記事更新日: 2022/02/28
請求書を取引先に送るとき「請求書在中」と記すのは、ごく一般的なビジネスマナーです。
記載の仕方に厳密な決まりはありませんが、「視認性が高いこと」「相手に不快感を与えないこと」は意識しなければなりません。
本記事では、請求書在中と記す意味や正しい記載方法、さらには郵送前に確認しておきたいチェックポイントを紹介します。
日本の商習慣に基づいたビジネスマナーを知り、正しい方法で請求書を送りましょう。
このページの目次
封筒の表書きに「請求書在中」と記載するのは、封筒の中にどのような書類が入っているのか、ひと目で分かるようにするためです。
請求書に限らず、ビジネス上で重要な書類は囲み文字で「○○在中」と記載されるのが一般的です。
これは「添え字」といわれるもので、受け取った相手に封筒の重要性を伝えたいときに使われます。
取引先を多く抱える企業には、毎日たくさんの封書・ハガキが届きます。
添え字なしで請求書を送付してしまうと、見落とされてしまって、請求書がスムーズに処理されなくなるかもしれません。
「請求書在中」とひと言添えるのは、取引先にとっても業務効率化につながるのです。
「請求書在中」を封筒のどこに記載するか、厳密な決まりはありませんが、ビジネスマナーとして、「正しい書き方」「書くときの決まり」は存在します。
「この担当者は常識がないな」と思われないよう、請求書在中のマナーを理解しておきましょう。
請求書在中の文字は、縦封筒なら左下、横封筒なら右下に記載するのが一般的です。
表書きが隠れてしまう場合は、請求書在中の位置を変えてもかまいません。
請求書在中と記すのは、封筒を受け取った相手に請求書の存在を知らせるためです。
文言を目立たせることが必要と考えれば、表書きの文字とかぶる位置に記載するのは避けるのが望ましいでしょう。
「請求書在中」と書くときは、青色が好ましいとされます。
「履歴書在中」「親展」といった添え字は、赤で書かれることが少なくありません。
そのため「請求書在中も赤でよいのでは？」と思った人もいるのではないでしょうか。
しかし赤字で「請求書在中」と書くと、「赤字＝損益」をイメージさせます。
ビジネスシーンでは好ましくないとされ、忌避する人も多いのです。
青のほか「黒」も選択肢にありますが、表書きと同じ色では目立ちません。
「視認性が高い」「相手を不快な気持ちにさせにくい」ことから、「請求書在中」の文字色は青を選ぶのがマナーにかなっているとされるのです。
封筒に「請求書在中」と記載する方法として「スタンプ」「印刷」「手書き」があります。
どの方法でも問題はありませんが、コスト・見た目の印象が異なる点には要注意です。
それぞれの方法について、詳細を紹介します。
ポンと押すだけのスタンプは、手軽に使えて便利です。
封筒1枚にかかる時間が少ない上、書き損じる心配もありません。
数十枚の封筒があっても、スタンプなら数分で処理が終わります。
スタンプはハンコ屋・文房具屋で販売されているほか、100円ショップでも購入できます。
ハンコ屋や文房具屋で購入する場合は、シヤチハタ式で700～1,000円程度です。
またインターネットショップなら、文字のフォントや大きさの選択肢が豊富です。
請求書送付時に使う封筒とバランスのとれたスタンプが見つかるでしょう。
請求書の送付枚数が多かったり、請求書送付業務を効率化させたい企業は、「請求書在中」と印刷済みの封筒がおすすめです。
印刷済みの封筒なら、請求書在中の文字をどうするか気にする必要がありません。
請求書送付業務は、より一層スピードアップするでしょう。
請求書在中を印刷する方法は、「自社のパソコンから印刷する」「印刷会社に依頼する」の2つがあります。
手間が少ないのは印刷会社ですが、印刷枚数が少ないと割高になるかもしれません。
毎月の請求書発送枚数を考えて、ムダのない方法を選択してください。
印刷会社に依頼した場合の料金・最小部数は、業者・印刷プランによりまちまちです。
一概には言えませんが、「100枚で2万円程度から」と考えておくとよいかもしれません。
請求書の発送枚数が少ない場合は、手書きでも問題ありません。
「請求書在中」とはっきり記載し、文字を枠線で囲みましょう。
小さく書くと相手に見過ごされる恐れがあるため、読みやすく・大きく・はっきりと書くことが大切です。
手書きの注意点としては、書き損じのリスクが高いこと・見栄えの面でスタンプや印刷に劣る可能性がある点です。
また近年は、どの企業でも業務効率化が重視されているので、手書きも少なくなってきています。
請求書は、郵便法が定める「信書」に該当します。取引先に送付する際は、郵送または信書配達の許可を受けた方法でしか送付できません。
