GPS打刻とは?直行直帰に最適な勤怠管理システムの機能、メリットを解説

GPS打刻とは?直行直帰に最適な勤怠管理システムの機能、メリットを解説

記事更新日: 2020/09/10

執筆: 編集部

適切な勤怠管理の方法の確立には多くの経営者が悩み、時間を割いて取り組んでいます。

特に従業員の外出が多く、直行直帰が日常的にある業種であれば、正確な勤怠管理は非常に困難です。

しかし勤怠管理が重要とは言っても、事業継続を考えた時には、勤怠管理にばかり時間を割いてはいられません。

そこでおすすめできるのが、GPS打刻機能の導入です。

今回は、GPS打刻機能の概要や導入のメリット、適した業種、実際の使い方、GPS打刻機能が利用できるおすすめの勤怠管理システムなどについて解説していきます。

GPS打刻とはどんな機能?

ここでは、GPS打刻の基本的な機能について解説していきます。

GPS打刻は従業員の勤怠管理をより簡単かつ正確に行うために有効なツールです。

外出先等で位置情報と一緒に出退勤の打刻

GPS打刻機能は、従業員が外出先から位置情報と一緒に出勤・退勤の打刻を行える機能です。

従来のタイムカード方式での勤怠管理では「何時何分に打刻したのか」しか把握することができませんでした。

しかしGPS打刻機能を利用することで、比較的容易に従業員がどの場所で何時に出勤・退勤したのかというデータを整理・把握することができるのです。

携帯電話やスマートフォンのGPS機能を使用

GPS打刻機能においては、携帯電話やスマートフォンに搭載されているGPS機能を活用し、位置情報を取得します。

タイムカードで勤怠管理をする場合、直行直帰をした日の記録は従業員による自己申告に頼るしかありません。

しかしGPS打刻機能を利用することで、肌身離さず持っている携帯電話・スマートフォンから位置情報と時刻を正確に把握することができるのです。

また、GPS打刻では携帯・スマートフォンのアプリを使って簡単に打刻できますから、従業員の負担が増えることもありません。

常時監視ではなくプライバシーは守られる

GPS打刻機能では常時監視を行う訳でなく打刻時の位置情報のみを取得するため、プライバシーの保護も問題なくできます。

「携帯電話やスマホから位置情報を取得される」と聞くと、プライバシーが侵害されるネガティブなイメージを持つ方もいることでしょう。

しかしGPS打刻システムが従業員の行動全てを監視しているわけではないため、打刻の方法が簡単な点と合わせて、導入における従業員の理解も得やすいと言えます。

GPS打刻機能に適した業種は?

GPS打刻機能は営業職員や運送業など、外出や直行直帰が頻繁にある業種に、特に適しています。

また、訪問看護職員や派遣社員などの勤怠管理にもおすすめできると言えるでしょう。

GPS打刻機能に適している業種

・営業職員

・運送業

・訪問看護職員

・派遣社員

従来のタイムカード打刻では、外出や直行直帰が多い業種における従業員の出退勤状況の把握は困難です。

しかしGPS打刻機能は外出先でも簡単・正確に打刻できるため、外出が多い従業員でも勤怠管理がよりしやすくなるのです。

GPS打刻機能の使い方

ここでは、GPS打刻機能の使い方についてジョブカン勤怠管理を例にしてご紹介します。

ジョブカンだけでなく他のサービスも合わせて、非常に簡単で取り入れやすいのがGPS打刻機能の特徴です。

1. アプリをインストールする


まず、「ジョブカン勤怠管理」のアプリをインストールします。

スマートフォンのアプリの検索画面にて「ジョブカン勤怠管理」と入力することで、検索結果の上位に出てくるでしょう。

2. IDやパスワードを入力してログインする


アプリをインストールして開くと上記のようなログイン画面が表示されますので、ID・パスワードを入力してログインしてください。

なお、Webブラウザ版(スマートフォン)の画面は以下通りです。


 

