記事更新日: 2022/09/29
ビジネスメールの署名は、ビジネスパーソンに必須のメールマナーの一つです。
とはいえ適当に作った署名は見映えが悪く、相手にマイナスイメージを持たれる恐れもあります。
おしゃれだったり個性的だったりするデザインを相手に合わせて選び、好感度の高いメール署名を作成しましょう。
本記事では、ビジネスメール署名の基本ルールやポイントを詳しく解説していきます。
さらに、シンプルな署名からおしゃれで個性的な署名まで、15のテンプレートをご紹介します。
ぜひお気に入りを見つけ、コピペして使用してみてください！
このページの目次
ビジネスメールに署名を付けるときは、「必要な情報を分かりやすく記載すること」「TPOをわきまえること」が大切です。
署名を作成する前に、ビジネスメール署名の基本ルールを見ていきましょう。
ビジネスメールの署名は、「名刺代わり」ともいえるものです。
自身の情報を抜け漏れなく記載し、属性や連絡先等を適切に相手に伝えましょう。
メール署名に必ず盛り込みたい項目は以下のとおりです。
上記のいずれかに抜けがあると、メールの信頼性が低下します。
企業社員としてビジネスメールを送るのであれば、「自分が何者であるか」を適切に示すことが非常に重要です。
メール署名を作成するときは、見やすさを重視することが大切です。
上記の必須事項が一目で確認できるよう、間隔・装飾等に注意してください。
ムダに凝った装飾を施すと「この人、暇なのかな」などと思われて、よい印象を与えません。
ビジネスシーンでは、見映えよりも効率が重視されます。
シンプルで見やすい署名を作成した方が、ビジネスパーソンとしての株は上がるはずです。
メール署名は複数用意し、相手・状況によって使い分けるのがベターです。
重要な内容・取引先に送るメールはシンプルな署名、気軽なお願いや親しい相手に送るメールは、おしゃれだったりかわいかったりする署名を選びましょう。
また「シンプル イズ ベスト」とはいえ、業界や職種によっては凝ったデザインが好まれるケースもあります。
署名のセンスがビジネスにも関係しそうな場合は、ひねったデザインの署名で個性をアピールすることも必要です。
かしこまったビジネスシーンで使うなら、見やすく主張のない署名が無難です。
凝った署名を送るよりは、言葉づかいやメールの内容に気を配りましょう。
ビジネスシーンで違和感なく使える、基本のメール署名を紹介します。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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直線で上下を囲むだけのシンプルなデザイン。
必要な情報さえ入っていれば、これだけでも問題はありません。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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柔らかい印象を与えたいのであれば、波線を使うのもおすすめです。直線と同様に見やすく、相手を選ばず使いやすいでしょう。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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二重線を使うと、また署名の印象が変わります。
「直線だとシンプル過ぎる」「波線だと柔らか過ぎる」というときにおすすめです。
親しくしている人や気を遣う必要がない人には、見栄え重視のメール署名を入れてもよいでしょう。
「センスがいいな」と思われる、おしゃれなメール署名テンプレートを紹介します。
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╋┿╋┿╋ 株式会社 ■■ ○○部 △△課
╋┿╋┿ 山田 太郎（やまだ たろう）
╋┿╋ 〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
╋┿ TEL: 03-0000-0000
╋ FAX: 03-0000-0000
╋ Email: ※※＠※※.jp
╋ URL : https://※※.com//
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チェックで全体を囲むデザインは、スタイリッシュでおしゃれな印象が高め。
メールの最後に貼り付けると、相手の注意を惹きつけることうけあいです。
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■■■■■ 株式会社 ■■ ○○部 △△課
■■■■ 山田 太郎（やまだ たろう）
■■ 〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
■■ TEL: 03-0000-0000
■ FAX: 03-0000-0000
■ Email: ※※＠※※.jp
■ URL : https://※※.com//
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枠の存在感強めのブロックデザインは、署名を思い切り目立たせたいときに最適です。
枠の主張が強過ぎると感じる場合は、■ではなく□にしてみてもよいでしょう。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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3Dのようにも見える、スタイリッシュなデザイン。シンプルではありますが、インパクトは十分です。
さり気なくセンスをアピールしたいときに使ってみてください。
メールにかわいい署名が入っていれば、もらった方もなんとなくほのぼのするもの。
気心の知れた相手なら、ビジネスメールに添付してもOKです。
かわいいメール署名から、使いやすいテンプレートを紹介します。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
佐藤 花子（さとう はなこ）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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記号を駆使したデザインは、キラキラ感があってキュートな印象。
固めのビジネスメールには不向きですが、お誘いや御礼メールなら、問題なく使えます。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
佐藤 花子（さとう はなこ）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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花冠を思わせる繊細なデザインは、女性らしい雰囲気たっぷりです。
シンプル＆キュートなデザインは、メールの内容を問わず使えます。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
佐藤 花子（さとう はなこ）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
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メール署名にキラキラ感を出したいときには、☆を多用したデザインがおすすめ。
華やかで明るく、メールを受け取った人に強いインパクトを与えるでしょう。
ただし、ビジネスメールには不向きなので、使いどころをよく考えてくださいね。
よくあるメール署名ではつまらない…、と感じる人は、個性派デザインをチェックしてみましょう。
一目で相手の心に刺さる、おすすめのメール署名を紹介します。
SHIKAKUSHIKAKU SHIKAKUSHIKAKU SHIKAK
株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
SHIKAKUSHIKAKU SHIKAKUSHIKAKU SHIKAK
社名を罫線代わりに利用したデザイン。
モノグラムデザインのような強い個性があり、インパクト抜群です。
