INVOICE POST

記事更新日: 2021/07/07

執筆: 木下千恵

編集部コメント

請求書処理の完全オンライン化に欠かせない「受領代行」に標準対応したサービス

「INVOICE POST」なら紙・メール・PDF…どんな請求書でも一括受領!請求書処理の完全ペーパーレス化とオンライン化を実現できる受領請求書データ化サービスです。
全ての請求書をオンライン上で一元管理でき、検索・参照・承認作業が行えるので、経理部門のテレワーク化も狙えます。

初期費用がかかる分、他サービスより割高であることは否めませんが、手間のかかるマスタ登録や取引先への請求書発送先の変更連絡を代行してもらえるなど、請求書データ化への移行業務を安全に任せることができます。多少コストがかかっても、何がなんでも請求書業務のペーパーレス化とオンライン化を実現したい企業におすすめです。

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良い点

請求書の形式を問わず一括受領、データ化、一連の業務を委託できます。承認ワークフロー機能(無料オプション)で請求書のオンライン申請~承認処理のフローも構築できます。

悪い点

最短1日・初期費用なしで利用開始できる他社サービスがあることを考えると、導入は約1ヶ月の時間とコストがかかります。

費用対効果:

初期費用30万円、月額料金は5万円からは比較的高額ですが、請求書にかかる一連の業務を完全に委託できます。コア業務により集中できるでしょう。

UIと操作性:

紙・メール・PDFなど全ての形式の請求書を一括受領、データ化できます。オンライン上での請求書検索・参照・承認作業も簡単に行えます。

社外連携:

CSVファイルを読み込める全ての会計システムと連携でき、全銀データも出力可能です。

サポート体制:

取引先が直接サポートセンターに質問できる体制が整っているので、経理部門の問い合わせ対応の負担を軽減できます。

セキュリティ:

プライバシーマーク、ISMS(ISO/IEC 27001)を取得。高水準のセキュリティー体制で管理された国内サーバーを使用し、複数拠点でのバックアップ体制も設けています。

INVOICE POSTの特徴5つ

1. 紙・メール・PDF…どの請求書も一括受領OK!

受領請求書データ化サービスでは、受領代行をサービスに含まないものも多いです。受領代行がなく自社で取りまとめて送付するタイプや、有料オプションとなっているタイプなどです。

「INVOICE POST」なら、紙・メール・PDFなど、どのような形式の請求書でも、運営元の株式会社BEARTAILで一括受領してもらえます。

紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行してもらえるので、郵便物の仕分けや開封などの雑務が削減できます。

メールに添付された請求書やシステムからダウンロードするタイプの請求書でも受領可能。全ての請求書を担当部署の経由なしに直接経理に届けることができます。

これならテレワーク中、請求書を受け取るためだけに出社する必要もなくなるでしょう。


どの形式の請求書も一括受領可能
 

2. 受領・データ化だけでなく、関連業務も幅広く対応

「INVOICE POST」では、請求書の受領・データ化以外にも、押印や支払いの依頼、原本のファイリングや法定期間の保管など、請求書にかかる一連の業務も代行してもらえます。

出社が必要な物理的作業を任せられるので、テレワークもしやすくなります。

同時に、担当者は雑務から解放され、よりコアな業務に集中できるようになります。

3. 取引先への連絡も任せられる!きめ細やかで親身なサービス体制

請求書にかかる一連の業務を委託できる「INVOICE POST」ですが、作業は非常に丁寧に行われるので安心です。

「INVOICE POST」に届いた請求書は、オペレーターによりスキャンされ手入力されます。

二人のオペレーターの入力が完全に一致するまで入力と確認が繰り返されるので、精度は99.9%

他社サービスでは、AI OCRによるデータ化+オペレータによるチェックはありますが、オペレータ2名体制での丁寧なデータ化は「INVOICE POST」の特色です。


二人のオペレーターの入力内容が一致するまで入力と確認作業が繰り返される


データ化は数時間で完了します。

データ化が完了すれば、その都度担当者に通知が送られるので、担当者は請求書の到着を気にせず、他の業務に集中することができます。

さらに、取引先への請求書発送先の変更連絡を任せることもできます(有償サービス)。

神経を使う取引先への案内業務を代行してもらえるので、担当者の作業負担はもちろん、心的負担も軽減できます。

「豊かな時間を創る会社」を目指すBEARTAIL社の特徴がよく現れたサービスと言えるでしょう。

4. 電子帳簿保存法にも対応。請求書の保管代行もバッチリ

「INVOICE POST」は、請求書の保管・管理も代行しています。

どのような形式の請求書もすべてデータで一元管理され、オンライン上で簡単に検索・参照できます。

オフィスを離れていても請求書の確認や承認作業ができるので、経理部門のテレワーク化に近づくことができるでしょう。

さらに、電子帳簿保存法、消費税法に対応しているので、法令に則りペーパーレス化を進めることができ安心です。

一方、紙の請求書の原本は提携倉庫で10年保管されます。

監査対応などで行う原本請求では、3営業日で手元に返却してもらえます。


原本請求もシステムから簡単に行える
 

5. 作業しやすい画面で疲れない!会計システムと連携すればさらに便利

「INVOICE POST」の作業画面では、請求書原本を請求書データと同じ画面に並べて表示することができます。

同じ画面でデータと原本を確認できるので、パソコンで何枚もページを開いたり、パソコンと紙の請求書を行ったり来たりするなどの労力・ストレスをなくせます。

同画面で原本を確認しながら、データ確認、明細作成、仕訳作業などができるので、非常に便利です。


同画面上に原本とデータを表示できる


さらに、会計システムと連携すれば、そのまま会計作業に進むことも可能です。

システム連携は、CSVファイルを取り込める全ての会計システムが対象です。

主要対応システム

  • 勘定奉行
  • Company
  • SuperStream-NX
  • SAP
  • freee
  • GLOVIA
  • PCA
  • SMILE BS
  • OBIC
  • NetSuite

その他、弥生会計マネーフォワードクラウド会計など36種類以上の会計ソフトへの対応実績もあります。

対象ソフトについては資料もご確認ください。

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INVOICE POSTの料金プラン

料金は初期費用と請求書件数に応じた月額費用で構成されています。

初期費用

従業員マスタ設定、勘定科目マスタ設定、会計連携用ファイルの出力カスタマイズ等を含む初期導入サポートが含まれます。

月額料金

請求書の受取り・スキャン、各種項目のデータ入力、原本のファイリング・保管までが含まれます。

オプション

取引先への請求書送付先の変更連絡代行

自社に最適な料金プランを案内してもらうためにお問い合わせが必要です。

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まとめ

この記事では「INVOICE POST」の特徴・評判・料金を解説しました。

「INVOICE POST」は、データ化以外にも請求書に関連する業務全てを代行してもらえるサービスです。

システム導入時の設定サポートなど初期費用も必要ですが、ペーパーレス化や完全テレワーク化の実現で、コストに見合った効果を得られます。

雑務から解放され、よりコアな業務に集中できるようになるため、企業全体の生産性も向上するでしょう。

請求書業務に負担を感じているなら、一度「INVOICE POST」を検討してみてください。

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画像出典元:「INVOICE POST」公式HP

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