仕訳帳とは?総勘定元帳との違いと記入方法を事例付きで解説!

仕訳帳とは?総勘定元帳との違いと記入方法を事例付きで解説!

記事更新日: 2021/05/27

執筆: 佐藤杏

仕訳帳は、会社の取引の詳細を日付順に記録した帳簿です。

帳簿は「仕訳帳→総勘定元帳→補助簿」の流れで作成され、決算書類の「貸借対照表」と「損益計算書」の基データになります。

この記事では、仕訳帳の仕分ける手順とグループ別の勘定項目について解説します。

貸方と借方の違い、仕訳帳の記入方法、記帳ポイントもまとめました。

仕訳帳の記帳と保管は、個人事業主も法人も義務付けられています。

会計ソフトの活用も含め、仕訳帳について正しく理解してきましょう

仕訳帳とは

仕訳帳は、会社のお金の動きと取引の詳細を「簿記のルール」を使って、日付順に記録した帳簿(記録帳)です。

仕訳帳で利用する「仕訳」とは、簿記上の取引を「借方」と「貸方」に分類する作業を指します。

帳簿は「仕訳帳→総勘定元帳→補助簿」の流れで作成され、決算書類の「貸借対照表」と「損益計算書」の基データになります。

仕訳帳と総勘定元帳との違い

仕訳帳と総勘定元帳の違いは以下のとおりです。

仕訳帳 毎日の仕訳を日付順に記録したもの
総勘定元帳 仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記したもの


複式簿記で仕訳帳とともに総勘定元帳が「主要簿」としての役割を果たします。

帳簿は「仕訳帳→総勘定元帳→補助簿」の流れで作成する

取引発生から各帳簿の記入までのおおまかな流れは以下のとおりです。

帳簿記入の手順

1. 入金や売上、費用の支払いなどの取引発生

2. 入金伝票や振替伝票などの起票

3. 仕訳帳に記入

4. 総勘定元帳に記入

5. 補助簿に記入


仕訳帳と総勘定元帳には、日付・金額・勘定科目しか記入しません。賃借対照表や損益計算書などの財務諸表の作成だけなら仕訳帳と総勘定元帳の情報だけで十分です。

しかし、仕訳帳と総勘定元帳だけでは、記入されている情報が限られているので、取引先ごとの明細を把握するといったことができません。

取引先や取扱商品の数が多い企業などでは、ビジネスの詳細が把握できないので、仕訳帳と総勘定元帳の主要簿を補うための補助簿をつけます。

補助簿とは

補助簿は、取引先ごとの期日や売掛金・買掛金の残高などの明細を管理するための帳簿です。

複帳簿の例

現金出納帳、得意先元帳、仕入先元帳、預金出納帳、経費帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳

 

仕訳ける手順

次に、仕訳帳に記載するための仕訳けの手順について説明します。

「仕訳ける」とは

仕訳帳に記入するための仕訳けの手順は以下の通りです。

仕訳けの手順

1. ひとつの取引を原因と結果の2つに分ける

2. 原因と結果から借方と貸方に分ける

3. 勘定科目を使い内容と金額を仕訳帳に記載する


参考例を使い、それぞれの手順を説明します。

手順1:取引の内容を原因と結果の2つに分ける

例として、従業員が飲むためのコーヒーを現金1,000円で購入した場合を取り上げます。このケースでは次のような原因と結果になります。

1,000円でコーヒーを購入した
コーヒーという資産が増えた 現金1,000円が減った
原因 結果


1,000円でコーヒーを購入したという原因と、それにより1,000円の現金が減ったという結果の2つに分けることができます。

その分けた原因と結果を、次の手順の借方と借方に振り分けるわけるのが次の手順になります。

手順2:貸方、借方に振り分ける

取引ごとに借方、貸方に分けて記録することで、財産の変動の原因と結果が表せます。おおまかなイメージは、借方は「財産の増加」、貸方は「財産の減少」という感じです。

先ほどの例で説明するなら次のようになります。

1,000円でコーヒーを購入した
コーヒーという資産が増えた 現金1,000円が減った
資産の増加という原因 現金が減るという結果
借方 貸方

 

