記事更新日: 2023/04/18
AI-OCRとは、手書き文字や活字を読み取るシステムのことです。
AI-OCRを導入することで、今までデータ入力に使っていた時間を削減して、業務を効率化できます。
サービスによって料金体系やサポートが異なるため、自社で必要な読み取りボリュームなどに応じて適切に選びましょう。
今回の記事では、AI-OCRの特徴や活用のメリット、サービスの選び方について解説します。
このページの目次
OCRとは、「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の頭文字を取った言葉です。
書類の画像データやPDFから文字を読み取り、テキストデータとして取り込む技術を指します。
これまでの読み取り技術では、紙に書かれた文字は「画像の一部」としてしか認識できませんでした。
文字をデータ化するためには、人間が読み取って手入力する必要がありますが、この作業を代わりに行ってくれるのが、OCRという技術です。
従来のOCRには、「文字の認識率が低い」「帳票や書類のフォーマットが異なると変化に対応できない」という弱点がありました。
そこで登場したのが、OCRにAIの技術を搭載した「AI-OCR」です。
膨大なテキストデータをAIに学習させることで読み取り精度が向上し、OCRが苦手としていた「似ている文字」や「クセの強い手書き文字」なども認識可能に。
さらに、AI-OCRは自動的に読み取り位置を抽出するので、様々なフォーマットの帳票や書類に対応することができます。
AI-OCRを導入することで、ビジネスシーンにおいては以下のようなメリットを実感できます。
従来は手書き文字をデータ化する場合、随時テキストを人の手で入力する必要がありました。
しかし「採用活動時の履歴書の打ち込み」のように、膨大な枚数を入力するとなると、それだけで1日の業務を圧迫してしまいます。
AI-OCRを活用することで、これまで手入力していた時間を節約でき、本来注力すべきコア業務に時間を割くことができます。
RPAツールとは、型が決まっている業務をシステムに組み込み、自動化させる仕組みのことです。
例えば、経理業務の「交通費の経費精算」の場合、以下の作業を自動化することができます。
このように、デスクワークの一連の作業を人の手を介さずに行うことができるようになります。
膨大な量のデータを人の手で入力していると、「崩れている文字を見間違う」「疲労で誤字に気づかない」などのミスが発生しやすくなります。
読み取り精度の高いAI-OCRなら、このようなミスの可能性がほとんどありません。
ミスが発生しやすい業務には、積極的にAI-OCRやRPAを導入することで、社員の負担や労働時間を削減することができます。
手書きの書類を紙ベースで保管している場合、自分の欲しい情報を探すまで時間がかかります。
枚数が多いほどスペースを取りますし、探す手間も増えるでしょう。
AI-OCRであれば、読み取った情報をデータとして保管できるため、省スペースになりますし検索も簡単です。
保管日時やタイトル、キーワードなどを打ち込めば、欲しい情報をすぐに獲得できます。
このように、AI-OCRを導入することで自社の業務負担を軽減できます。
実際にサービスを選ぶ際は、以下のポイントを押さえましょう。
サービスによっては、読み取る文字量で料金が変動するケースがあります。
なんとなくでプランを選んでしまうと、「文字量が少ないのに高いプランを契約して損をする」ということにもなりかねません。
自社にとって適切なプランを契約できるよう、どのくらいの文字量を読み取る想定になるか、事前に確認しておきましょう。
AI-OCRは主に「活字の読み取りが得意」「手書きの読み取りが得意」という2パターンに分類されます。
そのため、業務で読み取る文字の種類を把握しておくことが大切です。
例えば「採用担当なので手書きの履歴書を多く取り扱う」という場合であれば、手書き文字の読み取りが得意なサービスを選ぶべきです。
AI-OCRを導入して終わりではなく、運用時にどのようなサポートを受けられるかも大切なチェックポイントです。
基本的には「疑問点があった場合にきちんと回答してくれる窓口があるか」が重要になります。
このほかにも、マンツーマンのサポートや、オンライン説明会などを実施しているケースもあるので、自社にマッチする体制を整えているサービスを選びましょう。
AI-OCRはサービスによってサポート内容・料金体系・特徴などが異なるため、自社にマッチするものを自力で探すのは簡単ではありません。
各サービスを一覧できる比較記事であれば、さまざまな観点からサービスの比較をしているため、選ぶ際の参考にできます。
当メディア・起業ログ編集部でも、独自の観点からAI-OCRの比較を行っているため、ぜひチェックにしてみてください。
AI-OCRは読み取り精度が高い分、コストもかかります。
「まずはどんなものか試してみたい」という場合、有料サービスのトライアルを活用するのもひとつですが、以下のような無料サービスを試してみるのもおすすめです。
読み取れる枚数や機能に制限はありますが、AI-OCRを無料で使うことができます。
なかでも有名なのが「Googleドライブ」に搭載されているOCR機能。
Googleのアカウントを持っていれば誰でも利用することができ、操作が簡単で、読み取り精度が高いことで知られています。
スマホのカメラで撮影した画像から文字を読み取り、データ化することができます。
読み取り精度はアプリによって差がありますが、なかには手書きの文字に対応できるものも。
「外出先で書き留めたアイデアをデータ化する」「会議のホワイトボードを読み取って議事録を作る」など、使い方によってはビジネスシーンでも活用することができます。
AI-OCRを導入することで、今までデータ入力に費やしていた時間を削減して、業務効率化に繋げることができます。
AI-OCRの導入を検討する際は、読み取りたい文字の種類やボリューム、サポート内容などを考慮し、自社にあったサービスを選ぶことが大切です。
画像出典元：O-DAN
