名刺ファイリングCLOUD

3.4

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 編集部

編集部コメント

名刺管理に悩んでいる会社や、名刺データを社外へ持ち運べず不便を感じている方には名刺ファイリングCLOUDがおすすめです。メンテナンスやシステム構築が不要で、手間をかけずに名刺管理が可能です。SNS連携は備えていないため、機密性の高いデータを扱う会社は重宝するでしょう。

1. 簡単な名刺登録

OCRソフトにより、簡単に名刺登録が可能

2. 安心のセキュリティ

守られたクラウド上での管理で、端末にデータを残さない

3. ユーザーごとの権限設定

必要に応じた権限設定が可能で、不要な情報開示を防ぐ

良い点

高精度なOCRソフトにより簡単に名刺をデータ登録できます。モバイルで活用可能なので、外出先でスピーディーに顧客と連絡を取れ、業務効率が向上。端末にデータを残さないためセキュリティは万全です。

悪い点

対応OSがWindowsのみなので、現在別のOSを使用している場合には対応できません。

費用対効果:

名刺登録件数100件まで基本利用料は無料です。101件以上から別途料金がかかります。

UIと操作性:

OCR処理によりカメラで撮影するだけで名刺をデータ登録できます。手間がかからず誰でも簡単に利用できるでしょう。

セキュリティ:

データの閲覧は専用アプリで行い、端末にデータを残さずクラウド上で管理をするため、情報漏洩の心配はありません。

名刺ファイリングCLOUDの特徴3つ

1. 高精度なOCRソフトで業務効率アップ

名刺ファイリングCLOUDの大きな特徴は、即時にデータ化できることです。

名刺を携帯電話のカメラで撮影もしくはスキャナで取り込むだけで簡単に登録でき、手作業での入力や管理の手間が省けます。

外勤営業が多く毎日のように名刺が溜まる人は、名刺の管理に多くの時間を割いているのではないでしょうか。

名刺ファイリングCLOUDなら、OCRによりデータ化されるため、外出先でも簡単に登録可能。名刺情報は即時にデータ化できるため、営業先へのお礼やフォローも迅速に行えます。

また名刺からワンクリックで、電話発信・メール対応・地図表示などのアクションを行えます。履歴管理機能にて名刺交換をした日付や話した内容を管理できる機能も兼ね備えています。

手が空いた時にすぐに登録できる手軽さは、外勤営業が多いチームや人手の少ない会社にうってつけです。

名刺登録

一覧表示

スマートフォンを利用する際は、かざすだけで自動撮影しデータが登録されます。登録したデータは、閲覧した日付や社名順での表示が可能です。

2. クラウド管理による安心のセキュリティ

個人情報となる名刺は、紙ベースではもちろんデータでも管理に気を遣うもの。

日々集まる名刺は年月を重ねることに膨大な量になり、それに伴って管理する負担も大きくなりますよね。

名刺ファイリングCLOUDは、名刺データをクラウド上で管理し、専用アプリで閲覧するため、端末にデータを残しません。

事前に固体認証を済ませた端末のみ利用可能で、万が一端末を紛失した場合はその端末を対象外にすることで、情報漏洩のリスクを最小限に防げます。

また最近の名刺管理アプリは簡単にSNS連携できるものが増えていますが、ビジネスにおいては連携により不要な情報開示をしてしまい、デメリットと感じる場合もあるでしょう。

名刺ファイリングCLOUDは、SNS連携はせずウェブサイトでの名刺情報の公開はしないため、意図せず名刺情報が検索されることはありません。プライバシーを重視する会社におすすめです。


名刺管理をセキュアに

3. データ共有と必要に応じた権限設定

名刺データの共有設定は下記の2通りです。

①1つの名刺データを複数ユーザーで共有する。

②名刺データベースをユーザーごとに登録し、それぞれ共有する。

①の設定は顧客情報を常時共有しながらビジネスをしている場合におすすめです。

1人が名刺データベースを管理し即時データ登録しておけば、全員が同じ情報を手に入れられます。比較的人数の少ない会社や、チームでまとまって動く場合には最適でしょう。

②の設定は、人数の多い組織や機密情報を取り扱う会社におすすめです。

ユーザーそれぞれが名刺データベースを登録し、閲覧可能範囲を業務に応じて変更可能なため、不要な情報開示をすることなく、データを共有できます。

ランク設定により閲覧権限を設定できるので、必要に応じてチームのグループ分けや部署ごとに細分化して情報共有が可能です。セキュリティの観点からも、安全性が高くプライバシー保護に繋がるでしょう。


①1つの名刺データベースを複数ユーザー(モバイル端末)で共有



②ユーザーごとに名刺データベースを登録し、データベースを共有

名刺ファイリングCLOUDの料金プラン


上記の通り、101枚以上の名刺登録には別途料金が発生します。

利用人数は1名から対応可能なので、少人数の組織にもおすすめです。

名刺ファイリングCLOUDの評判・口コミ

IT

251〜500人

仕事の合間に数分でデータ化できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

会社のコピー機を使って名刺がデータ化できます。スキャナーを新しく購入しなくても、既にあるコピー機でスキャンすれば名刺がデータ化されるので、導入の手間がかからず仕事の合間に数分でデータ化できて良かったです。

不便だと感じた点を教えてください。

写真撮影してデータ化しようとすると、正確に反映されない部分があることです。

他の会社にもおすすめしますか?

