バーチャル株主総会支援ツールについて

バーチャル株主総会とは?おすすめ株主総会ツール6選を最新比較!

記事更新日: 2020/10/28

執筆: 編集部

「株主に招集通知を送るのが大変」、「感染症対策として株主総会もオンライン開催したい」という企業におすすめなのがバーチャル株主総会支援ツールです。

バーチャル株主総会支援ツールなら、株主総会をオンライン開催できるだけでなく、手間をかけずに招集通知の送付が可能となります。

この記事では、バーチャル株主総会の概要とツールの選定ポイント、メリット・デメリット、利用する際の注意点を解説していきます。

バーチャル株主総会とは?

バーチャル株主総会とは、実際の会場において株主や取締役・監査役等が開催する株主総会の一方で、インターネット等を用いて遠隔地から株主が株主総会に参加・出席できる形式の株主総会のことです。

また、バーチャル株主総会には、大きく分けてハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会と、ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会があります。

【ハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会】

事前に会社から通知されたURLやパスワード等を使用して、開催されている株主総会の動画を傍聴する形態を指します。この形態ではオンライン参加の株主はリアルの株主総会へ出席していないため、会社法上の質問や動議はできません。(事前の議決権行使、委任状による代理人の議決権行使は可能)

【ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会】

遠隔地にいる株主もインターネット等の手段を用いてリアルの株主総会に出席し、決議にも加わる形態。

2020年2月には経済産業省による「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」が策定・公開されており、開催場所と株主との間で双方向のやりとりが可能なこと、即時性も確保されることから、通常の株主総会と同様にバーチャル株主総会の開催も可能となっています。

おすすめのバーチャル株主総会支援ツール3選

1. 招集通知もワンクリックで送信するだけ!『株主総会クラウド』

画像出典元:「株主総会クラウド」公式HP

特徴

3STEPで株主総会が開ける、株主総会クラウド。

種類株主総会の開催や英語にも対応しており、みなし決議での開催も行えます。

投資家や弁護士、そしてスタートアップを支える多くの企業で導入されています。

機能

・株主総会の招集
・株主総会の管理
・株主一覧の管理
・株主の機能
・士業の機能

料金プラン

株主総会1回あたりの課金で、株主1人あたり980円(税別)です。(月額費用不要)

ただし、株主総会1回あたりの参加株主が15人を超える場合、セキュリティオプションを利用し同日に複数の株主総会を開催する場合は、14,800円(税別)の基本料金が必要になります。

 

2. 株主総会運営から財務管理までできる!『FUNDOOR』

画像出典元:「FUNDOOR」公式HP

特徴

FUNDOORは株主総会だけでなく、株主管理や財務管理までも行えるオンラインツールです。

株主総会の書類作成から開催、議事録の作成まで最短1日で実施可能。株主管理機能もあるため、名簿の作成や事業報告も簡単にできます。

機能

・事業計画作成
・資本政策シミュレーション
・株主名簿
・書類管理
・株主総会
・IR配信

料金プラン

無料版が用意されています。

料金プランの詳細については、お問い合わせをする必要があります。

 

3. 会場の撮影~当日の運営までサポート!『バーチャル株主総会ソリューション』

画像出典元:「バーチャル株主総会総会ソリューション」公式HP
 
 

特徴

「バーチャル株主総会ソリューション」は、インターネット上でバーチャルな株主総会を開催できるシステムです。

システム提供から運営サポート、撮影・配信まで一貫して依頼できます。

議決権の行使可能な「出席型」に特化しており、かつ必要に応じて「参加型」の利用もできます。感染症流行期でも株主の安全を確保し、円滑に総会を開催したい企業におすすめです。

機能

・バーチャル出席機能
・議決権行使機能
・デジタルギフトの配布が可能
・当日の撮影・配信サポート

料金プラン

詳細はお問い合わせが必要です。

 

その他のおすすめバーチャル株主総会支援ツール

株式会社インベストメントブリッジ「ライブ配信サービス」

画像出典元:「PR TIMES」
 
 

特徴

簡単に「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」が開ける、株式会社インベストメントブリッジ 「ライブ配信サービス」。

カメラ等の機材もすべて手配可能で、低コストで株主総会がオンライン開催できます。

株式会社ビーマップ「議決権行使システム」

画像出典元:「PR TIMES」

 

特徴

株主が遠隔地から参加・出席できるインターネット出席型のバーチャル株主総会を開発できるシステムを自社開発しています。

システムの提供だけでなく、映像制作・配信までトータルサポートが魅力です。

東和エンジニアリング「株主総会支援システム」


画像出典元:「東和エンジニアリング」公式HP

特徴

クラウド型想定問答作成ツールでは、最新の情報を共有しながら想定質問の作成が簡単にできます。

また、議事整理支援システムでは想定外の事態になった際に、事務局側がその場に適切な文言を議長に提示してくれるので、議事の進行がスムーズになります。

バーチャル株主総会支援ツール3つの選定ポイント

1. 自社の株主総会の運営に必要な機能があるか

会社法上重要となる議決権行使機能や質疑応答(コメント)機能、委任状の送信・回収機能など、ツールによって搭載されている機能が異なります。

よって、まずは自社の株主総会運営において、どのような機能が必要かを見極めることが大切です。

また、株主総会を行う際、会社法上必須となる手続きもあります。そのため、それらの手続きに必要な機能が搭載されていない場合は、弁護士に相談しながら、自社で代替手段を考える必要があります。

