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記事更新日: 2024/04/12
タイムカードは簡単に従業員の勤務状況を把握できる反面、打刻忘れや改ざんのリスクもあります。
タイムカードで勤怠管理がおろそかになれば、会社が適正な給与を従業員に支払えなくなるなどのトラブルの原因になります。
この記事では打刻忘れをした場合のペナルティや未然に防ぐ方法、勤怠管理システムのメリットやおすすめのシステムの紹介をします。
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このページの目次
勤怠管理の担当者としてはタイムカードの打刻忘れにペナルティがあるかどうかが気になるところです。
以下ではタイムカードとはどのようなものなのかを解説した上でペナルティについても説明していきます。
タイムカードとは従業員の就業時間を把握するための記録ツールです。
始業時間や終業時間を記録し、一人一人の従業員が何時間働いたかを管理します。
適正な給与を支払うためにタイムカードは使われます。
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就業規則でタイムカードの記録を義務付けている企業はたくさんありますが、タイムカードでの記録は法律で定められている義務ではありません。
あくまでもタイムカードは勤怠状況を管理するための1つのツールでしかないため、必ずしも使わなければならないというわけではないのです。
従ってタイムカードで記録をしていないからといってペナルティが課せられることはありません。
タイムカードの使用は義務ではありませんが、従業員の労働時間の管理は労働基準法で義務付けられています。
もしタイムカードを使わない場合はその他の手段で従業員の勤怠状況を正確に把握し、記録しなければなりません。
（参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために」）
タイムカードの打刻忘れは、オフィス環境や一人一人の習慣によって起こることがあります。
ここでは、打刻忘れが起こる3つの原因と、問題を解決するための対策を考えてみましょう。
タイムレコーダーが事務用品や書類の山に埋もれてしまっていませんか。
いつもしっかり打刻をしている従業員でも、ミーティング前の忙しい朝や帰りの電車の時間が迫っているときなどは、打刻を忘れてしまいがちです。
そんなとき、タイムレコーダーが目に入れば打刻忘れを防ぐことができます。
タイムレコーダーはオフィスの出入り口など、従業員の目に止まる場所に置きましょう。
従業員がよく通る場所に、わかりやすく打刻を促すポスターを貼るのも効果的です。
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目の前の仕事に追われてしまい、基本的なことが後回しになることはありませんか。
特に、新入社員や転職などで環境が変わった従業員は、タイムカードの打刻を後回しにして、そのまま忘れてしまうことがあります。
慣れない従業員のためにも定期的なリマインダーを送り、打刻の習慣をつけてもらうと良いでしょう。
従業員に正しい打刻のしかたを指導し、なぜ打刻をしなくてはならないのかを従業員に理解してもらうことも大切です。
従業員が打刻を忘れた日を確認すると、直行や直帰をした日ではありませんか。
従業員がオフィスにいない場合でも打刻ができるように、モバイルアプリなどを活用した打刻システムを導入すると良いでしょう。
スマートフォンやタブレットで外出先から1クリックで打刻ができれば、外回りの多い従業員の打刻忘れを減らすことができます。
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従業員の勤怠管理にタイムカードを使用する場合、打刻忘れを防がなければなりません。
もし打刻忘れがあった場合、従業員の正確な労働時間の把握ができず適正な給与を支払えなくなるためです。
また、打刻忘れが起こった場合の対応を間違えてしまうと違法となりペナルティが課せられることもあります。
以下では打刻忘れに対する正しい対処法と誤った方法を紹介します。
タイムカードは法律で定められた義務ではないため、打刻忘れを修正する際に法的な手続きをとる必要はありません。
しかし、必ず本人に出勤した時間や退勤した時間を尋ねて、正確な勤務時間を記録することが大切です。
あとでトラブルにならないように、打刻を忘れた本人が確認し、納得した上で行われた修正であることを示す承諾書をとっておくとより万全です。
打刻を忘れた従業員に「なぜ打刻を忘れたのか」「何が原因だったのか」を確認してみましょう。
もしかしたら、タイムレコーダーを設置する場所を見直したり、従業員に打刻をする際のルールを改めて指導する必要があるかもしれません。
従業員が打刻を忘れないようにリマインダーを設定することも効果的です。
労働時間の修正が必要な場合はまず従業員と話し合い、その理由や修正内容を説明しましょう。
本人に確認せずタイムカードに記載された労働時間を修正することは絶対にいけません。
勤怠記録の改ざんと見なされ、訴訟などのトラブルに発展しかねません。
何よりも従業員の不信感や不満を招くことにつながりますので、従業員とのコミュニケーションを大切にし、了承を得た上で修正を行うことが大切です。
従業員が打刻を忘れたからといって、ペナルティとして賃金を支払わないのは適切ではありません。
