記事更新日: 2024/02/08
ビジネスにおいて重要なツールであるメール。しかし、どれだけ注意をしていても、メールを誤送信してしまった経験を持つ方は少なくないでしょう。
メールを的確に送信し、誤送信を防ぎたい方におすすめしたいのがメール誤送信防止ツールです。
メール誤送信防止ツールとは、メールの送付先や添付ファイルが適切なものかどうかをチェックする機能により、誤送信を防いでくれるツールです。ツール導入により、メールの誤送信によって発生する可能性があるコストを防げるため、結果的にツール導入前よりもコストカットとなるケースが多々あります。
今回は数多くあるメール誤送信防止ツールの中から、おすすめの9選をご紹介します。
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このページの目次
画像出典元：「Active! gate SS（アクティブゲート）」公式HP
誤送信防止のため、7つのアプローチを用意している「Active! gate SS（アクティブゲート）」。
24時間365日のサポート体制と稼働率99.9%を誇るSLAで、安心して利用できます。スタンダードな機能の他、きめ細かな条件設定ができるため、自社に合ったセキュリティやルール設定が可能です。
・送信メールの一時保留
・添付ファイルの暗号化
・添付ファイルのWebダウンロード
・Bcc強制変換
・送信拒否
・時間差配信
・上司承認
| VPSタイプ | 共用タイプ | |
| 初期費用 | 100,000円 | 50,000円 |
| 月額費用 | 500円 | 300円 |
画像出典元：「Re:lation」公式HP
「Re:lation」はメール、LINE、Twitter、チャット、電話など、様々な形のお問い合わせを一括管理するツールです。
宛先などをチェックしないと送信できない機能や、他のユーザーが対応中の案件には返信ができなくなる機能など、人的ミスによる誤送信を防ぐ機能があります。
AIがRe:lationのテンプレートのなかから最適な返信を自動で選択してくれる機能を使うことで、不適切な内容での返信を防ぐことが可能となります。
・送信前チェック機能
・添付アラート機能
・二重返信防止機能
・チケット管理
・ステータス管理
・予約送信
・自動返信
| フリープラン | 有料プラン | |
| 初期費用 | 0円 | 15,000円～ |
| 月額費用 | 0円 | 12,800円～ |
登録ユーザー数・ストレージ容量によって変動します。
また、フリープランとは別に、20日間の無料トライアルも用意されています。
画像出典元：「HENNGE One」公式HP
HENNGE Oneは、一時保留やキーワードフィルタ、上長承認などのメール誤送信対策やメールアーカイブにより、情報漏洩対策が可能です。
大容量ファイル転送機能も含まれているので、添付ファイルの暗号化にたよらずにファイルを社外に安全に共有できる機能も取り揃えています。
SlackやLINE WORKSなどのコミュニケーションツール、boxやDropboxなどのコンテンツ管理サービス、Zoom等のウェブ会議ツールなど150以上のクラウドサービスと連携可能です。
IP制限、デバイス証明書、セキュアブラウザ、二要素認証など豊富な認証機能で利便性と安全性のバランスのとれたセキュリティサービスを提供しています。
・監査フィルタリング
・Zip暗号化
・DKIM付与
・Azure ADとの送信グループ同期
| Secure Access | Standard | Business | |
| 月額費用 / ユーザー | 400円 | 500円 | 750円 |
メール誤送信防止ツールとしての必要な機能をすべて満たしている「メールZipper（ジッパー）」。
送信する添付ファイルは自動的にパスワードZip暗号化されるという、高度なセキュリティを誇ります。シンプルな機能と導入しやすい価格設定となっているメール誤送信防止ツールです。
・自動暗号化
・メール送信破棄
・自己承認機能
・送信一時保留
・宛先自動追加
・上長承認
・Bcc強制変換
・Webダウンロード
| 共用プラン | VPSプラン | |
| 月額費用 / アカウント | 200円 | 300円 |
初期費用は無料です。
画像出典元：「 Mail Luck! 」公式HP
企業が使用するメールでは「外部からの脅威」「誤送信」「情報漏えい」という3つの課題に対応する必要があります。この課題は、従業員それぞれの努力に頼った運用だけでは克服できません。
Mail Luck!はこの3つの課題をオールインワンで解決します。
初期費用として100,000円～、アカウント1つあたりに月額 100〜500円です。
その他、月額オプション（メール監査、アーカイブ、添付ファイル誤送信防止）にアカウント1つにつき月額250円～がかかるなど、コストが比較的高いのがデメリットです。
画像出典元：「 @Securemail Plus Filter 」公式HP
メールの誤送信防止機能だけでなく、添付ファイルや送信経路も暗号化することで安全にメールを送信できるメール誤送信防止システムです。
Office365やG Suiteなど現在利用しているメール環境のまま導入可能なのですぐに利用開始できます。10アカウントまでなら月額2,500円で利用できるので、コストを抑えて利用したい企業におすすめです。
初期費用は50,000円、月額費用は10アカウントで2,500円です。
10アカウント以上で利用の場合は、問い合わせをする必要があります。
画像出典元：「CipherCraft/Mail」公式HP
CipherCraft/Mailは機密情報を多く扱う証券会社や金融業、通信システム管理会社などにおすすめです。
