記事更新日: 2024/06/28
契約書は、内容を整理しながら正確に記述する必要があり、作成には多くの時間と労力、そして専門知識が必要です。
テンプレートでは、すでに基本的な条項が記載されているため、必要な情報に書き換えるだけで質の高い契約書が誰でも簡単に作れます
本記事では、Wordで使える無料のテンプレートを紹介すると共に、作成のポイントや書き方、契約のマナー・ルールまで詳しく解説します。
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このページの目次
契約書は、ビジネスにおける取引内容を明確に記録し、双方の権利と義務を定める重要な文書です。
本章では、質の高い契約書が作れるよう、契約書作成時における重要なポイントを分かりやすく解説します。
目的を明確にすることは、おもに以下の観点から重要な要素であるといえます。
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それぞれ詳しく解説します。
契約の目的を明記することで、当事者間における理解のズレが防げます。
契約の対象となる業務やサービス、製品などに対して共通認識を持つことで、スムーズな契約が実現できるでしょう。
目的を明確に記載しておくことは、誤解やトラブルの未然防止にも有効です。
契約の内容や履行をめぐって相違などが生じ、紛争に発展してしまっても、目的に照らして解釈することで解決しやすくなります。
契約内容をめぐって、万が一トラブルが発生した場合、契約書は法的証拠として重要な役割を果たします。
法的な争いが生じた場合においても、裁判所は契約書の内容にもとづいて判断するため、法的証拠としての効力を高めるのにも意味でも有効です。
目的を明確にすることは、当事者間における信頼関係の構築にも有効です。
契約内容に対し、双方が透明性をもって理解し合うことで信頼の基盤が作られ、円滑な関係が築けます。
契約書は、当事者間の合意内容を明確にし、後の紛争を予防しつつ、円滑な取引を実現するための重要な文書です。
契約書には、一般的に以下のような内容を必要項目として含めます。
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これらの要素を適切に含めることで、契約書の内容が明確になり、契約当事者間における誤解やトラブルが未然に防げます。
契約書の内容が不明確かつ曖昧な表現がされている場合、当事者間で誤解を生みやすく、後に紛争に発展する可能性が高まります。
トラブルを未然に防ぐためにも、契約書を作成する際には、専門用語の使用をできるだけ避け、平易な言葉で記述することが重要です。
前述のとおり、契約書は法律的な効力を持つ重要な文書でもあります。
自身の権利や利益を適切に守るという意味でも、明確かつ具体的な表現を用いた適切な請求書作成を心がけるべきでしょう。
契約書を作成する際には、内容が法律や条例に違反していないことが大切です。
違反している場合、契約が無効になったり、損害賠償責任を負うことになったり、行政処分や刑事罰を受けたりなど、さまざまなデメリットやリスクがあります。
こうした問題を回避するためにも、適用される法律や条例を十分に理解し、きちんと従うよう注意して作成することが重要です。
法律や条例の内容というのは複雑な場合が多いため、必要に応じて法律の専門家に相談するのもよいでしょう。
契約書を作成した後には、以下の点に注意することが重要です。
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それぞれ詳しく解説します。
誤字脱字はもちろん、内容に誤りがないか、契約内容と実際の取引内容が一致しているかなど、全体を通して再度確認することが重要です。
契約書の内容に誤りがあると、トラブルの原因となる可能性があります。
契約書は、当事者双方が署名または捺印することで、契約内容に合意したことを示す証拠となります。
契約書を作成した際には、法人の代表者や権限を委任された者など、署名の権限を持つ署名者から署名・捺印を得るようにしましょう。
なお、署名・捺印は、原本で行う必要があります。
契約締結者だけでなく、担当部署や関係者など、契約内容に関わるすべての当事者に署名済みの契約書（コピー）を配布します。
契約書の原本は、紛失や破損などを防ぐため必ず安全な場所へ保管しましょう。
デジタル形式での保存も有効です。
契約履行の準備とは、契約内容にもとづき、みずから履行すべき義務が果たせるよう、各自で準備することです。
必要な資材や人員の手配・納期、スケジュールの設定・リスク管理体制の構築など、契約履行に関する役割や責任を割り当てます。
契約締結後のトラブルを防止するためにも、適切な契約管理が欠かせません。
契約書の内容を定期的に確認し、とくに契約期間や契約金額、権利・義務などの条項は、常に最新の情報に更新しておくことが重要です。
契約書にもとづき、契約内容が履行されているかを定期的に確認し、履行状況に問題等があれば速やかに対応するようにします。
効果的な契約管理を行うため、契約管理システムやツールの導入も有効です。
契約書を作成した後、あらかじめトラブル対応の手順を決めておくことが重要です。
