記事更新日: 2023/08/15
奨学金運用は大量のデータを取り扱うため、紙ベースでの管理には膨大な時間と手間がかかります。
奨学金管理システムを導入すれば、それらのデータをオンラインで一元管理することができ、効率的な奨学金運用が可能です。
本記事では、おすすめの奨学金管理システム8種類を紹介しています。
それぞれの特徴や注目機能についてわかりやすく解説しているので、システムの導入を検討する際は、ぜひ参考にしてください。
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このページの目次
奨学金管理システムとは、奨学金運営に関する様々な業務をオンライン上で一元管理できるシステムのことです。
応募者の審査・認定〜貸付・返還管理に至るまでを効率的に進めることができます。
昨今ではDX化の推進に伴い、多くの団体や自治体、企業などが導入を始めています。
奨学金管理システムの機能はサービスによって異なりますが、基本的には、以下のような機能を備えています。
申請登録の仕方には、申請者がシステム上で直接応募する方法、管理者がExcelなどで管理しているデータを取り込む方法などがあり、その情報を元に審査・選考の進捗管理が可能です。
サービスによっては、推薦順位を算出できたり、オーダーメイドの選考帳票を作成できるところもあります。
奨学金の貸付・返還の管理は、申請段階で入力した台帳をそのまま利用します。
貸付・返還の開始日や滞納状況などを一目で確認できるため、学生や保護者からの問い合わせにも迅速に対応することができます。
多くの奨学金管理システムは、通知書・納付書・督促状の作成にも対応しており、管理画面から直接発行できます。
また、各種データの出力も可能なので、Excelなどの外部システムへ出力したい場合も便利です。
画像出典元：「ガクシーAgent」公式HP
ガクシーAgentは、12万人以上の登録者を誇る奨学金情報サイト「ガクシー」と自動連携しているクラウド型の奨学金管理システムです。
「ガクシー」にアカウント登録をすると無料で奨学金情報を掲載できるため、より多くの学生・保護者に奨学金について知ってもらうことができます。
そのまま申し込みも可能なため集客までの流れもスムーズです。
奨学金管理の業務を紙ベースで行うと、膨大な工数がかかり人的ミスも起きがちですが、一連の業務をオンラインで管理できるガクシーAgentなら、工数を1/3まで削減できるため、人的ミスの防止にも役立ちます。
さらに、24時間365日のサーバー監視や分散管理、「Pマーク」「ISO」の取得など、セキュリティ体制が万全な点も大きな魅力といえるでしょう。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会社ITFOR」公式HP
株式会社ITFORの奨学金管理システムは、教育委員会の事務作業を効率化する「CARS学務支援シリーズ」の1つです。
Webアプリケーションシステムなので、庁内ネットワークに接続するPCがあればブラウザ上で操作ができます。
金融機関で取り扱い可能な「全銀協規定フォーマット」を作成できるほか、収納システムとの連携もしくは各金融機関からの「口座振替結果FD」を読み込むことにより、返還台帳の消し込みも自動で行うことができます。
登録・変更といった処理メニューがシンプルな点、運用状況を一覧形式で表示できる点が視覚的にわかりやすく、誤操作の防止に繋がります。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会社 日情システムソリューションズ」公式HP
株式会社 日情システムソリューションズの奨学金管理システムは、自治体向けに開発されたサービスです。
柔軟性が特徴の当システムでは、個別のニーズに合わせた管理が可能で、奨学金の休止、返還の猶予・免除といった個別設定にも対応します。
照会画面では、複数校で受給した奨学金の明細を一画面で確認でき、これらを元に返還計画を作成します。
各項目が色分けされていて見やすく、シンプルなページ遷移で操作も簡単に行えるため、使い手を選ばない奨学金管理システムといえるでしょう。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「北銀ソフトウエア株式会社」公式HP
北銀ソフトウエア株式会社の奨学金管理システムは、奨学金管理業務の合理化・効率化を目的とした、自治体・奨学財団向けのシステムです。
当システムは機能のカスタマイズに対応しており、奨学生採用判定や財源の内訳管理、延滞利息計算などを要望に応じて追加することができます。
導入した団体独自のオンリーワンのシステムを作り上げられる点は大きな魅力といえるでしょう。
また、導入から保守・メンテナンスまでサポート体制が充実しているので、常に安心感を持ってシステムを利用できます。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会社ＢＳＮアイネット」公式HP
