TOP > SaaS > カスタマーサポート > サポート自動化 > 【無料でできる】Teamsでのチャットボットの作り方！活用事例や外部おすすめツールまで紹介
記事更新日: 2024/04/26
多くの企業でコミュニケーションツールとして使われているTeamsですが、チャットボットを搭載することで、より使いやすくできます。
チャットボットの作成方法はいくつか選択肢があり、一部は無料で使うことも可能。
この記事では、Teamsでのチャットボットの作り方を解説し、さらに活用事例やおすすめのチャットボット作成ツールなども紹介します。
より多くのチャットボットを比較したい方はこちら！
このページの目次
まずはじめに、Microsoft Teamsで活用できる「Teams bot」がどんなものなのかを解説します。
「Microsoft Teams」は、Microsoftの提供するコミュニケーションツール／コラボレーションツールです。
基本のチャット機能に加えて、ビデオ会議、ファイル管理、プロジェクト管理といった、ビジネスに必要な機能が幅広く備わっています。
エクセルやワード、パワーポイントなどのオフィス製品とも相性が良く、国内外で多くの企業が導入しているため、使ったことのある人も多いでしょう。
Teamsには、Microsoftが提供するアプリや、外部のツールなどを使ってチャットボットを搭載することができます。
そうしたチャットボットを総称して「Teams bot」と呼びます。
作成方法や設定によって機能は異なりますが、おもに情報検索やスケジュール管理、問い合わせへの対応などの自動化が可能です。
社内の情報基盤であるTeamsにうまく組み込むことで、業務効率アップが期待できるでしょう。
Teamsのチャットボットを作成する方法は、大きく分けて2種類あります。
Microsoftが提供している「Power Virtual Agents」というアプリを使えば、外部ツールなしでAIチャットボットを作成できます。
Teams上でチャットボットを作成する場合は無料で利用可能で、コスト面では優れた選択肢となります。
ただし、ゼロから設定を行う必要があり一定の手間がかかること、ノウハウがないと複雑な機能は実装できないことには注意が必要です。
外部のベンダーが提供するツールで作成したチャットボットを連携させてTeams上で動かすこともできます。
Microsoftのアプリで作成するのと比べて連携の手間がかかるものの、チャットボット自体の設定が楽なものや、高性能なものを使えるのがメリットです。
デメリットとしては、基本的には有料の製品がほとんどであるという点と、Teamsとの連携に対応しているものを選ばなければいけないという点が挙げられます。
実際にMicrosoftのアプリを使ってTeamsのチャットボットを作成する手順について解説します。
まずはチャットボットを作るためのアプリ「Power Virtual Agents」をTeamsに追加します。
Teamsの画面左下「アプリ」からPower Virtual Agentsを選択し、追加しましょう。
次に、「Power Virtual Agents」からチャットボットのベースとなる枠を作成します。
「ボット名を指定する」に名称を入力し、使用する言語を選択してください。
画面右下「作成」をクリックします。
枠が完成したら、実際に中身を作り込んでいきましょう。
チャットボットが回答を行うための会話「トピック」を設定していきます。
画面左「トピック」から一覧画面に移動し「＋新しいトピック」をクリックします。
さらに左側「セットアップ」「名前」欄に会話の名称を入力し、中央の「トリガーフレーズ」に、会話の判別に必要なキーワードを入力します。
（例えば、経費に関する会話であれば「経費」「精算」「レシート」「領収書」など）
設定し終わったら右上「キャンバスの作成に移動」をクリックします。
先ほど作成したトピックに対するチャットボットの対応を設定します。
画面中央の入力欄に、返したいメッセージを入力しましょう。
また、メッセージ以外の対応をしたい場合は、「ノードを追加」をクリックし、以下のような選択肢から対応方法を設定することもできます。
設定が完了したら、「ボットのテスト」をクリックしましょう。
実際に設定したトピックが上手く機能するかをテストします。
