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記事更新日: 2024/01/22
「株主に招集通知を送るのが大変」、「感染症対策として株主総会もオンライン開催したい」という企業におすすめなのがバーチャル株主総会支援ツールです。
バーチャル株主総会支援ツールなら、株主総会をオンライン開催できるだけでなく、手間をかけずに招集通知の送付が可能となります。
この記事では、バーチャル株主総会の概要とツールの選定ポイント、メリット・デメリット、利用する際の注意点を解説していきます。
このページの目次
バーチャル株主総会とは、実際の会場において株主や取締役・監査役等が開催する株主総会の一方で、インターネット等を用いて遠隔地から株主が株主総会に参加・出席できる形式の株主総会のことです。
また、バーチャル株主総会には、大きく分けてハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会と、ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会があります。
事前に会社から通知されたURLやパスワード等を使用して、開催されている株主総会の動画を傍聴する形態を指します。
この形態ではオンライン参加の株主はリアルの株主総会へ出席していないため、会社法上の質問や動議はできません。（事前の議決権行使、委任状による代理人の議決権行使は可能）
遠隔地にいる株主もインターネット等の手段を用いてリアルの株主総会に出席し、決議にも加わる形態を指します。
2020年2月には経済産業省による「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」が策定・公開されており、開催場所と株主との間で双方向のやりとりが可能なこと、即時性も確保されることから、通常の株主総会と同様にバーチャル株主総会の開催も可能となっています。
画像出典元：「株主総会クラウド」公式HP
3STEPで株主総会が開ける、株主総会クラウド。
種類株主総会の開催や英語にも対応しており、みなし決議での開催も行えます。
投資家や弁護士、そしてスタートアップを支える多くの企業で導入されています。
・株主総会の招集
・株主総会の管理
・株主一覧の管理
・株主の機能
・士業の機能
株主総会1回あたりの課金で、株主1人あたり980円（税別）です。（月額費用不要）
ただし、株主総会1回あたりの参加株主が15人を超える場合、セキュリティオプションを利用し同日に複数の株主総会を開催する場合は、14,800円（税別）の基本料金が必要になります。
FUNDOORは、ベンチャー企業と投資家をつなぐ株主管理･経営管理プラットフォームです。
弁護士監修、三菱UFJ銀行との連携など、信頼度、利便性共に高いサービスです。
株主管理、経営管理の煩雑な業務を、簡単な操作で一元管理することが可能。セキュリティ対策も万全で、安心して利用できます。
・事業計画作成
・資本政策シミュレーション
・株主名簿
・書類管理
・株主総会
・IR配信
FUNDOORの料金は、3つのプランから選べます。
スタンダードプランは月額0円で利用可能なので、まずはお試しで導入しやすいでしょう。
| スタンダードプラン | グロースプラン | プロフェッショナル プラン |
|
| 月額利用料 | 0円 | 要問合せ | 要問合せ |
| ユーザー人数 | 1名のみ メンバー追加不可 |
3名まで追加料金なし 4名以降1ユーザー追加 ＋3,000/月 |
8名まで追加料金なし 9名以降1ユーザー追加 ＋3,000/月 |
| サポート保障 （平日9:00-17:00） |
× | 〇 |
〇 |
| 株主総会機能 | 株主数 10名まで | 株主数 50名まで ※「FUNDINNO」を 通して資金調達を 実施した場合は 株主数が無制限 |
株主数 無制限 |
| 基本機能 | ・クラウド株主名簿 ・クラウド新株 予約権原簿 ・資本政策 ・資金調達履歴 ・IR配信 ・ピッチ共有 フォルダー ・新規投資家 ステータス管理 ・増資登記 （普通株のみ） ・事業計画 |
スタンダードプランと |
スタンダードプランと |
| 株主名簿 エクスポート （CSV、PDF） |
PDFのみ | 〇 | 〇 |
| 各種エクスポート | × | 〇 | 〇 |
| 反社チェック | × | ・国内の在住者 又は法人 300円 (月100件まで） ・国外の在住者 又は法人 800円 (月10件まで） |
グロースプランと同様 |
| 助成金検索 | × | 〇 | 〇 |
| 取締役会 電子開催機能 |
× | × | 〇 |
| 株主への資料 共有権限設定 |
× | × | 〇 |
| 電子契約 | × | × | 〇 |
（税表示なし）
「バーチャル株主総会ソリューション」は、インターネット上でバーチャルな株主総会を開催できるシステムです。
システム提供から運営サポート、撮影・配信まで一貫して依頼できます。
議決権の行使可能な「出席型」に特化しており、かつ必要に応じて「参加型」の利用もできます。感染症流行期でも株主の安全を確保し、円滑に総会を開催したい企業におすすめです。
・バーチャル出席機能
・議決権行使機能
・デジタルギフトの配布が可能
・当日の撮影・配信サポート
詳細はお問い合わせが必要です。
簡単に「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」が開ける、株式会社インベストメントブリッジ 「ライブ配信サービス」。
カメラ等の機材もすべて手配可能で、低コストで株主総会がオンライン開催できます。
株主が遠隔地から参加・出席できるインターネット出席型のバーチャル株主総会を開発できるシステムを自社開発しています。