トラブル対応の手順に含める事項としては、一般的に以下のような内容が含まれます。
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これらの項目を含むトラブル対応の手順を整備することで、問題発生時にも迅速かつ効果的な対応が可能です。
関連ページ：https://kigyolog.com/article.php?id=1182
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契約書は、円滑な取引を行ううえで、重要な役割を担います。
しかしながら、いざ作成となると、内容や形式に迷ってしまうことも少なくありません。
本章では、契約書の一般的な書き方について、参考記載例を交えながら分かりやすく解説します。
· 表題（契約書の種類）
契約書の名称や種類を明確に記載します。
たとえば、「業務委託契約書」「売買契約書」「賃貸借契約書」「請負契約書」など、契約の内容に合った適切な表題をつけましょう。
· 前文（契約の趣旨・当事者情報）
契約の趣旨や目的を簡潔に説明し、契約締結者双方の情報（氏名・住所・連絡先・法人名など）を記載します。
【参考記載例】
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本契約書（以下「本契約」という）は、〇〇〇〇年〇月〇〇日（以下「契約締結日」という）において、以下の当事者間で締結されるものです。
甲：株式会社〇〇〇（以下「甲」という） 住所：東京都千代田区1-1-1 代表取締役：山田 太郎
乙：株式会社〇〇〇（以下「乙」という） 住所：東京都港区2-2-2 代表取締役：木村 花子
甲および乙は、相互に以下の通り合意しました。 |
· 定義（用語の定義）
契約書内で使用される専門用語や表現を明確に定義します。
これにより、契約書の読みやすさの向上はもちろん、誤解や紛争など契約内容に関するトラブルの未然防止が可能です。
【参考記載例】
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本契約における以下の用語は、以下の意味を有するものとします。
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· 契約内容（権利と義務）
契約締結者双方の権利と義務を具体的かつ詳細に記載します。
トラブルを未然に防ぎ、円滑な契約関係を維持するうえで、とても重要な役割を果たすため、内容に漏れがないよう記載しましょう。
【参考記載例】
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甲は、乙に対し、次のサービスを提供するものとします。
乙は、甲に対し、上記サービスの対価として後述の対価を支払うものとします。 |
· 対価・支払い条件
商品やサービスに対する対価（価格）と、その支払い条件（支払方法・支払期日・遅延利息など）を記載します。
【参考記載例】
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· 契約期間・有効期間
開始日および終了日などの契約期間や有効期間を明記するほか、場合によって契約更新の条件や方法についても記載します。
【参考記載例】
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本契約の有効期間は、契約締結日から〇年間とします。ただし、期間満了の〇ヵ月前までにいずれかの当事者から書面による解約通知がない場合、本契約は同一条件でさらに〇年間延長されるものとします。 |
· 解除・終了
契約の解除条件や終了の条件、手続きのほか、契約違反があった場合の対応なども記載します。
【参考記載例】
2. 乙は、甲に対して〇日前に書面で通知することにより、任意に本契約を解除することができます。 |
· 秘密保持
契約に関する取引内容において、契約当事者間で交わされる秘密情報の取り扱いについて詳細に規定します。
【参考記載例】
2. 秘密保持義務は、本契約終了後も〇年間存続するものとします。 |
· 損害賠償
契約違反や過失などにより、発生する損害の賠償に関する規定を記載します。
【参考記載例】
2. ただし、損害賠償の総額は、過去〇年間に乙が甲に支払った対価の総額を上限とします。 |
· 不可抗力
地震・火災・洪水・戦争など、予測不能かつ不可避の事態による本契約の履行不能について規定します。
【参考記載例】
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地震・火災・洪水などの不可抗力により、本契約書の履行が不可能になった場合は、当事者はその責任を負わないものとします。 |
· 準拠法・管轄裁判所
契約に関する解釈や履行に適用される法律および管轄裁判所を明記します。
【参考記載例】
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本契約の解釈および履行に関しては、日本法を準拠とし、〇〇〇〇裁判所を第一審の専属管轄裁判所とします。 |
