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記事更新日: 2022/09/08
社外からの申請を社内へシームレスに連携できるフォーム作成ツール
「コラボフォーム」は、ワークフローシステムでの豊富な実績がある株式会社コラボスタイルが提供しているWebフォーム作成ツールです。
フォームに入力された内容をそのまま社内ワークフローとして処理することができるため、社外からの申し込みや申請の業務を効率化できます。
ExcelやPDFの申込書を見た目はそのままにWebフォーム化できるため、対応する従業員が戸惑うことなくスムーズに運用をはじめられるでしょう。
社外からの申請や申し込みが多く、業務効率化を図りたい企業に適したサービスです。
コラボフォームは、社外向けの申請フォームをWeb上に公開できるだけでなく、受付後の社内への情報共有もシームレスに対応できるツールです。
「コラボフロー」の利用が前提となるため、ワークフローシステムの導入も検討する必要があります。
他のフォーム作成ツールと比較すると費用は高めですが、ワークフローと連携できるため業務を効率化できます。
シンプルで使いやすいUIになっており、マニュアルも整備されています。
無料トライアルで使用感を試してから導入を検討可能。運用開始までに必要な作業がリスト化された文書も用意されています。
このページの目次
コラボフォームはお客さまや取引先とのやり取りに使用する申込書や申請書をWeb上に公開することができます。
新規の取引申し込みや入会の申し込み等、社外とのやり取り時が発生する際に、コラボフォームで作成した申請フォームで受け付けをすることが可能です。
フォームでの申請内容やお客さま情報を一元管理することができる、というメリットもあります。
お客さまが書類をダウンロードするなどの手間を減らすだけでなく、自社の管理業務の効率化も図れるでしょう。
申請フォームの外部公開
既に使用しているExcelやPDF形式の申込書や申請書があれば、そのまま取り込めるので、見た目を変えずにWebフォーム化することが可能です。
フォームへの変換時に見た目が変わってしまうツールでは、申請を処理する側や、定期的に発注などを行ってきたお客さまが戸惑ったり不便に感じることもあるでしょう。
コラボフォームでは申請書などのデザインそのままに、簡単に申請フォームへ変換できるため、スムーズに運用開始できる点が魅力です。
ExcelファイルのWebフォーム化
コラボフォームを活用することで、申請書の受け付けをペーパーレス化でき、管理工数の削減が可能です。
申請書や申込書をWeb上に公開することで、申請の受け付けまでWebで完結することができます。
とくに、申請書をメールやFAXで受け付けしている場合、ペーパーレス化することで管理や作業の負担が減っていくでしょう。
社外からの申請をペーパーレス化
コラボフォームから上がってきた申請を社内ワークフローとシームレスに連携することができます。
フォームで受け付けた内容の確認や承認の経路を事前に設定することができるため、申請から確認・承認まで効率的に行うことが可能です。
設定の操作も分かりやすいUIとなっており、コラボフォーム上でアイテムを選びつなげていくだけです。
申請があった際に関連部署に配布などで共有したり、申請内容を転記し管理したりなどの手間が不要になるため、業務の効率化が見込めるでしょう。
社内ワークフローとの連携
コラボフォームは、「コラボフロー」というワークフローシステムの利用が前提となります。
したがって、コラボフローの料金やランニングコストもかかります。
フォームでの受付内容が社内確認を必要としないものであれば、ワークフローシステムと連携させる必要はありません。
コラボフォームはWebフォームと社内連携がシームレスになることに強みをもつので、社内連携による効果を見込めるかどうか、申請受付後のフローを確認したうえで導入しましょう。
コラボフォームの利用するためにはコラボフローの利用が必要ですが、オンプレミス版のコラボフローを使用している場合はコラボフォームの使用ができません。
システム上の問題があるため、コラボフォームを利用したい場合はクラウド版のコラボフローを導入する必要があります。
クラウド版・オンプレミス版で基本機能は同じため、「社内のセキュリティを高めたい」「高度なカスタマイズをしたい」という要望がある方以外は、クラウド版のコラボフローを導入すると良いでしょう。
料金プランは3種類あり、公開できるフォーム数によってコストが変わる料金体系になっています。
30日間の無料トライアルも可能なため、まずはトライアルで使用感を試してから、有料プランの導入を検討すると良いでしょう。
| ライト | スタンダード | プロ | |
| 月額 （税別） |
10,000円 | 30,000円 | 50,000円 |
| 年額費用 （税別） |
117,600円 | 352,800円 | 588,000円 |
| 公開できるフォーム数 | 5フォームまで | 20フォームまで | 無制限 |
コストだけで比較するとコラボフォームは高めですが、社内ワークフローまで連携できるサービスは少なく、コラボフォーム導入にともなう業務効率化に期待できるでしょう。
| コラボフォーム ライトプラン |
formrun BEGINNERプラン |
Tayori スタータープラン |
|
| 月額費用 （税別） |
10,000円 | 3,880円 | 3,400円 |
| 公開できるフォーム数 | 5フォームまで | 5フォームまで | 3フォームまで |
| 強み | ・申請や申込書類の処理 ・ワークフローとの連携 |
・問い合わせ管理 ・顧客管理 |
・カスタマーサポート |
コラボフォームは2022年2月にリリースされたばかりのサービスで、公式ホームページに導入事例の記載はありません。
しかし、コラボフォームと同時に利用するコラボフローは導入実績が豊富なため、今後コラボフォームの導入企業も増えていくでしょう。
コラボフロー導入実績
＊「コラボフォーム」公式HP、「コラボフロー」参照
申請書のペーパーレス化が進んでいない企業
コラボフォームは、申請書をメール・FAX・郵送等で受け付けている企業におすすめのサービスです。
使用している申込書や申請書の形式を、見た目そのままでWebフォーム化することができます。
受け付けをペーパーレス化することで、申請された内容を転記する等の作業負担が減るため、業務効率化を見込めるでしょう。
社外からの申請が多い企業
社外からの申請件数が多い企業にもおすすめです。
コラボフォームを利用することで、申請内容や申請者の情報をまとめて関連部署に共有する工程を自動化できます。
作成するフォームごとに確認・承認フローを自由に設計できるため、社内フローを変えずに導入することも可能です。
社外からの申請や申し込みが多い企業が導入することで、業務の大幅な自動化が期待できます。
マーケティング目的でフォーム作成ツールを利用したい会社
コラボフォームは社外からの申請を中心に、社内ワークフローとシームレスに連携できる点が魅力です。
一方で、マーケティングの観点で顧客や案件の管理・問い合わせ対応を効率化したいといった目的がある企業は注意しましょう。
フォーム作成ツールの導入を検討している企業は、
この2点を十分に確認するようにしましょう。
コラボフォームは、社外からの申し込みが多い企業や申込書類等をメールや郵送で受け付けている企業におすすめのツールです。
単なるWebフォーム作成ツールではなく、フォームでの受け付けから社内ワークフローへシームレスに連携することができます。
社外からの申し込み対応の負担が大きい企業にとって、業務フローの効率化を期待できるツールと言えるでしょう。
画像出典元：「コラボフォーム」公式HP、「コラボフロー」公式HP
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