手順3:勘定科目に当てはめる

勘定科目とは、お金の出入りの理由を把握するために、取引の性質ごとに定められた項目のことです。

先ほどの例では、従業員のためのコーヒー代を現金で購入したので「福利厚生費」「現金」という勘定科目を使います。

借方 借方金額 貸方 貸方金額
福利厚生費 1,000 現金 1,000


これで、どこから1,000円が支払われて、何に使われたのか分かります。

どの取引にどの勘定科目を使うかは、後の部分で詳しく説明します。

仕訳帳に重要な「借方」と「貸方」

仕訳帳の記載において重要なポイントは、ひとつの取引を借方と貸方に分けることです。

とはいえ実際に記入するときに「これは借方?それとも貸方?」と判断に迷うことがあります。

この章では、借方・貸方の簡単な覚え方、借方・貸方のどちらに記載するかを判断するためのポイントを紹介します。

借方とは

借方は必ず仕訳帳の左側に記載します。借方(かりかた)と貸方(かしかた)では、「り」と「し」以外の平仮名は両方共通です。

それで、借方(かりかた)の「り」の字は左にはらって書き終わるので、仕訳帳の左側に記載すると覚えてください。

貸方とは

貸方は必ず仕訳帳の右側に記載します。

貸方(かしかた)の「し」の字は右にはらって書き終わるので、仕訳帳の右側に記載すると覚得ておくと便利です。

この取引は借方・貸方どちらに書くのか?

仕訳帳に記載する取引は次の5つのグループのどれかに分類されます。それぞれのグループに帳簿で使用する様々な勘定科目が含まれています。

  それぞれのグループに含まれる勘定科目の代表例
1.資産
  • 現金
  • 預金
  • 売掛金
  • 有価証券
  • 土地など
2.負債
  • 買掛金
  • 未払金
  • 借入金など
3.純資産
  • 資本金
  • 利益剰余金など
4.収益
  • 売上
  • 有価証券利息
  • 受取配当金など
5.費用
  • 仕入高
  • 給料手当
  • 福利厚生費
  • 消耗品費など


仕訳ける取引がこの5つのグループのどれに該当するのか、そしてそれが増えたのか減ったのかで、借方・貸方のどちらに記載するかを判断します。

  借方 貸方
1.資産 資産の増加 資産の減少
2.負債 負債の減少 負債の増加
3.純資産 純資産の減少 純資産の増加
4.収益 収益の減少 収益の増加
5.費用 費用の増加 費用の減少

 

仕訳帳を基に作成する「貸借対照表」と「損益計算書」とは

仕訳帳は、ある取引が、資産・負債・純資産・収益・費用の5つの項目のどれに該当するかを判断して記載するのがポイントです。

5つの項目に分けられた仕訳帳を基に、賃借対照表と損益計算書を作成します。

5項目が「賃借対照表」と「損益計算書」どちらの帳簿に含まれるかは次のとおりです。

仕訳帳
  • 取引を資産・負債・純資産・収益・費用の5つのグループから該当する勘定科目で仕訳する
賃借対照表
【含まれるもの】
  • 資産
  • 負債
  • 純資産
損益計算書
【含まれるもの】
  • 利益
  • 費用

 

貸借対照表とは

損益対照表とは、資産・負債・純資産の3つの分野からある時点での会社の財政状況を表した書類です。

決算のときに賃借対照表を見れば、会社にどれくらいの資産があるのか、その資産を獲得するために必要としたお金(負債と純資産)をどこから集めたのかといった財政状況を把握できます。

