給与明細の保管方法と期間を解説!5年間保管の理由と再発行とは?

給与明細の保管方法と期間を解説!5年間保管の理由と再発行とは?

記事更新日: 2021/10/26

執筆: 編集部

給与明細の適切な保管方法と保管期間の法的根拠について説明します。

給与明細は紙でもデータでも最低5年間という長期保管が必要です。

さらに、紙の給与明細の場合は劣化や紛失対策が必要です。

この記事で会社側にとっても従業員にとっても重要な給与明細の保管に関する知識が分かります

会社側の給与明細の保管期間とは

給与明細の保管期間は定められていない

給与明細の保管義務や期間は法律で定められていません。

給与明細自体の保管は定められていませんが、給与明細は実質的に賃金台帳に該当します。

賃金台帳の主な管理項目

  • 従業員氏名
  • 性別
  • 労働期間
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間
  • 日労働時間
  • 深夜労働時間数
  • 基本給や手当ての金額 


給与明細と賃金台帳の記載項目は重複しているため給与明細が賃金台帳と同等となります。

賃金台帳は法定三帳簿の一つで、会社は最低でも5年間は保管義務があります。

よって、賃金台帳に該当する給与明細は5年間保管が必要です。

5年間保管の法的根拠

2020年に労働基準法が改正され、賃金請求権の時効が2年から5年に変更されました。

従業員は未払賃金を過去5年間さかのぼって請求が出来ます。

カラ残業があったと請求された場合は賃金台帳をもとに確認をします。

会社にとって給与明細は従業員に給与を適切に支払った証明です。

給与明細は賃金請求権の証拠書類としても最低5年間保管が必要となります。

給与明細の再発行義務はない

会社側は給与明細の再発行を法的には対応する必要はありません。

ただ、会社の信頼や利便性を考えると給与明細を再発行には対応しましょう。

最近は給料明細をクラウドやPDFデータで提供する会社が増えています。

PDFファイルで送付をすれば、必要に応じて本人が印刷をすれば良いだけです。

給与明細の管理に関して従業員に管理責任を持ってもらう環境も検討します。

給与明細の適切な保管方法と対策

ファイルやバインダーに保管する

給与明細はファイルやバインダーに保管しておくのが良いでしょう。

給与明細は「〇年〇月分の確認が必要」と求められる場合が多いので、月単位で管理しておきましょう。 

他にも個人別に管理しておく方法があります。

一人の給与明細が一箇所に固まっていますので、複数期間の確認が必要な時に便利です。

ただ、全従業員分のファイルやバインダーが必要です。

従業員が増えると保管場所も増えるデメリットがあります。

劣化対策をする

紙に印刷した給与明細を保管する場合、劣化対策が必要です。

光による変色・退色対策として、ロッカーなど直射日光や光の当たらない場所での保管があげられます。

ただ、あまりに暗闇で湿気が溜まると紙を傷めてしまう可能性があります。

給与明細の保管は光と湿気対策を考えた保管場所が必要です。

紛失対策をする

給与明細の保管は紛失対策が必要です。

対策としては、給与明細を保管するロッカーなどに鍵をかける、管理者を限定するなどがあげられます。

鍵の利用状況を専用の台帳で管理し、いつ・誰が・なぜロッカーを開けたのかを把握できるようにします

勝手に給与明細を触らせないよう抑止力としても有効です。

給与明細原本を電子データ化する

紙の給与明細を電子データ化して保管します。

電子データ化はスキャンして画像やPDFで保存する事です。

コンプライアンスの観点からも、紙の給与明細の電子データ化は重要です。

給与明細の保管は長期になるため、改ざんや不備による管理リスクがあります。

スキャンデータを保管する事で、給与明細の出し入れや人が原本に触れる回数を減らし劣化と紛失から守る事が出来ます。

従業員側にも給与明細の保管を伝える

給与明細は単純に給料を把握だけでなく、給与所得の証明です。

例えば以下のタイミングで、給与明細の提出を求められる可能性があります。

  • 住宅ローンの契約時
  • 確定申告時

これらは一例ですが、何かしらの理由で給料明細を求められる場合があります。

源泉徴収票が利用される場合が多いですが、住宅ローンの契約時は直近の収入を把握するために給与明細の提出が求められる場合があります。

会社側も従業員に対し「給与明細管理の重要性」と「管理方法」を伝え自己責任の管理も促します

まとめ

会社に給与明細の保管義務はありませんが、賃金台帳に該当するため最低でも5年間の管理が必要です。

給与明細を会社が重要に保管する事も重要ですが、従業員自身にも保管の重要性を伝えます。

社内の保管も可能な限り電子化して、劣化したり紛失したりしない状況で管理します。

現在の給与明細は紙ではなくクラウドやPDFなどのデータ化も進んでいます

給与明細の保管方法の一つとして検討する事をお勧めします


画像出典元:Pixabay

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