メールの誤送信を防ぐことができ、不審メールは「開かせない」という対策が可能なため、リスクヘッジが容易に叶います。
メール誤送信防止ソフトには「CipherCraft/Mail 7」、「CipherCraft/Mail 7 Server」の２種類があり、それぞれの企業のニーズや環境に合わせて選択できます。
100ユーザー105,000円から利用できます。
画像出典元：「matriXgate」公式HP
matriXgate（マトリックスゲート）はネット閲覧時のWebセキュリティと送受信時のメールセキュリティと両方を提供しているツールです。
もちろんスパムメールやランサムウェアへも対応可能。万が一、PCがウィルス感染した場合の出口対策も行ってくれるので安心です。
メールアカウント数に応じて複数のモデルが用意されています。
画像出典元：「WISE Alert」公式HP
WISE Alertは、送信時にポップアップ画面でが表示され、差出人・宛先・添付ファイルなどの情報を一目で確認できるため、うっかり誤送信してしまうケースを圧倒的に減らせます。
日本語・英語に加え、中国語も選択可能。支社を海外にもつ会社にとっては嬉しいポイントです。
| エンタープライズ | スタンダード | |
| 5～50ユーザー | 1,560円 | 1,400円 |
| 51～100ユーザー | 1,520円 | 1,360円 |
メール誤送信防止ツールには、誤送信防止に関する機能の他に様々な機能が付随されています。
外部にメールを送る際、まず上長にメールが届き、その上長が確認・承認したうえで先方にメールが送信される機能。
メールに添付されたファイルが自動的に暗号化される機能。
定められた時間が経過するまでの間、送信メールを保留しておく機能。
送信先のメールアドレスは自動的にすべてBccへと変換される等、保持している情報を守る機能。
それぞれのツールによって細かな機能が異なります。
細かな機能まで揃っている必要があるのか、必要最低限の一部機能さえあれば十分なのか、自社にとってどのレベルまでの機能が必要なのかといった点を検討した上で、ツールを選定してください。
新規にツールを導入する際は、無料トライアルしてみることが大切です。
メール誤送信防止ツールの主な機能の一つである「上長承認機能」ですが、上長承認を待つ時間が取れず、上長からの返信を待たずにメール送信しなければならない状況に陥ることもあります。
このように場合によっては現場とそぐわない場合もありますので、メール誤送信防止ツールを選定する際は、まず無料トライアルを試してみること。そして、現場の声をもとにしたツール選定を行うことが重要です。
支社が海外にある場合や海外にも取引先がある場合、日本語だけでなく多言語対応しているツールを選定することをおすすめします。
ツールによって詳細は異なりますが、多言語対応機能は操作画面をはじめ、送信されるメール、ダウンロード時におけるファイル名等がそれぞれの国の言語へと変換される機能です。
現在の自社の状況だけでなく、今後の事業構想も鑑みた上でメール誤送信防止ツールの選定を行ってください。
メールの誤送信によって、外部へ漏らしてはいけない情報を漏出してしまったり、他者とのやり取りが開示されてしまったりと、本来必要とはされなかったコストをかけなければいけなくなってしまうケースが出てきてしまうことがあります。
メール誤送信防止ツールを導入しておけば、メールの誤送信を防ぐことが可能となり、不要な支出を行う必要がなくなります。そのため、結果的にコストカットへと繋がります。
ビジネスに欠かせないメールですが、どれだけ慎重に取り組んでいてもミスを起こしてしまうこともあります。
メール誤送信防止ツールの導入によって、人の目で行う確認作業を減らすことができれば、メール送信一通当たりにかける時間を削減でき、作業を効率的に行えるようになります。
また、海外向けのメール送信が必須である会社では、多言語機能が付随されているメール誤送信防止ツールを選定することで、より効率的に作業を行えるようになります。
本来、クローズドな環境で行われるメールですが、メール誤送信防止ツールを導入するとオープンな環境でメールのやり取りやメール内容の確認が可能になります。
上長承認機能等によって自社社員が外部向けに送信するメールのチェックができるようになると、より的確なメールの送信が行えるようになるため、適切かつ丁寧なビジネス展開に繋がるのです。
やはりメール誤送信防止ツール導入にあたってのデメリットは、コストがかかる点です。
初期導入の費用だけでなく、月々のランニングコストも必要となるツールがほとんどです。また、支払方法も月々支払いだけでなく年払いのものもあるため、事前にチェックしておくことが大切です。
自社社員の送信メールによるトラブルが起きているのか、自社にとってメール誤送信防止ツールの導入はどれだけのメリットがあるのかといった点を検討したうえで、ツールの導入を行うことをおすすめします。
メール誤送信防止ツールを導入すると、作業量が増えるケースがあります。
詳細な作業はそれぞれのツールによって異なりますが、メール送信時に表示される画面にチェックをしたり、外部への送信メールは上長承認を待たなければいけなかったりと、今までの業務に作業がプラスされることもあることを覚えておきましょう。
ビジネスにおいて重要な役割を果たすメールを適切に送信できるようになるメール誤送信防止ツール。人為的なミスを減らし、より丁寧で確実なメールを送れるようになります。
効果的な働きをしてくれて、メリット満載のメール誤送信防止ツール。ぜひ今回ご紹介したメール誤送信防止ツールの導入を検討してみてください。
画像出典元：O-dan