株式会社ＢＳＮアイネットの奨学金管理システムは、奨学金の管理業務を網羅的に管理できます。
当システムの優れているポイントは、全ての帳票がExcelに対応している点です。
システム上で管理している様々なデータをExcelに出力し、独自にデータの編集や集計、加工などを行うことができます。
視認性に優れた画面構成も特徴で、必要な情報が一画面でわかるため、ページ移動の手間なくデータを観覧することができます。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会四国電子計算センター」公式HP
株式会社四国電子計算センターの奨学金管理システムは、自治体向けに作られた奨学金を総合的に管理できるシステムです。
台帳管理を基本にしたシステム運用なので、これまで紙台帳を利用していた自治体でも移行しやすいという特徴があります。
奨学生情報、振込・引落先情報などの各種情報を一元管理できるほか、住民記録情報・住民税情報と連携し参照をスムーズに行うことができます。
貸付・返還情報、納付情報はCSV出力にも対応しており、統計解析や資料作成などに役立ちます。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会社円山電算機システム」公式HP
株式会社円山電算機システムが提供している「奨学金管理システムすから」は、主に大学・地方公共団体・民間奨学金団体向けのシステムとして運用されています。
様々な奨学金システムの開発経験で得たノウハウと、豊富なソフトウエア資産を活かした「イージーオーダー方式」がこのシステムの特徴で、開発工程の短縮や運用コストの削減などにより、オーダーメイドよりも気軽に導入できるというメリットがあります。
なお、選考帳票の部分においては、現在使用している帳票の仕様書と追加要望を伝えればオーダーメイドで作成することが可能です。
詳細については、お問い合わせが必要です。
画像出典元：「株式会社エウスタンブル」公式HP
株式会社エウスタンブルの奨学金管理システムは、奨学金の貸付・変換・未納情報などの管理をするシステムです。
同社の奨学生選考システムと連携すれば、選考と管理を一貫して行うことができます。
さらに、要望に応じたカスタマイズも可能で、業務内容に合わせて柔軟に対応してもらえます。
シンプルなメニュー画面で操作がしやすいところも魅力です。
詳細については、お問い合わせが必要です。
奨学金管理システムを導入する最大のメリットは、業務を効率化できることです。
ここでは、効率化に繋がる3つの要素について解説します。
奨学金管理システムを導入すると、これまで紙ベースで管理していた情報をシステム上で一元管理できるので、情報の出し入れが容易になります。
情報の検索機能や台帳のデータ管理により、必要な情報をすぐに確認できるため、奨学生からの問い合わせにもスムーズに対応できます。
また、デジタルシステムの導入によるセキュリティ面の向上にも期待でき、安心して情報を保管できるようになるでしょう。
奨学金管理システムを導入すると、データの一括入力機能や他システムとの連携が可能になり、データ入力にかかる時間を短縮できます。
滞納者への督促状・催告状などの発行もシステム上で行えるので、担当者の手作業も少なくて済むでしょう。
システムによっては奨学金管理の工数が1/3以下になるとも言われており、導入前と比べて、管理に要する時間や手間が減ることは間違いないでしょう。
奨学金管理システムは、基本的に全てのデータをシステム上で管理するので、ペーパーレス化に繋がります。
従来のように膨大な資料の中から必要書類を探す手間がなくなり、システム上の検索機能を利用するだけで簡単に情報が引き出せるように。
紙資料でのやりとりに比べて、部署間での情報共有もスムーズになります。
奨学金管理システムは、教育委員会向け・自治体向け・財団向けなど、サービスによって対象が異なります。
対象を限定していないシステムも存在しますが、複数のシステムを比較検討する際は、対象の組織・団体について必ず確認してください。
奨学金管理システムには、パッケージングされたシステムと、オーダーメイドのシステムがあります。
業務内容によってはオーダーが必要になるケースもあるので、サービスに問い合わせをする際は、事前に欲しい機能をリストアップしておきましょう。
奨学金管理システムを導入する際には、システムの操作性・視認性も重要です。
特にDX化の進んでいない団体では、高度なシステムを導入しても使いこなせない可能性があります。
項目が色分けされている、ページ遷移がシンプルなど、誰でも見やすく操作しやすい構成かどうかもチェックしましょう。
莫大なデータを取り扱う奨学金運用では、奨学金管理システムの導入が必要不可欠です。
作業の工数・人的ミスの削減に繋がり、効率的な奨学金運用を実現できます。
まだシステムを利用したことがないという団体、自治体、企業は、本記事で紹介した8つのサービスを参考にぜひ導入を検討してみてください。
気になるサービスが見つかったら、料金などの詳細について問い合わせてみましょう。
画像出典元：O-dan
