人事考課ではコメントが重要!書き方のポイントや具体例を紹介

人事考課ではコメントが重要!書き方のポイントや具体例を紹介

記事更新日: 2020/05/12

執筆: 編集部

人事考課におけるコメントは、人事考課の公平性や客観性を裏付けるものとして必要です。

評価者のコメントによっては社員に不平・不満が噴出することもあり得ますから、慎重に記載しなければなりません。

また、評価される側も、適切なコメントを残すことで自身の能力ややる気をアピールできます。

「たかがコメント」と侮らず、有益なコメントを心がけましょう。

人事考課でコメントを記載するときは、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。

評価者・評価される側それぞれの書き方や注意点を具体的な例とともに紹介します。

 

人事考課の役割

そもそも人事考課は、何のために行われるのでしょうか。人事考課でコメントを求められたときは、人事考課の役割や目的を考えると書きやすくなるでしょう。

人事考課の役割を紹介します。

1. 給与や待遇の根拠

成果主義を採る企業において、社員評価をどのように行うかは重要な問題です。人事考課の結果は、個々の社員の賃金や待遇を決める根拠となります。

給与や待遇の指標が「勤続年数」だったのは過去の話。近年は、成果や能力を指標として、社員の評価をする会社も少なくありません。

客観的かつ公平性のある評価が求められるなか、一定の評価基準をもって個人を測る人事考課が重視されるようになっています。

2. 組織で求められる成果や行動を理解・浸透させる

人事考課で明確な評価基準を提示することで、社員は「組織の中ではどのような成果が求められるのか」「どのような行動が望ましいとされるのか」を理解するようになります。

企業の理想的なあり方や向性も示しやすくなり、組織全体での意志共有も可能に。トップから一般社員まで、同じ目的意識を持って働けるようになります。

3. 社員のモチベーション向上

曖昧な目標や指標では、「何をすればよいか分からずにやる気が出ない」という人も多いでしょう。

人事考課で具体性のある指標を提示すれば、社員は自ら求められる行動をとるようになります。

すべきことが分かっていれば、ゴールも見えやすいものです。モチベーションが途切れにくく、労働意欲を保って働けます。

また、人事考課の結果が実際に賃金や待遇に反映されれば、企業への信頼感も増します。「頑張れば評価される」と期待でき、それが働く上での大きなモチベーションとなるでしょう。

人事考課のコメントの書き方・注意点(評価側)

人事考課を正しく実施するには、評価側の姿勢や態度が重要です。社員が不信感や不満を抱かないよう、評価やコメントには十分注意を払うべきでしょう。

中でも、社員一人ひとりを評価する「コメント」は特に重要です。書き方一つで、社員の士気を高めたり下げたりします。

人事考課でコメントを書く際、評価者はどのようなポイントに気をつけるべきなのでしょうか。人事考課でのコメントの書き方や注意点を紹介します。

1. 具体性が必要

評価される側に有益なコメントを記すためには、具体性が必須です。

・人事考課で高く評価される点

・改善が必要と思われる点

上記のポイントについては、数字や実例など挙げて記述しましょう。

「全体的に素晴らしかった」「もう少し進歩が欲しい」など抽象的な表現は、社員に不満を残します

「どこが素晴らしかったのか」「どの点が不足なのか」などが曖昧で、今後伸ばしたり改善したりすべき点が分からないためです。

評価コメントを記す際は、「次につながる提案」が含まれているのがベターです。社員から説明を求められたときも、根拠を示して説明できるようにしておきましょう。

2. プラス評価とマイナス評価をバランスよく

人事考課において、「褒めるだけ」「改善を求めるだけ」のコメントは適切ではありません。

コメントを記す際は、評価された側が自分のこととして真摯に受け止め、労働意欲が湧いてくるようにする必要があります。

書き方としては、

マイナス評価について書く

プラス評価で補う

という流れが望ましいでしょう。

この順番を逆にすると、マイナスコメントで終わってしまいます。指摘された悪い点ばかりが強烈に残り、社員のモチベーションは低下する恐れもあります。

社員のモチベーションを上げるには、まず小さな欠点を指摘。その後、「しかし○○は大変よかった」などとプラス評価で締めくくるのがベターです。

3. 部下の気持ちに立ってコメントする

たとえ人事考課の結果が芳しくなかったとしても、社員の気持ちを害するような書き方は避けるべきです。

「社員のモチベーションを上げる」という目的が損なわれますし、評価された側との信頼関係も崩れます。

コメントを記入するときは、次の点に留意してください。

・社員の人格を否定するような言葉は使わない

・他の社員と比較しない

社員に問題行動が見られるとしても、個人の人格を否定したり傷つけたりする評価は不要です。評価者の質が疑われますし、大きなトラブルにもなりかねません。

また、同じ部署に優秀な社員などいた場合、比較したくなることもあるでしょう。しかし、人事考課はあくまでもパーソナルなもの。他の社員を引き合いにだすのも不適切です。

【項目別】人事考課コメントのポイント

人事考課では、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3項目に配慮してコメントしなければなりません。それぞれどのような内容のコメントが求められるのか、紹介します。

