談はできるため、可能な限りテレワークの導入も検討しましょう

テレワークを導入すれば通勤時間などをカットできるため、営業戦略の策定などコア業務に多くの時間を割けます。

移動する体力も温存できるため、万全の状態で営業に臨めるのもテレワーク導入によるメリットでしょう。

営業効率は数値化もできる

営業効率は、計算によって具体的な数値として求めることも可能です。

数値として営業効率を求めることができれば、具体的に「何をどれくらい改善すればいいのか」を定めることができます。

具体的な営業効率を求める計算式は、以下のように場面に応じて異なります。

【営業全体の成果に対する効率を知りたい場合】

生産性=売り上げ÷営業に費やしたすべてのコスト×100

【アプローチ数に対して連絡がつながった件数(コンタクト効率)を知りたい場合】

コンタクト効率=つながった件数÷すべてのアプローチ数×100

【つながってから実際に商談化した件数(商談化効率)を知りたい場合】

商談化効率=商談件数÷つながった件数×100


「自社の営業効率は大体このくらいだろう」ではなく、具体的で確実な数値を出すことで、どこに抜け・漏れ・無駄があるのかを把握してみてはいかがでしょうか。

まとめ

営業効率化は、企業の利益を生み出すために必ず取り組むべき施策です。

「費用がもったいない」とツールなどの導入費用を節約すると、将来的な利益を逃すことになるでしょう

営業効率化は従業員の労働時間削減にもつながる重要な内容です。

適切なツールや方法を選び、営業業務を改善できるようにしましょう。

画像出典元:pixabay・unsplash

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