帳簿とは?種類と付け方・青色と白色で違う提出帳簿を解説!

帳簿とは?種類と付け方・青色と白色で違う提出帳簿を解説!

記事更新日: 2021/05/13

執筆: TAK

この記事では、帳簿について解説します。

自動作成される会計ソフト使用の場合でも、帳簿についての知識は必要です。

帳簿は、単式簿記と複式簿記、主要簿と補助簿などの種類に分かれています。

帳簿は、一年の総決算である財務諸表の元データとなるため、抜けなく間違えずに記録していかなければなしません。

法人でも個人事業主でも、帳簿を付ける義務は変わりません。

この記事から、帳簿の全体の流れと帳簿作成の注意点を理解しましょう。

この記事を書いた人

TAK

フリーコンサルタント・公認会計士。公認会計士試験に合格後、大手監査法人のアドバイザリー部に就職し、IFRSやUSGAAP、連結納税、銀行監査などに携わる。その後、中国事業の代表として外資系コンサル会社に転職し、中小日系企業の中国新規進出や現地企業のM&Aサポート、コンプライアンス業務などを担当。帰国後は独立し、フリーのコンサルタントとして生活しつつ、ブログVectoriumを運営。

帳簿とは

帳簿はなぜ必要?

まず最初に、帳簿の必要性について解説していきます。

帳簿とは、一般的に「会計帳簿」の略として用いられます。「法定帳簿」や「単式帳簿」といった名称で呼ばれることもあります。

帳簿は、会社の成績表である財務諸表を作成するために必要なものです。

個人事業主であっても年に一度は確定申告のために作成するために必要です。

以下は、企業取引をしてから財務諸表が作成されるまでの流れを示した図です。

何かしらの取引(上記①)をした場合、取引証拠としての伝票や証憑(上記②)が生じます。

そして、当該資料にもとづいて記録(仕訳という方法を使う上記③)をして数値を集計したものが帳簿(上記④)となるイメージです。

そして、この帳簿をベースとして最終的には財務諸表(上記⑤)を作る流れとなっています。


上記の図からわかるように、財務諸表を作成する基礎情報として「帳簿」を作る必要があると言えます。

財務諸表は、会社法や税法などの法律によって作成義務があります。

また、財務諸表によって会社の業績が可視化され、今後の経営戦略や今期の振り返り等をする手段として使うことが可能です。

単式簿記と複式簿記とは

帳簿を作成する際には、取引にもとづく資料(証憑)を参考に記録していく必要があります。その記録をする方法として用いられるのが「簿記の考え方」です。

簿記というのは、取引の内容を会計ルールに従って記録するものと理解してもらえれば十分ですが、具体的には「仕訳」という方法で取引結果を記録していくこととなります。

この仕訳方法には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があるので両者の違いがあります。

単式簿記と複式簿記 の違い

■単式簿記 

収支のみに着目して帳簿をつける(仕訳をする)方法

■複式簿記 

「借方」や「貸方」を用いて取引の性質ごとに仕訳をする方法


単式簿記は、お金が増えたか減ったかだけに着目する記録方法です。

簡単である反面取引の実態を正確に把握することが出来ません。

対して複式簿記は、会計の知識が必要となりますが、取引の性質に応じて結果を記録することが可能となるため、より正確な企業実態を把握することが出来ます。

実際には複式簿記に基づいた会計がビジネスでは基本となっていますので、複式簿記をしっかりと抑えるようにしましょう。

青色申告と白色申告の提出帳簿の違い

帳簿を「単式簿記」でつけているか「複式簿記」でつけているかによって、税務上の優遇措置が変わります。

青色申告

青色申告の場合には、損益計算書や貸借対照表といった財務諸表の提出が必須です。

会社実態を示す複式簿記にもとづいてしっかりと帳簿をつけている場合には「青色申告」として税務上の優遇措置を享受することが可能となります。

白色申告

白色申告は、収支内訳書といった簡易資料を提出するだけです。

ただし、単式簿記で帳簿の白色申告は、青色申告とは違い税務上の優遇措置は受けられないこととなっています。

法人と個人事業主に帳簿内容に違いはあるのか?