1. 成果評価

成果評価とは、社員の目標達成度や成果・実績に対する評価です。あくまでも「結果」についての評価なので、途中のプロセスなどは考慮されません。

評価のポイントは、以下のとおりです。

  • 目標数値に対する達成率:営業成績など数値に基づいて検討
  • 自身で掲げた課題に対する達成度:事前に提示した課題をどのくらい達成できたか
  • 日常業務に対する成果:ルーティンワークの質はどうか

成果はほかの2つと比較して、数値化しやすいものといえます。コメントは数字を基準にして、具体的に記してください。

2. 能力評価

与えられた仕事に対し、「社員がどの程度能力を発揮できたか」を見るのが能力評価です。具体的な数字が見えにくい項目ですが、点数を付けるなどして客観性を保ちましょう。

主な評価のポイントは、次の3つです。

  • 計画力・企画力:どのような計画や企画を提示できたか
  • 実行力:どれだけ実行できたか
  • 改善力:問題や課題を解決できたか

能力評価は、公平性が重要なポイントとなります。不平や不満が出やすいため、どのような基準で評価するかについてあらかじめ周囲と共有しておくべきでしょう。

3. 情意評価

情意評価は、勤務態度やコミュニケーション能力、仕事に対する責任感などに対する評価です。

こちらも数値化するのは難しく、短期間では正確な判断ができません。普段から社員の様子をよく見て、チェックを怠らないようにする必要があります。

評価のポイントは、以下の3点です。

  • 積極性:指示されたことのみではなく、自分で積極的に課題に取り組めるか
  • 協調性:同僚やチームと協力して仕事できているか。他者へのサポートも行えているか
  • 責任感:困難な業務でも投げ出さずに取り組めるか。解決できない場合は他者に協力を仰げたか