2. 開催予定の株主総会の種類に対応できるか

株主総会ツールには、ハイブリッド「参加型」「出席型」、さらにどちらも対応可能なものなど、各ツールによって対応できる開催方法が異なります。

また、種類株主総会やみなし決議をおこないたい場合などは、そのような開催方法、決議方法に対応可能なツールを選択する必要があります。

よって、自社に適した株主総会の実施方法ができるツールかどうかを見極めましょう。

3. 撮影機材やスタッフなど運営サポートをしてもらえるか

初めてバーチャル株主総会を開催する場合は、どの部分を中継すればいいか、どのタイミングで質疑応答を開始すればいいかなど、当日の運営に戸惑うことが予想されます。

また、会社法上の手続きを省略してしまうと株主総会が無効(違法)となるため、撮影や運営については、各ツール提供会社から派遣してもらえる専門スタッフに任せるのが安心です。

必要最低限の業務だけで株主総会が開けるよう、サポート体制が充実したツールを選ぶことをおすすめします。

 

バーチャル株主総会支援ツールを利用する際の注意点

株主総会ツールを利用する際には、以下の点に注意が必要です。

株主への権利行使の範囲を明確に記載する

通常の株主総会と異なり、ハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会なのか、ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会なのか、また使用するツールで使用できる機能により、オンライン参加者の株主は権利行使の範囲が異なってきます。

よって、権利行使に関するトラブル回避のため、招集通知にはその点を詳細に記載しておく必要があります。

無料配信コンテンツよりも特化したツールがおすすめ

ZOOMやYouTubeなど無料配信コンテンツを使用したバーチャル株主総会の実施例もありますが、株主総会は会社法上の手続きに則った方法で開催しないと無効(違法)となります。

そのため、会社法に詳しいシステム開発担当者が提供するツールや、招集通知から議決権行使の実施方法までトータルサポートしてもらえる、バーチャル株主総会支援に特化したツールを選択した方が良いでしょう。

バーチャル株主総会支援ツールのメリット3つ

1. 多くの株主が参加できる

株主総会ツールを使用すると、遠隔地にいる株主も出席・参加できることが最大のメリットです。

従来の株主総会の方法では、遠隔地の株主は時間と費用をかけて出席するしかありませんでしたが、株主総会ツールを活用したバーチャル株主総会であれば、自宅にいながら簡単に参加できます。

株主総会ツールを使用することで多くの株主が出席できるため、リアルで開かれる株主総会のように活発な意見交換が行えるようになり、議論が深まるでしょう。

2. 株主重視の姿勢をアピールできる

一人でも多くの株主が出席・参加できるよう配慮された株主総会を開くことができれば、自社は株主を大切にしている企業であるとアピールすることができます。

また、バーチャル株主総会の場合、一人の株主が同日や同時刻に行われる複数の株主総会にも出席・参加ができるようになるため、株主のスケジュールを最大限優先した形で株主総会が開けるようになります。

このように、株主総会をバーチャルで行うという事は、株式会社を経営していく中では欠かせない存在である株主を大切にしているという姿勢を社会に伝える役割も果たしてくれます。

3. 情報開示が進む

バーチャル株主総会を行う際、株主のみに動画を配信するケースもあれば、一般公開をするケースもあります。一般公開であれば、より多くの人に興味を持ってもらうきっかけとなり、情報開示をしてくれるオープンな会社であることをアピールできます。

また、株主総会の動画を保存し、ホームページ等で公開するケースもあります。このような方法でも情報開示の充実や透明化ができるため、株主にとっても会社にとっても大きな役割を果たします。

バーチャル株主総会支援ツールのデメリット2つ

1. 参加者本人の認証が必要

株主総会を株主のみに動画配信する場合、株主本人が出席・参加することが重要です。そのため、バーチャル株主総会への参加を推進する際は厳重な注意を払う必要があります。

そのためには、事前に会社からIDやパスワードを送付したり、顔認証システムを利用したりするなどして、株主本人であることを確認することが欠かせません。

よって、自社が行いたい株主総会が適切に開催できるよう、本人認証に必要な機能が付随している株主総会ツールを選定するようにしましょう。

2. 通信障害が起こる可能性も

株主総会ツールはオンラインを使用して開催するため、株主が使用する通信機器や通信媒体によっては、通信障害が起こる可能性もあります。そのような場合、株主の意見を表明する機会を失ってしまう危険性があります。

よって、バーチャル株主総会を開く際は、あらかじめ株主総会が開かれるページ等への詳細なアクセス方法を株主へ通知すると共に、使用する機器や通信速度・アプリケーション等の状況についても推奨環境を事前に周知しておくようにしましょう。

まとめ

遠隔地にいる株主も、気軽に株主総会へ参加・出席できるようになる株主総会ツール。会社側にとっては株主重視のアピールになり、株主にとっては気軽に参加できるようになるなど、双方にとって大きなメリットがあります。

バーチャル株主総会の開催に興味があるという担当者の方は、ぜひ今回紹介したツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:O-dan

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