損益計算書とは

損益計算書は会社が一定期間にどれだけ利益を生み出したかを表した書類です。

損益計算書を作成するためには、仕訳帳で利益と費用のグループに含まれる勘定科目の情報が必要になります。

損益計算書を見ることで、会社が1年間にどれくらいの収益を上げたのか、どれくらいの費用を使ったのか、実際の儲け(利益)はどれくらいだったかという経営成績を把握できます。

グループ別の勘定科目

仕訳帳を記載し、その情報を賃借対照表や損益計算書に正しく反映させるためには、取引グループのどの項目にどんな勘定科目が含まれるのか知っておかなければなりません。

それでこの部分では、グループ別の勘定科目を詳しく紹介します。

貸借対照表のグループの勘定科目とは

賃借対照表に含まれるグループは、資産、負債、純資産の3つです。

資産、負債、純資産に属する勘定科目の表

    含まれる勘定科目
資産 流動資産
  • 現金
  • 預金
  • 受取手形
  • 売掛金
  • 有価証券
  • 短期貸付金など
固定資産
  • 土地
  • 建物
  • 営業権
  • 商標権
  • 工具器具備品
  • 車両運搬具
  • ソフトウェアなど
負債 流動負債
  • 買掛金
  • 未払金
  • 未払費用
  • 未払法人税
  • 短期借入金など
固定負債
  • 社債
  • 長期借入金など
純資産  
  • 資本金
  • 資本準備金
  • 利益剰余金など

 

損益計算書のグループの勘定科目とは

損益計算書に関係するグループは、収益と費用の2つです。それぞれのグループには以下のような勘定科目が含まれます。

収益
  • 売上
  • 受取手数料
  • 受取家賃
  • 受取利息
  • 有価証券利息
  • 受取配当金など
費用
  • 仕入高
  • 給料手当
  • 退職金
  • 福利厚生費
  • 消耗品
  • 費交際費など

 

仕訳帳の記入方法

仕訳帳は、上記の図は基本フォーマットです。

元丁(もとちょう)

総勘定元帳のどこに書かれているか記入する欄です。索引の役割をしています。

摘要(てきよう)

取引の内容・詳細(「どこ」に「なに」を「いくら」で売ったのか)などの内容を記載する欄です。

例1:一般的な取引の場合

一般的にはひとつの取引に借方・貸方の勘定科目はそれぞれのひとつしかありません。

たとえば、6月1日にABC商店より売掛金の入金20万円が普通預金の口座にあった場合の仕訳は次のようになります。

  借方 貸方
勘定科目 普通預金 売掛金
仕訳の理由 資産(預金)が増えた 資産(売掛金)が減った


この仕訳を仕訳帳に以下のように記入します。

 

仕訳帳に記入するときのポイント

1. 日付を記入

2. 摘要欄には記入例にあるように、借方の勘定科目は左側、貸方の勘定科目は右側に記入

3. 「小書き」と呼ばれるもので、仕訳された取引の内容を記載

4. 「仕切線」といい、ひとつの取引について仕訳が記入できれば、次の取引と区分けするために引く線

5. 「元丁」欄は、その取引を書き写した総勘定元帳のページを記入

6. 借方・貸方に金額を記入

 

例2:一つの取引に複数の勘定科目がある場合

普通預金から一度に借入金と利息を銀行に返済した、仕入のときに買掛金と現金の2種類の方法で支払いをしたといったケースでは、一つの取引につき借方か貸方のどちらかに2つの勘定科目を設定しなければなりません。

そのような場合には次のように仕訳帳に記入します。

一つの取引で、借方もしくは貸方の方に2つ以上の勘定科目がある場合は、「諸口」と記入するのが決まりです。諸口は勘定科目ではないので、かっこでくくる必要はありません。