「荷物を送るついでに請求書も入れておこう……」というのは違法になるため、十分に注意してください。
ここからは、請求書を郵送する際、チェックしておきたい8つのポイントを紹介します。
参考：信書に該当する文書に関する指針｜総務省（https://www.soumu.go.jp/yusei/pdf/100628_01.pdf）
請求書に送付書を付けるのは、「ビジネスマナー」のためと、請求書の誤発送・記載ミスを防ぐためです。
取引先に請求書を送る際は、必ずA4サイズの送付状を添えましょう。
相手が請求書の内容を簡単に把握できるよう、以下の内容を記載してください。
なお、すでに複数回取引している相手には、丁寧な時候の挨拶を記載する必要はありません。
シンプルに要件のみを伝えましょう。
請求書に付ける送付状は、三つ折りにして入れるのが一般的です。
このとき取引相手の名称や送付状のタイトルが上になるように折ってください。
また送付状を封筒に入れるときは、向きにも注意が必要です。
封筒裏面から見たとき、送付状の上部が右側に来るように入れましょう。
この向きで入れると、相手が送付状を取り出したとき、送付状が上下逆さまになりません。
これはビジネスマナーというよりは、ごく一般的な社会マナーです。
ビジネスだけではなくプライベートでも応用できるので、ぜひ覚えておきましょう。
封筒のサイズは、三つ折りしたA4用紙に最適な「長形3号（23.5×12.0cm）」またはA4用紙がそのまま入る「角形2号（33.2×24.0cm）」を使いましょう。
請求書が1～2枚なら長形3号、複数枚ある場合は角形2号と使い分けるのもおすすめです。
何度も封印するのが面倒な場合は、封をするための糊やシールが付いているものがおすすめです。
一方、宛名書きの面倒を省きたい場合は、窓空き封筒を選んでもよいでしょう。
このほか中身が透けないようにしたい場合は、内封筒が付いたタイプもあります。
ただし、機能性の高い封筒は1枚の単価が高額になりますので、請求書の発行枚数が多い場合は、コストとニーズのバランスが重要です。
請求書を送る封筒の色は、白・薄い青色が一般的です。
とはいえ、封筒の色にまで決まりはないため、常識的な色ならば何色でもかまいません。
コストを抑えたい場合は、薄茶色のクラフト封筒を使ってもよいでしょう。
裏書きが何も書かれていない封筒は、発送元がどこなのか分かりません。
相手に不信感を与えないよう、封筒の裏には発送元の住所・名称・担当者名を必ず記載しましょう。
また請求書は、自社にとっても取引相手にとっても重要な書類です。
他者が開封したときに痕跡が残るよう、封筒の封じ目に「封」「〆」「緘」を記載しましょう。
こちらも「請求書在中」と同様に、スタンプを用意しておくと作業の手間を省きやすくなります。
請求書在中と書かれた封筒を送る場合は、切手料金が不足しないよう注意しましょう。
不足があると相手に負担を強いることとなるため、事前に重量・サイズに合った切手を貼りましょう。
長形3号の封筒を使った場合は、定形郵便物に該当します。
同封する請求書の枚数にもよりますが、料金は以下のとおりです。
| 長形3号 | 重量 | 料金 |
| 25g以内 | 84円 | |
| 50g以内 | 94円 |
一方、A4サイズがそのまま入る角形2号は定形外郵便です。
| 角形2号 | 重量 | 料金 |
| 50g以内 | 120円 | |
| 100g以内 | 140円 | |
| 150g | 210円 |
請求書は、支払期限までの余裕を持って送る必要があります。
発送から相手の元に届くまでの日数を考えて郵送しましょう。
郵便法の改正により、2021年10月からは一般郵便物の土曜日配達が休止となりました。
金曜日に郵便物を出した場合、従来よりも1～2日遅れて配達されます。
「相手の受け取りがギリギリになりそうだ」というときは、先にメールやFAXで請求書を送っておくのも1つの手です。
これなら請求書の到着が遅れても、相手は支払いの準備ができます。
取引先に請求書を郵送するときは、封筒の表側・左下に「請求書在中」と記載するのがビジネスマナーです。
文字は線で囲み、表書きに埋もれないようにしてください。
目に付きやすいよう、青色ではっきりと記載するのも重要なポイントです。
また請求書を郵送する際は、「送付状を付ける」「重さを量って不足のない切手を貼る」なども忘れてはいけません。
請求書を送付することも、取引先との大切なコミュニケーションの1つです。
相手に不信感や不安を与えないよう、「請求書在中」の記載方法から封筒の色・サイズにまで配慮しましょう。
画像出典元：Unsplash、Pixabay、PhotoAC
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