そのかわりに、減給という形でペナルティを課すことは可能です。
減給額は労働基準法第91条で「就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない」と定められています。
打刻忘れをした際にペナルティを課す場合は、就労規則にペナルティを課すことを記載しておきましょう。
タイムカードの打刻忘れを防ぐ工夫が必要です。
打刻忘れを未然に防ぐ方法の例を3つ紹介します。
タイムカードを記録する装置を会社の出入り口に設置することで、打刻忘れを防ぐことができます。
「オフィスに出入りする際にはタイムカードを打刻する」ということを従業員全員が習慣にするようにしましょう。
打刻忘れを防止する掲示物を社内に貼るのもおすすめです。
無意識にでも目に入ってくる掲示物は従業員に打刻を習慣づける上で効果的です。
打刻忘れをした従業員に対してペナルティを設けることは法律違反にはなりません。
上記で解説した労働基準法で定められた範囲内であれば減給することもできます。
始末書や反省文を書かせることも問題ではありません。
ただし、ペナルティを課す場合は就労規則にその旨を詳しく書くようにしましょう。
従業員同士がお互いにタイムカードの打刻忘れを防ぐよう働きかける仕組みを作るのもおすすめです。
出社時や退社時にチーム全体でタイムカードを正確に打刻したかどうかを確認し合うことで、打刻忘れを防止できます。
チェックの担当者を当番制にすると、さらに従業員の中での意識づけができます。
タイムカードでの就業時間管理は打刻忘れなどのミスや変更が起こった時に確認や修正作業に手間がかかります。
勤怠管理システムはこうしたリスクを予防する上で効果的です。
勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。
勤怠管理システムの中にはタブレットやスマホで打刻ができるものもあります。
手軽に打刻ができ、手間を省けるので打刻忘れを防止できるのです。
タイムカードの打刻に手間がかかると、打刻忘れのリスクは高まります。
従業員が「めんどうだからやりたくない」と感じてしまうためです。
打刻忘れを防ぐためにもなるべく手間を省くようにしましょう。
打刻を忘れた状態で勤務を始めた場合、アラートで打刻忘れを知らせてくれるシステムが勤怠管理システムに備わっていることがあります。
打刻忘れは自分一人では気づきにくいです。
勤怠管理システムが知らせてくれることで打刻忘れを予防できます。
GPS管理ができる勤怠管理システムも存在します。
従業員のスマートフォンなどと紐付けすることで、外回りをしている場合の勤怠管理も正確に行えるようになるのです。
タイムカードでは出社した上で打刻した従業員の勤務状況しか把握できないのに対して、勤怠管理システムは社外にいる従業員の管理も徹底できます。
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タイムカードから勤怠管理システムへ変更する時に気になるのが「使いやすさ」です。
下記はタイムカードから勤怠管理システムへの移行がスムーズに行えるサービス3選です。
他の勤怠管理システムサービスを含めた資料を一括無料請求することも出来ます。
タイムカードから勤怠管理システムへ変更する際は色々なサービスを比較して、自社に合ったサービスを導入しましょう。
画像出典元：ジョブカン勤怠管理公式HP
ジョブカン勤怠管理は、シンプルな操作で勤怠管理に必要な項目を全て記録できるクラウド型システムです。
導入する機能の数によって利用料金が設定されており、月額200〜500円で利用できます。
必要な機能だけを組み合わせて利用できるだけでなく、あらゆる勤務形態や中小企業などにも対応しています。
一度は検討すべき導入実績と知名度がある人気の勤怠管理システムです。
画像出典元：マネーフォワード クラウド勤怠公式HP
マネーフォワード クラウド勤怠もあらゆる雇用形態に対応している勤怠管理システムです。
異動予約のシステムも整っており、役職などが変更になった際にスムーズな異動ができます。
さらに異動履歴が管理できるので組織改編なども簡単にできるシステムです。
休暇の申請・承認もシステム上でできます。
利用料金は「基本料金＋従量課金」で、
となっています。
画像出典元：jinjer勤怠公式HP
jinjer勤怠は月額300〜500円で利用できる機能が用意されており、必要なものだけを組み合わせて利用できる勤怠管理システムです。
人事の手間を省きながらペーパーレスな勤怠管理をしたいという人におすすめなのがjinjer勤怠です。
大手企業や上場企業なども導入しており、使い勝手のよさなどが高い評価を受けています。
法改正にも柔軟な対応ができます。
「社員の勤務状況を一元管理したい」といった人にもおすすめです。
タイムカードは従業員の勤務状況を把握する上で便利なシステムです。
しかし打刻忘れなどのリスクが伴います。
そのため企業には打刻忘れを未然に防ぐ工夫が求められます。
打刻忘れを防ぎ、社員の勤怠管理を正確に行う上で勤怠管理システムはとても便利です。
タイムカードを廃止し、手間を省きたい人は勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
画像出典元：Pixabay
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