法人の場合は、法人決算として税務局に対して財務諸表を提出することになります。

個人事業主の場合でも、確定申告として税務局に対して財務諸表を提出することになります。

法人と個人事業主では、提出時期や提出する情報量で異なることはありますが、基本的には複式簿記に従って帳簿をつけ、財務諸表を作成して税務上の恩恵を受けるという申告の流れに違いはありません

帳簿の種類

続いて、帳簿を構成する「主要簿」と「補助簿」といった帳簿の種類ごとに内容を見ていきます。

主要簿とは

主要簿というのは、帳簿の基礎となるもので「総勘定元帳」と「仕訳帳」の2つから構成されています。

主要簿の内容を補助的にサポートする役割を果たすものを補助簿といい、複数の種類が存在しています。

総勘定元帳

総勘定元帳というのは、勘定科目ごとに金額を記載する主要簿のことを言います。

取引の性質別に振り分けて記録しているため、性質別の振り分けの際に勘定科目というものを使うことになります。

総勘定元帳には法令による保存期間があり、税法では7年の保存期間、会社法では10年の保存期間が要求されています。

仕訳帳

仕訳帳というのは、取引別に取引を日付順に記録する主要簿のことを言います。

取引ごとに記録したものが仕訳であり、それを集計しまとめたものが仕訳帳といったイメージとなります。

仕訳帳にも法令による保存期間があり、税法では7年の保存期間、会社法では10年の保存期間が要求されています。

補助簿とは

補助簿とは先ほどお伝えしたように、主要簿の内容を補助的にサポートする役割を果たすもので、より詳細な取引や明細情報を伝えるものです。

本記事では代表的な補助簿である「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛金元帳」「買掛金元帳」「固定資産台帳」の5つを紹介していきます。

補助簿にも法令による保存期間があり、税法では7年の保存期間、会社法では10年の保存期間が要求されています。

現金出納帳

現金出納帳は、手元にある現金に関する明細を記録した補助簿のことを言います。

小口現金を扱う可能性が高い中小企業などでは当該補助簿を作る場合があります。

以下で説明する預金出納帳と合わせて作成するケースもありますので、企業規模によって実態は異なると言えます。

預金出納帳

預金出納帳は、預金に関する明細を記録した補助簿のことを言います。

企業の場合、銀行取引が基本となっているため、保有している口座別に資金の移動金額や取引名目、取引先などの情報を確認することが可能となります。

売掛帳

売掛金元帳は、売掛金に関する明細を記録した補助簿のことを言います。

売掛金なので、自社の商品等を顧客に提供し、その対価を掛けとしている場合に発生する項目となります。

今後、商品代金を回収する相手の名称や金額を確認したい際に使える情報となります。

買掛帳

買掛金元帳は、買掛金に関する明細を記録した補助簿のことを言います。

買掛金なので、仕入先から商品等を購入し、その支払対価を掛けとしている場合に発生する項目となります。今後、商品代金を支払う相手の名称や金額を確認したい際に使える情報となります。

固定資産台帳

固定資産台帳は、固定資産に関する明細を記録した補助簿のことを言います。

固定資産には「有形固定資産」や「無形固定資産」さらには投資その他資産などがあります。

一般的に固定資産台帳には、「有形」の固定資産、例えば建物や機械、備品などを購入した場合にその明細を記録します。

購入した固定資産の内訳や金額を知りたい場合や、期末時点の実査時に設置場所などを確認したい場合などに使います。

帳簿の基本項目は4つ

どの帳簿も、下記の4項目を記録します。

1、日付 取引が発生した・お金が動いた日
2、勘定科目 取引の分類
3、摘要 取引の具体的な内容
4、取引金額 取引により生じたお金

 

