会社設立時に登記所に提出する印鑑届書の作成方法とポイントを解説!

会社設立時に登記所に提出する印鑑届書の作成方法とポイントを解説!

記事更新日: 2019/01/02

執筆: 小石原誠

印鑑届書は、会社設立の手続きのうち法人登記を行う際に提出する必要がある書類です。

個人にとっての実印と同じように、会社が様々な契約を結ぶ時には、会社の実印を押印する場面が出てきます。その実印を登記所に登録するためのものが印鑑届書です。

今回は、印鑑届書の作成方法と作成上のポイントについて解説します。

会社印鑑の種類と会社実印の重要性

3種類の会社印鑑

会社が使用する会社印鑑(社判)には大きく分けて以下の3種類があります。

  • 会社実印(登記印・代表印・代表者印)
  • 会社銀行印(銀行印)
  • 認印(社印・角印)

それぞれ会社や場面によって違った呼ばれ方をしていたり、あるいは会社実印と会社銀行員は円形で似たような印影をしているのでややこしいですが、これらは使用目的も法的効用も異なります。

なお、それぞれの印鑑の役割や購入方法については以下の記事で解説しています。

 

会社実印とは登記所に登録した会社印鑑のこと

3種類の会社印鑑の中でも会社実印とは、登記所に登録した会社印鑑のことをいいます。

後述のとおり会社の代表者が登記所に登録申請を行うこと、また契約締結の際に契約書に押印するなどの重要な局面で使用する印鑑であることから、代表印(代表者印)という言い方もされます。

会社実印は会社としてその契約の有効性を承認するという大きな意味を持つ印鑑です。そのため多くの会社では会社実印は代表者により厳重に管理されています。

印鑑届書の作成方法

印鑑届書は決められた様式に従って作成

会社実印の登記所への登録手続きは、会社設立の登記手続きの際に「印鑑届書」という決められた様式(フォーマット)の書類を作成し提出することで行われます。

通常は会社を設立する際に登記申請書などと一緒に提出することになります。また、この様式は改印届出書も兼ねているので、会社実印の変更を行う際にも使用します。


会社実印の登録は、会社の代表者が印鑑提出者として手続きを行いますが、司法書士などに会社設立手続きの代行をしてもらう場合などには、代理人が手続きをすることもあります。

その場合は後述するとおり委任状欄の記載が必要です。

会社実印は途切れや滲みのないよう鮮明に押印

実印として登録する会社印鑑を左上の大きな欄に押印します。途切れや滲みのない鮮明な印影となるように押印しましょう。

なお会社実印の印影には、一辺の長さ10mm以上30mm以内の正方形に収まらなければならないという決まりがあります。

このサイズ以外には決まりはないのですが、実際にはほとんどの会社では次のようなセオリーにそって印影が作られています。

  • サイズは18mm~21mm
  • 印面は二重の同心円とする
  • 外側の輪に会社名を刻み込む
  • 内側の円に「代表取締役印」「取締役印」などと刻み込む

 

印鑑提出者は会社代表者の事項を記入

印鑑提出者は、設立する会社およびその代表者に関する事項を記入します。

商号は(株)などと省略せずに定款に記載したとおりに、本店所在地は会社設立の登記申請を行う本店の住所と一言一句違わずに、それぞれ書きましょう。

資格については取締役を設置する会社である場合には「代表取締役」に、そうでない場合は「取締役」にマルをします。

氏名及び生年月日は代表取締役もしくは取締役のものをそれぞれ記入します。

会社法人等番号は分かる場合には記入をしてください。もし分からない場合には空欄でかまいません。

届出人は印鑑提出者か代理人のどちらか

届出人は印鑑提出者か代理人のどちらかとなります。

印鑑提出者が届出を行う場合

印鑑提出者本人のチェックボックスにチェックをし、住所と氏名を印鑑証明書に記載されているとおりに記入してください。フリガナも記入するのを忘れずに。

住所と氏名が書けたら右の四角い欄に印鑑提出者本人の実印を押印します。

代理人が届出を行う場合

司法書士などに手続きを代理してもらう場合には、代理人のチェックボックスにチェックをし、代理人の住所と氏名を記入の上、代理人が押印します。

この際の押印は認印で構わないとされていますが、いずれにしろ代理を任せる際には代理人自身が記入押印することになるので、会社設立者が気にする必要はありません。

ただし、代理人を立てる場合には様式下部の委任状の欄を記入し、かつ印鑑提出者の実印を押印する必要があることを忘れないでください。

「市区町村長作成の印鑑証明書は、登記申請書に添付のものを援用する。」にチェック

委任状欄の下にある

「市区町村長作成の印鑑証明書は、登記申請書に添付のものを援用する。」

の項目にチェックを入れるのを忘れないでください。

これは印鑑届書を提出する際に本来必要となる印鑑提出者の印鑑証明書の添付を、登記申請書の添付として同時に提出する印鑑証明書で済ませることを意味します。

印鑑カード交付申請書は登記簿謄本をとるタイミングで

印鑑届書と混同されるものに、印鑑カード交付申請書があります。

印鑑カードは下の図のような、会社実印の印鑑証明書を取得する際に必要となるカードです。

出典元:法務省

印鑑カード交付申請書は会社設立の手続き書類ではないですが、のちのち印鑑カードは必ず必要になります。

会社設立登記が終わったあと、法務局に登記簿謄本を取りに行くときに印鑑カード交付申請書を提出するようにしましょう。

印鑑カード交付申請書の様式は印鑑届書とほぼ同様なので、印鑑届書と同じように記載すれば問題ありません。

 

 

まとめ

会社設立時に登記所に提出する印鑑届書の作成方法とポイントを解説してきました。

印鑑届書は会社にとって重要な会社実印を登録するための重要な手続き書類です。

実印とする会社印と代表者個人の実印とを押印する必要があったり、会社の商号や住所などを定款などと同じように記載しなければならなかったりと押さえておくポイントが多いです。

その分記載ミスも起きやすいので、実際に印鑑届書を提出する(会社設立の登記申請を行う)際には予備の様式と会社印ならびに代表者個人の実印を準備しておくとよいでしょう。


会社設立に必要な書類は印鑑届書だけではありません。

その他の必要書類は以下の記事でまとめているので、ぜひ参考にしてください。

画像出典元:Photo-AC, Pexels

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