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名刺管理に悩んでいる会社や、名刺データを社外へ持ち運べず不便を感じている方には名刺ファイリングCLOUDがおすすめです。メンテナンスやシステム構築が不要で、手間をかけずに名刺管理が可能です。SNS連携は備えていないため、機密性の高いデータを扱う会社は重宝するでしょう。
名刺管理に悩んでいる会社や、名刺データを社外へ持ち運べず不便を感じている方には名刺ファイリングCLOUDがおすすめです。メンテナンスやシステム構築が不要で、手間をかけずに名刺管理が可能です。SNS連携は備えていないため、機密性の高いデータを扱う会社は重宝するでしょう。
記事更新日: 2024/10/23
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このページの目次
名刺ファイリングCLOUDの大きな特徴は、即時にデータ化できることです。
名刺を携帯電話のカメラで撮影もしくはスキャナで取り込むだけで簡単に登録でき、手作業での入力や管理の手間が省けます。
外勤営業が多く毎日のように名刺が溜まる人は、名刺の管理に多くの時間を割いているのではないでしょうか。
名刺ファイリングCLOUDなら、OCRによりデータ化されるため、外出先でも簡単に登録可能。名刺情報は即時にデータ化できるため、営業先へのお礼やフォローも迅速に行えます。
また名刺からワンクリックで、電話発信・メール対応・地図表示などのアクションを行えます。履歴管理機能にて名刺交換をした日付や話した内容を管理できる機能も兼ね備えています。
手が空いた時にすぐに登録できる手軽さは、外勤営業が多いチームや人手の少ない会社にうってつけです。
名刺登録
一覧表示
スマートフォンを利用する際は、かざすだけで自動撮影しデータが登録されます。登録したデータは、閲覧した日付や社名順での表示が可能です。
個人情報となる名刺は、紙ベースではもちろんデータでも管理に気を遣うもの。
日々集まる名刺は年月を重ねることに膨大な量になり、それに伴って管理する負担も大きくなりますよね。
名刺ファイリングCLOUDは、名刺データをクラウド上で管理し、専用アプリで閲覧するため、端末にデータを残しません。
事前に固体認証を済ませた端末のみ利用可能で、万が一端末を紛失した場合はその端末を対象外にすることで、情報漏洩のリスクを最小限に防げます。
また最近の名刺管理アプリは簡単にSNS連携できるものが増えていますが、ビジネスにおいては連携により不要な情報開示をしてしまい、デメリットと感じる場合もあるでしょう。
名刺ファイリングCLOUDは、SNS連携はせずウェブサイトでの名刺情報の公開はしないため、意図せず名刺情報が検索されることはありません。プライバシーを重視する会社におすすめです。
名刺管理をセキュアに
名刺データの共有設定は下記の2通りです。
①1つの名刺データを複数ユーザーで共有する。
②名刺データベースをユーザーごとに登録し、それぞれ共有する。
①の設定は顧客情報を常時共有しながらビジネスをしている場合におすすめです。
1人が名刺データベースを管理し即時データ登録しておけば、全員が同じ情報を手に入れられます。比較的人数の少ない会社や、チームでまとまって動く場合には最適でしょう。
②の設定は、人数の多い組織や機密情報を取り扱う会社におすすめです。
ユーザーそれぞれが名刺データベースを登録し、閲覧可能範囲を業務に応じて変更可能なため、不要な情報開示をすることなく、データを共有できます。
ランク設定により閲覧権限を設定できるので、必要に応じてチームのグループ分けや部署ごとに細分化して情報共有が可能です。セキュリティの観点からも、安全性が高くプライバシー保護に繋がるでしょう。
①1つの名刺データベースを複数ユーザー（モバイル端末）で共有
②ユーザーごとに名刺データベースを登録し、データベースを共有
膨大な量の名刺を管理したい方や名刺データのセキュリティに注意を払いたい企業におすすめです。
システム構築不要でOCR処理で簡単にデータを登録できるため、管理の手間がかかりません。
クラウド上で管理するため、外部への情報流出のリスクが少なく、安心して利用できるでしょう。
PC以外にモバイルからでも名刺データの登録や閲覧が可能で、空いた時間でデータを取り込んだり必要な時にすぐに情報を確認したりできるため、業務効率が上がります。
1名から利用可能なので、小規模から大規模まであらゆる組織で運用できるサービスです。
画像出典元：「名刺ファイリングCLOUD」公式HP
上記の通り、101枚以上の名刺登録には別途料金が発生します。
利用人数は1名から対応可能なので、少人数の組織にもおすすめです。
名刺ファイリングCLOUDは100枚まで無料だった。
足りなかった分は、名刺ファイリングCLOUD Standard：年間利用料2.400円を利用し、登録した。（～1000枚まで）
