記事更新日: 2023/10/10
リモートワークの推進などの影響があり、請求書や伝票などの帳票類の電子化にさらに拍車がかかっています。しかしペーパーレス化・電子化の推進になかなか踏み出せないという現状もあります。
この記事では帳票類を電子化するメリット・デメリット、紙帳票との比較、おすすめの帳票類の電子化ツールを紹介します。帳票類の電子化を検討していれば是非参考にしてください。
このページの目次
帳票は、簡単に説明すると「帳簿」と「伝票」の両方を含んだ会計用語です。
帳簿に含まれる代表的な書類には以下のものがあります。
伝票に含まれる代表的な書類には以下のものがあります。
一般的な帳簿、伝票以外にも、進捗管理表や成績表、定型健康診断結果報告書、保険設計書なども広い意味で帳票に含められます。
帳票の種類は多岐に渡ります。
これらすべてを手書きで作成し、それを保管するとなると仕事量は当然膨大になります。
しかし近年では、パソコンやインターネットの普及、行政のペーパーレス化推進などが後押しとなり、こうした帳票を電子ファイルで保存する形式が一般化してきました。
紙媒体の帳票を作成、保管、保管したものから必要な帳票を探すという作業には時間と労力が必要です。
しかし帳票を電子化することで、保管や検索、閲覧の手間がかからなくなります。
テレワークが推進される中で、離れた場所の相手とも書類をやり取りする必要がありますが、電子化すればこうした作業も楽に行えるようになります。
「作成した請求書などの帳票に誤記入があった」「取引先から内容の修正を依頼された」という場合もあります。
紙の帳票ではこうした修正や再発行も面倒な作業になりますが、電子化すれば発行済みの帳票の修正も簡単です。
帳票の電子化にはこうした様々な業務が効率化できるというメリットがあります。
紙媒体の帳票を作成するためには紙代・インク代などの印刷コスト、プリンターやコピーなどの印刷機器代、紙の帳票を保管するためのキャビネットなどが必要です。
さらに取引先に紙の帳票を郵送していればその郵送費もかかります。
電子化することで上記の印刷〜郵送の過程をカットすることができます。
そのため、上記に関連したコストを削減することが可能となります。
通常、紙媒体で請求書などの帳票を郵送すると受け取りまでに数日かかります。
しかし請求書や領収書などを電子化すれば発行日にそのままメールに添付すればすぐに相手に届けることができます。
発行からスピード感をもって送付できる点はメリットと言えます。
紙の帳票には紛失や盗難のリスクがあります。閲覧可能な人物を制限することも難しい場合が多いでしょう。
電子化すればシステム上で閲覧や編集、ダウンロードが可能な人物を設定し制限をすることが可能です。
アクセス制限を用いることにより、紙帳票よりもより強固な情報保護ができるようになります。
紙の帳票では火災や自然災害等でデータが失われる可能性があります。
保存場所も限られており、一度失われた紙の帳票はほぼ復元不可能です。
しかし電子化すればそのデータをクラウド上に保存しバックアップを作成することができます。
クラウド上に保存されているデータは物理的な影響をほぼうけないため、火災や災害によるデータ紛失を防ぐことができます。
帳票の電子化にはたくさんのメリットがありますが、導入の障害になるかもしれないデメリットも存在します。
次にそうしたデメリットを3つ紹介します。
「社内で帳票の電子化を進める」「外部サービスを利用する」いずれの場合でもある程度の初期費用と手間がかかります。
たとえば、社内で帳票の電子化を行う場合、
・その仕事を専門に行う派遣社員を雇う
・電子化に必要なパソコンやソフト、複合機などを購入する
・作業場所や機器の保管場所を確保する
上記に対処する必要が生じる可能性もあります。
さらに紙で保管してきた帳簿類の量が膨大ならば、それを電子化するための作業ルールや担当者を決めてある程度リソースと時間を割く必要もでてきます。
電子化された帳票は紙の帳票よりも検索して探しやすいというメリットがありました。
しかしこれは電子化された帳票類にきちんとファイル名が付与されていたり、フォルダごとに分類されているからこそ可能になることです。
帳票の電子化を推進するにはこうしたこまめなデータ管理をきちんと行う必要があります。
見積書や請求書などをメールで送付するのではなく、郵送で送ってほしいという企業も少なからず存在します。
しかしそうした取引先は全体の数％に過ぎないでしょう。
すべての取引先が電子化に対応できなかったとしても、大半の取引先がそれに応じてくれるならば帳票の電子化を進めることができます。
それだけでも業務の効率化やコストの削減が実現できるからです。
電子化された帳票と紙媒体の帳票の特徴を比較すると、自分の会社はどちらにすべきかが判断しやすくなります。
電子化された帳票と紙媒体の帳票の特徴を比較、紹介します。
電子化と紙媒体での保管、それぞれの特徴を理解して、自社に合った帳票の管理方法を選択しましょう。
特徴の分野でも触れていますが、帳票の電子化導入に前には、所轄の税務署への届出が必要です。次にこの点について説明いたします。
文書保存の負担軽減を目的とし、各税法で義務付けられている帳簿書類は、一定の要件を満たせばプリントアウトせずに電子データのまま保存することができます。
しかしこの制度の適用を受けるためには、管轄の税務署長の事前承認が必要です。
電子化する書類は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の条件も満たさなければなりません。
つまり「その書類が本物であるという確認ができる」「誰が見ても視認できる状態にある」ということです。
さらに帳票の電子化ツールを導入する際には、この制度の基礎となっている「電子帳簿保存法」に対応したツールを導入する必要があります。
税務署への申請前に導入を検討しているツールが電子帳簿保存法に対応したものか確認しましょう。
申請には以下の書類が必要です。
帳票類の電子化の税務署への申請期限は以下のとおりです。
中小企業や個人事業主でも請求書などの帳票類を電子化して保管すれば確定申告の作業を楽に行えるようになります。
帳票電子化ツールもたくさんありますので前向きに導入を検討しましょう。
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帳票の電子化によるメリット・デメリットについて紹介しました。帳票を電子化すれば業務の効率化、コスト削減が達成でき、必要な帳票の検索や閲覧が簡単に行えるようになります。
帳票や会計書類は確定申告のときにも必要になります。帳票の電子化を検討しているなら「電子帳簿保存法」に対応できるシステムを導入し、事前に管轄の税務署長の承認を受けなければなりません。
帳票の電子化や取引先への送付も簡単に行えるツールやクラウドサービスがあります。そうしたツールやサービスを利用すれば中小企業や個人事業主でも帳票の電子化ができるでしょう。
画像出典元：pixabay
