記事更新日: 2024/01/10
この記事では給与明細の作成方法やテンプレート、作成システムの活用について解説します。
給与明細は記載すべき項目と作成手順を確認し、適切な給与明細作成方法を確認しましょう。
給与明細は従業員のモチベーションに影響するだけでなく、会社への信用にも影響を及ぼすものでもあります。
給与明細テンプレートサイトや給与明細システムを利用すれば、作業効率と正確性の向上に繋がります。
このページの目次
最後に給与明細とは具体的にどのようなものなのかを解説します。
従業員のモチベーションを維持するだけでなく、健全な労働を促すためにも給与明細は非常に重要なものです。
どのような役割を担っているのかを、給与明細を作成する際には意識するようにしましょう。
給与明細とは従業員に支払われた給与の内訳が詳しく書かれているものです。
所得税法の第231条で、給与の支払い者は受給者である従業員に対して必要項目を記載した支払い明細を受給者に交付しなければならないと定められています。
つまり給与明細を交付しないことは法律に違反するため罰則の対象となる可能性があるということです。
給与を支払わなければならない従業員がいる場合は、必ず給与明細を交付するようにしましょう。
雇用形態にかかわらず給与明細は受給者に交付しなければなりません。
正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員にも給与明細は渡すようにしましょう。
「パートやアルバイトには給与明細を渡さなくてもいい」
中にはこのように誤解している人もいますが、給与明細の交付は所得税法で義務付けられているので必ず行う必要があります。
労働者を雇用する際に重視される法律といえば労働基準法ですが、労働基準法の中で給与明細の交付が義務づけられているわけではありません。
給与明細の交付について定められているのは所得税法です。
そのため給与明細の交付について失念や誤解をしてしまう人がいますが、従業員を雇って会社を経営する際には労働基準法以外の法律についても知識を深めるようにしましょう。
給与明細は主に3つの項目に分かれています。
勤怠項目とは従業員の勤怠について記す項目です。
出勤・欠勤日数、残業時間などを記載し、給与支給額の根拠を示します。
他にも有給日数、有給残日数も記載します。
給与明細に自分の勤怠状況が記されていることで、従業員は自分が把握している勤怠状況と会社の認識との間にずれがないかを確認することができます。
控除する保険料や税金などに関する情報も給与明細には記載しなければなりません。
従業員が給与から天引きされている保険料や税金の詳細額が分かるよう項目を作成します。
基本給、交通費、残業手当や住居手当などの各種手当、総支給額などを記す項目が必要です。
まずは給与明細の作成手順について解説します。
企業はタイムカードや勤怠管理システムなどを使って従業員の勤怠状況について正確に把握していなければなりません。
給与明細を作成する際には従業員の勤怠状況に関する情報を集計した上で正確な給与を計算する必要があります。
残業や休日出勤がある場合はその分も給与に反映されるようにしましょう。
深夜残業など通常の時間外労働とは異なる計算が必要なものもあるので注意が必要です。
手当に関しては課税対象のものと非課税対象のものがあるのでその点も意識して計算しましょう。
基本給や勤怠状況をもとに計算した手当などを全て加算します。
他にも住居手当や家族手当など会社で定めている手当がある場合も加算するようにしましょう。
全ての手当を加算した合計が支給総額となります。
雇用保険、健康保険、厚生年金保険、住民税などの控除額を従業員一人一人に合わせて計算します。
それぞれの保険や税金に対して計算方法が決められているのでそれに従って正確に計算するようにしましょう。
総支給額からここで計算した控除金額を差し引いた金額が差引支給額として従業員に支給されます。
全ての集計・計算の結果を記載した上で給与明細を発行します。
従業員は給与明細を見ることで、会社が自分の勤怠状況を正確に把握した上で適正な給与を支払っているかどうかを確認できます。
万が一双方の認識にずれがある場合はトラブルの原因になりかねません。
給与明細を作成する際には従業員一人一人に対して正確な計算を行うようにしましょう。
給与明細は一から作成するより、テンプレートを利用しましょう。
インターネット上でダウンロードできるテンプレートを使用することで簡単に給与明細を作成できます。
以下ではテンプレートのサンプルのイメージや、サンプルが調べられるサイトの紹介、テンプレートを使用した場合の給与明細の作成方法を紹介します。
他にもデザイン性の高いものや、計算がスムーズに行えるもの、どんな人が見ても直感的に内容が分かるように配慮されたものがあります。
以下のサイトでは給与明細のサンプルが閲覧できたり、無料でテンプレートをダウンロードできます。
エクセルで作成されたテンプレートであれば、必要事項を入力することで自動的に支給額や控除額を計算してくれることもあります。
テンプレートによってはあらかじめ基本給や年金事務所に届け出ている「標準報酬月額」と「保険料額表」などを設定しておかなければならない場合もあるので、必要な項目を整理しておくようにしましょう。
従業員に関するさまざまな情報を集め、計算した上で作成しなければならない給与明細は、作成するのに数多くの手間がかかる側面もあります。
給与明細システムを活用することでこれらの手間を省き、効率よく作成できるようになります。
