名刺ファイリングCLOUD

記事更新日: 2020/06/20

執筆: 編集部

編集部コメント

名刺管理に悩んでいる会社や、名刺データを社外へ持ち運べず不便を感じている方には名刺ファイリングCLOUDがおすすめです。メンテナンスやシステム構築が不要で、手間をかけずに名刺管理が可能です。SNS連携は備えていないため、機密性の高いデータを扱う会社は重宝するでしょう。

1. 簡単な名刺登録

OCRソフトにより、簡単に名刺登録が可能

2. 安心のセキュリティ

守られたクラウド上での管理で、端末にデータを残さない

3. ユーザーごとの権限設定

必要に応じた権限設定が可能で、不要な情報開示を防ぐ

良い点

高精度なOCRソフトにより簡単に名刺をデータ登録できます。モバイルで活用可能なので、外出先でスピーディーに顧客と連絡を取れ、業務効率が向上。端末にデータを残さないためセキュリティは万全です。

悪い点

対応OSがWindowsのみなので、現在別のOSを使用している場合には対応できません。

費用対効果:

名刺登録件数100件まで基本利用料は無料です。101件以上から別途料金がかかります。

UIと操作性:

OCR処理によりカメラで撮影するだけで名刺をデータ登録できます。手間がかからず誰でも簡単に利用できるでしょう。

セキュリティ:

データの閲覧は専用アプリで行い、端末にデータを残さずクラウド上で管理をするため、情報漏洩の心配はありません。

名刺ファイリングCLOUDの特徴3つ

1. 高精度なOCRソフトで業務効率アップ

名刺ファイリングCLOUDの大きな特徴は、即時にデータ化できることです。

名刺を携帯電話のカメラで撮影もしくはスキャナで取り込むだけで簡単に登録でき、手作業での入力や管理の手間が省けます。

外勤営業が多く毎日のように名刺が溜まる人は、名刺の管理に多くの時間を割いているのではないでしょうか。

名刺ファイリングCLOUDなら、OCRによりデータ化されるため、外出先でも簡単に登録可能。名刺情報は即時にデータ化できるため、営業先へのお礼やフォローも迅速に行えます。

また名刺からワンクリックで、電話発信・メール対応・地図表示などのアクションを行えます。履歴管理機能にて名刺交換をした日付や話した内容を管理できる機能も兼ね備えています。

手が空いた時にすぐに登録できる手軽さは、外勤営業が多いチームや人手の少ない会社にうってつけです。

名刺登録

一覧表示

スマートフォンを利用する際は、かざすだけで自動撮影しデータが登録されます。登録したデータは、閲覧した日付や社名順での表示が可能です。

2. クラウド管理による安心のセキュリティ

個人情報となる名刺は、紙ベースではもちろんデータでも管理に気を遣うもの。

日々集まる名刺は年月を重ねることに膨大な量になり、それに伴って管理する負担も大きくなりますよね。

名刺ファイリングCLOUDは、名刺データをクラウド上で管理し、専用アプリで閲覧するため、端末にデータを残しません。

事前に固体認証を済ませた端末のみ利用可能で、万が一端末を紛失した場合はその端末を対象外にすることで、情報漏洩のリスクを最小限に防げます。

また最近の名刺管理アプリは簡単にSNS連携できるものが増えていますが、ビジネスにおいては連携により不要な情報開示をしてしまい、デメリットと感じる場合もあるでしょう。

名刺ファイリングCLOUDは、SNS連携はせずウェブサイトでの名刺情報の公開はしないため、意図せず名刺情報が検索されることはありません。プライバシーを重視する会社におすすめです。


名刺管理をセキュアに

3. データ共有と必要に応じた権限設定

名刺データの共有設定は下記の2通りです。

①1つの名刺データを複数ユーザーで共有する。

②名刺データベースをユーザーごとに登録し、それぞれ共有する。

①の設定は顧客情報を常時共有しながらビジネスをしている場合におすすめです。

1人が名刺データベースを管理し即時データ登録しておけば、全員が同じ情報を手に入れられます。比較的人数の少ない会社や、チームでまとまって動く場合には最適でしょう。

②の設定は、人数の多い組織や機密情報を取り扱う会社におすすめです。

ユーザーそれぞれが名刺データベースを登録し、閲覧可能範囲を業務に応じて変更可能なため、不要な情報開示をすることなく、データを共有できます。

ランク設定により閲覧権限を設定できるので、必要に応じてチームのグループ分けや部署ごとに細分化して情報共有が可能です。セキュリティの観点からも、安全性が高くプライバシー保護に繋がるでしょう。


①1つの名刺データベースを複数ユーザー(モバイル端末)で共有



②ユーザーごとに名刺データベースを登録し、データベースを共有

名刺ファイリングCLOUDの料金プラン


上記の通り、101枚以上の名刺登録には別途料金が発生します。

利用人数は1名から対応可能なので、少人数の組織にもおすすめです。

まとめ

膨大な量の名刺を管理したい方や名刺データのセキュリティに注意を払いたい企業におすすめです。

システム構築不要でOCR処理で簡単にデータを登録できるため、管理の手間がかかりません。

クラウド上で管理するため、外部への情報流出のリスクが少なく、安心して利用できるでしょう。

PC以外にモバイルからでも名刺データの登録や閲覧が可能で、空いた時間でデータを取り込んだり必要な時にすぐに情報を確認したりできるため、業務効率が上がります。

1名から利用可能なので、小規模から大規模まであらゆる組織で運用できるサービスです。

画像出典元:「名刺ファイリングCLOUD」公式HP

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