3.「打刻」ボタンを押して位置情報を取得する


マイページの打刻画面にてGPS打刻機能がONとなっている時に「打刻」ボタンを押せば、上記のような画面が表示され、しばらく待つと位置情報が取得されます。


問題なく位置情報が取得されると上記のような画面が表示されるため、確認してみてください。

4. 打刻画面を確認し、打刻を行う


上記の画面で、打刻位置が自分の現在地と相違なければ、「はい」を押して打刻します。

ここでもし位置情報の取得ができていなかった場合は以下の画面が表示されますので、「キャンセル」をおして再度位置情報を再取得しましょう。

 

 

GPS打刻のメリット

ここでは、GPS打刻機能を導入するメリットを4つに整理して解説していきます。

GPS打刻は勤怠管理の正確さを向上させ、勤怠管理にかかるコストや手間を削減することができるシステムです。

タイムカードの打刻漏れを防ぐ

GPS打刻機能を利用すればスマホ等からアプリを操作するだけで打刻した場所と位置情報を記録してくれるため、打刻漏れを防ぐことができます。

タイムカードでの打刻は、打刻できる場所が決まっているため、忙しい従業員にとっては手間のかかる作業だと言えます。

特に外出の多い従業員であれば直行直帰時にタイムカードで打刻することはできず、メールや電話による終業時刻の自己申告や、翌日にタイムカードに記載するなどの方法で管理していることがあります。

この方法ですと忙しさの中で申告・記載漏れをしてしまうことが多々あるのです。

しかしGPS打刻機能を利用すれば、外出先で簡単に打刻ができるため、申告・記載の手間がなくなり、打刻忘れの可能性は低くなるでしょう。

コスト削減につながる

GPS打刻機能の導入は、勤怠管理業務にかかるコストの削減にもつながります。

GPS打刻機能を利用すれば打刻漏れの確認や集計作業などにかかる手間が減り、勤怠管理業務を効率よく進めることが可能となるのです。

勤務実態をより正確に把握できる

GPS打刻機能を利用することで、従業員の勤務実態をより正確に把握することが可能です。

特に外出が多い従業員の場合、直行直帰した日の打刻は後日の自己申告となります。

時間が経つとどうしても記憶があいまいになってしまいがちであり、勤務実態を正しく記録することが難しくなってしまうのです。

その点、外出先でもスマートフォン等で手軽に打刻ができるGPS打刻機能を利用すれば、正確な出退勤時間だけでなく従業員のいる場所も把握することができます。

不正・虚偽打刻を防止できる

不正・虚偽打刻を防止できることも、GPS打刻機能の大きなメリットだと言えます。

GPS打刻であれば打刻時の位置情報が記録されるため、実際に言っていない場所に「行きました」と嘘をつくことができません。

GPS打刻ができる勤怠管理システム3選

ここでは、GPS打刻ができる勤怠管理システムを、代表的なシステム3点に厳選して紹介していきます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、5万社以上が導入している知名度抜群の勤怠管理ツールです。

操作性が高く、画面の指示に従っていくだけで簡単に打刻することができます。

 

 

KING OF TIME


KING OF TIMEはクラウド勤怠管理シェアナンバー1の勤怠管理ツールです。

打刻画面をスマートフォン等でブックマークしておくことにより、非常に簡単にGPS打刻を利用することができます。

 

jinjer勤怠


jinjer勤怠は、人事領域の様々なデータを集積・結合することで人事データを可視化し、業務効率化に貢献するツールです。

料金設定や使い方が分かりやすく、導入コストが低いツールであるとも言えます。

パソコンやスマートフォン、タブレットで打刻可能であり、スマートフォンでは不正打刻防止のため打刻時にカメラを起動させることも可能です。

 

 

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まとめ

GPS打刻は携帯電話やスマートフォンのGPS機能を利用し、出退勤の時刻だけでなく従業員の位置情報も記録することができる便利なシステムです。

GPS打刻機能を利用することで勤怠管理をより正確かつ簡単に行うことができ、不正・虚偽打刻を防止することも期待できます。

様々なGPS打刻ツールが存在するため、自社の実情を踏まえて最適なツールを選択しましょう。

画像出典元:Burst、ジョブカンHP

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