システムの提供だけでなく、映像制作・配信までトータルサポートが魅力です。
画像出典元：「東和エンジニアリング」公式HP
クラウド型想定問答作成ツールでは、最新の情報を共有しながら想定質問の作成が簡単にできます。
また、議事整理支援システムでは想定外の事態になった際に、事務局側がその場に適切な文言を議長に提示してくれるので、議事の進行がスムーズになります。
会社法上重要となる議決権行使機能や質疑応答（コメント）機能、委任状の送信・回収機能など、ツールによって搭載されている機能が異なります。
よって、まずは自社の株主総会運営において、どのような機能が必要かを見極めることが大切です。
また、株主総会を行う際、会社法上必須となる手続きもあります。そのため、それらの手続きに必要な機能が搭載されていない場合は、弁護士に相談しながら、自社で代替手段を考える必要があります。
株主総会ツールには、ハイブリッド「参加型」「出席型」、さらにどちらも対応可能なものなど、各ツールによって対応できる開催方法が異なります。
また、種類株主総会やみなし決議をおこないたい場合などは、そのような開催方法、決議方法に対応可能なツールを選択する必要があります。
よって、自社に適した株主総会の実施方法ができるツールかどうかを見極めましょう。
初めてバーチャル株主総会を開催する場合は、どの部分を中継すればいいか、どのタイミングで質疑応答を開始すればいいかなど、当日の運営に戸惑うことが予想されます。
また、会社法上の手続きを省略してしまうと株主総会が無効（違法）となるため、撮影や運営については、各ツール提供会社から派遣してもらえる専門スタッフに任せるのが安心です。
必要最低限の業務だけで株主総会が開けるよう、サポート体制が充実したツールを選ぶことをおすすめします。
株主総会ツールを利用する際には、以下の点に注意が必要です。
通常の株主総会と異なり、ハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会なのか、ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会なのか、また使用するツールで使用できる機能により、オンライン参加者の株主は権利行使の範囲が異なってきます。
よって、権利行使に関するトラブル回避のため、招集通知にはその点を詳細に記載しておく必要があります。
ZOOMやYouTubeなど無料配信コンテンツを使用したバーチャル株主総会の実施例もありますが、株主総会は会社法上の手続きに則った方法で開催しないと無効（違法）となります。
そのため、会社法に詳しいシステム開発担当者が提供するツールや、招集通知から議決権行使の実施方法までトータルサポートしてもらえる、バーチャル株主総会支援に特化したツールを選択した方が良いでしょう。
株主総会ツールを使用すると、遠隔地にいる株主も出席・参加できることが最大のメリットです。
従来の株主総会の方法では、遠隔地の株主は時間と費用をかけて出席するしかありませんでしたが、株主総会ツールを活用したバーチャル株主総会であれば、自宅にいながら簡単に参加できます。
株主総会ツールを使用することで多くの株主が出席できるため、リアルで開かれる株主総会のように活発な意見交換が行えるようになり、議論が深まるでしょう。
一人でも多くの株主が出席・参加できるよう配慮された株主総会を開くことができれば、自社は株主を大切にしている企業であるとアピールすることができます。
また、バーチャル株主総会の場合、一人の株主が同日や同時刻に行われる複数の株主総会にも出席・参加ができるようになるため、株主のスケジュールを最大限優先した形で株主総会が開けるようになります。
このように、株主総会をバーチャルで行うという事は、株式会社を経営していく中では欠かせない存在である株主を大切にしているという姿勢を社会に伝える役割も果たしてくれます。
バーチャル株主総会を行う際、株主のみに動画を配信するケースもあれば、一般公開をするケースもあります。一般公開であれば、より多くの人に興味を持ってもらうきっかけとなり、情報開示をしてくれるオープンな会社であることをアピールできます。
また、株主総会の動画を保存し、ホームページ等で公開するケースもあります。このような方法でも情報開示の充実や透明化ができるため、株主にとっても会社にとっても大きな役割を果たします。
株主総会を株主のみに動画配信する場合、株主本人が出席・参加することが重要です。そのため、バーチャル株主総会への参加を推進する際は厳重な注意を払う必要があります。
そのためには、事前に会社からIDやパスワードを送付したり、顔認証システムを利用したりするなどして、株主本人であることを確認することが欠かせません。
よって、自社が行いたい株主総会が適切に開催できるよう、本人認証に必要な機能が付随している株主総会ツールを選定するようにしましょう。
株主総会ツールはオンラインを使用して開催するため、株主が使用する通信機器や通信媒体によっては、通信障害が起こる可能性もあります。そのような場合、株主の意見を表明する機会を失ってしまう危険性があります。
よって、バーチャル株主総会を開く際は、あらかじめ株主総会が開かれるページ等への詳細なアクセス方法を株主へ通知すると共に、使用する機器や通信速度・アプリケーション等の状況についても推奨環境を事前に周知しておくようにしましょう。
遠隔地にいる株主も、気軽に株主総会へ参加・出席できるようになる株主総会ツール。会社側にとっては株主重視のアピールになり、株主にとっては気軽に参加できるようになるなど、双方にとって大きなメリットがあります。
バーチャル株主総会の開催に興味があるという担当者の方は、ぜひ今回紹介したツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像出典元：O-dan