名刺のデータ化を試したことがなく、大量の名刺を社内全体で効率的に管理したい会社は、試しに導入してみるといいと思います。

商社

101〜250人

読み取り機能の制度にはちょっと不安がある

利用にかけた費用

初期費用・月額費用ともに無料

使いやすいと感じた点を教えてください。

無料で大量の名刺をデータ化して、社内で共有できるので、効率的な管理ができます。

不便だと感じた点を教えてください。

自分のスマホのせいかもしれませんが、出張先にいるとき、スマホで名刺を撮影してデータ化しようとしたのですが、上手く登録されませんでした。スマホでの撮影が的確にできていなかったのか、部署名が異なる名称で登録されてしまったので不満は残りました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Excelなど連携を試したのですが上手くデータが共有できず、外部ツールとはほとんど連携できませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

他のツールも検討してみたほうがいいと思います。無料で手軽に大量の名刺をデータ化して管理できますが、読み取り機能の制度にはちょっと不安があるからです。

経理会計

31〜50人

SNSとの連携はないが安心して使用できる

初期費用・月額費用・料金プラン名等

PRO v.15.0 キヤノンのDR-C225W 1/5/10ライセンス 

利用期間 

2019年3月〜2021年7月現在も使用中 

 導入に至った決め手を教えてください。 

事務所の移転に伴い、顧客データーを一括するために導入しました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。

複合機のスキャナーを使用して簡単に名刺データーを読み取れて、とても時間効率が良いです。名刺の切り抜き機能を使用すれば、一気に名刺をスキャンできます。文字認識で不具合が起きることもないので助かっています。 

不便だと感じた点を教えてください。

SNSとの連携がないため、あくまでも顧客管理に特化したシステムだと思います。プライバシーを重視する部分では優れていますが、最近のアプリではSNSとの連携が普通になってきているので、少し不便に感じます。SNSでビジネスの連携が取れない点が唯一のマイナスです。 

外部連携はしやすいと感じましたか?

高精度なOCRソフトだと思います。スマホからワンクリックで名刺情報を管理できます。また、履歴管理できるので名刺以外の情報も管理・共有できるところが便利です。 

他の会社にもおすすめしますか?

ワンクリックで名刺登録が可能なので、人手の少ない職場や顧客数が多い会社におすすめします。アプリの情報セキュリティーがしっかりしているので、不要な情報開示の心配がありません。

小売

1001人以上

一定のユーザーの増加があれば便利

使いやすいと感じた点を教えてください。 

名刺ファイリングCLOUDの良いところは、名刺ファイリングCLOUDを実際に利用するかどうかは、社員のそれぞれが自分で選ぶことができるという、「任意性」だと思います。 

不便だと感じた点を教えてください。 

ある社員は名刺ファイリングCLOUDを使って、データとして名刺をファクタリング管理しているのに、また別の社員は、従来のアナログな方法で紙を溜めているという状況になってしまい、統一感という意味では、あまりよくないツールだと思いました。 

他の会社にもおすすめしますか? 

社員に対して、名刺ファイリングCLOUDを導入したということを周知した際に、一定のユーザーの増加を望めるという場合は、そもそも便利なツールであるのでおすすめできると思います。

メーカー

31〜50人

営業企画

最初に使う名刺ツールにおススメ

あなたはそのツールの「導入決定者」、「利用ユーザー」のどちらの立場ですか?

営業企画

利用期間 

2021年4月〜2021年11月現在も利用中。

導入に至った決め手を教えてください。 

作業員も会社外の人とやり取りする事が多くなったので、交流を深めるという意味で導入したそうです。

使いやすいと感じた点を教えてください。 

検索すると必要な名刺が出てくるところです。ある日、お客様の名前が思い出せなくて困った時、必要な情報を書いて検索したところ、すぐに名刺情報が出てきました。名前を言えないといった失礼な対応をせず、恥をかかなくて済んだ事があります。

不便だと感じた点を教えてください。 

特にこれという気に入った機能はないのですが、不便というほどのことはありません。以前はWantedly Peopleというツールを使用していましたが、これは機能がありすぎて、今の方がシンプルで使いやすいと思っています。

他の会社にもおすすめしますか? 