最近では給与明細を効率よく作成できるシステムやサービスが提供されています。
給与明細作成の効率と正確性を考える場合は給与明細システムを活用します。
担当者の負担を軽減するだけでなく、給与明細作成・交付にかかる全体的なコストを削減することも可能になります。
おすすめは、SmartHR、オフィスステーション 給与明細、sai*reco（サイレコ）、ジョブカン給与計算の４つです。
４つのサービスともに、Web給与明細システムに求められているPCやスマホでの明細閲覧・従業員による明細印刷、源泉徴収票の作成機能が備わっています。
給与明細のメール送信サービスはサイレコのみ、未対応です。
画像出典元：「SmartHR」公式HP
SmartHRは給与明細の電子化機能を備えている、クラウド労務管理システムです。
源泉徴収票や年末調整、給与明細のメール送信などWeb給与明細として十分な機能を備えています。
労務管理システムとしては雇用契約から入社手続きがペーパーレスで行えるほか、電子申請（社会保険・雇用保険など）が可能です。
| 導入企業 | テレビ朝日、メルカリ、楽天、富士ゼロックス、日清食品ホールディングス、大和証券、星野リゾート、イオン、産経デジタル など |
| 無料トライアル | プロフェッショナル | スタンダード | スモール | ￥0 |
| 15日間 | お問い合わせ | お問い合わせ | お問い合わせ | ０円 |
基本的に有料プランは非公開のためお問い合わせが必要です。
30名以下の企業に限定されている「￥0プラン」は人事労務手続きに必要な機能だけが備わっている無料プランです。15日間の無料トライアル終了後も引き続き無料で利用できます。
画像出典元：「オフィスステーション Web給与明細」公式HP
オフィスステーション 給与明細は、Web給与明細に特化したクラウドサービスです。
そのため給与計算などの機能はありませんが給与計算ソフトとの連携が可能となっており、費用が安く抑えられます。
また、直感的にわかりやすい簡単な操作で給与明細のテンプレートを独自のフォーマットに変更できる機能も備えています。
| 導入企業 | TOYOTA、日本生命、JR西日本、マツダ など |
オフィスステーション給与明細の料金体系は、初期費用の登録料と月額の製品利用料です。
登録料は一律110,000円ですが、製品利用料は登録する従業員の数に合わせて変動します。具体的な金額は以下の通りです。
| 従業員数 | ～19名 | 20 ～ 499名 | 500 ～600名 | 601 ～800名 | 801 ～5,000名 | 5,001名 ～ |
| 月額 利用料 |
一律 1,100円 |
55 円/名 | 44 円/名 | 38.5 円/名 | 33 円/名 | 要問合せ |
| 年額 利用料 |
一律 13,200円 |
660 円/名 | 528 円/名 | 462 円/名 | 396 円/名 | 要問合せ |
画像出典元：「オフィスステーション Web給与明細」公式HP
sai*reco（サイレコ）は、Web給与明細の機能を備えているクラウド人事管理システムです。
人事異動といった従業員情報の管理から人事評価、社内申請の承認、組織管理といった機能も利用することができます。
人事管理システムの機能が豊富で高機能なものが多いため、初期費用・月額料金ともに費用が高く設定されています。
| 導入企業 | GMOあおぞらネット銀行、LVMHファッション・グループ・ジャパン、エムエム総研 など |
| 無料トライアル | 初期費用 | 月額料金 | システム利用料 |
| あり（申し込み可能） | 400,000円 | 一律18,000円/月（100名以下） 101名以上は1人あたり180円/月 |
1,000円/月 |
初回はシステム導入費として200,000円必要です。
システム利用費は、100名以下の場合：月額18,000円、101名を超える場合：1名あたり月額180円加算となります。
その他、システムメンテナンス費用が月額1,000円かかります。
ジョブカン給与計算はWeb給与明細の機能を備えたクラウド「給与計算ソフト」なので、Web給与明細に特化したシステムでは不可能な給与計算や賞与計算もできます。
勤怠管理や労務管理などのジョブカンシリーズとの連携が可能で、これらと連携して利用すれば各従業員の勤怠データとの紐づけも簡単に行えます。
さらにToDoリストやリマインド機能でミスを防ぐことが可能に。給与計算業務に関する作業時間や人件費でお悩みの会社にはピッタリのツールといえるでしょう。
| 導入企業 | WACUL、キャプサー、ノハナ、ホームネット など |
| 無料トライアル | 無料プラン | 有料プラン | 大規模（500名目安）の企業向け |
| 30日間 | ０円/月 | 400円/月 | お問い合わせ |
給与計算ソフトの機能が利用できるため従業員1名につき月額400円と他のWeb給与明細サービスと比べると割高ですが、ジョブカンシリーズを利用している場合は特別料金となります。
従業員数が500名を超える場合は特別プランとなりますので、詳細は資料をご参照ください。
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給与明細の作成は細かい項目分けと地道な集計作業が必要です。
給与明細は一から作成するより、テンプレートや給与明細システムを利用します。
記載項目を理解し、計算ミスがないよう作成しましょう。
画像出典元：pixabay
