給与明細の作成方法を解説!項目やテンプレート・システム活用とは?

給与明細の作成方法を解説!項目やテンプレート・システム活用とは?

記事更新日: 2021/05/06

執筆: 編集部

この記事では給与明細の作成方法やテンプレート、作成システムの活用について解説します。

給与明細は記載すべき項目と作成手順を確認し、適切な給与明細作成方法を確認しましょう。

給与明細は従業員のモチベーションに影響するだけでなく、会社への信用にも影響を及ぼすものでもあります。

給与明細テンプレートサイトや給与明細システムを利用すれば、作業効率と正確性の向上に繋がります

給与明細とは

最後に給与明細とは具体的にどのようなものなのかを解説します。

従業員のモチベーションを維持するだけでなく、健全な労働を促すためにも給与明細は非常に重要なものです。

どのような役割を担っているのかを、給与明細を作成する際には意識するようにしましょう。

給与明細を作成する意味

給与明細とは従業員に支払われた給与の内訳が詳しく書かれているものです。

所得税法の第231条で、給与の支払い者は受給者である従業員に対して必要項目を記載した支払い明細を受給者に交付しなければならないと定められています

つまり給与明細を交付しないことは法律に違反するため罰則の対象となる可能性があるということです。

給与を支払わなければならない従業員がいる場合は、必ず給与明細を交付するようにしましょう。

パート・アルバイトも給与明細を作成しなければならない

雇用形態にかかわらず給与明細は受給者に交付しなければなりません。

正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員にも給与明細は渡すようにしましょう。

「パートやアルバイトには給与明細を渡さなくてもいい」

中にはこのように誤解している人もいますが、給与明細の交付は所得税法で義務付けられているので必ず行う必要があります。

労働基準法ではなく所得税法が関わっている

労働者を雇用する際に重視される法律といえば労働基準法ですが、労働基準法の中で給与明細の交付が義務づけられているわけではありません。

給与明細の交付について定められているのは所得税法です

そのため給与明細の交付について失念や誤解をしてしまう人がいますが、従業員を雇って会社を経営する際には労働基準法以外の法律についても知識を深めるようにしましょう。

給与明細に必要な項目

給与明細は主に3つの項目に分かれています。

1:勤怠項目

勤怠項目とは従業員の勤怠について記す項目です。

出勤・欠勤日数、残業時間などを記載し、給与支給額の根拠を示します

他にも有給日数、有給残日数も記載します。

給与明細に自分の勤怠状況が記されていることで、従業員は自分が把握している勤怠状況と会社の認識との間にずれがないかを確認することができます。

2:控除項目

控除する保険料や税金などに関する情報も給与明細には記載しなければなりません。

従業員が給与から天引きされている保険料や税金の詳細額が分かるよう項目を作成します。

3:支給項目

基本給、交通費、残業手当や住居手当などの各種手当、総支給額などを記す項目が必要です。

給与明細の作成手順

まずは給与明細の作成手順について解説します。

勤怠を集計

企業はタイムカードや勤怠管理システムなどを使って従業員の勤怠状況について正確に把握していなければなりません。

給与明細を作成する際には従業員の勤怠状況に関する情報を集計した上で正確な給与を計算する必要があります。

残業や休日出勤がある場合はその分も給与に反映されるようにしましょう

深夜残業など通常の時間外労働とは異なる計算が必要なものもあるので注意が必要です。

手当に関しては課税対象のものと非課税対象のものがあるのでその点も意識して計算しましょう。

支給額を集計

基本給や勤怠状況をもとに計算した手当などを全て加算します。

他にも住居手当や家族手当など会社で定めている手当がある場合も加算するようにしましょう。

全ての手当を加算した合計が支給総額となります。

控除額を集計

雇用保険、健康保険、厚生年金保険、住民税などの控除額を従業員一人一人に合わせて計算します。

それぞれの保険や税金に対して計算方法が決められているのでそれに従って正確に計算するようにしましょう。

総支給額からここで計算した控除金額を差し引いた金額が差引支給額として従業員に支給されます。

給与明細の発行

全ての集計・計算の結果を記載した上で給与明細を発行します。

従業員は給与明細を見ることで、会社が自分の勤怠状況を正確に把握した上で適正な給与を支払っているかどうかを確認できます。

万が一双方の認識にずれがある場合はトラブルの原因になりかねません。

給与明細を作成する際には従業員一人一人に対して正確な計算を行うようにしましょう。

テンプレートを利用した給与明細作成

