印鑑カードをまだ取得していない代表者の方はすぐに手続きを!

印鑑カードをまだ取得していない代表者の方はすぐに手続きを!

記事更新日: 2019/01/18

執筆: 編集部

商業登記を行い、会社設立の手続きが完了しました。数日後、法務局で登記事項証明書(謄本)の交付申請し、無事に登記ができていることを確認できたら一安心です。

その確認の際に一緒に済ませておくべき手続きが、印鑑カード交付申請です。

本記事では、印鑑証明書の発行に必ず必要な印鑑カードの取得手続き(印鑑カード交付申請)について詳しく説明していきます。

印鑑届と印鑑カード交付申請書

法人の印鑑証明書が必要になった際に、法務局に会社の実印だけを持っていっても印鑑証明書は発行してもらえません。

印鑑証明書を発行するには、印鑑カードが必ず必要になります。

自分で会社設立の手続きをする場合、混同してしまう方がいるのですが、印鑑届の提出と印鑑カードの交付申請は異なる手続きです。

印鑑届書とは

出典元:法務局HP


印鑑届書とは、代表者印(会社の実印)を法務局に届け出るための書類です。

通常、会社設立の際に登記書類と一緒に提出します。

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印鑑カード交付申請書とは

出典元:法務局HP


印鑑カード交付申請書とは、設立登記完了後、印鑑カードを受け取るために提出する交付申請書のことです。

印鑑カードとは、法務局(登記所)で会社の代表者印(実印)の印鑑証明書を発行する際に必要なカードで、会社設立登記の際に印鑑届出書を提出していれば、登記完了と同時に出来上がっています。

会社設立登記完了後、「印鑑カード交付申請書」を作成し、法務局(登記所)の窓口に提出すれば5~10分で受け取ることができます。

印鑑カードの交付申請手続きができる登記所は、「本店所在地の管轄登記所」のみに限られ、受付時間は月~金の8:30~17:15までです。

また代理人が申請する場合には、委任状に関する書類が必要になりますので、注意してください。

印鑑カードの申請方法

印鑑カードの申請方法は3通りあり、交付にかかる費用は無料です。

一番早くて確実なのは代表者本人が直接登記所で申請する方法です。その場ですぐ受け取ることができるからです。(早ければ5~10分で発行されます)

1. 代表者が申請する場合

用意するもの


押印は鮮明にしてください。印影が薄かったり、擦れていると押印のやり直しを 要求されることがあります

登記時の会社法人番号とは、会社の登記をした時に付与される番号です。履歴事項全部証明書に記載されています。

会社にとって印鑑カードは大事なものです。出来るだけ代表者本人が申請するに越したことはありません。

事前に押印した申請書を持っていくこともできますが、防犯上の観点からも、代表者本人が申請するのであれば、実印を持参し、提出前に押印した方が安心です。

2. 代理人が申請する場合

用意するもの


委任状内の押印は会社の実印
です。

事前に印をした申請書を法務局(登記所)に持参すれば、実印を持ち出さなくてもよいですが、押印は鮮明にするよう注意してください。

3. 郵送申請する場合

用意するもの

  • 印鑑カード交付申請書
  • 会社の実印
  • 登記時の会社法人番号
  • 返信用封筒及び切手またはこれに準ずるもの(例:宅配便の着払い伝票を貼った封筒)


登記所に出向く時間がない時は、郵送手続きの利用も時間短縮につながります。

代表者本人からの申請になるので、印鑑の押印に気を付けて申請書を作成して下さい。

本店所在地を管轄する法務局(登記所)へ送付します。

切手を貼った返信用封筒またはそれに代わる方法(宅配便の伝票を貼った封筒など)を同封します。

注意していただきたいことは、返送方法です。書類のみであれば普通郵便でも差し支えないですが、印鑑カードが送付されてくるので、普通郵便ではなく、郵送物の追跡ができるようにしておきましょう

また、返送先の住所は、本店所在地、代表者個人宅の住所に限られます。任意の住所(たとえば出張先のホテルなど)は指定できませんので、注意しましょう。

印鑑カード交付申請と印鑑証明書の請求は同時にできるか

印鑑証明書の請求には、印鑑証明書申請書を作成・提出します。

その際、印鑑証明書申請書には印鑑カードに記載されているカード番号記入が必要になるため、印鑑カード交付申請を先に行う必要があります。

一旦印鑑カードを受け取った後、印鑑証明書申請書にカード番号を記入してから申請を行います。

特に郵送でやり取りする場合は注意が必要です。

印鑑カード交付申請書と、カード番号をブランクにしたままの郵印鑑証明書申請書を同封して郵送しても、法務局(登記所)ではカードの番号を印鑑証明書申請書に記入してくれません。印鑑証明書申請書に関しては書類不備で戻ってきてしまいます

登記所にいる場合には、カードの交付を待っている時間に印鑑証明書申請書の他の部分を記載しておくとスムーズです。

まとめ

印鑑カードは印鑑証明書を取得する上で大切なものです。防犯上の観点からも会社の実印と印鑑カードは別々の場所に保管する方がよいでしょう。

また、会社設立手続きを税理士などの専門家に任せる場合は、設立手続きの一環として印鑑カードの交付申請まで一緒にやってくれることがほとんどです。

法人設立直後は多くの手続きがあるため申請忘れが生じる可能性があります。

顧問契約を結ぶ場合は手数料も格安でやってもらえる場合が多いので利用して時間を有効に使うのも一つの手ですので、一度検討してみましょう。

画像出典元:Burst

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