TCO(Total Cost of Ownership)とは?システム導入コストの最適化と削減ポイントを解説

TCO(Total Cost of Ownership)とは?システム導入コストの最適化と削減ポイントを解説

記事更新日: 2020/10/20

執筆: 編集部

TCOとはシステム導入と運用に関する総保有コストの事です。

この記事では、TCOの総保有コストの意味、TCOの見えるコストと見えないコストの解説、TCO削減を考えるポイントとタイミングを解説していきます。

システムを導入している企業は、予算管理システム、ERP、BIツールを活用して、TCOの削減可能な箇所を算出しましょう。

TCO(Total Cost of Ownership)とは?

TCO(Total Cost of Ownership)とは総保有コスト

TCOはgoo辞書では下記のように定義されています。

「コンピューターシステムなどの導入・運営・管理などにかかる総費用。総保有コスト。総所有コスト。

(引用:goo辞書「ティー‐シー‐オー【TCO】の解説」) 

何かシステムを導入する時にかかる費用はシステムの初期費用だけではありません。

導入後も、維持費用やシステムに関する社員の教育費、セキュリティ費用など様々な費用がかかります。

システム導入・運用にかかった「費用」「時間」「機会」「人件費」の総称をTCO(Total Cost of Ownership)といいます。

日本語では、総保有コストと呼びます。

現在の企業は複数のシステムを同時活用しています。

導入システムが多様化・複雑化がTCOの算出を難しくさせています。

近年ではTCOの整理と削減が、企業の大きな課題です。

TCOの見えるコストと見えないコスト

TCOは「見えるコスト」「見えないコスト」で構成されています。

見えるコスト

見えるコストの例

  • コンピューターなどの機器の購入費
  • システムソフトの購入費

TCOの「見えるコスト」は、システム導入の初期費用です。

見えるコストはハッキリと数字で表せるため、予算に組み込めたり、余裕を持った導入スケジュールを算出する事が出来ます。

見えないコスト

見えないコストの例

  • システム運用の人件費と教育期間
  • システムの運用費
  • システムトラブルの修理費・修理対応時間
  • システムトラブルによって発生したビジネス機会の損失
  • システムの廃棄費用

見えないコストは、システム導入時に数字で現れない費用と時間を指します。

見えないコストで特に数値で算出しにくいのが「時間」「人件費」です。

システムトラブルによる「想定外の補修費」「想定外の修理時間」「修理に携わった人の人件費」「修理によるビジネス機会の損失」などはシステム導入時に検討されることが少ないコストです。

企業としては、予算オーバーやビジネス機会の損失対応が課題になる可能性があります。

TCOは、見えないコストの算出が削減のポイントです。

TCO削減のポイント

TCOを算出する3つのコスト

初期導入コスト

システムを導入する時に「費用対効果」を算出します。

現在運用しているシステムで対応できない領域の機能なのか、新規で導入すべきなのかなどを検討しましょう。

初期導入コストは、機器を購入するコストやシステムを構築するコストなどから算出出来ます。

さらにシステム導入スケジュール、運用スタート計画を立てましょう。

運用管理コスト

システムの月額やセキュリティ対策にかかる費用を算出します。

システムのメンテナンスの費用や作業時間も運用管理コストです。

システムを活用できる人件費も考え、システム運用による効率化が見込めるかを検討しましょう。

機会損失コスト

システムトラブルが発生した場合の損失を算出しましょう。

システムストップによる売上減少やシステム回復までに要する時間などが機会損失コストです。

TCOを見直しするタイミング

TCOを見直すタイミングは「システムの導入時」と「システムの入れ替え時」です。

システム全体のコストを見直すことができるタイミングです。

TCOの削減には、既存のシステム運用で発生したTCOをデータに残しておく事が重要です。

今からでも、既存で活用しているシステムのTCOデータを記録して、見直すタイミングが来た時に活用できるよう準備しましょう。

TCOを見直すメリットは不要の削減

TCOを見直す一番のメリットは無駄なシステムのコスト削減です。

「新規導入する必要があるのか」「複数の既存システムに重複してる機能はないか」を検討しましょう。

不要なシステム削除は、コストだけでなく業務の最適化になります。

人材確保や社員へ教育する時間などを削減できるため、時間的コストの削減にもつながります。

TCO削減の注意点

TCO削減は、安易なコスト削減ではなく多面的に算出する事が必須です。

例えば「初期導入コスト」を抑えるために中古のシステムを導入しても、システムトラブルが多ければ「運用コスト」と「機会損失コスト」がかかります。

見えるコストの削減をしてシステムを導入して効率化を図っても、見えないコストのシステム運用に時間と費用がかかるような状況はTCO削減の失敗です。

さらに、TCOの削減は長期運用を見据えて算出するべきです。

「今後新しいシステムが発売されるのか?」

「今後も継続されるシステムなのか?」

「事業の拡大や市場変化にシステムが対応できるのか?」

「人事確保は出来るのか?」

TCOの削減は、今後の会社運営の変化も見据えて検討が必要です。

TCO削減のため一括管理ができるITツールを活用する

TCOには様々なコストがあるため、全容を把握するのは簡単ではありません。

エクセルやスプレッドシートでは難しいのが現状です。

TCO削減には、予算やデータ分析などが一括管理できるITツールの活用しましょう。

TCO削減の「算出」「可視化」「情報共有化」「データ分析」をサポートしてくれます。

予算管理システムとは

予算管理システムとは、各部署のデータを予算管理データをサーバで一元管理し運用することで、予算管理に関する作業全体の効率化を実現するシステムです。

複数の従業員から同時にデータ入力できる・共通フォーマットの利用で集計データの計算が早くなり、予算と実績の差分が可視化され、予算管理全般に関する作業の効率化をしてくれます。

 

ERP(統合基幹業務システム)とは

ERP(Enterprise Resource Planning/企業資源計画)は、「統合基幹業務システム」と呼ばれ企業経営に欠かせない予算管理システムです。

ERPは、「会計業務」「人事業務」「生産業務」「物流業務」「販売業務」などの基幹となる業務を統合し、効率化、情報の一元化を図るためのシステムです。

 

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)とは

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)は、様々なデータを集約・分析して経営状態を可視化できるツールです。

データアナリストのような専門知識と経験がなくてもデータ分析結果を自動で行ってくれます。会社全体のデータ管理の一元化とデータ分析からビジネスの意思決定をサポートしてくれるシステムです。

 

まとめ

TCOの見直しはシステムを活用している会社にとっては大きな課題です。

TCOには様々なコストがあるため、全容を把握するのは簡単ではありません。

TCO削減は、安易なコストカットはせず、多面的な費用や時間から算出するものです。

予算管理システムやERP、BIツールを活用し、TCOの削減に取り組みましょう。

画像出典元:O-DAN

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