· その他（必要に応じて）
契約の特性に応じて、その他の必要な条項を追加します。
【参考記載例】
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本契約に定めのない事項については、当事者間で協議のうえ、別途書面により定めるものとします。 |
· 末文（署名・捺印欄）
契約当事者が署名または捺印する欄です。
【参考記載例】
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本書2通を作成し、甲乙各自記名捺印のうえ、各1通を保管します。
〇〇〇〇年〇月〇〇日
甲：株式会社〇〇〇 住所：東京都千代田区1-1-1 代表取締役：山田 太郎 （署名・捺印）
乙：株式会社〇〇〇 住所：東京都港区2-2-2 代表取締役：木村 花子 （署名・捺印） |
この記載例は、契約書における基本要素を網羅したものです。
各項目については、契約内容に応じて適宜変更し、双方が合意する形で文書化してください。
関連ページ：https://kigyolog.com/article.php?id=729
契約書は、当事者のどちらが作成しても問題ありません。
法令で作成者が指定されている場合はその限りではありませんが、基本的に当事者間で合意があれば作成は自由です。
けれども、一般的には商品・サービスを提供する側や、法務部・法務担当者がいるなど専門知識を持つ側が作成します。
どちらが作成するにせよ、双方にとって契約内容が明確かつ公平であることがもっとも重要です。
契約内容については当事者間で十分に協議し、必要であれば専門家にアドバイスを求めましょう。
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契約書の作成では、法律的な要件だけでなく、適切なビジネスマナーやルールも重要です。
以下に、契約書作成時に意識しておくべきおもなルールやマナーを5つ紹介します。
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それぞれ詳しく解説します。
契約書作成において、曖昧な表現を避けることは、紛争の予防や円滑な契約関係の構築においてとても重要です。
とくに「速やかに」や「適当な時期」など複数の解釈ができる表現は解釈に差異が生じやすく、紛争の原因となる可能性があります。
「速やかに」ではなく、「24時間以内に処理する」
上記のように、具体的な期日や数量などを明記することで誤解を防ぎ、紛争の予防につながるでしょう。
誤字脱語のない契約書は、契約の明確な合意を保証するだけでなく、プロフェッショナルな印象を与えるため、企業に対する信頼感が高まります。
前述のとおり、契約書は法的拘束力のある重要な文書です。
誤字脱語など不正確な記述がされていると、法的効力が損なわれるリスクも考えられます。
契約書における誤字脱字は、さまざまな不利益を招きえる可能性が高いため、きちんとチェック体制を構築することが大切です。
契約書は、当事者間の合意を明確にするための文書であり、双方が理解し納得する内容でなければなりません。
不明点があるまま契約書を作成・締結してしまうと、後に思わぬトラブルに発展する可能性が高まります。
契約内容をすべての当事者が理解しているかを確認するほか、専門用語や技術的な内容については丁寧に説明し、理解を促すとよいでしょう。
契約書の送付に関する記録が残ることで、「いつ」「誰に」「どのように」送付したかの証明ができます。
契約書が適切に送付されたことを証明できれば、「受け取っていない」や「内容を確認していない」といった主張が防げるでしょう。
きちんとした手続きを行うことで相手方に対する信頼性も向上するため、ビジネス関係の維持・発展にも期待できます。
記録が残る具体的な送付手段としては、以下のような方法が一般的です。
特定記録郵便
これらの方法を用いることで、契約書送付に関する記録を確実に残せます。
関連ページ：https://kigyolog.com/article.php?id=1513
契約書は、当事者双方が署名することで正式に有効となるため、当事者が署名できるスペースの確保は不可欠です。
署名欄には署名者の氏名・役職・署名日などが記入できるよう、十分なスペースを確保するようにしましょう。
署名欄が不十分だと、署名が困難になり、契約の有効性に疑義が生じる可能性があります。
契約書を作成するうえで、署名欄のスペース確保は、契約書の完成度を高めるだけでなく、後のトラブルを防ぐためにも重要です。
関連ページ：https://kigyolog.com/article.php?id=1512
契約書を迅速かつ正確に作成するためには、テンプレートの活用が有効です。
テンプレートでは、すでに基本的な条項が記載されているため、必要な情報に書き換えるだけで質の高い契約書が完成します。
必要な条項を追加したり、不要な部分を削除したりなど、カスタマイズも柔軟に行えるので、自社のニーズに合った最適な契約書が作成できるでしょう。
ぜひ、自社の契約内容に合致したテンプレートを活用し、効率的かつ効果的な取引を実現させましょう。
画像出典元：O-DAN
