BIツールとは?Excelとの違いを比較解説!導入メリットと活用法

BIツールとは?Excelとの違いを比較解説!導入メリットと活用法

記事更新日: 2020/10/15

執筆: 編集部

BIツールとは、人手で作業していたビジネスデータの活用を効率化するITツールです。

この記事では、BIツールとExcelの違いを説明し、BIツールの活用メリットを解説します。

BIツールで出来る効率化作業と特徴的な機能が分かれば導入メリットが理解できます。

ビジネス戦略においてデータ分析は重要ですが、一からデータを分析して活用と共有できる人は少ないです。

データの有効的な活用と会社経営の把握にBIツールは役立ちます。

BIツールの活用メリット

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)とは?

BIツールとは「ビジネスインテリジェンスツール(Business Intelligence)」の頭文字をとった言葉です。

表計算、抽出、グラフや表の作成ができ、データ分析などをサポートするITツール全般を「BIツール」と呼びます。

広義では、ExcelやスプレッドシートもBIツールです。

今回取り上げるBIツールは「人手で作業していたビジネスデータの活用を自動化するITツール」を指します。

BIツールを活用するメリット

BIツールの特徴は、膨大なデータの分析・報告・ビジネスでの意思決定をサポートする機能が専門知識がない人でも活用できるように設計されている点です。

BIツールは、ビジネスデータを誰にでも分かりやすい情報へ可視化し、データ活用の効率化をサポートしてくれます。

ビジネスデータ管理において「膨大なデータの管理・整理」「データの一元化」「データ分析の人材不足」「リアルタイムのデータ活用」の課題を抱えている企業はBIツールを導入しましょう。

Excelやスプレッドシートがデータ分析に不向きな理由

  • 操作や編集に知識が必要
  • 作業時間がかかる
  • 膨大なデータ分析は難しい
  • データの連携・変更が難しい
  • 分析結果からの意思決定に対するサポートはない

 

