TOP > SaaS > ニュース一覧 > SaaS活用ノウハウ > 【22年9月最新機能紹介】Googleカレンダーでスケジュール調整を効率化！
記事更新日: 2022/09/06
Googleカレンダーは、ビジネスパーソン必携のデジタルスケジュール管理ツールです。
「新機能の追加により、ますます便利になった」といわれますが、どのような機能がプラスされたのでしょうか？
業務スピードアップ・効率アップをかなえてくれる、Googleカレンダーの新機能をチェックしてみましょう。
このページの目次
Googleカレンダーに新機能としてプラスされたのが、「予約スケジュール機能」。会合・面談の設定がより一層スムーズになり、「業務効率がアップする」と評判です。
どのような機能なのか、具体的に見ていきましょう。
Googleカレンダーの「予約スケジュール機能」とは、誰とでも簡単に会合・面談の予約を行える機能です。
Googleカレンダーユーザーなら、「それ、予約枠でできるよね？」と思った人もいるかもしれません。
しかし予約枠は、調整する側もされる側もGoogleアカウントが必要。Googleアカウントを持っていない人との調整には使えないため、万能とはいえません。
その点予約スケジュール機能は、Googleアカウントを持たない部外者との調整もOKです。ホスト側が予約ページを作成してリンクを共有すれば、Googleアカウントの有無を問わず会合・面談を予約できます。
これまで外部ツールで日程調整をしていた人も、Googleカレンダーのみで事足りるでしょう。
Googleカレンダーの予約スケジュール機能を使えば、会合・面談予約について以下の設定が可能です。
特に便利なのが、予約フォームに説明や質問を入れられること。
相手の希望・質問等が会合・面談前に把握できるため、ムダな時間を消費せずに済みます。
Googleカレンダーの予約スケジュール機能を設定できるのは、パソコンのみです。どのように行うのか、順を追って見ていきましょう。
予約スケジュール機能は、通常アカウントでは利用できません。「Google Workspace 」のアカウントが必要となるため、注意してください。
「予定」「タスク」の下に「予約スケジュール」があるので、こちらをクリックしましょう。詳細設定画面が開くので、詳細を入力していきます。
予約の詳細画面が開いたら、以下の項目を埋めてください。
タイトルはどのようなものでもかまいませんが、全てのユーザーに通知される上、カレンダー上にも表示されます。一目で分かる、シンプルなものがベターです。
また予約受付時間は、60日前から12時間前まで選べます。自分が確認できるタイミングで予約を受け付けてください。
都合の悪い時間・面談・会合を入れたくない時間は「予約済」として候補から外すことが可能です。
予約済みとして候補から外せます
1日あたりの予約件数の上限も設定できるため、予約が1カ所に集中する心配がありません。
予約内容を入力したら、面談・会合調整したい相手がスムーズに予約できるよう形式を整えてください。
記載・設定が必要な項目は以下のとおりです。
面談・会合を外部ツールで行う場合は、「なし／後で指定」を選択してください。
また予約リマインダーの設定は、デフォルトで「1日前」となっています。リマインドしたいタイミングがある場合は、都合に合わせてカスタマイズしましょう。
「保存」を押すと、面談・会合の予約が完了します。作成した予約スケジュールは自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、特別な処理はいりません。
全て終わったら「予約ページのリンクをコピー」をクリックして、必要な相手に共有しましょう。
予約スケジュール機能のほか、注目したいのが「時間の分析機能」。2021年8月にリリースされたものですが、22年8月に新たな機能が加わりました。
時間の分析機能と、追加された新機能について紹介します。
「時間の分析」機能とは、ユーザーがどのような業務・会議にどのくらいの時間を費やしたのかを分析できる機能です。
テレワークでWeb会議や面談が増え、勤務状況の把握やスケジュール管理が複雑化したユーザーは少なくありません。
時間の分析機能は、「簡単に自分の勤務状況や業務時間を知りたい」というユーザーの声に応えるかたちで実装されました。
時間の分析機能で確認できるのは、以下のような項目です。
参加した会議のデータを確認することで、スケジュールにおける時間配分の管理や、勤怠管理がスムーズになります。
カラーラベル機能とは、それぞれのイベントをカラーでカスタマイズできる機能です。これまでのモノトーンカラーから色の選択肢が増えたことで、視認性が向上しました。
イベントごとの時間経過が一目で分かり、時間分析をよりスムーズに行えるでしょう。
カラーラベルの設定を行うには、まずパソコンでラベルを作成する必要があります。以下の手順で設定してください。
1. パソコンでGoogleカレンダーを開く
2. ページ左側にある「その他の分析情報」を開く
3. 「時間の内訳」の横にあるペンアイコンをクリック
4. 色のラベルのポップアップで、以下の操作を行う
5. 「新しい色ラベルを追加」をクリックして色ラベルを作成
6. 「ラベルを追加」欄にラベル名を入力
7. 保存をクリック
ページ左側にある「その他の分析情報」より作成可能
※2022年8月30日以降、本機能が利用できるまで最大15日以上かかる見込み
パソコンでラベルを作っておけば、スマホやタブレットからでも色を割り当てられます。
Googleカレンダーの新機能を使えば、外部ツールに頼らずに面談・会合の予約・設定が可能です。Googleアカウントを持たない人との調整も容易なため、Googleカレンダーだけで全てが完結します。
業務でGmailやGoogle meetを使っている人には、特に使いやすいといえるでしょう。
また2022年8月には、イベントごとの時間経過が一目で分かるカラーラベル機能もリリースされました。会議や面談の状況が容易に把握でき、時間分析の精度が高まります。
ビジネスパーソンにとって、Googleカレンダーはスケジュール管理を容易にしてくれる心強い味方です。
新機能を使いこなし、業務効率化に役立てましょう。
画像出典元：pixabay