給与明細は一から作成するより、テンプレートを利用しましょう。

インターネット上でダウンロードできるテンプレートを使用することで簡単に給与明細を作成できます。 

以下ではテンプレートのサンプルのイメージや、サンプルが調べられるサイトの紹介、テンプレートを使用した場合の給与明細の作成方法を紹介します。

給与明細テンプレートのイメージ


他にもデザイン性の高いものや、計算がスムーズに行えるもの、どんな人が見ても直感的に内容が分かるように配慮されたものがあります。

サンプルが調べられるおすすめサイト

以下のサイトでは給与明細のサンプルが閲覧できたり、無料でテンプレートをダウンロードできます。

給与明細のエクセルのひな形・テンプレート|無料ダウンロード

「給与明細・給料明細・賞与明細」の書式テンプレート

給与明細テンプレート エクセル版 | 10種を無料ダウンロード

 

テンプレートを使用した場合の給与明細の作成方法

エクセルで作成されたテンプレートであれば、必要事項を入力することで自動的に支給額や控除額を計算してくれることもあります

テンプレートによってはあらかじめ基本給や年金事務所に届け出ている「標準報酬月額」と「保険料額表」などを設定しておかなければならない場合もあるので、必要な項目を整理しておくようにしましょう。

従業員に関するさまざまな情報を集め、計算した上で作成しなければならない給与明細は、作成するのに数多くの手間がかかる側面もあります。

給与明細システムを活用することでこれらの手間を省き、効率よく作成できるようになります。

給与明細システムを活用することで集計・計算が楽になる

最近では給与明細を効率よく作成できるシステムやサービスが提供されています。

給与明細作成の効率と正確性を考える場合は給与明細システムを活用します。

担当者の負担を軽減するだけでなく、給与明細作成・交付にかかる全体的なコストを削減することも可能になります。

おすすめのWeb給与明細システム4選!

おすすめは、SmartHR、オフィスステーション Web給与明細、sai*reco(サイレコ)、ジョブカン給与計算の4つです。

4つのサービスともに、Web給与明細システムに求められているPCやスマホでの明細閲覧・従業員による明細印刷、源泉徴収票の作成機能が備わっています。

給与明細のメール送信サービスはサイレコのみ、未対応です。

1. 労務管理も効率化できる!『SmartHR』


画像出典元:「SmartHR」公式HP

おすすめしたい企業

  • 給与明細の電子化だけではなく労務管理の課題も解決したい企業
  • 紙やハンコ、手書きをなくして電子化をすすめたい企業
  • 従業員名簿の更新や管理コストを削減したい企業

 

特徴

SmartHRは給与明細の電子化機能を備えている、クラウド労務管理システムです。

源泉徴収票や年末調整、給与明細のメール送信などWeb給与明細として十分な機能を備えています。

労務管理システムとしては雇用契約から入社手続きがペーパーレスで行えるほか、電子申請(社会保険・雇用保険など)が可能です。

導入企業 テレビ朝日、メルカリ、楽天、富士ゼロックス、日清食品ホールディングス、大和証券、星野リゾート、イオン、産経デジタル など

 

機能

  • Web給与明細の機能は十分
  • 労務手続きの手間を削減する機能が豊富
  • 従業員名簿の更新や管理コストが削減できる

 

料金プラン

無料トライアル プロフェッショナル スタンダード スモール ¥0
15日間 お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ 0円


基本的に有料プランは非公開のためお問い合わせが必要です。

30名以下の企業に限定されている「¥0プラン」は人事労務手続きに必要な機能だけが備わっている無料プランです。15日間の無料トライアル終了後も引き続き無料で利用できます。

 

2. Web給与明細に特化!初期費用が0円の『オフィスステーション Web給与明細』


画像出典元:「オフィスステーション Web給与明細」公式HP

おすすめしたい企業

  • コストを抑えてWeb給与明細サービスのみを導入したい企業
  • 既に給与計算ソフトは導入済みでWeb給与明細に対応したい企業
  • 給与明細のテンプレートを独自のフォーマットにしたい企業

 

特徴

オフィスステーション Web給与明細は、Web給与明細に特化したクラウドサービスです。

そのため給与計算などの機能はありませんが給与計算ソフトとの連携が可能となっており、初期費用・月額料金ともに費用が安く抑えられています

また、直感的にわかりやすい簡単な操作で給与明細のテンプレートを独自のフォーマットに変更できる機能も備えています。

導入企業 フォーラムジャパン、ポラス、スヴェンソンホールディングス、社会福祉法人 茨城厚生会 など

 