情意評価では、日常的なコミュニケーションが適切な評価に影響します。評価者自ら社員と積極的に接触を図り、社員の「普段の様子」が分かるようにしておくのがベターです。

【職種別】人事考課のコメント例

人事考課のコメントは、職種によって書くべき内容やポイントが異なります。具体的なコメント例を、職種別に確認してみましょう。

1. 営業職の場合

営業職は、成果や結果を数値化できるため、評価しやすいといわれます。

ただし、数字だけでの評価は公正性に欠けるため、その数字に至った外的要因や状況などを適切に把握しておく必要があるでしょう。

営業職の人事考課でコメントする際着目したいのは、以下のような点です。

・営業成績

・目標達成のために行った具体的な取り組みや内容

・チーム内での役割

・営業担当としての成長具合

営業職の社員への人事考課コメントは、次の例を参考にしてください。

営業職の人事考課コメント【例】

売上目標1達成率15%は、評価に値する。この調子でモチベーションを維持し、より高い目標を目指してほしい。

しかし一方で、個人業務に注力しすぎな印象も見受けられる。

チーム内でのコミュニケーションを重視し、チーム全体の士気向上と営業成績達成に貢献してほしい。

自身の能力の高さを生かし、チーム全体によい影響を与えることを期待する。

数字だけを追求するのではなく、その数値に至った要因の分析、さらには改善点まで示すと有益なコメントとなります。

2. 技術職の場合

技術職やエンジニアは、工数やコストの削減、システムの改善などの達成度を測って数値化できます。

また、企画や開発段階で社員が果たした具体的な成果があれば、そちらにも触れておきましょう。ポイントは以下のとおりです。

・プロジェクトの工程・進捗管理

・目標達成のために行った具体的な取り組みや内容

・チーム内での役割

・技術者としての成長具合

技術職の社員への人事考課コメントは、次のような例が考えられます。

技術職の人事考課コメント【例】

進捗工程の見直しによって15%ものコストダウンが実現できたことは、おおきな成果といえる。

ただし、工程管理の甘さが納期の遅れを招いたことは否めない。チーム内でよく話し合い、原因の特定と改善に努めてほしい。

等級以上の技術力はあるため、皆を引っ張るリーダーとなることを期待する。

技術職でも、上位等級にある人は他部門や外部との接触や交渉が多くなります。対象社員によっては、コミュニケーション能力や交渉力についても評価が必要です。

3. 事務職の場合

事務職は、業務がほぼルーティン化しています。成果や進捗など見えやすい評価ポイントがなく、数値での評価は困難です。

人事考課でのコメントは、仕事の精度や問題や課題が起きたときの対処法、解決能力に注目しましょう。

・業務における自主的な取り組み

・作業ペース、正確性

・業務への責任感

事務職の社員への人事考課コメントは、次の例を参考にしてください。

事務職の人事考課コメント【例】

問題や課題が生じたときに早急にミーティングを開くなど、積極的に対応できるのは素晴らしい。

周囲への周知も早く、マネジメント能力の高さが見てとれる。

ただし一方で、事務作業では小さなミスが頻発している。向上心を持って改善を図ってもらいたい。

社員からの信頼が篤いのは、大きな魅力である。周囲を巻き込んでの業務改善や業務効率アップに貢献できると期待している。

事務職の場合、「どのような形で会社に貢献しているか」に着目することが大切です。

人事考課で自己評価を書くときの注意点

人事考課では、評価される側の社員も自己評価を記入せねばなりません。

どのようなコメントを記載するかで評価者に与える印象も違ってきますから、ポイントを押さえて記入することが大切です。

人事考課で自己評価コメントを書く際、注意したいポイントを紹介します。

1. 簡潔・具体的に

自己評価コメントは、簡潔かつ数値など使って具体的に書くのが望ましいとされます。要点を得ないコメントをつらつらと書いても、言いたいことは伝わりません。

あまりにも冗長な文章が続けば、「物事を簡潔にまとめる能力が無い」と思われてしまうこともあるでしょう。

売上が上がったことをアピールしたいなら、「前年度比○○%」具体的な数値を入れる、業績アップをアピールしたいなら「△△したことが、業績アップに結びついた」など実例を出すと、伝わりやすい自己評価コメントとなります。

2. ポジティブを心がける

「~できなかった」「~しすぎた」などで終わる自己評価コメントは、ネガティブな印象です。評価者としては「だからどうしたいのか」という気持ちが湧き上がってくるでしょう。

自己評価でマイナスな事項を記述する際は、「○○したい」「△△するつもりだ」と前向きな意見で締めるのがおすすめです。

例えば営業目標を達成できなかった人は、「来期は目標達成のため□□を徹底するつもりだ」「××しないように気をつけたい」など、改善点を挙げておきましょう。

ポジティブな表現を心がけることで、相手への心証は大きく変わってきます。

人事考課での自己評価の書き方・例文

ここからは、人事考課での自己評価コメントの書き方を具体的な例文とともに紹介します。職種ごとにポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.  営業職

営業職の人が自己評価コメントを記載する際は、次のようなポイントを意識してみてください。

・営業目標や課題の達成率

これを意識すると、以下のような例文が考えられます。

営業職の自己評価コメント【例】

今季の目標は120%達成できた。

顧客への継続的なアプローチが実を結んだ結果といえる。

来期は売上単価のアップを目指し、新たな顧客獲得に励んでいきたい。

このほか後輩やチームの指導など担当した人は、それについてのコメントもあると望ましいでしょう。チームを引っ張る存在として貢献できたことをアピールします。

2. 技術職

技術職の場合、次のポイントを意識して評価コメントを作成します。

・作業効率の向上について

・品質管理体制について

このとき、どのくらい効率がアップしたか、管理体制がどうなったのかなどは、具体的な数値や例を出して説明します。

技術職の自己評価コメントとしては、次のような例を参考にしてください。

技術職の自己評価コメント【例】

需要が増加している〇〇の開発については、作業の分散化により工数の30%削減が可能となった。

一方で中間テスト工程を追加したため、バグの発生率は20%減少した。

後工程での手戻りがなくなり、スピードアップにもつながった。

このほか、IT系の技術者なら、新しい技術やスキルの獲得についても述べておくと、よいアピールポイントとなるでしょう。

3. 事務職

事務職が注目すべきポイントは、次のような点です。

・事務作業の効率化

・社員リテラシーの向上

事務職の自己評価コメント例は、次のとおりです。

事務職の自己評価コメント【例】

セキュリティ事故への注意喚起として、社内メールで具体的事例を月に一度配信した。

結果、セキュリティ事故は前年の〇件より△件減少し、一定の効果が感じられた。

来年度は勉強会を開くなどして、社員のセキュリティに関する意識を高めたい。

事務職の場合は、達成率などでのアピールが難しい場合があります。このような場合は、前年との比較を述べ、どのような点が改善できたのかを記載するとよいでしょう。

まとめ

人事考課でのコメントは、人事考課を適切に運用する上で必須です。評価者なら社員のモチベーションや向上心を引き出せるよう、具体的かつ親身になったコメントが求められます。

一方、人事考課を受ける側としてコメントする際は、自身の実績や課題をありのままに記すことが大切です。

数字を使って根拠のあるコメントをすれば、「適切に自己分析できている」として、評価も高まるでしょう。

評価する側もされる側も、コメントの記載では「何を書くべきか」に頭を悩ませがちです。

しかし、人事考課が適切に行われれば、企業にとっては生産性の向上、社員にとっては賃金や待遇の改善などのメリットがあります。

社員みんなが成長するチャンスでもありますし、「面倒」「難しい」など言わずに、人事考課のコメント作成に積極的に取り組んでみてはいかがでしょうか。

画像出典元:Unsplash、Pixabay

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