BIツールとExcelの違いは3つの効率化

1. データ分析

BIツールとExcelの違いは「膨大なデータの分析を専門知識がなくても出来る」事です。

正しく入力さえ行えば、データ分析と分析結果の可視化が出来ます。

Excelでは難しい膨大なデータの整理や変更・編集も簡単に高速で行えるため、作業の効率化が図れます。

BIツールを使えば、自身でデータ分析が行えるため、分析専門の人材確保も不要です。

2. リアルタイムの情報共有

BIツールは統一性のない保存状態だったデータを一元化し、情報共有と更新状況を把握を効率よく出来るツールです。

色々な部署のデータを自動集約する事で、無駄なデータの検索も連携作業もなくなり、作業効率が上がります。

資料作成やファイルの共有もExcelでも可能ですが、Excelデータが消えた時や修正の手間を思い出してください。

効率的な情報共有・連携と編集作業ならBIツールを利用しましょう。

3. ビジネスの意思決定のスピードアップ

BIツールは、データの分析結果から仮説や結論を導き出す機能があります。

データの分析結果を活用しきれていない会社は多いです。

データアナリストのような知識や経験がなくても「経営状態」「戦略」に関する意思決定をサポートしてくれます。

経験や感情に左右されないデータによる冷静なビジネス判断にも便利です。

BIツールは、ビジネスにおける意思決定のスピードアップが見込めます。

BIツール主な4つの機能

BIツールには「データ分析」「情報共有」「意思決定のサポート」の効率化を支えている機能が4つあります。

1. レポーティング機能

データの分析結果を表やグラフなどの可視化にして、資料やレポートの作成機能です。

BIツールで作成したレポートは経営者や中間管理者などがダッシュボードから経営状態を把握できるようになります。

レポーティング機能を使えばビジネスの報告フォーマットを統一でき、情報の共有化がスムーズに行えます。

2. OLAP分析機能(多次元分析機能)

Online Analytical Processingの頭文字から「OLAP分析機能」と言います。

OLAP分析機能は、急に売上が伸びたのか・減ったのかなどビジネスのターニングポイントをデータ分析し、結果と原因を導き出す機能です。

専門的な知識や経験がなくても、人では気付かないような些細な変化もBIツールが発見してくれます。

3. データマイニング機能

データマイニング機能は、OLAP分析機能から導き出した分析結果や目標とのズレに対する対応策を提示する機能です。

Excelでは難しい複雑な統計分析でデータマイニングを行います。

効率よく課題解決法を見つける事ができ、素早い対応策の実行に繋がります。

4. シミュレーション機能

OLAP分析機能とデータマイニング機能から導き出した戦略やシナリオを実行した場合の課題や仮説を洗い出す機能です。

現在の市場だけでなく今後の動向も踏まえてシミュレーション出来るBIツールもあります。

シミュレーションによって、予算やビジネススケジュールの調整がスムーズに行えます。

シミュレーション機能は、経営者への説明や戦略の共有にも便利です。

BIツール導入の事例

ある企業はExcelでデータ管理を行っていました。

戦略会議があるたびに「各部署からのデータ収集」「データ分析」「資料作成」の時間を取られていました。

そこで、BIツールを導入し全部署のデータを集約しました。

社員が同じデータを元にビジネス活動を行うようになり、情報の共有もスムーズになり、各部署の連携も強化されました。

さらに、経営者だけでなく、社員もリアルタイムの経営状態を確認するようになり、会社全体で売上向上に取り組むようになりました。

 

BIツールは会社全体で活用できる

BIツールは、MA・SFA・CRMのような特化した分野のツールではなく会社全体で活用できます。

誰でも経営状態やビジネス戦略を可視化し、共有しやすい状態で情報を提供し、会社運営の活用へ繋げられます。

経営分析

レポーティング機能やOLAP分析機能を活用して、経営状況の把握と報告書作成を行えます。BIツールで予算状況やデータ分析から導き出された事業戦略なども可視化されます。

営業・マーケティング分析

営業ではレポーティング機能やOLAP分析機能、マーケティングではデータマイニング機能やシミュレーション機能を活用して、予算の達成状況や市場の動向をリアルタイムで情報共有が出来ます。

人事管理

データマイニング機能やシミュレーション機能を活用して、採用活動や人事評価などの人事管理が行えます。BIツールで採用者の傾向や不足している領域の人材などのデータ分析が出来ます。

BIツールを選ぶ価格以外のポイント

BIツールの多くは有償です。

BIツール導入は、ライセンス料と年間・月額の費用対効果を考えるのが最優先です。

クラウド・オンプレミス、搭載機能、使用人数などなから幅広い価格帯がありますので、各社のサービスを比較しましょう。

価格以外にも、BIツールを選ぶ際のポイントがあります。

使いやすさ

BIツールを選ぶ際に重要視したいのが、使いやすさです。

正式にBIツールを導入する前に無料のトライアル期間を利用する事をおすすめします。

例えば、海外に本社があるBIツールだと、違和感のある日本語やビジネスの慣例から不要な機能があり、使いづらいと感じる人もいます。

UI/UXも人によって慣れるまで時間がかかります。

価格だけでなく、自社にとって使いやすいBIツールとは?を考えましょう。

長期の運用を考える

BIツールは「他部署との連携」「膨大なデータ」「長期間の運用」「データ分析の支援」で活用されます。

「部署との連携が不要」「短期間のデータ」ではBIツールの効果はありません。

BIツールは蓄積されていくデータがあって、高度なデータ分析とリアルタイムの情報共有が行えます。

スポット的なデータ活用ならExcelで十分です。

BIツールの効果と運用は、長期的な目線で考えましょう。

まとめ

BIツールは、ビジネスデータの分析と活用を効率化する便利なツールです。

会社全体で活用できるBIツールの機能と特徴は、ビジネスの意思決定や課題に対する対策実行のスピードアップにもなります。

価格以外にも使いやすさや長期運用を考え自社に必要なBIツールを導入しましょう。

画像出典元:Pixabay

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