会社設立時の株主名簿の作成方法と記載事項を徹底解説

会社設立時の株主名簿の作成方法と記載事項を徹底解説

記事更新日: 2019/01/24

執筆: 小石原誠

株主名簿はすべての株式会社が作成しなければならない書類です。

よく勘違いされやすいですが、会社設立を自分一人で行う場合にも必要な書類であり、その場合には自らが株主となって名簿に記載することになります。

今回は株主名簿が必要となる場面、作成方法と記載事項について解説します。また似たような書類である「株主リスト」についても概要をまとめているので、参考にしてください。

株主名簿とは

株主名簿はすべての株式会社が作成するもの

株主名簿とは、会社の株主についての基本情報を記載した書類です。

会社法第121条にもとづき、株主の人数に関わらず作成しなければならない書類とされています。すなわち、たとえ会社設立を一人で行う場合でも株主名簿を作っておく必要があるということになります。

なお、株主名簿を作らないでおくと、会社法第976条で定められている通り「百万円以下の過料」が課せられてしまいます。

「法人設立届出書」の添付書類として提出する

まず、株主名簿は会社設立後に「法人設立届出書」を税務署に提出する際に添付書類として提出する必要があります。

会社設立の書類に関する情報をまとめたウェブサイト等では法務局への提出書類を主にまとめているために、株主名簿は会社設立の際に必要となる書類とはされていません。

しかし、法人設立届出書の提出は会社設立日から2か月以内に行う必要がある手続きなので、実質的には株主名簿も会社設立時に必要となる書類といっていいでしょう。

株主名簿は常に会社の本店に置いておく

更に、会社法第125条では株主名簿を常に会社の本店所在地に置いておくこと、並びに株主や債権者の請求があれば株主名簿の閲覧を認めることが定められています。

自らが株主となり一人で会社を設立した場合には、株主名簿を誰かに見せたり持ち出したりするという事態はあまり考えられませんが、ひとまず株主名簿は作って置いておく必要があると覚えておきましょう。

株主名簿の記載事項

株主名簿は、法人設立届出書に添付する株主名簿と会社に置いておく株主名簿とで必要とされる記載事項が微妙に異なります。それぞれよく確認してから作成しましょう。

法人設立届出書に添付する株主名簿の記載事項

法人設立届出書の添付書類として株主名簿を提出する際の記載事項は以下のとおりです。

「金額」と「役職名及び当該法人の役員または他の株主等との関係」を記載する必要があります。

まず最初にこの株主名簿を作成することになるので、事前によく確認しましょう。

1. 株主の氏名

会社を自分一人で設立する場合であっても自らが株主となり、株主名簿にも記載する必要があります。株主が法人の場合には、法人の名称を記載します。

2. 株主の住所

株主が複数いる場合には全員の氏名及び住所を記載しなければなりません。株主が法人の場合には、法人の本社所在地を記載します。

3. 株主の有する株式の数

それぞれの株主が有する株式の数を記載します。

4. 金額

それぞれの株主について、有する株式の数に合わせて記載してください。

5. 役職名及び当該法人の役員または他の株主等との関係

「代表取締役」や「取締役」などの役職名を記載します。親族などに株主を分配する場合も、その間柄を記載します。

 

会社に置いておく株主名簿の記載事項

株主名簿に記載すべき事項としては、会社法第121条において以下の4つが定められています。

1. 株主の氏名又は名称及び住所

法人設立届出書に添付する株主名簿と同様に記載してください。

2. 株主の有する株式の数

法人設立届出書に添付する株主名簿と同様に記載してください。

3. 株主が株式を取得した日

株主が株式を取得するための代金を支払った日を記載するのが通常です。会社設立時に株主名簿を作成する場合には、会社設立日としておけば良いでしょう。

4. 株券の番号(株券を発行している場合)

株券を発行する場合には、株券の番号を記載する必要があります。


ただし株券については2006年の会社法改正により不発行が可能となっており、現在は特に初めて会社を設立するという場合に株券をあえて発行することはあまりないでしょう。株券が不発行の場合には備考欄を設け「株券不発行」と記載しておきましょう。

株主名簿のひな型(フォーマット)

株主名簿のひな型(フォーマット)は決まったものがあるわけではなく、先に説明した記載事項が揃っていれば問題ありません。

法人設立届出書に添付する株主名簿

会社に置いておく用の株主名簿

 

株主リストは会社設立時に必要?

会社設立の手続きを行うにあたってウェブ上で必要書類について調べると、株主名簿とは別に「株主リスト」を提出する必要があるのではないか?と思われる方も多いかと思います。

法務省のウェブサイト内『「株主リスト」が登記の添付書面となりました』によると、以下の2つの場合に株主リストの添付が必要となる、とされています。

株主リストが必要な場合

1.登記すべき事項につき株主総会の決議(種類株主総会の決議)を要する場合

2.登記すべき事項につき株主全員の同意(種類株主全員の同意)を要する場合


同上のページには「平成28年10月1日以降の株式会社・投資法人・特定目的会社の登記の申請」とあるので、会社設立の登記申請の際にも必要があるように見えてしまいますが、この株主リストの提出は「変更登記の手続き」の際に必要となるものです。

会社設立の際には株主リストは必要ないです。

 

まとめ

一言で「株主名簿」といっても必要とされる場面ごとに記載内容が微妙に異なり、また「株主リスト」という似たような書類も存在することをご理解いただけたと思います。

いずれも必要事項等をしっかりと理解すれば自力で準備することが可能ですが、もし不安な場合や書類の作成等にあまり時間をかけたくない場合には、士業の先生に相談するのが良いでしょう。

例えば税務署に法人設立届出書を提出する際には税理士に依頼すれば、株主名簿の作成も含めて相談に乗ってもらえるので手続きを円滑に進められます。会社設立にかけられるマンパワーや時間を考慮して相談を検討してみてください。

画像出典元:Pexels

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