仕訳帳の作成ポイント

仕訳帳は記帳と保存が義務づけられている

仕訳帳は、法律で明確に記帳と帳簿等保存義務が決まっています。

仕訳帳の記帳義務と保存義務に違反したが発覚すると「100万円以下の罰金」「過少申告加算税」「無申告加算税」「重加算税」「延滞税」が命じられます。

仕訳けミスや計算誤りなど仮装・隠ぺいを伴わない場合でも、義務違反の為罰則の対象です。

また、青色申告の事業主は、記帳と帳簿等保存義務に違反した場合、青色申告が取り消される場合があります。

仕訳帳は、正しい記帳と保管を行いましょう。

仕訳帳の保管期間

  個人事業主(税法) 法人の場合(会社法)
仕訳帳 7年間 10年間
仕訳帳を記帳する時に使用した書類(請求書、納品書、送り状、領収書など) 5年間 7年間

 

仕訳帳を保存しなかったった場合のペナルティ

青色申告の取り消し
  • 白色申告者になる
  • 青色申告による控除や節税などの特典を失う
推計課税
  • 白色申告者に対して、税務署長が推計して所得税や法人税の課税を行うのが推計課税
  • 自社が確定申告していた金額よりさらに多く追徴される
消費税の仕入控除控除が認められない
  • 売上1,000万円越えの法人や個人事業主は、課税売上高から仕入控除税額を引いたものを消費税として納めているが、帳簿がなければ仕入税額控除が認められずその分が課税される
100万円以下の過料
  • 会社法第976条により、帳簿の記録や保存について違反した場合は100万円以下の過料が課せられる

 

仕訳帳は手書き・データでもOK

仕訳帳は、記帳は手書き書面でもデータでも、記帳と帳簿等保存義務は変わりません。

仕訳帳にフォーマットと記載事項に間違いがなければ、手書きでも、エクセルのようなデータでも認められています。

重要な会社のお金と取引の記録なので、ミスなく記帳しやすい管理しやすい方法を選びましょう。

ただし、仕訳帳などの帳簿書類を「電子データだけで保存」するには、あらかじめ所轄税務署長に電子帳簿保存法申請書の提出・承認が必要です。

エクセルのようなデータでも電子帳簿保存の承認がない場合は、プリントして書類管理しなければなりません。

会計ソフトは総勘定元帳と自動で一括作成ができる

仕訳帳を手書き記帳や手計算すると、他の帳簿(総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など)への転記による手間と計算ミスに繋がるのでお勧めできません

会計ソフトは、総勘定元帳と自動で一括作成ができ、決算書類まで自動集計で完了できます。

さらに、法改正などによる税率変更の対応や勘定科目を自動仕訳をしてくれるので経理知識のサポート・ミスの軽減などメリットが多くあります。

会計ソフトを活用することが、会社の資金状態の分析・把握が可視化され、会計業務の効率化と正確性が向上は会社の信頼性に繋がります。

 

仕訳帳におすすめ!会計ソフト3社

シェア上位を占める人気のクラウド会計ソフト3社を比較していきます。

会計freee


手軽に導入できることから、個人事業主からの評価がとても高い「会計freee」(運営:freee株式会社)。

freeeが多くの個人事業主に選ばれる理由は、「簿記の知識がなくても、操作できる独自システム」です。

会計サービスそのものはもちろん、パソコンからもスマホからも、見やすく入力しやすいシステムが、生活の中で無理なく使いこなせるとして人気を集めています。

次に、freeeのサービスそのものについて、少しお話しましょう。freeeの個人事業主向け会計ソフトは、スタータープラン・スタンダードプラン・プレミアムプランの3段階が用意されています。

  スタータープラン スタンダードプラン プレミアムプラン
月払い
1,180円/月 2,380円/月 なし
年払い
11,760円/年(月当たり980円) 23,760円/年(月当たり1,980円) 39,800円/年(月当たり3,316円)
メンバー追加 freee認定アドバイザー以外はメンバー追加不可