機械が苦手な自分でも苦労せずに使えたので、機械音痴な人が多い会社には向いているかもしれません。また、名刺管理ツールを初めて使うならシンプルな方がいいと思うのでこのツールはおすすめです。

不動産

11〜30人

一般事務

情報共有して仕事の引継ぎなどがスムーズになった

 あなたはそのツールの「導入決定者」、「利用ユーザー」のどちらの立場ですか? 

一般事務 

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

基本使用料は0円であったが、名刺を管理す枚数が多いため【名刺ファイリングCLOUD Standard】に加入し、年間約3000円程度で利用している。 

利用期間 

2019年4月~2021年11月現在も利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

名刺の情報をクラウドで一括管理することを目的として導入した。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

営業社員と技術社員がペアを組んで仕事につなげていくため、営業から技術社員へ客先や仕入れ先の情報を引き継ぐ必要があった。それをクラウドで名刺を管理することで、あらかじめ大体の情報を間違いなく共有したうえで、仕事につなげられるようになった。 

不便だと感じた点を教えてください。 

ほかのシステムを利用した経験がなく、このシステムが初めての導入であるため、不便さは特に感じていない。 

ただ、登録する名刺の枚数は大体は予測できても、その年によって相手先の種類や状況はさまざまであるため、枚数の上限をもう少し細かく設定するようなプランを作成するか、上限を越えたら自動的に次のプランへ更新するシステムだと、もっと便利かと思う。

サービス

11〜30人

導入決定者

初期費用無料なので手軽に導入できる

利用にかけた費用 

初期費用:無料 月額料金:300円 

利用期間 

2020年10月〜2021年11月現在利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

名刺管理の電子化・簡素化の為 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

名刺の写真を撮影するだけで企業・役職など自動的に振り分けてスマホ管理ができます。以前一度お会いしたクライアントの方の情報が直ぐに検索できた為、当日お会いした際に好印象を持っていただき助かりました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

PCとの連携ができるのですが、Macに対応していないのが難点です。現在はスマートフォン(iPhone)でのみ利用してますが、使用しているPCがMacBookの為、今後は対応して頂けると非常に有難いので今後に期待したいと思います。 

他の会社にもおすすめしますか? 

名刺管理をファイル管理している会社には導入をオススメします。初期費用は無料ですし、100枚までの管理に関しても月額料金は発生しないのでトライアル感覚で気軽に利用できるかと思います。

小売

51〜100人

営業

外部連携が出来るとより良い

利用期間 

2018年からです。2021年11月現在も利用しています。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

正確な読み取り機能が魅力的です。一語一句、ほぼ間違いがないほどの正確な読み取りで、メモも残せます。その人物に対してほかの人に引き継ぐこともしやすくなりました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

外部のシステムと全く連携ができないことが不便でした。読み込んだデータが自動で外部システムに同期されたりすることで、取引先とのやり取りや情報管理が正確になると思いました。マルチデバイス対応である以上様々なツールと連携することでより使いやすくなると感じました。

郵送

51〜100人

引継ぎがスムーズで無駄な時間が削減出来る

利用にかけた費用 

基本使用料:無料

利用期間 

2021年4月〜2021年11月現在も利用中

導入に至った決め手を教えてください。 

営業担当の引き継ぎの際の引き継ぎ業務の簡素化。名刺管理のデータ化によるセキュリティ面の向上のため

使いやすいと感じた点を教えてください。 

今まで担当者の引き継ぎがあった際はファイルしてある名刺をコピーしたり、Excelなどのデータを共有したりと手間がかかっていましたが、名刺ファイリングCLOUDはデータをそのまま連携させて共有することができるので、引き継ぎ業務が非常に簡素化されました。セキュリティ面もファイリングよりも安全なので助かります。

不便だと感じた点を教えてください。 

無料で使えるのが100枚までとなっているので、もう少し枠を増やしていただけると非常に有難いです。営業職の方とかは名刺交換の機会も非常に多いので100枚だと直ぐに枠を使い切ってしまうかと思います。せめて500枚までで1,100円のプランなどがあると使いやすいかと思います。

他の会社にもおすすめしますか? 

名刺管理はどの企業もありえることなので、データ上での保管は非常にオススメできます。何より引き継ぎ業務などが非常に簡素化されるので無駄な時間を大幅に削減できます

まとめ

膨大な量の名刺を管理したい方や名刺データのセキュリティに注意を払いたい企業におすすめです。

システム構築不要でOCR処理で簡単にデータを登録できるため、管理の手間がかかりません。

クラウド上で管理するため、外部への情報流出のリスクが少なく、安心して利用できるでしょう。

PC以外にモバイルからでも名刺データの登録や閲覧が可能で、空いた時間でデータを取り込んだり必要な時にすぐに情報を確認したりできるため、業務効率が上がります。

1名から利用可能なので、小規模から大規模まであらゆる組織で運用できるサービスです。

画像出典元:「名刺ファイリングCLOUD」公式HP

関連するサービスの比較記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