機能

  • Web給与明細の機能は完備(自動配信設定、源泉徴収票など)
  • フィーチャーフォン(ガラケー)にも対応(※テキスト配信のみ)
  • 従業員による給与明細の印刷が可能

 

料金プラン

無料トライアル 初期費用 従業員20名以下 従業員21人以上
30日間 0円 一律12,000円/年 1人あたり最大600円/年×従業員数


初期費用に10万~20万円かかるサービスもあるなか、オフィスステーション Web給与明細の初期費用は0円

従業員一人あたりの費用も年間最大600円となっており、月額換算しても1人あたり最大50円とコスト面での安さが際立っています

 

 

3. 人事異動・組織管理や評価機能も!『sai*reco』

画像出典元:「オフィスステーション Web給与明細」公式HP

おすすめしたい企業

  • 給与明細の電子化と合わせて人事管理コストも見直したい企業
  • 給与計算などを顧問社労士に委託している企業
  • 支社が多く人事部門への書類郵送などのコストを減らしたい企業

 

特徴

sai*reco(サイレコ)は、Web給与明細の機能を備えているクラウド人事管理システムです。

人事異動といった従業員情報の管理から人事評価、社内申請の承認、組織管理といった機能も利用することができます。

人事管理システムの機能が豊富で高機能なものが多いため、初期費用・月額料金ともに費用が高く設定されています。

導入企業 GMOあおぞらネット銀行、LVMHファッション・グループ・ジャパン、エムエム総研 など

 

機能

  • Web給与明細の機能を完備(Webでの閲覧、給与明細、源泉徴収票、印刷など)
  • 申請承認のワークフローシステムが利用できる
  • 人事業務を効率化できる機能が豊富

 

料金プラン

無料トライアル 初期費用 月額料金 システム利用料
あり(申し込み可能) 400,000円 一律18,000円/月(100名以下)
101名以上は1人あたり180円/月
1,000円/月


初回はシステム導入費として200,000円必要です。

システム利用費は、100名以下の場合:月額18,000円、101名を超える場合:1名あたり月額180円加算となります。

その他、システムメンテナンス費用が月額1,000円かかります。

sai*recoの資料を無料DL

 

 

4. ジョブカンシリーズと連携で特別料金に!『ジョブカン給与計算』

画像出典元:「ジョブカン給与計算」公式HP
 

おすすめしたい企業

  • ジョブカンシリーズのサービスを既に利用している企業
  • 他の給与計算ソフトを利用していて手動対応の多さに課題を感じている企業
  • 給与関連業務全般に確認漏れやミスが多く発生してしまっている企業

 

特徴

ジョブカン給与計算はWeb給与明細の機能を備えたクラウド「給与計算ソフト」なので、Web給与明細に特化したシステムでは不可能な給与計算や賞与計算もできます

勤怠管理や労務管理などのジョブカンシリーズとの連携が可能で、これらと連携して利用すれば各従業員の勤怠データとの紐づけも簡単に行えます。

さらにToDoリストやリマインド機能でミスを防ぐことが可能に。給与計算業務に関する作業時間や人件費でお悩みの会社にはピッタリのツールといえるでしょう。

導入企業 WACUL、キャプサー、ノハナ、ホームネット など

 

機能

  • ジョブカンシリーズと連携すれば勤怠データを自動取得(※ジョブカン以外の給与計算ソフトからはCSVファイル利用が可能)
  • 複雑な給与規定にも対応できる(複数給与規定作成機能)
  • 社労士監修による信頼度の高いサービス
  • 給与計算ソフトに必要な機能が完備されている

料金プラン

無料トライアル 無料プラン 有料プラン 大規模(500名目安)の企業向け
30日間 0円/月 400円/月 お問い合わせ


給与計算ソフトの機能が利用できるため従業員1名につき月額400円と他のWeb給与明細サービスと比べると割高ですが、ジョブカンシリーズを利用している場合は特別料金となります。

従業員数が500名を超える場合は特別プランとなりますので、詳細は資料をご参照ください。

 

<起業ログでの資料請求で無料お試しができる!>

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上記期間中は、有料プランでのみ使用できる機能を含めた全機能をお試しいただけます。

資料請求は以下のフォームから。備考欄に「乗り換えキャンペーン参加」とご記入をお願いします。

 

まとめ

給与明細の作成は細かい項目分けと地道な集計作業が必要です。

給与明細は一から作成するより、テンプレートや給与明細システムを利用します

記載項目を理解し、計算ミスがないよう作成しましょう。

画像出典元:pixabay

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