4人目以降、1人あたり
月額払い 360円年額払い 3,600円

4人目以降、1人あたり年額払いのみ3,600円

※税抜価表記

スタータープラン、スタンダードプラン、いずれも手頃な価格でスタートできるのですが、より手軽に始められるスタータープランです。しかし、ここでもやはり価格だけで選んでしまうのは要注意。価格の違いには当然、機能に差が出てくるわけです。

例えば、スタータープランにはついていない、「消費税の申告機能」について。

2年前の売り上げが1,000万円以上の個人事業主の場合、消費税の課税義務が発生するため、消費税の申告機能のあるスタンダードプランを選択したほうが良いでしょう。

その他機能に関しても、詳しくは公式ホームページにて確認し、あなたに合ったプランを選択しましょう。

 

マネーフォワード クラウド(MFクラウド)


マネーフォワード クラウド(運営:株式会社マネーフォワード)の魅力は、「自動化連携できる金融機関(銀行、クレジットカード会社など)が豊富」な点です。

同社が2018年1月に発表した資料では、対応する金融機関は2,650以上。また2018年11月、同社のプレスリリースでは、足利銀行提供の個人向け参照系APIと提携したことが発表されていました。

この点からみても、連携する金融機関がいかに豊富かを伺えます。

とはいえ、他のクラウド型会計ソフトにおいても、メインバンクやメジャーなクレジットカード会社など、一般的に多く使われている金融機関は網羅されています。

そのためマネーフォワード クラウドは、自社もしくは取引先が地方銀行などを常用している場合などに活用されると考えられます。

次に気になるコスト面について。マネーフォワード クラウドの個人事業主向け会計ソフトには、無料プラン・ベーシックプラン・あんしん電話サポート付きベーシックプランと、3つの選択肢があります。

  月額プラン 年額プラン
スモールビジネス 1ヶ月あたり3,980円 1ヶ月あたり2,980円
ビジネス(1ヶ月無料) 1ヶ月あたり5,980円 1ヶ月あたり4,980円

価格的にみると、マネーフォワード クラウドの無料プランも魅力的ですよね。しかし、無料プランでは会計仕訳が年間50件しか処理ができないため、年間で支出・売り上げが多い場合には、あまりお勧めはできません。

一方、会社勤めの傍ら、副業の範囲で小規模事業をしている方は「無料プラン」でも十分活用できるでしょう。

また、ベーシックプランでは、仕訳データ処理も無制限なうえに、他社の確定申告ソフトとも連携できるなど、本格的に事業を進める方にとって、オススメできる内容と言えます。

 

やよいの青色申告(白色申告)オンライン

やよいの青色申告(白色申告)オンライン(運営:弥生株式会社)は、パソコンにダウンロードするタイプの会計ソフトとして広く使われていた「弥生会計」がベースとなっている、クラウド型会計ソフトです。

つまり、会計ソフトのなかでも「老舗」と言えるでしょう。

やよいの青色申告(白色申告)の魅力は、なんと初年度が無料であること。

  プラン 初年度 通年(2年目以降)
青色申告
セルフプラン 無料 8,000円/年
ベーシックプラン(操作質問可能) 6,000円/年 12,000円/年
トータルプラン(操作質問・業務相談可能) 10,000円/年 20,000円/年
白色申告 フリープラン 無料
ベーシックプラン 4,000円/年 8,000円/年

※税抜価格

また、やよいの青色申告(白色申告)オンラインは使えば使うほど自動的に学習していくため、2年、3年と続けて使用する場合には、より高性能な状態で使えることが期待できます。

だからこそ、まずは1年間利用して、弥生会計ブランドの信頼度を体験してみるのもいいかもしれませんね。

 

 

まとめ

仕訳帳について解説しました。

仕訳帳は「借方と貸方」をミスなく仕訳ける事が重要です。

故意でなくても、記帳や保存にミスがあると義務違反のペナルティがあります

会計ソフトで自動計算する場合も、基礎知識として仕訳帳とは何かは理解しておきましょう。

 

画像出典元:O-DAN

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