帳簿はビジネスによって使いわける

帳簿は、業種や業務など自社のビジネスに応じて使い分けます

例えば、ライターやデザイナーなど「仕入れ」がない仕事には、買掛帳は不要です。

完全な現金商売なら売掛帳と買掛帳は不要、などビジネスに応じて必要帳簿を見極めましょう。

帳簿作成の流れ

ここでは帳簿の作成について見ていきます。

冒頭でお伝えした通り、現在の帳簿の実務では、会計ソフトで作成するのが一般的なので、大まかな流れを知っておけば十分です。

1:領収書や伝票などを確認・整理する

まずは、取引をした証拠である伝票や証憑などの資料を集めましょう。

取引内容や伝票の種類、日付などを整理しながら収集するようにしてみてください。

2:取引とお金の流れを帳簿に記帳する

帳簿に必要な資料を収集したら、取引の結果を数値として記録するプロセスをここで実施していきます。簿記用語では、取引の結果を記録する事を「仕訳」と言います。

記録とありますが、具体的には会計ソフトに仕訳データを入力していくことになります。

仕訳を入力することで、会計ソフトで自動集計されて各帳簿が作成されます。

3:帳簿を元に利益や損失を計算する

上記ステップでベースとなる補助簿を作成することが出来たら、最後は決算処理を加えて財務諸表を作成していきます。

帳簿作成で会計ソフトを利用していれば、自動的に損益を確定してくれることになります。

帳簿はいつの時点で記入すればいい?

ビジネスの取引では、実際の現金の動きではなく、支払いを受ける権利や支払いの義務が発生した時点を「収入」や「支出」と考えます。この考え方を、発生主義といいます。

帳簿の記入は「発生主義」という考え方に基づいて記入を行います。

発生主義に基づいた記帳の例

商品を納めて翌月に代金を受け取る場合は、「商品を納めた時点」と「代金を受け取った時点」の2回を帳簿に記入します。


発生主義は、決算や締め日など「どこまでを期内の収入とするか」を決める時に重要となります。

帳簿作成の注意点

最後に帳簿を作成する上での注意点をいくつか紹介していきます。

手書き帳簿はお勧めしない

手書きでの帳簿作成はやめましょう

帳簿は、決まったフォーマットはないので、ノートに記録でも法的には問題ありません

しかし、会社の取引全体の把握が難しく、手計算による計算ミスが発生しやすく、作成するためにかなりの時間も要するため、正確性や信頼性が低い帳簿となります。

エクセル作成は計算ミスに注意する

個人的には、Excelでの作成もオススメしません

Excelで内部管理資料を作成する場合には気軽に利用出来るので最適ですが、帳簿を作成する場合は、関数などを組み合わせて仕組みを構築していく必要があります。

Excelのスキルが必要であり、帳簿の構造全体を把握していないとExcelで作成することは難しく、非効率とも言えるのでExcelでの帳簿作成は不向きと言えます。

会計ソフトは設定ミスに気を付ける

帳簿を作成する場合には自動計算、集計してくれる会計ソフトの利用が圧倒的にオススメです。

補助簿を入力すれば、主要簿が自動集計で作成されます。ただし、会計ソフトは初期時点の設定に注意しましょう。

具体的には自社情報の入力や、会計科目(勘定科目)の設定などが必要となるので、内容を理解した上で設定するようにしましょう。

初期時点の設定が間違うと、全ての帳簿が間違ってくるので必ず確認をします。

帳簿の電子保管には事前の申請・承認が必要

帳簿を電子データで保存したい場合には、事前に管轄の税務当局へ事前申請の上承認を得る必要があります。

原則として帳簿は紙による保管が求められていますが、管轄の税務当局の承認を経ることで電子データの帳簿による保管も可能となります。

 

まとめ

今回は「帳簿」の基本や種類、作成方法まで紹介してきました。

帳簿を作る全体像やつながりを理解していれば、あとは会計システムが自動的に作成してくれるので大して難しいことはありません。

帳簿は決算書を作るベースであり、決算書は会社の戦略をフィードバックしたり今後の経営企画に役立てるツールでもあるので、しっかりと基本的なポイントを理解してみてください。

画像出典元:Shutterstock

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