名刺が束になっている写真が多く、なかなか整理しきれてなかったので、名刺を簡単に管理できるこちらのツールを使用した。
2021年2月～2021年12月
1000枚を超えてしまい、更に追加料金が必要になるので利用をやめた。
・100枚までは無料で利用できるので、お試し期間でツールに慣れて使いやすかった。
・UIがすごくわかりやすく、操作が簡単なので初心者でも簡単に利用できた。
・スマホやタブレットも使用できるので、会社外でも見る事ができ利用しやすかった。
・社外では、ネット環境が悪いとツールの操作がすごく遅かった。特に急ぎで検索したい時などは不便を感じる時があった。
・他のツールとは全く連携がとれなく、連携出来たら便利なんだけどなという事が多々あった。
・全体的に使用しやすいツールだが、より詳細になっていくと複雑さを感じ結構難易度が高いようなイメージだった。
名刺交換をあまりしない会社や100枚までで名刺管理が十分できると言う会社は、100枚までは無料なのでおすすめ。
また、1000枚までは2400円と低価格で利用できるので、経費も抑えられ名刺も簡単に整理できると思う。
すごく多くのお客様と頻繁に名刺交換する方は、有料がどんどん高くなるためおすすめできない。
名刺ファイリングCLOUD Standard 年間利用料2,400円（税抜）
1,000枚まで登録可能なプラン
名刺情報を社内で一元管理し、必要な時にすぐ検索・閲覧できるようにするため導入した。
2021年1月～2024年4月現在も利用中
・OCRの精度が高く、紙の名刺をスキャンするだけできれいにデータ化できる。以前使っていたBizCardは、OCRの精度が今一つで手入力が必要なことが多かった。
・クラウド上で名刺データを一元管理できるので、社内の情報共有がスムーズ。Sansan for Teamは、データがローカルに保存されるので共有が難しかった。
・専用のスマホアプリがあるので、外出先でも名刺情報を登録・確認できる。Eight Businessは、アプリの操作性があまり良くなかった。
・1つの端末からしかアクセスできない。Sansanは複数端末からアクセス可能。
・Standard プランだとデータ容量に上限があるので、大量の名刺を扱う営業部門では容量不足に陥りがち。Eight Businessは容量無制限。
・Salesforceなど、他の営業支援ツールとの連携ができない。BizCardはSalesforceとの連携が可能だった。
名刺の登録は外出先ですぐに済ませ、社内に戻ってからじっくり内容を確認・整理するようにしている。その方が効率的だと思う。
シンプルな名刺管理を求めている中小企業におすすめする。大企業で大量の名刺を扱う場合は、もう少し高機能なツールの方が良いと思う。
無料プランを利用。100枚まで無料で管理できるのは魅力的。
名刺の電子化とデータベース化を進めるため導入した。営業先の担当者の情報を一元管理し、社内で共有することが目的。無料で使える点も決め手となった。
2022年1月〜2024年4月現在も利用中
・名刺のスキャンがスムーズで、専用のスキャナを使わなくてもスマホのカメラで簡単に取り込める。以前使っていたSansan社の名刺管理アプリに比べて、機械学習によるOCRの文字認識精度が高く、ほとんど修正が必要ない。
・クラウド上で一元管理できるので、オフィスでも外出先でも、どこからでもアクセスできて便利。以前はローカルのアプリケーションで管理していたため、社外からアクセスできず不便だった。
・無料プランでも、名刺のスキャン枚数が1日100枚まで可能で、名刺データのエクスポートなど必要十分な機能が利用できる。他社の類似サービスでは、無料プランの機能が非常に限定的だったり、広告が表示されたりと使い勝手が悪かった。
・無料プランではグループ管理機能が使えないため、部署単位での共有がしづらい。Sansan社の名刺管理サービスでは、グループ管理が無料プランに含まれていた。
・エクスポートできる名刺データの項目が少なく、自社の営業管理システムにスムーズにインポートできない。CamCard Businessの方が、カスタマイズ性が高かった。
名刺の裏面にメモ書きしておくと、スキャン時に一緒に取り込んでくれて便利。名刺交換時のポイントを書いておくと、あとから確認しやすい。
Salesforceとの連携がスムーズ。名刺データをそのままSalesforceに取り込めるので、営業活動の効率化につながっている。
中小企業で名刺管理を始めるなら、コストを抑えつつ必要十分な機能が使えるので、おすすめする。
この記事では世間に数多く展開されている無料名刺管理アプリの中から、おすすめの9選を紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントをまとめたので、比較検討する際の参考にしていただければと思います。
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