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☆━…‥ 株式会社 ■■ ○○部 △△課
★━…‥ 山田 太郎（やまだ たろう）
☆━…‥ 〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
★━…‥ TEL: 03-0000-0000
☆━…‥ FAX: 03-0000-0000
★━…‥ Email: ※※＠※※.jp
☆━…‥ URL : https://※※.com//
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いくつもの星が連なって、大人の遊び心を感じさせるデザイン。
スタイリッシュ＆かわいい印象があり、気軽なメールにおすすめです。
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□□株式会社 ■■ ○○部 △△課
■■山田 太郎（やまだ たろう）
□□〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
■■TEL: 03-0000-0000
□□FAX: 03-0000-0000
■■Email: ※※＠※※.jp
□□URL : https://※※.com//
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■と□を連ねた、かっちりとしたデザイン。
バランスの整った署名は見映えがよい上、個性もしっかりと感じられます。
メール署名に告知事項を添付すると、周知を徹底させたいときに便利です。
お知らせ入りメール署名の作り方とテンプレートを紹介します。
全社一斉休業となる場合は、日にち・連絡可能となる日にちを分かりやすく入れましょう。
相手の目に付きやすいよう、署名の上に入れておく方が安心です。
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◆年末年始の営業につきまして◆
令和〇年12月〇日～令和△年1月△日は、一斉休業とさせていただきます。
ご連絡いただいた場合は、1月□日以降の返信となります。
恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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イベント開催の告知を行う場合は、イベントURLへ誘導する文言を入れましょう。
長々と内容を書くと、締まりのない署名となってしまいます。
多くは語らずURLに誘導した方が、相手も「何だろう」と気になるはずです。
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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◆◎◎発売記念イベントを開催！◆
令和〇年□月□日に「◎◎発売記念イベント」を開催いたします。
詳細・お申し込みは以下のURLよりお願いいたします。
※△月△日（○）まで、先着70名様
URL : https://※※.com//
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オフィスが移転した場合も、メール署名に添付しておくと周知が徹底します
ポイントは、なるべく早めに伝えること。電話が使えない日がある場合はその旨を記載して、連絡が取れる電話番号を加えておきましょう。
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◆オフィス移転のお知らせ◆
令和〇年□月□日（◎）より、下記の場所へ移転いたします。
新住所：〒000-0000 東京都△△区△△△1-2-3
TEL：03-0000-0000（□月□日より開通予定）
大変申し訳ございませんが、□月□日18時より固定電話が不通となります。
何かございましたら、以下の携帯番号までお願いいたします。
山田携帯：090-0000-0000
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株式会社 ■■ ○○部 △△課
山田 太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 東京都○○区△△3-4-5
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: ※※＠※※.jp
URL : https://※※.com//
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メール署名は常識の範囲内であれば自由に作成して構いません。
ただし「相手に見られること」を意識して、内容や見た目に配慮することが必要です。
メール署名を作るとき、注意したいポイントを見ていきましょう。
メール署名を作成したら、自分または同僚などにテスト送信してみましょう。
自分では「きれいにできた」と思っていても、実際のメールに添付すると、バランスが悪かったり、崩れたりしている箇所があるかもしれません。
記載されている内容も併せてチェックし、不備・抜け漏れがないか確認しましょう。
メールの署名は、名刺の役割を果たす重要なもの。
読めなかったり間違っていたりするのは言語道断です。
署名に記載されている内容が事実と異なってしまっては、署名の意味がありません。
企業の住所・電話番号・所属先等に変更があった場合は、メール署名も現実に即して変更してください。
せっかくなら署名のデザインも一新して、新しい気持ちで仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。
環境依存文字とは、読み手側のデバイスによって文字化けする恐れがある文字です。
メール署名で使ってしまうと、相手が読めない文字が出てくるかもしれません。
メール署名は、自身の情報を適切に相手に伝えるためのもの。
誤解や誤読を招く可能性のある文字は、避けるのがベターです。
メール署名は、自動的に挿入されるように設定しておくと手間がありません。
ここからは、Gmailで署名を自動挿入するための設定方法を、デバイス別に紹介します。
パソコン版メールでメール署名を設定する手順は、以下のとおりです。
1. Gmailを開く
2. 右上の歯車アイコン（設定）をクリック
3. 「すべての設定を表示」をクリック
4. 「署名」の項目で「新規作成」をクリック
5. 署名を追加する
6. 「変更を保存」をクリック
作成した署名の削除や変更も、設定アイコンから行えます。
Androidスマホやタブレットからメール署名を設定するときは、以下の手順に従ってください。
1. Gmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコンをタップ
3. 「設定」をタップ
4. メール署名を追加したいアカウントを選択
5. 「モバイル署名」をタップ
6. 署名を入力する
7. OKをタップ
iPhoneやiPadでメール署名を設定する際も、基本的にはAndroidと同じです。
1. Gmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコンをタップ
3. 「設定」をタップ
4. アカウント名をタップ
5. 「署名設定」をタップ
6. 「モバイル署名」をオンにする
7. 署名を追加する
8. 「戻る」アイコンをタップ
なおモバイルをオンにしない場合は、パソコンの署名設定が引き継がれます。
メール署名は、送信者の所属・属性を明らかにするためのものです。
ビジネスメールを送信する際はメール署名を付けるのがマナーであり、適切な署名を用意しておかなければなりません。
メール署名を作成するとき気を付けたいのは、メールを送る相手・内容にマッチしたデザインを選ぶことです。
あらかじめ複数のパターンを用意しておけば、どんなシチュエーションにも対応できるでしょう。
このたび紹介したテンプレートは、コピペして使用可能です。お気に入りを見つけて、自身のメール署名作成に役立ててくださいね。
画像出典：Unsplash・Pixabay
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