画面左「ボットのテスト」「メッセージを入力してください」に先ほどのトリガーを含む質問文を入力し送信します。
設定した回答文や対応が返ってくれば、上手く設定ができているのでOKです。
問題が発生した場合は、トピックやノードの設定を見直してみましょう。
このようなトピックの作成を何度か行い、チャットボット全体の設定が完了したら、画面左の「公開」から公開処理を行いましょう。
実際にチャットボットを公開したあとは、どのくらい利用されているか、問題を解決できているかなどをデータで確認しましょう。
画面左「分析」からダッシュボードを表示し、各データを確認することができます。
その内容に基づいて、さらにトピックやノードの設定を修正していくと、より精度が高く、役に立つボットに近づいていきます。
Teamsのチャットボットは、主に問い合わせ対応やスケジュール・タスク管理などに効果を発揮します。
Teamsのボットを活用することで、バックオフィスへの問い合わせやヘルプデスクを自動化できます。
例えば、まずは全ての問い合わせをボットで一次受付し、解決可能な問題はボットで回答、難しい場合は人が対応するというフローを設計することができます。
また、ボット側の設定が必要ではあるものの、担当者へのエスカレーションの通知やメッセージ送信まで含めて自動化することも可能です。
チャットボットに必要な情報を入力して、予定を半自動で作成するという使い方もできます。
個人の予定だけでなく、Teams上の他ユーザーを招待して会議体を作成したり、会議室を予約したりすることも可能です。
また、設定次第で、同じMicrosoft製品であるOffice365のスケジューラーやOutlookに自動反映することもできます。
Teamsでチャットボットを運用することで、問い合わせの内容や数といった情報がログとして蓄積されていきます。
その内容を確認することで、業務上ボトルネックになっている箇所や周知ができていない情報などを特定することが可能になります。
情報をもとに業務フローを改善したり、情報共有を行ったりできれば、よりスムーズな会社運営が可能になるでしょう。
Teamsのチャットボットは、業務効率化につながるメリットがたくさんあるため、ぜひ取り入れたい仕組みです。
ただし、Microsoftのアプリを使う場合、会話の設定をはじめ事前準備に手間がかかるほか、複雑な設定にはノウハウも必要とされます。
その点、外部のチャットボット作成ツールは、より設定がしやすく高性能なものを選ぶことができます。
ノウハウがない企業や手間をかけられない企業であれば、基本的には外部ツールを選ぶのがベターな選択肢と言えるでしょう。
外部のチャットボットを比較検討したい方はこちら！
実際にTeamsのチャットボットを作成するのにおすすめの外部ツールを紹介します。
画像出典元：「PKSHA Chatbot」公式HP
「PKSHA Chatbot」は、社内問い合わせに加えて、カスタマーサクセスにも活用できるAI搭載チャットボット作成ツール。
PKSHA Technologyグループの自社開発AIエンジンを採用しているため、日本語の精度が非常に高いのが特長です。
それでいて、メンテナンスや設定にはほとんど専門知識が必要なしと、使いやすさもあります。
詳細に関してはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「チャットディーラーAI」公式HP
「チャットディーラーAI」は、かんたん設定と充実のサポートが特長の社内向けチャットボット作成ツールです。
総務や情シスを中心に400種類以上の問い合わせ項目のテンプレートが設定済み、かつAIが各種情報を学習済みで、わずかな設定ですぐに使うことができます。
加えて導入サポートも充実しているため、確実に成果に結びつけられるツールでもあります。
詳細に関してはお問い合わせが必要です。
Teamsにチャットボットを導入することで、問い合わせや事務作業を自動化して、業務を効率化することができます。
チャットボットの作成方法には、Microsoftのアプリを利用する方法と、外部のツールで作成したものを連携させる方法の2種類があります。
ノウハウに自信がない、手間をかけられない企業であれば、設定がかんたんな外部ツールを選ぶと良いでしょう。
画像出典元：o-dan
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